Hogyan kell meghatározni a csapatod folyamatait (és valójában megkapja a dolgokat)

- Ha mindig megteszed, amit mindig csináltál, akkor mindig kapsz, amit mindig kapsz. ~ Ismeretlen

Bár van némi nézeteltérés, hogy ki, hogy ki kell számolni, hogy a hatásos idézetet hozzárendeljék (források a Henry Ford-tól Tony Robbinsig), akkor nincs tagadva, hogy az üzenet súlyt tartalmaz. Mégis, túl gyakran, a menedzserek és vezetők arra kérik a csapatok ragaszkodni az azonos elavult folyamat minden, miközben várta a különböző eredményeket.

A munkafolyamatokat a ragasztó, hogy tartja a dolgokat együtt, és biztosítja, hogy a feladatok elvégzése oly módon, hogy ez rendszeres, szervezett, és magában foglalja a pár esett golyót amennyit csak lehetséges.

De itt van a dolog a folyamatok: azokat nem lehet működtetni a „set and forget” gondolkodásmódot. Összeforsan értékelni kell őket arra, hogy azonosítsák, hogy mi nem működik, majd ezt az információt a csapat ideális rendszereinek építéséhez használja. Mivel a változás az egyetlen állandó a csapatodon, és a folyamataid meg kell tükrözni ezt.

Hogyan lehet azonosítani a csapat munkafolyamatait, majd ennek megfelelően csípni őket? Itt van mindent, amit tudnod kell:

Melyek a munkafolyamatok?

A Baldridge szószedetelmagyarázza, hogy "a" munkafolyamatok "kifejezés a legfontosabb belső értékteremtési folyamatokra utal. Ezek azok a folyamatok, amelyek magukban foglalják a szervezet munkaerejének többségét és az ügyfeleket,érdekelt felekés részvényes értéke. "

Ha meg akarja forralni, hogy egy egyszerűbb meghatározás:A munkatervezési folyamata szabványos módja annak, hogy a fontos dolgok megvalósuljanak .

Függetlenül attól, hogy egy konkrét jelentést hajtson végre, vagy teljesen új terméket indít, általában rendszeres információáramlást és egy szabványos feladatot kell végeznie, amelyet a csapatának kell kitöltenie.

Miért fontos ezek a folyamatok? Ugyanazon az oldalon tartják a csapatot, ugyanakkor biztosítják, hogy mindenki világos elképzelése legyen arról, hogy mit kell elérni ésahol a darabja az egész puzzlebe illeszkedik .

"A csapatok segítése konkrét feladatokat, működési útmutatást igényel. Vagyis szükségük van valamire vagy valamilyen személyre, aki pontosan megmondja nekik, hogy mit tegyen és mikor "Watts S. Humphreymagyarázza a papírjátA Carnegie Mellon University Softwareering Intézet számára "ez a működési folyamat szerepe. Ez egy egyszerű és rövid leírást nyújt az adott munka elvégzéséhez szükséges lépésekről. "

Azonban a folyamatok nem úgy vannak kialakítva, hogy stagnálóak legyenek - meg kell változtatniuk csapatának, célkitűzéseinek és erőforrásainak változásaként. És a munkafolyamatok beállítása mind a jelenlegi azonosításával kezdődik.

Hogyan lehet azonosítani az aktuális munkafolyamatot

Vannak, akik úgy vélik, hogy azonosítják a jelenleg végzett dolgok módjátfeladat. Azonban meglehetősen meglepődhet, hogy mennyit nem mondott (és nem dokumentált) -rész, ha hosszú távú csapattagja van, akik csak azt tudják, hogy bizonyos dolgok gondoskodjanak arról, hogy utasították-e vagy sem.

