Hoe de processen voor uw team te definiëren (en eigenlijk dingen gedaan krijgen)

"Als je altijd doet wat je altijd hebt gedaan, krijg je altijd wat je altijd hebt gekregen." ~ Onbekend

Hoewel er enige onenigheid is over wie die impactvolle offerte moet worden toegeschreven (bronnen variëren van Henry Ford naar Tony Robbins), het niet ontkent dat het bericht wat gewicht bevat. Maar toch, veel te vaak, leidt leiders en managers hun teams om zich te houden aan hetzelfde verouderde proces - allemaal tijdens het verwachten van verschillende resultaten.

Werkprocessen zijn de lijm die dingen bij elkaar houdt en zorgt ervoor dat taken worden voltooid op een manier die systematisch, georganiseerd is en zoveel mogelijk gedaalde ballen inhoudt.

Maar hier is het ding over uw processen: ze mogen niet worden bediend met een "set en vergeten" mindset. U moet ze consequent evalueren om te identificeren wat er niet werkt, en gebruik dan die informatie om meer ideale systemen voor uw team te bouwen. Omdat verandering de enige constante in uw team is, en uw processen moeten dit spiegelen.

Hoe ga je over het identificeren van de werkprocessen van je team en pas ze dienovereenkomstig aan? Dit is alles wat u moet weten:

Wat zijn werkprocessen?

De baldridge woordenlijstLet uit dat "de term 'werkprocessen' verwijst naar uw belangrijkste creatieprocessen van interne waarde. Zij zijn de processen die de meerderheid van de personeelsbestand van uw organisatie betrekken en klant produceren,belanghebbendeen aandeelhouderwaarde. "

Als je dat wilt koken in een meer eenvoudige definitie:Uw werkprocessen zijn standaard manieren waarop belangrijke dingen worden bereikt .

Of het nu gaat om een ​​specifiek rapport of een volledig nieuw product lanceert, er is meestal een systematiseerde stroom van informatie en een standaardset taken die door uw team moeten worden voltooid.

Waarom zijn deze processen belangrijk? Ze houden je team op dezelfde pagina, terwijl ze ook zorgen dat iedereen een duidelijk idee heeft van wat er moet worden bereikt enwaar hun stuk in de hele puzzel past .

"Om teams te helpen specifieke taken uit te voeren, hebben ze operationele begeleiding nodig. Dat wil zeggen, ze hebben iets of iemand nodig die hen precies vertelt wat te doen en wanneer, "watts S. Humphreylegt in zijn papier uitVoor het Carnegie Mellon University Software Engineering Institute, "dat is de rol van een operationeel proces. Het biedt een eenvoudige en korte beschrijving van de stappen die nodig zijn om deze specifieke taak te doen. "

Processen zijn echter niet ontworpen om stagnerend te zijn - ze moeten echter veranderen als uw team, doelstellingen en middelenwijziging. En het aanpassen van uw werkprocessen, begint alles met het identificeren van uw huidige.

Hoe u uw huidige werkproces kunt identificeren

Sommige mensen geloven dat het identificeren van de manier waarop dingen die momenteel klaar zijn, gemakkelijk istaak. Misschien bent u echter verbaasd over hoeveel onbeheererd (en ongedocumenteerd) -warticulair is wanneer u een langdurige teamleden hebt die alleen weten om bepaalde dingen te krijgen, of ze zijn geïnstrueerd of niet.

Dus, het schijnen van een schijnwerper op je huidige processen zal een beetje werk inhouden. Hier is hoe je het gedaan hebt:

1. Schakel uw team in

Uw hoofddoel is om een ​​diepgaand beeld te krijgen van hoe taken en informatie door uw team stroomt - niet alleen een breed overzicht op hoog niveau van waaruit u zit. Dit betekent dat je nauw samenwerkt met je team om echt te begrijpen hoe ze werken. Ze zijn tenslotte degenen die in de loopgraven zitten en daadwerkelijk diep in je processen dag in dag uit zijn.

"Begin met een bekend bedrijfsproces, zoals 'We verzamelen geld van onze klanten en dan betalen we rekeningen', zegt Will Bachman, mede-oprichter vanUmbrexen een door McKinsey-opgeleide operatiedeskundige. "Vraag dan de persoon die geld verzamelt, 'loop me door je deel van het proces, stap voor stap.' Zodra de persoon een stukje informatie noemt dat ze van iemand anders vragen, 'hoe krijg je die informatie? Waar kom je vandaan? '"

Dan benader je de persoon die werd genoemd en herhaalde diezelfde ondervraging. "Blijf de ketting helemaal terug naar de verkoper die het product in de eerste plaats verkocht," zegt Bachman.

Deze aanpak lijkt pijnlijk eenvoudig. Maar je zou verrast zijn door hoeveel managers niet in staat zijn om de inzichten van hun team in dienst te nemen voordat je verder gaat met een nieuw proces. Neem de tijd om dit spel van tag te spelen - het is zeker om je te helpen een diepe duik te doen op je huidige processen.

