Como definir processos para sua equipe (e realmente receber as coisas)

"Se você sempre fizer o que você sempre fez, sempre conseguirá o que você sempre recebeu." ~ Desconhecido

Embora haja algum desacordo sobre quem essa citação impactante deve ser atribuída a (fontes variam de Henry Ford para Tony Robbins), não há como negar que a mensagem detém algum peso. No entanto, muitas vezes, os líderes e os gerentes instruem suas equipes para manter o mesmo processo desatualizado - tudo enquanto espera resultados diferentes.

Os processos de trabalho são a cola que mantém as coisas juntas e garante que as tarefas sejam concluídas de uma maneira que seja sistemática, organizada e envolva como poucas bolas caídas quanto possível.

Mas, aqui está a coisa sobre seus processos: eles não devem ser operados com uma mentalidade "set e esquecer". Você precisa ser consistentemente avaliando-os para identificar o que não está funcionando e, em seguida, use essas informações para criar sistemas mais ideais para sua equipe. Porque a mudança é a única constante em sua equipe, e seus processos precisam espelhar isso.

Como você percorre identificar os processos de trabalho de sua equipe e depois os ajustá-los de acordo? Aqui está tudo que você precisa saber:

Quais são os processos de trabalho?

O Glossário da Baldridge.Explica que "o termo 'processos de trabalho' refere-se aos seus processos de criação de valor interno mais importante. Eles são os processos que envolvem a maioria da força de trabalho da sua organização e produzem o cliente,partes interessadase valor de acionistas ".

Se você quiser ferver isso em uma definição mais simples:Seus processos de trabalho são modos padrão que coisas importantes são realizadas .

Seja um relatório específico ou lançando um produto inteiramente novo, geralmente há um fluxo sistematizado de informações e um conjunto padrão de tarefas que precisam ser concluídas pela sua equipe.

Por que esses processos são importantes? Eles mantêm sua equipe na mesma página, enquanto também garantindo que todo mundo tenha uma ideia clara do que precisa ser realizado eonde sua peça se encaixa em todo o quebra-cabeça .

"Para ajudar as equipes a realizar tarefas específicas, eles precisam de orientação operacional. Isto é, eles precisam de alguma coisa ou alguma pessoa que conta-lhes precisamente o que fazer e quando "Watts S. Humphreyexplica em seu papelPara o Instituto de Engenharia de Software da Universidade Carnegie Mellon, "esse é o papel de um processo operacional. Ele fornece uma descrição simples e breve das etapas necessárias para fazer este trabalho específico ".

No entanto, os processos não são projetados para ser estagnado - eles devem mudar à medida que sua equipe, objetivos e recursos mudam. E, ajustar seus processos de trabalho, tudo começa com a identificação de seus atuais.

Como identificar seu processo atual de trabalho

Algumas pessoas acreditam que identificar a maneira como as coisas atualmente são feitas é fáciltarefa. No entanto, você pode se surpreender com o quanto não é dito (e indocumentado) -Particularmente quando você tem membros de equipe de longa data que apenas sabem ter certas coisas cuidadas, sejam instruídas ou não.

Então, brilhando um holofote em seus processos atuais envolverá um pouco de trabalho. Veja como fazer isso:

1. Alistar sua equipe

Seu objetivo principal é obter uma visão detalhada de como as tarefas e a informação fluem através de sua equipe - não apenas uma visão geral de alto nível de onde você se senta. Isso significa que você precisa trabalhar de perto com sua equipe para realmente entender como eles funcionam. Afinal, eles são os que estão nas trincheiras e na verdade nos profundos em seus processos dia após dia.

"Comece com um processo de negócios conhecido, como", coletamos dinheiro de nossos clientes e depois pagamos contas ", diz Bachman, co-fundador deUmbriquee um especialista em operações treinados em McKinsey. "Então pergunte à pessoa que recolhe dinheiro", passe-me através da sua parte do processo, passo a passo. "Assim que a pessoa menciona alguma informação que eles recebem de outra pessoa perguntar," Como você consegue essa informação? Com quem você consegue isso?

Então, você vai se aproximar da pessoa que foi mencionada e repetir esse mesmo questionamento. "Continue traçando a corrente todo o caminho de volta ao vendedor que vendeu o produto em primeiro lugar", diz Bachman.

