チームのプロジェクト管理ソフトウェアを選択する方法
あなたのチームが地面からプロジェクトを出した、またはタイムリーなステータスアップデートをしたり、締め切りの締め切りを行ったり、上記のすべての作業を行ったことがある場合、あなたは一人じゃない。プロジェクトの管理は難しい作業です。とても大変。しかし、それはあなたのチームの目標を打つ能力を作るか壊すことができる重要な仕事です。
プロジェクト管理ソフトウェアを入力してください。確かに、あらゆるツールはおそらくあなたを助けるでしょうが、あなたのチームのための正しいツールを見つけるために時間をかけてあなたが一貫して目標を達成し、より大きな成功を達成することを可能にするでしょう。
見ているのならプロジェクト管理ソフトウェア初めて、1つのツールを選択するとかなり圧倒的に感じることができます。実際には、プロジェクト管理ソフトウェアを必要とする理由はまだ不思議に思うかもしれません。さらに、あなたは考慮すべき何百ものオプションと機能を持っています。それが私たちの理由です UDNタスクマネージャー このガイドを書いた。それを使って、あなたは次のことを学ぶでしょう：
あなたのチームの顔を顔を描く課題のより完全な絵を描く - あなたはあなたのニーズを概説することができます
プロジェクト管理ソフトウェアがどのように役立つかを理解しているので、あなたは悪い試合であるツールを試す時間を無駄にしません
あなたがツールを評価するときに考えるべき基準を定義します
プロジェクト管理ツールが必要なのはなぜですか？
どのようにしてあなたのチームが何ができるかを知っていることを確認しますか？誰がそれをする責任がありますか？そしてそれが期限があるとき？これらすべての基本的なコンポーネントと詳細を計画し整理することは、プロジェクトベースの作業に必要なもので、チームの成功にとって重要です。それでもそれはまだ最大の課題チームと企業の1つです。
それでは、あなたはどのようにあなたが何かを言うことができますプロジェクト管理の恩恵を受けてくださいソフトウェア？あなたのチームがツールを必要とするかもしれない4つの理由は次のとおりです。
あなたのチームの誰もが異なるシステムを使って彼らの仕事を管理するので、あなたのチームのプロジェクト、タスク、ファイル、そして通信はツール間で散らばっています。
チームメンバーは、どのようにしているのか、その優先順位、またはどのように見つけるかわかりません。
優先順位と要求を伝達するためのあなたのプロセスステータスアップデート主に会議を開催し、電子メールを送信する、または手動で複雑なスプレッドシートを見直します。
チームメンバーは日常的に締め切りを見逃しています。上記のすべてです。
プロジェクト管理の基本：作業を整理し、説明責任を確立する
どんなプロジェクトでも成功するために、すべてのチームメンバーがそれをサポートする必要があります。しかし、彼らが彼らに期待されているのかわからないならば、彼らが何の期限切れと彼らが必要とするのか、または必要な情報を見つけるためにどこにあるのかわかりませんか。
あなたは一箇所であなたの仕事を整理する必要があります
Project Management Softwareは、一箇所にすべてを整理することを可能にするすべてのチームの作業のためのコンテナです。あなたのチームが成功する必要があるすべての重要な情報 - プロジェクトとタスク、譲受人、期日、優先順位、ファイルの場所がすべての場所にあります。
このように、チームメンバーは彼らが必要なものを見つけるためにどこにあるかを知っています、そして、誰もが彼らが満たす必要がある責任について明らかです。ツールを検討すると、次の点を評価します。
プロジェクトとタスクの構造。各ツールはどのようにしてプロジェクトをコンポーネントに分割しますか？これはどうですか視覚化作業を;それは情報の階層についてです。たとえば、大きなタスクを小さなタスク（つまりサブタスク）に分割できますか？
タスク情報。各タスクにはどのような情報が含まれていますか？プロジェクトからプロジェクトへの一貫したタスクの構造は？
あなたは仕事のための明確な所有権と説明責任を確立する必要があります
