Slik definerer du prosesser for teamet ditt (og faktisk får ting gjort)

"Hvis du alltid gjør det du alltid har gjort, får du alltid det du alltid har fått." ~ Ukjent

Mens det er noen uenighet om hvem som påvirket tilbudet skal tilskrives (kilder spenner fra Henry Ford til Tony Robbins), er det ikke nektet at meldingen holder litt vekt. Likevel, altfor ofte, lærer ledere og ledere sine lag for å holde seg til samme utdaterte prosess - alt mens du forventer ulike resultater.

Arbeidsprosesser er limet som holder ting sammen og sikrer at oppgavene er ferdig på en måte som systematisk, organisert, og involverer så få falt baller som mulig.

Men her er tingen om prosessene dine: de burde ikke betjenes med et "sett og glem" tankegang. Du må konsekvent vurdere dem for å identifisere hva som ikke fungerer, og bruk den informasjonen til å bygge mer ideelle systemer for teamet ditt. Fordi endringen er den eneste konstanten på teamet ditt, og prosessene dine må speile dette.

Hvordan går du om å identifisere lagets arbeidsprosesser og deretter tweaking dem tilsvarende? Her er alt du trenger å vite:

[1. 3]Hva er arbeidsprosesser?

Balsenet ordliste Forklarer at "begrepet" arbeidsprosesser "refererer til dine viktigste interne verdiskapingsprosesser. De er prosessene som involverer flertallet av organisasjonens arbeidsstyrke og produserer kunde, Stakeholder og aksjeeierverdi. "

Uansett om det svinger ut en bestemt rapport eller lanserer et helt nytt produkt, er det vanligvis en systematisk flyt av informasjon og et standard sett med oppgaver som må fylles ut av teamet ditt.

Hvorfor er disse prosessene viktige? De holder laget på samme side, samtidig som de sikrer at alle har en klar ide om hva som må utføres og hvor deres stykke passer inn i hele puslespillet .

"For å hjelpe lagene til å utføre spesifikke oppgaver, trenger de operativ veiledning. Det er, de trenger noen ting eller noen person som forteller dem nøyaktig hva de skal gjøre og når, "Watts S. Humphrey forklarer i sitt papir For Carnegie Mellon University Software Engineering Institute, "som er rollen som en operativ prosess. Det gir en enkel og kort beskrivelse av trinnene som kreves for å gjøre denne spesifikke jobben. "

Imidlertid er prosessene ikke utformet for å være stillestående - de bør endres som ditt lag, mål og ressurser endres. Og justering av arbeidsprosessene begynner alle med å identifisere dine nåværende.

Noen tror at det som identifiserer hvordan ting som nå blir gjort, er det lett oppgave . Du kan imidlertid bli overrasket over hvor mye som er usynlig (og uokumentert) -particularly når du har langvarige lagmedlemmer som bare vet å få visse ting tatt vare på, om de har blitt instruert til eller ikke.

Så, skinner en spotlight på dine nåværende prosesser, vil innebære litt arbeid. Slik får du det gjort:

1. Enliste teamet ditt

Hovedmålet ditt er å få en grundig visning av hvordan oppgaver og informasjon flyter gjennom teamet ditt - ikke bare en bred oversikt over høyt nivå fra hvor du sitter. Dette betyr at du må jobbe tett med teamet ditt for å virkelig forstå hvordan de fungerer. Tross alt er de de som er i grøfter og faktisk kneet dypt i prosessene din dag i og dag ute.

"Start med en kjent forretningsprosess som" Vi samler penger fra våre kunder, og vi betaler regninger, "sier Bachman, medstifter av Umbrex. og en McKinsey-trent operasjonsekspert. "Spør deretter personen som samler penger," gå meg gjennom din del av prosessen, trinnvis. "Så snart personen nevner noe annet informasjon som de får fra noen andre spør," hvordan får du den informasjonen? Hvem får du det fra? '"

Deretter vil du nærme deg personen som ble nevnt og gjenta det samme spørsmålet. "Fortsett å spore kjeden helt tilbake til selgeren som solgte produktet i utgangspunktet," sier Bachman.

Denne tilnærmingen virker smertefullt grei. Men du vil bli overrasket over hvor mange ledere som ikke tenker på innsiktene i teamet sitt før de lader fremover med en ny prosess. Ta deg tid til å spille dette spillet av tag - det er sikkert å hjelpe deg med å gjøre et dypt dykk på dine nåværende prosesser.