Essa abordagem parece dolorosamente direta. Mas, você ficaria surpreso com quantos gerentes não conseguem alistar os insights de sua equipe antes de cobrar com antecedência com um novo processo. Aproveite o tempo para jogar este jogo de tag - certamente ajudá-lo a fazer um mergulho profundo em seus processos atuais.

2. Construa um fluxograma

Usando as informações que você descobre nesse primeiro passo, construa uma representação visual do processo para ajudar a guiá-lo.

"Comece com um simples fluxograma", explica Ilene Marcus, fundador e CEO daLocal de trabalho alinhado. "É como você se organiza e conceitua o fluxo que permite que você veja as desconexões e defina a estrutura para implementar a alteração".

Construindo um fluxograma (também conhecido comoMapeamento de processos de negócios) Tornou-se cada vez mais popular no mundo dos negócios. "Sua finalidade é obter uma compreensão detalhada do processo, pessoas, insumos, controles e saídas e, em seguida, potencialmente simplificar tudo, torná-lo mais eficiente e / ou melhorar os resultados do processo",Este post para lucidteloqüentemente explica.

Então, não tenha medo de ficar criativo e literalmente tirar seus processos. Ter esse visual irá ajudá-lo significativamente na etapa seguinte.

Não convencido do poder da visualização? Assista o que acontece quando Tom Wujec pede às pessoas que façam o processo de fazer torradas:

3. Pontar preocupações

Lembre-se, o objetivo de identificar seu processo não era apenas para manchar como as coisas fluem, mas também como elas podem ser melhoradas. Isso significa que além de identificar o processo, você também precisa identificar onde as coisas podem desmoronar.

Ao usar os dois passos acima, ele se tornará muito mais fácil identificar coisas que estão sendo perdidas ou se houver áreas que não estão indo de acordo com o plano.

Usando nosso exemplo de "colecionar dinheiro" de cima, você percebe rapidamente que a pessoa responsável por usar esses fundos para pagar as contas é lutando mês após mês para realmente obter o movimento à frente da pessoa que recebe o dinheiro dos clientes - é um obstáculo que ela está lidando consistentemente, e isso realmente diminui a ela.

Documentar esses desafios (e quaisquer outros que surjam!) Para que você possa resolver-los ao criar o novo processo.

"Documentando e sabendo onde eles existem irão ajudá-lo a interessar os pontos problemáticos e abordar as preocupações dos funcionários que são críticos na implementação do novo processo", acrescenta Marcus.

Construindo um processo melhor

Agora que você tem uma compreensão do que é seu processo atual de trabalho e quaisquer áreas que possam usar melhorias, é hora de começar na próxima etapa: construir um fluxo de trabalho que funcionará melhor para sua equipe e abordar essas preocupações operacionais que estão desacelerando coisas para baixo.

1. Faça perguntas

Como você fez ao identificar processos atuais, seu primeiro passo para projetar um novo processo deve ser conversar com os membros da sua equipe.

Tenha uma discussão franca com eles. Por que esse obstáculo está ocorrendo? Existe alguma coisa que eles precisam para fazer seus trabalhos bem que não estão recebendo atualmente? O que tornaria seus trabalhos mais fáceis?

Ter uma compreensão do que são suas preocupações,Por que eles estão ocorrendoe como eles podem ser endereçados, ajudarão você a criar e implementar um novo processo que realmente resolva esses problemas, em vez de bater uma ajuda de bandas sobre eles.

2. Crie um novo fluxograma

Quando se trata de projetar um novo processo, construir outra representação visual será útil para garantir que você aborde todas as preocupações que foram destacadas durante sua pesquisa.

No entanto, não se enganem em pensar que esse processo precisa ser algo excessivamente complexo ou formal. Contanto que você obtenha o novo processo mapeado no papel de uma maneira que você e sua equipe puderem entender, você está no caminho certo.

Ao pensar em como você criará o novo fluxo de trabalho, "projetar o processo como se estivesse iniciando uma nova entidade com grandes recursos", diz Daniel Feiman, diretor administrativo deConstrua para trás. Isso ajudará você a agitar quaisquer crenças limitantes que você tem ao mapear seu fluxograma. Você criará um processo que realmente melhorará a maneira como suas funções de equipe.

3. Mova-se para trás

Construir um processo inteiramente novo pode se sentir esmagador. Então, a maneira mais inteligente de se aproximar é realmente trabalhar para trás.

