Cómo definir los procesos para su equipo (y en realidad hacer las cosas)

"Si siempre haces lo que siempre has hecho, siempre obtendrás lo que siempre has conseguido". ~ Desconocido

Si bien hay algún desacuerdo sobre quién debe atribuirse esa cita afectiva a (las fuentes van desde Henry Ford a Tony Robbins), no se le está negando que el mensaje tiene algo de peso. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los líderes y los gerentes instruyen a sus equipos a mantenerse al mismo proceso obsoleto, al mismo tiempo que esperan resultados diferentes.

Los procesos de trabajo son el pegamento que mantiene las cosas juntas y garantiza que las tareas se completen de una manera que sean sistemáticas, organizadas e involucra la mayor cantidad posible de bolas caídas.

Pero, aquí está la cosa de sus procesos: no deben ser operados con una mentalidad de "set y olvidar". Debe evaluarse constantemente para identificar lo que no funciona, y luego usar esa información para construir sistemas más ideales para su equipo. Debido a que el cambio es la única constante en su equipo, y sus procesos necesitan reflejar esto.

¿Cómo va a identificar los procesos de trabajo de su equipo y luego ajustarse en consecuencia? Aquí está todo lo que necesitas saber:

¿Qué son los procesos de trabajo?

[dieciséis]

Gestor de tareas UDN Transforma su trabajo con características principales de la industria.

El glosario de Baldridge Explica que, "el término" los procesos de trabajo "se refiere a sus procesos de creación de valor interno más importantes. Son los procesos que involucran a la mayoría de la fuerza laboral de su organización y producen clientes, Interesado y valor del accionista ".

Ya sea que esté escapando un informe específico o lanzando un producto completamente nuevo, generalmente hay un flujo sistematizado de información y un conjunto estándar de tareas que deben ser completadas por su equipo.

¿Por qué estos procesos son importantes? Mantienen a su equipo en la misma página, al tiempo que garantizan que todos tengan una idea clara de lo que se debe lograr y Donde su pieza encaja en todo el rompecabezas. .

"Para ayudar a los equipos a realizar tareas específicas, necesitan orientación operativa. Es decir, necesitan algo o alguna persona que les dice precisamente qué hacer y cuándo ", WATTS S. Humphrey explica en su papel Para el Instituto de Ingeniería de Software de Carnegie Mellon University, "Ese es el papel de un proceso operativo. Proporciona una descripción simple y breve de los pasos necesarios para hacer este trabajo específico ".

Sin embargo, los procesos no están diseñados para estar estancados, deben cambiar como su equipo, objetivos y recursos. Y, ajustar sus procesos de trabajo, todos comienza con la identificación de sus actuales.

Cómo identificar su proceso de trabajo actual

Algunas personas creen que identificar la forma en que se hacen las cosas actualmente es un fácil. tarea . Sin embargo, podría sorprenderse por cuánto no está a decir (y indocumentado): tarticularmente cuando tiene miembros de un equipo de larga data que solo saben que deben obtener ciertas cosas que se cuidan, si han sido instruidas o no.

Por lo tanto, brillar un foco en sus procesos actuales implicará un poco de trabajo. Aquí es cómo hacerlo:

1. alistar a tu equipo

Su objetivo principal es obtener una visión en profundidad de cómo las tareas y la información fluyan a través de su equipo, no solo una visión general amplia y de alto nivel desde donde se sienta. Esto significa que deberá trabajar en estrecha colaboración con su equipo para comprender verdaderamente cómo funcionan. Después de todo, son los que están en las trincheras y, en realidad, detenidos en sus procesos día tras día.

"Comience con un proceso de negocio conocido, como", recolectamos dinero de nuestros clientes y luego pagamos facturas ", dice Will Bachman, cofundador de Umbrex y un experto en operaciones entrenados en McKinsey. "Luego pregúntale a la persona que recolecta dinero", guárdeme a través de su parte del proceso, paso a paso. 'Tan pronto como la persona menciona alguna información que obtiene de otra persona, pregunte "¿Cómo obtiene esa información? ¿De quién obtienes eso? '"

Luego, se acercará a la persona que se mencionó y repetirá ese mismo cuestionamiento. "Sigue trazando la cadena hasta el vendedor que vendió el producto en primer lugar", dice Bachman.

Este enfoque parece dolorosamente sencillo. Pero, se sorprenderá de la forma en que muchos gerentes no pueden alistar las ideas de su equipo antes de continuar con un nuevo proceso. Tómese el tiempo para jugar este juego de etiqueta, seguramente lo ayudará a hacer una inmersión profunda en sus procesos actuales.