2. Bouw een stroomdiagram

Gebruik de informatie die u in die eerste stap ontdekt, bouw een visuele weergave van het proces om u te helpen u te begeleiden.

"Begin met een eenvoudig stroomdiagram," legt Ilene Marcus, oprichter en CEO vanUitgelijnde werkplek. "Het is hoe je de stroom organiseert en conceptualiseert waarmee je de ontkoppelingen kunt zien en het raamwerk instellen voor de implementatie van de verandering."

Een stroomdiagram bouwen (ook bekend alsBedrijfsproces Mapping) is steeds populairder in de zakenwereld. "Het doel ervan is om een ​​gedetailleerd inzicht te krijgen in het proces, mensen, ingangen, bedieningselementen en uitgangen, en dan mogelijk om het allemaal te vereenvoudigen, maakt het efficiënter en / of verbetering van de procesresultaten,"Dit bericht voor Lucidchartverklaard wel.

Dus wees niet bang om creatief te worden en je processen letterlijk uit te voeren. Het hebben van die visuele helpt u in de volgende stap aanzienlijk.

Niet overtuigd van de kracht van visualisatie? Kijk wat er gebeurt wanneer Tom Wujec mensen vraagt ​​om het proces van toast te maken:

3. Weinig zorgen

Vergeet niet dat het doel om uw proces te identificeren was niet alleen om te zien hoe de dingen stromen, maar ook hoe ze kunnen worden verbeterd. Dit betekent dat, uitgezien van het identificeren van het proces, je ook moet identificeren waar dingen uit elkaar kunnen vallen.

Door de twee bovenstaande stappen te gebruiken, wordt het veel gemakkelijker om dingen te identificeren die worden gemist of als er gebieden zijn die niet volgens plan gaan.

Met behulp van ons "verzamelgeld" -voorbeeld van boven, realiseert u zich snel dat de persoon die verantwoordelijk is voor het gebruik van die fondsen om de rekeningen te betalen, de maand na maand wordt voldaan om daadwerkelijk het gaatje te krijgen van de persoon die het geld van klanten ontvangt - het is een wegversperring dat ze consequent te maken heeft, en het vertraagt ​​haar echt.

Documenteer die uitdagingen (en anderen die opkomen!) Dus u kunt er zeker van zijn om ze aan te pakken bij het bouwen van het nieuwe proces.

"Documenteren en weten waar ze bestaan, zullen u helpen om problemen op te lossen en de bezorgdheid van medewerkers die van cruciaal belang zijn bij het implementeren van het nieuwe proces," voegt Marcus toe.

Een beter proces bouwen

Nu u een begrip hebt van wat uw huidige werkproces eruit ziet en alle gebieden die de verbetering kunnen gebruiken, is het tijd om aan de slag te gaan in de volgende stap: een workflow bouwen die beter zal functioneren voor uw team en die operationele zorgen die vertragen beter zal doen dingen naar beneden.

1. Stel vragen

Alsof je deed bij het identificeren van de huidige processen, moet je eerste stap in het ontwerpen van een nieuw proces zijn om met je teamleden te converseren.

Heb een openhartige discussie met hen. Waarom komt deze wegversperring op? Is er iets dat ze nodig hebben om hun baan te doen, goed dat ze momenteel niet krijgen? Wat zou hun baan gemakkelijker maken?

Een begrip hebben van wat hun zorgen zijn,waarom ze voorkomen, en hoe ze kunnen worden aangepakt, zullen u helpen een nieuw proces te maken en een nieuw proces te implementeren dat die problemen echt oplost, in plaats van een band-hulp op hen te slaan.

2. Maak een nieuw stroomdiagram

Als het gaat om het ontwerpen van een nieuw proces, zal het bouwen van een andere visuele representatie nuttig zijn bij het waarborgen dat u alle zorgen die tijdens uw onderzoek zijn gemarkeerd.

Trick jezelf echter niet in het denken dat dit proces iets te complex of formeel moet zijn. Zolang u het nieuwe proces op papier opgemaakt op een manier die u en uw team kunnen begrijpen, u kunt begrijpen, bent u op de goede weg.

Wanneer u denkt aan hoe u de nieuwe workflow maakt, "Ontwerp het proces alsof u een nieuwe entiteit met grote middelen begon", zegt Daniel Feiman, Managing Director vanBouw het achteruit. Dat zal u helpen om eventuele beperkende overtuigingen te schudden die u heeft bij het in kaart brengen van uw stroomdiagram. Je vaart een proces dat daadwerkelijk zal verbeteren zoals je teamfuncties.

3. Ga naar achteren

Het bouwen van een volledig nieuw proces kan overweldigend voelen. Dus, de slimste manier om het te benaderen, is om echt achteruit te werken.