2. Bygg et flytskjema

Ved hjelp av informasjonen du oppdager i det første trinnet, må du bygge en visuell representasjon av prosessen for å hjelpe deg med å veilede deg.

"Start med en enkel flytskjema," forklarer ilene Marcus, grunnlegger og administrerende direktør i Justert arbeidsplass . "Det er hvordan du organiserer og konseptualiserer strømmen som lar deg se koblingene og sette rammen for å implementere endringen."

Bygge en flytskjema (også kjent som Bedriftsprosess kartlegging ) har blitt stadig mer populært i næringslivet. "Dens formål er å få en detaljert forståelse av prosessen, folk, innganger, kontroller og utganger, og deretter potensielt for å forenkle alt, gjør det mer effektivt og / eller forbedre prosessresultatene," Dette innlegget for LucidChart forklarer veltalende.

Så vær ikke redd for å bli kreativ og bokstavelig talt trekke ut prosessene dine. Å ha den visuelle vil hjelpe deg betydelig i det følgende trinnet.

Ikke overbevist om visualiseringens kraft? Se hva som skjer når Tom Wujec spør folk om å trekke ut prosessen med å lage toast:

3. Pinpoint bekymringer

Husk at målet om å identifisere prosessen din var ikke bare å få øye på hvordan ting flyter, men også hvordan de kan forbedres. Dette betyr at du bortsett fra å identifisere prosessen, må du også identifisere hvor ting kan falle fra hverandre.

Ved å bruke de to trinnene ovenfor, blir det mye lettere å identifisere ting som blir savnet, eller hvis det er områder som ikke går i henhold til planen.

Ved å bruke vårt "samle penger" eksempel fra ovenfor, innser du raskt at personen som er ansvarlig for å bruke disse midlene til å betale regningene, er å slite måned etter måned for å faktisk få fremover fra personen som mottar pengene fra kunder - det er en veisklokke at hun har å gjøre med konsekvent, og det bremser henne virkelig ned.

Dokument de utfordringene (og alle andre som kommer opp!) Så du kan være sikker på å adressere dem når du bygger den nye prosessen.

"Dokumentasjon og å vite hvor de eksisterer, vil hjelpe deg å sidestep problemer med problemer og løse ansattes bekymringer som er kritiske for å implementere den nye prosessen," legger Marcus.

Nå som du har en forståelse av hva din nåværende arbeidsprosess ser ut og alle områder som kan bruke forbedring, er det på tide å komme i gang på neste trinn: bygge en arbeidsflyt som vil fungere bedre for teamet ditt og adressere de operasjonelle bekymringene som er bremser ting ned.

1. Still spørsmål

Som du gjorde når du identifiserte nåværende prosesser, bør ditt første trinn i å designe en ny prosess være å snakke med gruppemedlemmene dine.

Ha en ærlig diskusjon med dem. Hvorfor oppstår denne veisblokken? Er det noe de trenger for å gjøre jobben deres godt at de ikke for øyeblikket får? Hva ville gjøre jobbene sine enklere?

Å ha en forståelse av hva deres bekymringer er, hvorfor de forekommer , og hvordan de kan adresseres, vil hjelpe deg med å håndtere og implementere en ny prosess som virkelig løser disse problemene, i stedet for å slappe av en båndstøtte på dem.

2. Opprett et nytt flytskjema

Når det gjelder å designe en ny prosess, vil bygge en annen visuell representasjon være nyttig for å sikre at du adresserer alle de bekymringene som ble fremhevet under din forskning.

Imidlertid ikke lure deg selv til å tenke at denne prosessen må være alt altfor komplisert eller formelt. Så lenge du får den nye prosessen kartlagt på papir på en måte som du og laget ditt kan forstå, er du på rett spor.

Når du tenker på hvordan du vil lage den nye arbeidsflyten, "Design prosessen som om du startet en ny enhet med gode ressurser," sier Daniel Feiman, administrerende direktør for Bygge den bakover . Det vil hjelpe deg med å riste noen begrensende tro du har når du kartlegger flytskjemaet ditt. Du vil lage en prosess som faktisk vil forbedre måten teamet fungerer på.

3. Flytt bakover

Å bygge en helt ny prosess kan føle seg overveldende. Så den smarteste måten å nærme seg på er å faktisk jobbe bakover.