2. Construye un diagrama de flujo

Usando la información que descubre en ese primer paso, cree una representación visual del proceso para ayudarlo a guiarlo.

"Comience con un simple diagrama de flujo", explica Ilene Marcus, Fundador y CEO de Lugar de trabajo alineado . "Es como organizas y conceptualizas el flujo que le permite ver las desconexiones y establecer el marco para implementar el cambio".

Construyendo un diagrama de flujo (también conocido como Mapeo de procesos de negocio ) Se ha vuelto cada vez más popular en el mundo de los negocios. "Su propósito es obtener una comprensión detallada del proceso, personas, insumos, controles y productos, y luego potencialmente para simplificarlo todo, hágalo más eficiente y / o mejore los resultados del proceso" Este post para Lucidchart explica elocuentemente.

Por lo tanto, no tenga miedo de ser creativo y literalmente extraiga sus procesos. Tener que Visual lo ayudará a ayudarlo significativamente en el siguiente paso.

¿No está convencido del poder de la visualización? Mire lo que sucede cuando Tom Wujec le pide a las personas que extraiga el proceso de hacer tostadas:

3. PUNTOS PERIFICADOS

Recuerde, el objetivo de identificar su proceso no fue solo para detectar cómo fluyen las cosas, sino también cómo se pueden mejorar. Esto significa que, aparte de la identificación del proceso, también necesita identificar dónde podrían desmoronarse las cosas.

Al usar los dos pasos anteriores, se volverá mucho más fácil identificar las cosas que se están perdiendo o si hay áreas que no van de acuerdo con el plan.

Usando nuestro ejemplo de "recopilación de dinero" desde arriba, rápidamente se da cuenta de que la persona responsable de usar esos fondos para pagar las facturas está luchando mes tras mes para obtener el visto bueno de la persona que recibe el dinero de los clientes, es un bloqueo de carretera que ella está tratando constantemente, y realmente la ralentiza.

Documentar esos desafíos (y cualquier otro que aparezca!) Para que pueda asegurarse de dirigirse al construir el nuevo proceso.

"Documentar y saber dónde existen, lo ayudarán a prefabricar los puntos problemáticos y abordar las preocupaciones de los empleados que son críticos para implementar el nuevo proceso", agrega Marcus.

Construyendo un mejor proceso

Ahora que tiene una comprensión de lo que se ve su proceso de trabajo actual y cualquier área que pueda usar la mejora, es hora de comenzar en el siguiente paso: construir un flujo de trabajo que funcione mejor para su equipo y aborde las preocupaciones operativas que se están desacelerando Cosas hacia abajo.

1. Hacer preguntas

Al igual que lo hizo cuando identifique los procesos actuales, su primer paso para diseñar un nuevo proceso debe ser conversar con los miembros de su equipo.

Tener una discusión franca con ellos. ¿Por qué se produce este obstáculo? ¿Hay algo que necesiten para poder hacer sus trabajos bien que no están recibiendo actualmente? ¿Qué facilitaría sus trabajos?

Tener una comprensión de cuáles son sus preocupaciones, porque están ocurriendo , y cómo pueden ser abordados, lo ayudarán a navegar e implementar un nuevo proceso que realmente resuelva esos problemas, en lugar de abofetearles una banda.

2. Crea un nuevo diagrama de flujo

Cuando se trata de diseñar un nuevo proceso, la creación de otra representación visual será útil para garantizar que aborde todas las preocupaciones que se destacaron durante su investigación.

Sin embargo, no te engañes a pensar que este proceso debe ser algo demasiado complejo o formal. Mientras reciba el nuevo proceso mapeado en papel de una manera que usted y su equipo puedan entender, usted está en el camino correcto.

Al pensar en cómo crearán el nuevo flujo de trabajo ", diseñe el proceso como si estuviera comenzando una nueva entidad con excelentes recursos", dice Daniel Feiman, director general de Construirlo hacia atrás . Eso lo ayudará a sacudir cualquier creencia limitante que tenga al asignar su diagrama de flujo. Usted verá un proceso que realmente mejorará la forma en que funciona su equipo.

3. moverse hacia atrás

La construcción de un proceso completamente nuevo puede sentirse abrumador. Por lo tanto, la forma más inteligente de acercarse es trabajar realmente hacia atrás.