選択したプロジェクト管理ソリューションは、あなたとあなたのチームが譲受人を指定し、仕事がどのように接続されているか、そしてそれが起こったときにどのようにしてどのようにしてどのようにしているのかを示すべきです。これらの機能を探すことをお勧めします。
タスク担当者。各タスクに所有者を簡単に割り当てることができますか？誰が仕事をする責任があるかを明らかにしていますか？あなたがあなたのチーム全体でより高い説明責任を促進し、誰もが締め切りを満たしていることを確認する必要があるならば、これは必須です。
タスクの依存関係。タスク間の依存関係を示すことで、チームメンバーは、他の機能が最初に完了する必要があるもの（そしてどこで見つけるべきか）を開始することができるのを見ることができます。
日付と期日の開始日。もちろんあなたは明確な期限を述べる必要がありますが、すべてのタスクが同等になるわけではありません。開始日も表示したい場合があります。これは、仕事が起こっているときにあなたのチームがより明確になり、それがどのくらいかかるのかを与えます。開始日は、全員が作業にもっと簡単に優先順位を付けるのに役立ちます。
基本情報を整理するための良いシステムで - それが起こっているとき、そしてそれが行われたときにそれをやっているのはそれをやるべきこと、そしてそれが行われたとき、誰もが追跡および会議の締め切りを維持することができるようになるでしょう。それからあなたは他の地域であなたのチームの仕事を改善し始めることができます。
コラボレーション：チームコミュニケーションと情報を集中化する
今日のチームは、それ以前よりも速く動き、前に動くこと、そして彼らの仕事の質を向上させるために、より多くのことをするために非常に大きな圧力の下にあります。効果的なコラボレーション不可欠であるが、一緒に働いているのはまだとても難しいです。なんで？
1つの理由は、チームが自分の目標、プロジェクト、タスク、ファイルなどについて計画、管理、および通信できるワークスペースを共有しないことです。代わりに、彼らの作品は多数の道具にわたって広がります。それは多くの方法で効果的なコラボレーションを妨げます。
あなたはチームコミュニケーションを集中化する必要があります
電子メールまたは他のアプリを使用して作業を共有するためには、受信者にのみコンテキストを与えることしかないエンディングスレッドになります。チームメンバーは、関連するコミュニケーション、フィードバック、その他の情報を検索する時間を無駄にしています。
フィードバック、ステータスの更新、または質問を求めるのかどうかにかかわらず、プロジェクト管理ツールはすべてのコミュニケーションを一箇所にまとめて、それらが関連付けられているプロジェクトやタスクに直接接続する必要があります。探す機能によっては次のとおりです。
あなたは文脈でコミュニケーションをとることができますか？タスク、その他のチームメンバーについてコメントすることができることを確認して、使用したい他の通信アプリと統合できます。これらの機能は、仕事を合理化し、一箇所でチームコミュニケーションを保つのに役立ちます。
あなたは非同期的に協力することができますか？多くの事業がより柔軟な作業の取り決めを提供するにつれて、チームメンバーや利害関係者がどこにいても仕事を最新の状態にすることができるということです。クラウドベースのツールを使用して、あなたがあなたにとって重要なプロジェクトとタスクに関する通知をたどることを可能にする機能を探します。
あなたは外出先に働くことができますか？また、あなたが選択したツールにモバイルアプリがあることを確認してください。
あなたはあなたのチームのために1つのワークスペースが必要です
計画、タスク、ファイル、および通信が集中化されていないとき、それらはサイロに分類されます。チームは単一の真実の源を持っていないので、コンテンツを検索できない、チームやプロジェクトを介して仕事を接続する非同期的に協力します。チームメンバーは孤立し、互いの仕事を重複する無駄になります。
プロジェクト管理ソフトウェアは、チームのプロジェクトとタスクを一箇所にまとめて、シームレスに計画し、管理することができます。あなたの仕事についてコミュニケーションをとる。オプションを評価すると、ここに求める機能と機能を求める質問があります。