Tehát ragyog a jelenlegi folyamatok fényének ragyogása egy kis munka. Itt van, hogyan lehet megtenni:

1. Adja meg a csapatot

A fő cél az, hogy mélyreható nézetet kapjunk arról, hogy a feladatok és az információáramlás hogyan áramlik a csapatodon keresztül - nem csak egy széles, magas szintű áttekintés, ahonnan ülsz. Ez azt jelenti, hogy szorosan kell dolgoznia a csapatával, hogy valóban megértsük, hogyan működnek. Végtére is, azok, amelyek az árkokban vannak, és valójában térd mélyen a folyamatok napján és napján.

"Indítson el egy ismert üzleti folyamattal, mint például:" pénzt gyűjtünk ügyfeleinkből, majd fizetünk számlákat, "- mondja Bachman, társalapítójaUmbrexés egy mckinsey-képzett műveleti szakértő. „Akkor kérje az a személy, aki összegyűjti a pénzt,»Séta velem a részét a folyamat, lépésről lépésre.«Amint az a személy említ néhány darab információ, hogy kap mástól kérni,„Hogyan juthat az információt? Ki kapod ezt?

Ezután megközelítheti az említett személyt, és ismételje meg ugyanazt a kérdést. „Tartsuk nyomon a lánc egészen vissza, hogy az eladó, aki eladta a terméket az első helyen,” Bachman mondja.

Ez a megközelítés fájdalmasan egyszerűnek tűnik. De meglepődne, hogy hány menedzser nem adja meg csapatuk betekintését, mielőtt új eljárást tölt be. Szánj időt, hogy ezt a játékot játszani tag - az biztos, hogy segít csinálni egy mély merülést az aktuális folyamatokat.

2. Építsen egy folyamatábrát

Az első lépésben felfedezett információk felhasználásával készítsen vizuális ábrázolást a folyamatnak, hogy segítsen Önnek.

"Kezdje az egyszerű folyamatábrával" - magyarázza Ilene Marcus, alapítója és vezérigazgatójaÁllított munkahely. "Hogyan szervezi és fogalmazza meg az áramlást, amely lehetővé teszi a lekapcsolások megtekintését és a változás végrehajtásának kereteit."

Flowchart építése (más néven is ismert)Üzleti folyamat leképezése) Az üzleti világban egyre népszerűvé vált. "Célja a folyamat, az emberek, a bemenetek, az ellenőrzések és a kimenetek részletes megértése, majd potenciálisan egyszerűsíteni mindent, hatékonyabbá és / vagy javítja a folyamat eredményeit"Ez a hozzászólás Lucidchart számáraékesszólóan magyarázza.

Szóval ne félj, hogy kreatív és szó szerint húzza ki a folyamatait. Miután ez a vizuális segít jelentősen a következő lépésben.

Nem meggyőzött a vizualizáció erejéről? Nézze meg, mi történik, ha Tom Wujec megkérdezi az embereket, hogy húzzák ki a pirítós készítésének folyamatát:

3. PinPoint aggályok

Ne feledje, hogy a folyamat azonosításának célja, hogy ne csak az volt, hogy helyezze a dolgok áramlását, hanem hogyan lehet javítani. Ez azt jelenti, hogy a folyamat azonosítása mellett azonosítania kell, hogy a dolgok szétesjenek.

A fenti két lépés használatával sokkal könnyebbé válik azonosítani a hiányzó dolgokat, vagy ha vannak olyan területek, amelyek a terv szerint nem mennek.

A "COLLEING MONEY" példa a fentiekből, gyorsan rájön, hogy az a személy, aki a számlák kifizetéséért felelős személy, a hónap után küzdő hónapban küzd, hogy ténylegesen megkapja a pénzt, aki megkapja a pénzt az ügyfelektől - ez egy útlezárás hogy következetesen foglalkozik, és tényleg lelassítja le.

Dokumentálja azokat a kihívásokat (és bármelyik másik, hogy jöjjön ki!), Így biztos lehet benne, hogy foglalkozzon velük, amikor az épület az új eljárás.