"Comience con el objetivo o la salida del proceso y pregunte, 'Para lograr este resultado, ¿qué debemos hacer?" ", Dice Michael Clingan, fundador de El grupo Claymore . "Haga lo mismo por cada respuesta posterior hasta que se define el proceso. El equipo estará diseñando el proceso de las salidas de nuevo a las entradas ".

Digamos que desea descubrir el proceso de cómo su equipo de contenido crea una publicación de blog. En lugar de iniciar el camino hacia el principio, comience con el resultado final: se publica una publicación. ¿Qué paso sucede justo antes de eso? Está programado. ¿Antes de que? Se optimiza a SEO. ¿Y antes de eso? Se agregan imágenes.

Continúe moviéndose hacia atrás a través de cada pequeña pieza del rompecabezas hasta que haya alcanzado el comienzo, cuando se selecciona una idea de blog Post.

Una vez realizado el borrador del nuevo proceso, Clingan sugiere revisar y mejorarlo buscando las siguientes tres situaciones:

4. Reducir el volumen.

Incluso con los pasos anteriores, aún puede terminar con un proceso algo hinchado y demasiado complicado.

"La mayoría de los procesos se pueden hacer en no más de seis pasos, aunque sepamos que hay muchas partes móviles y subpasos que ocurren", dice Marcus.

Por eso es importante intentar reducir el volumen de su proceso para que sea lo más aerodinámico posible. "Siempre es mejor poner sus horas de operación en su sitio web que desarrollar un proceso muy eficiente para proporcionar sus horas de operación en el teléfono", Bachman proporciona como ejemplo.

Propina : Busque áreas donde esté completando las cosas simplemente porque siempre ha hecho, esas podrían ser tareas que podrían recortar completamente.

Propina : Mantenga sus ojos pelados para las secciones donde puede tener una pieza del proceso que pase a través de demasiadas manos. A menudo, las personas menos involucradas en obtener una tarea particular lograda, mejor.

Propina : Continuamente pregúntese si hay una mejor manera de que se puedan hacer las cosas. Solo porque terminan completados no siempre significa que se terminaron de la manera más eficiente y efectiva. La revisión y el aprendizaje es la única forma de mejorar los procesos para el futuro.

Aliviando la transición: Cómo implementar nuevos procesos.

A pesar de que este nuevo proceso está diseñado para ayudar a su equipo a funcionar mejor mientras se aborda los problemas con los que enfrentaron constantemente, habrá resistencia al cambio. Experimentarás alguna renuencia o dudas cuando Presentamos un nuevo y mejorado proceso. .

Por esta razón, es importante que se comunique abiertamente con los miembros de su equipo e involucren en el proceso como se indica anteriormente.

Antes de implementar esta nueva forma de hacer las cosas, Programe una reunión con los miembros del equipo. Quién será afectado por este nuevo proceso. Tómese el tiempo para explicar por qué este cambio fue necesario, asegurándose de que pueda tocar esos desafíos y puntos de dolor que identifiquen, y luego solicite cualquier otra pregunta o sugerencia sobre el nuevo proceso.

Cuanta más gente entienda por qué se hizo el cambio y cómo les ayuda, más servicial y comprometido en ellos.

Terminando

Sus procesos de trabajo son cómo su equipo obtiene las cosas logradas. Pero no solo deben ser establecidos y olvidados porque el cambio es la única constante real en su equipo.

Los miembros se van, los nuevos se unen. Se introducen nuevas tecnologías y herramientas, mientras que otros están retirados. Los objetivos y los objetivos cambian todo el tiempo. No ajustar y mejorar sus procesos para que coincidan con esos cambios solo resultarán en frustración, desorganización y debate.

En lugar de esperar que los miembros de su equipo se adapten y los procesos de alguna manera se ajusten cuando se introduzcan los cambios, debe ser proactivo en la gestión del cambio identificando los procesos actuales y luego la elaboración de los nuevos que mantendrán las tareas de su equipo simplificadas y predecibles.

¡Utilice esta información para identificar sus procesos actuales y realizar los ajustes necesarios, y su equipo seguramente será efectivo, eficiente y organizado, independientemente de lo que se lanza a su manera!

Autor bio : Kat boogaard ( @kat_boogaard ) es un escritor del medio oeste, cubriendo temas relacionados con las carreras, el desarrollo propio y la vida independiente. Ella es columnista para Inc., escribe para la musa, es un escritor de carrera para El todo , y un contribuyente en toda la web.