Miten määritellä prosessit tiimisi (ja todella saa asioita)

"Jos teet aina mitä olet aina tehnyt, saat aina mitä olet aina saanut." ~ Tuntematon

Vaikka on olemassa erimielisyyttä siitä, kenen kanssa, jotka vaikuttavat lainaukseen (lähteet vaihtelevat Henry Fordista Tony Robbinsiin), ei ole kieltää, että viesti pitää jonkin verran painoa. Silti liian usein johtajat ja johtajat opettavat tiiminsä kiinni samaan vanhentuneeseen prosessiin, vaikka odotat erilaisia ​​tuloksia.

Työprosessit ovat liima, joka pitää asioita yhdessä ja varmistaa, että tehtävät saatetaan päätökseen tavalla, joka on järjestelmällinen, järjestäytynyt ja siihen liittyy mahdollisimman vähän pudotettuja palloja.

Mutta tässä on prosesseistasi: niitä ei pitäisi käyttää "asetetuilla ja unohdalla" ajattelutapa. Sinun on oltava johdonmukaisesti arvioitava heitä tunnistamaan, mikä ei toimi, ja sitten käyttää näitä tietoja rakentamaan tiimisi ihanteellisempia järjestelmiä. Koska muutos on ainoa vakio tiimisi, ja prosessit täytyy peittää tämän.

Miten menet tunnistamaan tiimin työprosesseja ja sitten seillekin ne vastaavasti? Tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää:

Mitkä ovat työprosessit?

Baldridge SanastoSeltää, että "termi" työprosessit "viittaa tärkeimpiin sisäisen arvon luomisprosessiin. Ne ovat prosessit, joihin kuuluu suurin osa organisaation työvoimasta ja tuottaa asiakasta,sidosryhmäja osakkeenomistajan arvo. "

Jos haluat kiehua sitä alaspäin yksinkertaisempaan määritelmään:Työprosessit ovat vakiona tapoja, joilla tärkeät asiat saavat aikaan .

Olipa kyseessä tiettyä raporttia tai käynnistää kokonaan uusi tuote, on yleensä järjestelmällistä tietoa ja standardi tehtäviä, jotka tiimisi on täytettävä.

Miksi nämä prosessit ovat tärkeitä? He pitävät tiimisi samalla sivulla samalla kun varmistetaan, että jokaisella on selkeä käsitys siitä, mitä on saavutettava jajossa heidän pala sopii koko palapeliin .

"Auttaa tiimiä suorittamaan tiettyjä tehtäviä, he tarvitsevat operatiivisia ohjeita. Toisin sanoen he tarvitsevat jotain tai jotkut henkilöt, jotka kertovat heille juuri mitä tehdä ja milloin, "Watts S. Humphreyselittää hänen paperinsaCarnegie Mellon yliopiston ohjelmistotekniikan instituutti ", joka on operatiivisen prosessin rooli. Se tarjoaa yksinkertaisen ja lyhyen kuvauksen tämän erityisen työn tekemiseen tarvittavista vaiheista. "

Prosessit eivät kuitenkaan ole suunniteltu pysähtyneiksi - niiden pitäisi muuttua tiimisi, tavoitteiksi ja resursseiksi. Ja työprosessien säätäminen alkaa kaikki tunnistamalla nykyiset.

Kuinka tunnistaa nykyinen työprosessi

Jotkut uskovat, että tunnistaminen miten asiat saavat parhaillaan, on helppotehtävä. Saatat kuitenkin olla yllättynyt siitä, kuinka paljon ei ole sanottu (ja dokumentoimaton) -particularly, kun sinulla on pitkäaikaisia ​​tiimin jäseniä, jotka vain tietävät saadakseen tiettyjä asioita, jotka huolehtivat siitä, onko heitä kehotettu vai ei.

Joten, loistava valonheitin nykyisillä prosesseillesi tulee vähän työtä. Näin voit tehdä sen:

1. Ota tiimisi

Päätavoitteesi on saada syvällinen näkemys siitä, miten tehtävät ja tietovirtaus tiimisi kautta - ei vain laaja, korkean tason yleiskatsaus siitä, missä istut. Tämä tarkoittaa, että sinun on työskenneltävä tiiviisti tiimisi kanssa todella ymmärtämään, miten he työskentelevät. Loppujen lopuksi he ovat niitä, jotka ovat kaivoissa ja itse asiassa polvi-syvä prosessissasi päivittäin.

"Aloita tunnetulla liiketoimintaprosessilla, kuten" Keräämme rahaa asiakkaistamme ja sitten maksamme laskuja ", sanoo BACHMAN, perustajaUmbrexja McKinsey-koulutettu toiminnan asiantuntija. "Kysy sitten henkilöstä, joka kerää rahaa," kävellä minua osan prosessista, askel askeleelta. "Heti kun henkilö mainitsee jonkin verran tietoa siitä, että he saavat jonkun muun kysyä:" Miten saat nämä tiedot? Kuka saat sen? ""

Sitten lähestyy mainittuja henkilöä ja toista samaa kyseenalaistamista. "Jatka ketjun jäljittämistä aina takaisin myyjään, joka myi tuotteen ensin," Bachman sanoo.