デジタルファイルをそれらの関連プロジェクトとタスクにアップロードできますか？チームがデジタル資産を管理するのは簡単であるため、ファイルの検索または複製の時間を浪費しないでください。これは、コラボレーションを向上させるための基本的な鍵です。そのため、選択したSolutionsでは、無制限のストレージスペースを提供することに加えて、コンピュータからファイルをアップロードできます。
すでに使用しているツールと統合できますか？あなたのチームもできるべきです他のツールとシームレスに接続します彼らはGoogle Drive、Dropbox、Box、およびOneDriveのように、毎日を使用します。これらの統合は、共有ファイルを簡単に管理し、チームがより生産的に機能するのを助けるために不可欠です。
あなたは簡単に共有、接続、そして仕事を検索することができますか？透明性を高めるために、あなたのチームはあなたが必要なものを簡単に見つけるために公に利用可能なプロジェクトとタスクを見ることができるはずです。これにより、情報とデータサイロがなくなり、チームがゴールをより簡単に調整でき、チームメンバーが互いの作業を複製しないようにします。
カスタマイズと柔軟性：チームのニーズに合わせてツールを調整する
多くの企業はプロのプロジェクト管理者を雇いますエンタープライズプロジェクト管理仕事を監督するチーム。そして彼らは多くの場合、チームのニーズではなく、個々のニーズに特別に設計された精巧なソフトウェアを使用します。
より小さな（そして小さい）組織では、専門的な訓練の恩恵なしに、誰もがプロジェクトを管理しなければならないことがあります。実際、今日の多くのチームメンバーは、多くの一般的な課題に直面している「偶発的なプロジェクト管理者」です。
チームは、管理するためのさまざまなツールを必要とすると感じるさまざまな種類のプロジェクトに取り組んでいます。
プロジェクトプラン変化する。しかし、それらを修正すると混乱、たくさんの火災、そして脱線を引き起こします。
チームは繰り返し同じタイプのプロジェクト（例えば、製品の発売または新入社員の新入社員）に繰り返し取り組みますが、プロセスを迅速に作業するように標準化していません。
チームメンバーには、さまざまな作業スタイルがあり、個々の好みを満たすツールが必要です。
あなたはあなたのチームのニーズにカスタマイズできるツールが必要です
良いプロジェクト管理ツールがあなたのチームに焦点を合わせるのに役立ちますビジネスを成長させる高価値の仕事。チームのプロジェクトを管理する柔軟性を提供し、変更に適応し、変更を簡単に変更し、日常的な作業の時間を節約する必要があります。これはあなたが探すべきいくつかのコア機能です：
あなたとあなたのチームがあなたの仕事を視覚化したいのですが、考慮すべき重要な要素です。いくつかのツールはさまざまなオプションを提供しています。たとえば、締め切り主導のプロジェクトに焦点を当てたチームは、作業を視覚化したい場合があります。タイムライン また カレンダー関与するステップを見て理解するために、どのようなタスクが他のタスクが依存しており、仕事が発生しているとき。
しかし、継続的な仕事を追跡するプロジェクトのために、あなたのチームはカンバンボード、リスト、またはその他のビューはより良いオプションです。
もちろん、仕事を視覚化するための複数のオプションを持つことは、チームが各プロジェクトとそれ自身の個々の好みのために最も適したものを選択することができます。
カスタムフィールドでは、チームや個々のプロジェクトに最も適した方法であらゆる種類の情報を追跡できます。たとえば、プロジェクト内の各タスクの優先順位（高、中、低）またはステージ作業が入っている（進行中、承認など）、各タスクの優先順位を示すことをお勧めします。カスタムフィールドには、チームの無限のオプションをより適切に管理して作業を報告するための無限のオプションを与えます。
多くのツールがAを提供していますプロジェクトテンプレートのライブラリあなたが始めるのを助けるために、しかしあなたがあなたの特定のニーズにそれらをカスタマイズしてあなた自身を保存することができることを確認してください。そのようにして、チームが日常的に取り組むプロジェクトとタスクのプロセスを標準化し、改良することができます。