"A dokumentálás és tudás, ahol léteznek, segítenek abban, hogy az új folyamat megvalósításában kritikusak legyenek az alkalmazottak számára, amelyek kritikusak az alkalmazottak számára, amelyek kritikusak az új folyamat megvalósításában" - adja meg Marcust.

Jobb folyamat építése

Most, hogy megragadod, hogy milyenek a jelenlegi munkafolyamata, és bármilyen olyan terület, amely javulást használhat, itt az ideje, hogy elkezdhessük a következő lépésben: egy munkafolyamat kiépítése, amely jobban működik a csapat számára, és foglalkozik azokkal a működési aggályokkal, amelyek lassulnak a dolgok lefelé.

1. Kérdezzen meg kérdéseket

Mint a jelenlegi folyamatok azonosításakor, az első lépés az új folyamat megtervezésében, hogy beszéljen a csapattagokkal.

Van egy őszinte vita velük. Miért fordul elő ez az útlezárás? Van valami, amire szükségük van ahhoz, hogy jól elvégezzék munkájukat, hogy jelenleg nem kapnak? Mi lenne könnyebbé tenni a munkájukat?

Megértése, hogy milyen aggodalmai vannak,miért fordulnak előÉs hogyan lehet kezelni, segít kézműves és végre egy új eljárás, amely valóban megoldja ezeket a problémákat, és nem csapott egy sebtapaszt rájuk.

2. Hozzon létre egy új folyamatábrát

Mikor jön a tervezése egy új eljárás, épület, újabb képi ábrázolás hasznos lesz biztosítva, hogy összes olyan problémát, amely során előtérbe került a kutatás.

Azonban ne trükkelj magadnak, hogy ezt a folyamatot semmilyen túlságosan bonyolult vagy formális legyen. Mindaddig, amíg az új folyamatot papírra kapja, oly módon, hogy Ön és a csapatod megértse, a megfelelő pályán van.

Amikor arra gondolt, hogy hogyan fogja létrehozni az új munkafolyamatot, "Tervezze meg a folyamatot, mintha új entitást indított volna nagy erőforrásokkal" - mondja Daniel Feiman, ügyvezető igazgatóÉpítsd visszafelé. Ez segít megrázni a korlátozó hiedelmeket, amikor a folyamatábra feltérképezésére szolgál. Olyan folyamatot készít, amely ténylegesen javítja a csapat funkcióit.

3. Mozgassa visszafelé

Teljesen új folyamat építése túlterhelhető. Tehát a legokosabb módja annak, hogy megközelítsük, hogy valóban hátrafelé működjön.

„Start a cél vagy kimenet a folyamatot, és kérje," Annak érdekében, hogy ezt az eredményt, mit kell tennünk?”Mondja Michael Clingan, alapítójaA Claymore csoport. "Mindegyik későbbi válasz mindaddig megegyezik, amíg a folyamat meg nem történik. A csapat megtervezi a folyamatot a kimenetekből a bemenetekhez. "

Tegyük fel, hogy feltárja a folyamatot, hogy a tartalomcsapat hozza létre a blogbejegyzést. Ahelyett, hogy az elején kezdődik, kezdje el a végeredményt: A bejegyzés megjelent. Milyen lépés történik azelőtt? Ez ütemezett. Azelőtt? Ez SEO-optimalizált. És ezt megelőzően? A képek hozzáadása.

Folytassa hátrafelé haladva a puzzle minden kis darabján, amíg el nem éri a kezdetét - ha kiválasztott egy blogot.

Miután az új folyamat tervezete megtörtént, a Clingan azt javasolja, hogy felülvizsgálja és javítsa azt a következő három helyzetet:

4. Csökkentse a kötetet

Még a fenti lépéseket, akkor is a végén egy kicsit dagadt és túlságosan bonyolult folyamat.