"Begin met het doel of de uitvoer van het proces en vraag, 'Om dit resultaat te bereiken, wat moeten we dan doen?'" Zegt Michael Clingan, oprichter vanDe Claymore-groep. "Doe hetzelfde voor elk volgend antwoord totdat het proces is gedefinieerd. Het team ontstaat het proces van outputs terug naar ingangen. "

Laten we zeggen dat u het proces wilt ontdekken voor hoe uw inhoudsteam een ​​blogpost maakt. In plaats van het begin van het begin te beginnen, begin met het eindresultaat: een bericht wordt gepubliceerd. Welke stap gebeurt er vlak voor? Het is gepland. Daarvoor? Het is SEO-geoptimaliseerd. En, daarvoor? Afbeeldingen worden toegevoegd.

Blijf achteruit gaan door elk klein stukje van de puzzel totdat je het allereerste begin hebt bereikt - wanneer een idee van een blog post is geselecteerd.

Zodra het ontwerp van het nieuwe proces is voltooid, suggereert Clingan het beoordelen en verbeteren door het te zoeken naar de volgende drie situaties:

4. Verminder het volume

Zelfs met de bovenstaande stappen, kunt u nog steeds eindigen met een enigszins opgeblazen en overdreven gecompliceerd proces.

"De meeste processen kunnen in niet meer dan zes stappen worden gedaan, ook al weten we dat er veel bewegende delen en substappen zijn die zich voordoen," zegt Marcus.

Daarom is het belangrijk om het volume van uw proces te verminderen om het zo gestroomlijnd mogelijk te maken. "Het is altijd beter om uw bedrijfsuren op uw website te plaatsen dan om een ​​zeer efficiënt proces te ontwikkelen voor het leveren van uw uren of operatie aan de telefoon," biedt Bachman zich als een voorbeeld.

Tip: Zoek naar gebieden waar je dingen voltooit, simpelweg omdat je ze altijd hebt gedaan - dat kunnen taken zijn die volledig kunnen worden uitgesneden.

Tip: Houd je ogen gepeld voor secties waar je misschien een stukje van het proces hebt dat door te veel handen passeert. Vaak, hoe minder mensen betrokken zijn bij het verkrijgen van een bepaalde taak, hoe beter.

Tip: Vraag jezelf continu als er een betere manier is, dingen kunnen worden gedaan. Alleen omdat ze zijn voltooid, betekent niet altijd dat ze op de meest efficiënte en effectieve manier zijn voltooid. Herziening en leren is de enige manier om processen voor de toekomst te verbeteren.

Vermindering van de overgang: hoe u nieuwe processen uitvoert

Hoewel dit nieuwe proces is ontworpen om uw team beter te helpen tijdens het aanpakken van de problemen waarmee ze consequent worden geconfronteerd, zal er weerstand zijn tegen verandering. Je zult wat terughoudendheid of aarzeling ervaren wanneerIntroductie van een nieuw en verbeterd proces .

Om deze reden is het belangrijk dat u openlijk communiceert met uw teamleden en deze in het proces inhoudt zoals hierboven geïnstrueerd.

Voordat je deze nieuwe manier implementeert om dingen te doen,Plan een vergadering met de teamledendie beïnvloed zal worden door dit nieuwe proces. Neem de tijd om uit te leggen waarom deze verandering noodzakelijk was, zorg ervoor dat u die uitdagingen en pijnpunten aanraakt die u hebt geïdentificeerd - en vraag dan om verdere vragen of suggesties over het nieuwe proces.

Hoe meer mensen begrijpen waarom de verandering werd gemaakt en hoe het hen helpt, hoe meer meegaand en betrokken ze zullen zijn.

Afsluiten

Je werkprocessen zijn hoe je team dingen bereikt krijgt. Maar ze moeten niet alleen worden ingesteld en vergeten omdat verandering de enige echte constante in je team is.

Leden vertrekken, nieuwe die lid worden. Nieuwe technologieën en hulpmiddelen worden geïntroduceerd terwijl anderen met pensioen zijn. Doelen en doelstellingen verschuiven de hele tijd. Niet aanpassen en verbeteren van uw processen die overeenkomen met die wijzigingen zal alleen resulteren in frustratie, desorganisatie en debat.

In plaats van te hopen dat uw teamleden zich op de een of andere manier aanpassen wanneer wijzigingen worden ingevoerd, moet u proactief zijn in het beheren van veranderingen door de huidige processen te identificeren en vervolgens nieuwe te maken die de taken van uw team gestroomlijnd en voorspelbaar zullen houden.

Recap, hier is wat eruit ziet:

Gebruik deze informatie om uw huidige processen aan te pakken en de nodige aanpassingen te maken, en uw team is zeker effectief, efficiënt en georganiseerd - ongeacht wat op hun manier wordt gegooid!

Auteur bio: Kat Boogaard (@kat_boogaard) is een Midwest-gebaseerde schrijver, die betrekking heeft op onderwerpen die verband houden met loopbaan, zelfontwikkeling en het freelance leven. Ze is een columnist voor Inc., schrijft voor de muze, is een carrièreschrijver voorDe everygirl, en een bijdrager over het internet.