採用：チーム全体がプロジェクト管理ツールを使用するようにする
理想的な世界では、あなたのチームはあなたが選択したプロジェクト管理ツールを素早く簡単に採用します。残念ながら、新しいソフトウェアを実装することは複雑で困難なので、ツールを採用するものを理解するのに時間がかかる必要があります。
無料の試練
あなたはあなたのチームと一緒に数週間以上試してみるので、誰もが機能性とテスト機能を潜んでいますか？あなたがタイヤを蹴り、あなたの裁判経験の一部として始めから終了までの重要なプロジェクトを管理できることを確認してください。試用版が終了すると、長期にわたって製品を正常に使用するノウハウがあるかどうかを評価したいと思います。
教育ツールとサポート
ツールを使用すると、誰もがonboarded得ることができますどのように迅速に決定することができるように学ぶことになりますどのように簡単に評価します。会社の提供のチュートリアルを行い、 デモ チームメイトは、オンデマンドで使用することができ、コース、とガイド？あなたは、お客様の成功のチームからの支援を得ることができますか？彼らはあなたが製品を学ぶのを助けるでしょう作るためにあなたの公判中にこれらのリソースの一部を使用してください。
実装のしやすさ
どのくらいの時間がツールを設定するには時間がかかりますか？プロジェクトを設定するにはどのくらい？あなたはできるスプレッドシートからのインポート作業またはドキュメントまたはすぐに始めるためにテンプレートを使うのか？これらの機能は、あなたのチームが採用する保証はありませんが、彼らはそれがはるかに簡単にすばやくツールを使用してテストを始めるにするために作ることができます。
ユーザーフレンドリーな経験
インタフェースシンプルで直感的なのですか？すべてのチームメンバーは、（単に専門訓練を受けたプロジェクトマネージャではない）、それを使用することはできますか？デザインは、彼らが行動を取るため、ユーザーは簡単にそれを行うと確認する必要がありかもしれないものを予想していますか？あなたが最も頻繁に取るとどのように簡単に彼らは、発見、理解し、使用するためにある行動を注意してください。
テンプレート
ソフトウェアは、あなたのチームはすぐに新しいプロジェクトを設定し、日常的なタスクを実行することができるように、共通のワークフローやプロセスのテンプレートが含まれていますか？あなたのチームの特定のニーズに合わせてカスタマイズすることができますか？彼らはより多くの生産性と高い値の仕事に多くの時間を過ごすためにあなたのチームを助けるかどうかを判断するためにテンプレートまたは2を使用してください。
スケーリングおよび価格設定：あなたのチームと共に成長ツールを見つけます
さて、ほとんどの人の嫌いなトピックのための時間：お金。ほとんどのチームと同じように、あなたはおそらく予算を持っているので、あなたはコストを理解したいと思います。また、あなたはそれが成長するとあなたのチームに合わせて拡張することができます選択してくださいツールを作る必要があります。あなただけのあなたのチームが2倍の大きさや価格があまりにも高価になったので、数年後、あなたが別の何かを必要と発見するためにひとつのソリューションを選択する必要はありません。
柔軟な価格設定
ちょうどプロジェクト管理ソフトウェアを使い始める小さなチームは、経験豊富なユーザの大きなチームよりもはるかに異なるニーズを持っています。多くのベンダーが提供しています 予定 そのようなあなたのチームのサイズや使用可能な機能と同一または類似の要因に基づいて、あなたはあなたのお金のために最も価値を与えるプランを選択することができます。また、時が来れば、あなたが簡単にアップグレードできることを確認してください。
予測可能な料金プラン
あなたが選択したプランの価格はされてそれがどのように座席（人）によって決定-で理解していますか？定額？月額？何か他の？これは、あなたのチームの成長に合わせてコストを法外になる可能性があるツールを把握するのに役立ちます。
レポート：チームメンバーや関係者との進捗状況や成果を共有します