"Comece com o objetivo ou a saída do processo e pergunte:" Para atingir esse resultado, o que devemos fazer? ", Diz Michael Clingan, fundador deO grupo Claymore.. "Faça o mesmo para cada resposta subseqüente até que o processo seja definido. A equipe estará projetando o processo de saídas de volta para as entradas. "

Digamos que você deseja descobrir o processo de como sua equipe de conteúdo cria uma postagem no blog. Em vez de começar o caminho de volta no começo, comece com o resultado final: um post é publicado. Que passo acontece antes disso? Está agendado. Antes disso? É otimizado pelo SEO. E, antes disso? Imagens são adicionadas.

Continue movendo-se para trás através de cada pequeno pedaço do quebra-cabeça até chegar ao começo - quando uma ideia do blog é selecionada.

Uma vez feito o esboço do novo processo, CLingan sugere revisão e melhorando-a procurando as seguintes três situações:

4. Reduza o volume

Mesmo com os passos acima, você ainda pode acabar com um processo um pouco inchado e excessivamente complicado.

"A maioria dos processos pode ser feita em não mais de seis etapas - mesmo sabemos que existem muitas partes móveis e sub-passos que ocorrem", diz Marcus.

É por isso que é importante tentar reduzir o volume do seu processo para torná-lo tão simplificado quanto possível. "É sempre melhor colocar suas horas de operação em seu site do que desenvolver um processo muito eficiente para fornecer suas horas de operação no telefone", Bachman fornece como exemplo.

Dica: Procure áreas onde você está completando as coisas simplesmente porque sempre fez as tarefas que podem ser cortadas completamente.

Dica: Mantenha os olhos descascados por seções onde você pode ter um pedaço do processo passando por muitas mãos. Muitas vezes, quanto menos pessoas envolvidas em obter uma tarefa particular realizada, melhor.

Dica: Continuamente pergunte a si mesmo se há uma maneira melhor que as coisas poderiam ser feitas. Só porque eles acabam concluídos nem sempre significa que eles foram terminados da maneira mais eficiente e eficaz. Revisar e aprender é a única maneira de melhorar os processos para o futuro.

Facilitando a transição: Como implementar novos processos

Mesmo que esse novo processo seja projetado para ajudar sua equipe a funcionar melhor ao abordar os problemas que eles estavam enfrentando consistentemente, haverá resistência à mudança. Você experimentará alguma relutância ou hesitação quandointroduzindo um novo e melhorado processo .

Por esse motivo, é importante que você se comunique abertamente com os membros da sua equipe e envolvê-los no processo conforme instruído acima.

Antes de implementar essa nova maneira de fazer as coisas,Agende uma reunião com os membros da equipeQuem será impactado por este novo processo. Aproveite o tempo para explicar por que essa mudança foi necessária - certificando-se de que você toca nesses desafios e pontos de dor que você identificou - e peça mais perguntas ou sugestões sobre o novo processo.

Quanto mais as pessoas entendem por que a mudança foi feita e como ela os ajuda, mais acolhedora e engajada elas serão.

Empacotando

Seus processos de trabalho são como sua equipe recebe coisas realizadas. Mas eles não devem apenas ser definidos e esquecidos porque a mudança é a única constante real em sua equipe.

Os membros saem, novos se juntam. Novas tecnologias e ferramentas são introduzidas enquanto outras são aposentadas. Objetivos e objetivos mudam o tempo todo. Deixar de ajustar e melhorar seus processos para corresponder a essas alterações só resultará em frustração, desorganização e debate.

Em vez de esperar que os membros da sua equipe se adaptarem e processem de alguma forma ajustar quando as alterações são introduzidas, você precisa ser proativo no gerenciamento de mudanças, identificando os processos atuais e, em seguida, criando novos que mantenham as tarefas e previsíveis da sua equipe.

Recapitular, aqui está o que parece:

Use essas informações para identificar seus processos atuais e fazer os ajustes necessários, e sua equipe certamente será eficaz, eficiente e organizada - independentemente do que é jogado seu caminho!

Autor Bio.: Kat boogaard (@kat_boogaard.) é um escritor midwest baseado, cobrindo tópicos relacionados a carreiras, autodesenvolvimento e vida freelance. Ela é colunista para Inc., escreve para a musa, é um escritor de carreira paraO everygirl.e um colaborador em toda a web.