"Start med målet eller produksjonen av prosessen og spør," for å oppnå dette resultatet, hva må vi gjøre? "" Sier Michael Clingan, grunnlegger av Claymore-gruppen . "Gjør det samme for hvert påfølgende svar til prosessen er definert. Teamet vil designe prosessen fra utganger tilbake til innganger. "

La oss si at du vil avdekke prosessen for hvordan innholdsteamet ditt skaper et blogginnlegg. I stedet for å starte veien tilbake i begynnelsen, start med sluttresultatet: Et innlegg er publisert. Hvilket skritt skjer rett før det? Det er planlagt. Før det? Det er SEO-optimalisert. Og før det? Bilder legges til.

Fortsett å flytte bakover gjennom hvert lite stykke av puslespillet til du har nådd selve begynnelsen - når en blogg post-ide er valgt.

Når utkastet til den nye prosessen er ferdig, foreslår Clingan å gjennomgå og forbedre det ved å lete etter følgende tre situasjoner:

4. Reduser volumet

Selv med trinnene ovenfor, kan du fortsatt ende opp med en noe oppblåst og altfor komplisert prosess.

"De fleste prosesser kan gjøres i ikke mer enn seks trinn, selv om vi vet at det er mange bevegelige deler og sub-trinn som oppstår," sier Marcus.

Derfor er det viktig å prøve å redusere volumet av prosessen din for å gjøre det som strømlinjeformet som mulig. "Det er alltid bedre å sette driftstimene på nettstedet ditt enn å utvikle en svært effektiv prosess for å gi driftstimene dine på telefonen," gir Bachman som et eksempel.

Tips : Se etter områder der du fullfører ting, bare fordi du alltid har gjort dem - de kan være oppgaver som kan kuttes ut helt.

Tips : Hold øynene skrelles for seksjoner hvor du kanskje har et stykke av prosessen som passerer gjennom for mange hender. Ofte, jo mindre mennesker involvert i å få en bestemt oppgave oppnådd, desto bedre.

Tips : Spør deg kontinuerlig om det er en bedre måte, ting kan gjøres. Bare fordi de kommer opp, betyr det ikke alltid at de var ferdige på den mest effektive og effektive måten. Gjennomgang og læring er den eneste måten å forbedre prosessene for fremtiden.

Selv om denne nye prosessen er utformet for å hjelpe teamet ditt bedre når de adresserer problemene de var konsekvent, vil det være motstand mot endring. Du vil oppleve noe motvilje eller nøling når Vi presenterer en ny og forbedret prosess .

Av denne grunn er det viktig at du kommuniserer åpent med gruppemedlemmene dine og involverer dem i prosessen som beskrevet ovenfor.

Før du implementerer denne nye måten å gjøre ting på, Planlegg et møte med lagmedlemmene hvem vil bli påvirket av denne nye prosessen. Ta deg tid til å forklare hvorfor denne endringen var nødvendig - sørg for at du berører disse utfordringene og smertepunktene du identifiserte - og spør deretter om ytterligere spørsmål eller forslag om den nye prosessen.

Jo flere mennesker forstår hvorfor endringen ble gjort og hvordan det hjelper dem, jo mer imøtekommende og engasjert de vil være.

Arbeidsprosessene dine er hvordan laget ditt får ting som er oppnådd. Men de burde ikke bare bli satt og glemt fordi forandring er den eneste virkelige konstanten i teamet ditt.

Medlemmer forlater, nye sammen med. Nye teknologier og verktøy blir introdusert mens andre er pensjonert. Mål og mål skifter hele tiden. Unnlatelse av å justere og forbedre prosessene dine for å matche disse endringene, vil bare resultere i frustrasjon, disorganisering og debatt.

I stedet for å håpe at gruppemedlemmene tilpasser og behandler på en eller annen måte justerer når endringer blir introdusert, må du være proaktiv i å administrere endring ved å identifisere dagens prosesser og deretter lage nye som vil holde lagets oppgaver strømlinjeformet og forutsigbare.

Bruk denne informasjonen til å finne ut dine nåværende prosesser og foreta de nødvendige tilpasningene, og teamet ditt er sikkert å være effektivt, effektivt og organisert, uansett hva som blir kastet på vei!

Forfatter bio. : Kat Boogaard ( @kat_boogaard. ) er en Midwest-basert forfatter, som dekker emner knyttet til karriere, selvutvikling og freelance liv. Hun er en kolonneist for Inc., skriver for musen, er en karriereforfatter for Allgirl. , og en bidragsyter over hele nettet.