プロジェクト管理の大部分は、進捗状況に関する報告。必要に応じて、あなたがあなたの計画とリソースを調整することができるようにプロジェクトが進行しているかを知る必要があります。彼らはそれにしている可能性がカウント具体的な目標をヒットするため、リーダーシップは、プロジェクトが時間通りに配送されるかどうかを知りたいでしょう。あなたのプロジェクトが行われた後と、あなたや他の人はもちろんの結果を知ることになるでしょう。
簡単リーダーシップとチームメイトで便利に使用できるレポートとシェアを生成するには、このツールは、あなたが気にプロジェクト情報を追跡する必要性を選択します。我々が述べたように、それが原因だし、誰がその責任だとき、あなたは、仕事の各部分を追跡したいと思います。そこから、あなたも、あなたがその基準に特定のレポートを作成できるように、優先度、段階、およびチャネルなどの情報を追跡することもできます。
ここにあなたのプロジェクト管理ツールで検索するいくつかの機能は以下のとおりです。
ステータスの更新：あなたのプロジェクトはトラックで、リスクで、またはブロックされていますか？定期的なステータスの更新の共有プロジェクトがどこに立っているかをチームメイトを知ることができます。選択したツールに各プロジェクト内に専用の場所があることを確認して、ステータスの更新を共有し、検索や参照が簡単です。
リアルタイムでの進捗追跡：作業が完了すると、プロジェクト管理ツールは自動的にこの進捗状況を追跡する必要があります。このようにして、タスクが別のタスクをブロックしている場合は、どのような作業が完了したかを知っています。
共有可能なレポート：追跡しているデータに基づいて、リーダーシップとチームメイトでレポートを作成して共有することで、意味のあるプロジェクトの洞察を入手してください。標準レポートに加えて、選択したツールが気にするデータからカスタムレポートを構築することを確認してください。
セキュリティ：チームの仕事を保護する
あなたはこのツールであなたのチームのプロジェクトを管理しているので、あなたは自信を持っていると感じる必要がありますあなたの仕事は安全です。会社の要求に関係なく、プロジェクト管理ツールで探す必要がある管理者、データ、およびセキュリティ機能がいくつかあります。
管理者管理者
選択したツールに管理コントロールがあることを確認して、必要なときに従業員とゲストを追加、管理、削除できます。また、データを安全に保つために、強度のガイドライン、2要素認証、SSO、またはSAMLなどのパスワード要件を設定することもできます。最後に、必要に応じてデータのエクスポートと削除など、ツールのデータ管理機能を確認してください。
プライバシーパーミッション
一部のプロジェクトには、より敏感な作業が含まれています。プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトや特定の作業などのプロジェクトや特定の作業などのプライバシーアクセス許可を設定できるようにしてください。
アクセスレベルを変える
A.のプロジェクトの管理コラボレーションツールアクセスが行われている作業への可視性を高めますが、アクセスが慎重に管理されていない場合は、誤った編集までの計画も開きます。
プロジェクトへの役割と関与に基づいて、編集やコメントのみのようなさまざまなアクセスレベルを付与できるツールを選択します。たとえば、多くのメンバーはプロジェクト情報とタスクに関するコメントを確認するだけでなく、それらを編集する必要はありません。
一般的な製品セキュリティ
プロジェクトとユーザーデータが安全で安全であることを確認するために、必要な一般的なセキュリティ機能がいくつかあります。データの送信が暗号化されていることを確認し、通常のセキュリティテストとネットワークスキャンが実行され、このツールは一般的なプライバシーフレームワークに準拠しており、ITチームに必要なセキュリティ認証が必要です。
チームはどのようなツールを使用しますか？
はい、あなたのチームのための正しいプロジェクト管理ツールを選択するプロセスは大きな努力です。そしてそれは迅速か軽くするという決定ではありません。私たちはこのガイドがあなたのチームの挑戦をよりよく理解し、あなたのニーズを概説するのを助けてくれることを願っています。今、あなたはチームのようなツールのリストを絞り込むことができますUDNタスクマネージャー 。