"A legtöbb folyamatot legfeljebb hat lépésben lehet elvégezni, még akkor is, ha tudjuk, hogy sok mozgó alkatrész és al-lépés következik be" - mondja Marcus.

Ezért fontos, hogy megpróbálja csökkenteni az Ön folyamata mennyiségét, hogy a lehető legszigorúbb legyen. "Mindig jobb, ha az Ön webhelyén működő munkaidőt helyezünk, mint hogy egy nagyon hatékony folyamatot dolgozzon ki a telefonon működő munkaidő biztosításához" - példaként adja meg a Bachman.

Tipp: Keressük területeken, ahol már befejezte a dolgokat csak azért, mert eddig mindig velük-e lehet feladatokat lehetne vágni ki teljesen.

Tipp: Tartsd nyitva a szemed a szakaszokon, ahol lehet, hogy egy darab a folyamat halad át túl sok kezet. Gyakran, annál kevesebb ember vesz részt egy adott feladat megszerzésében, annál jobb.

Tipp: Folyamatosan kérdezd meg magadtól, ha jobb módja van a dolgoknak. Csak azért, mert befejeződött, nem mindig azt jelenti, hogy a leghatékonyabb és hatékonyabb módon fejeződtek be. A felülvizsgálat és a tanulás az egyetlen módja annak, hogy javítsa a folyamatok jövőjét.

Az átmenet enyhítése: Új folyamatok megvalósítása

Annak ellenére, hogy ez az új folyamat célja, hogy segítsen a csapat működésének jobban kezelni a problémákat, amellyel következetesen szembenéznek, ellenállhat a változásnak. Ön meg fogja tapasztalni néhány vonakodás vagy habozás, mikorÚj és továbbfejlesztett folyamat bevezetése .

Emiatt fontos, hogy nyíltan kommunikáljon a csapat tagjaival, és bevonja őket a fent hivatkozott folyamatba.

Mielőtt végrehajtaná ezt az új módot,Ütemezzen egy találkozót a csapattagokkalki fogja befolyásolni ezt az új folyamatot. Tájékoztassa az időt, hogy megmagyarázza, miért szükséges volt ez a változás szükséges - győződjön meg arról, hogy megérinti azokat a kihívásokat és fájdalompontokat, amelyeket azonosítottak -, majd kérjen további kérdéseket vagy javaslatokat az új folyamatról.

Minél több ember érti, hogy miért történt a változás, és hogyan segít nekik, annál inkább befogadó és elkötelezett lesz.

Csomagolás

A munkatervezési folyamatok az, hogy a csapatod milyen dolgokat kap. De nem kellene csak beállítani és elfelejteni, mert a változás az egyetlen igazi konstans a csapatodban.

A tagok elhagyják, újak csatlakoznak. Új technológiák és eszközök kerülnek bevezetésre, míg mások visszavonulnak. A célok és a célok eltolódnak. Nem sikerült beállítani és javítani a folyamatait, hogy megfeleljen ezeknek a változásoknak, csak frusztrációt, disorganizációt és vitát eredményeznek.

Ahelyett, hogy abban a reményben, hogy a csapattagok alkalmazkodnak és feldolgozzák a változások bevezetését, proaktívnak kell lenniük a változás irányításában a jelenlegi folyamatok azonosításával, majd újak készítésével, amelyek megtartják a csapat feladatait.

Recaping, itt van, ami úgy néz ki:

Használja ezt az információt, hogy megsemmisítse az aktuális folyamatait, és tegye meg a szükséges kiigazításokat, és a csapatod biztosan hatékony, hatékony és szervezett - függetlenül attól, hogy mit dob az utat!

Szerző BioKat Boogaard (@kat_boogaard) Midwest-alapú író, amely a karrierrel, az önfejlődéssel és a szabadúszó életével kapcsolatos témákra vonatkozik. Ő egy oszlopos az Inc., írja a múzeumot, karrier íróAz everygirl, és egy közreműködő az interneten.