Tämä lähestymistapa vaikuttaa tuskallisesti yksinkertaiselta. Mutta olisit yllättynyt siitä, kuinka monta johtajaa ei ole vastuussa tiiminsä oivalluksista ennen kuin ne tulevat eteenpäin uudella prosessilla. Ota aikaa pelata tätä tag - Se on varmasti auttaa sinua tekemään syvän sukelluksen nykyisissä prosesseissa.

2. Rakenna vuokaavio

Käyttämällä tässä ensimmäisessä vaiheessa havaittuja tietoja rakentaa prosessin visuaalinen esitys, jotta voit ohjata sinua.

"Aloita yksinkertaisella vuokaaviolla", kertoo Ilene Marcus, perustaja ja toimitusjohtajaKohdistettu työpaikka. "Se, miten järjestät ja konsepti virtauksen, jonka avulla voit nähdä katkaisut ja asettaa kehyksen muutoksen toteuttamiseksi."

Vuokaavion rakentaminen (tunnetaan myös nimelläLiiketoimintaprosessin kartoitus) on yhä suosittu yritysmaailmassa. "Sen tarkoituksena on saada yksityiskohtainen käsitys prosessista, ihmisistä, panoksista, valvonnasta ja tuotoksista ja sitten mahdollisesti yksinkertaistaa kaikkia, mikä tekee siitä tehokkaamman ja / tai parantaa prosessin tuloksia"Tämä viesti Lucidchartkaunopuheisesti selittää.

Joten, älä pelkää saada luovaa ja kirjaimellisesti piirtää prosesseja. Kun tämä visuaalinen auttaa sinua merkittävästi seuraavassa vaiheessa.

Ei vakuuttunut visualisoinnin voimasta? Katso mitä tapahtuu, kun Tom Wujec pyytää ihmisiä tekemään paastin prosessin:

3. Pinaspoint-huolenaiheet

Muista, että prosessin tunnistamisen tavoitteena ei ole vain havaittavissa, miten asiat kulkevat, mutta myös miten niitä voidaan parantaa. Tämä tarkoittaa sitä, että prosessin tunnistamisen lisäksi sinun on myös tunnistettava, missä asiat voivat hajota.

Käyttämällä näitä kahta vaihetta, se on paljon helpompaa tunnistaa asioita, joita jäänyt tai jos on alueita, jotka eivät mene suunnitelmien mukaan.

Käyttämällä "kerätä rahaa" esimerkkiä ylhäältä, huomaat nopeasti, että henkilö, joka vastaa näiden varojen maksamisesta maksamaan laskut, on kamppailee kuukausi kuukausittain saadakseen mennä eteenpäin henkilöstä, joka vastaanottaa rahat asiakkailta - se on tieliikenne että hän käsittelee johdonmukaisesti, ja se todella hidastaa häntä.

Asiakirjaa nämä haasteet (ja muut, jotka tulevat ylös!) Joten voit olla varmoja käsitellä niitä rakennettaessa uutta prosessia.

"Dokumentointi ja tietämys, missä ne ovat olemassa, auttavat sinua sidestep-ongelmia ja käsittelemään työntekijöiden huolenaiheita, jotka ovat kriittisiä uuden prosessin toteuttamisessa", lisää Marcus.

Paremman prosessin rakentaminen

Nyt kun sinulla on käsitys siitä, mitä nykyinen työprosessi näyttää ja kaikki alueet, jotka voisivat käyttää parannusta, on aika aloittaa seuraavassa vaiheessa: työnkulun rakentaminen, joka toimii paremmin tiimillesi ja käsitellä niitä, jotka hidastuvat operatiiviset huolenaiheet asiat alas.

1. Kysy kysymyksiä

Kuten teit, kun tunnistat nykyiset prosessit, ensimmäinen askel uuden prosessin suunnittelussa pitäisi keskustella tiimin jäsenten kanssa.

On vilkasta keskustelua heidän kanssaan. Miksi tämä tiesulku esiintyy? Onko mitään he tarvitsevat tehdä työpaikkansa hyvin, että he eivät tällä hetkellä ole? Mikä tekisi työpaikkansa helpommaksi?

Ymmärtää, mitä heidän huolensa ovat,Miksi he esiintyvätJa miten ne voidaan korjata, auttaa veneet ja toteuttaa uuden prosessin, joka todella ratkaisee ne asiat, eikä läpsiminen laastarin niitä.

2. Luo uusi vuokaavio

Uuden prosessin suunnittelun suunnittelussa toisen visuaalisen esityksen rakentaminen on hyödyllistä varmistaa, että käsittelet kaikkia tutkimuksen aikana korostettuja huolenaiheita.

Älä kuitenkaan huijata itseäsi ajattelemaan, että tämän prosessin on oltava mitään liian monimutkaisia ​​tai muodollisia. Niin kauan kuin saat uuden prosessin kartoitettu paperille tavalla, että sinä ja joukkue voi ymmärtää, olet oikealla tiellä.

Kun ajattelet, miten luodaan uusi työnkulku ", suunnittele prosessia ikään kuin aloitat uuden yhteisön suuria resursseja", sanoo toimitusjohtaja Daniel FeimanRakenna se taaksepäin. Tämä auttaa sinua ravistamaan rajoittavat uskomukset, kun olet kartoitettu vuokaavio. Voit käsitellä prosessia, joka todella parantaa tiimin toimintoja.

3. Siirry taaksepäin

Täydellisen uuden prosessin rakentaminen voi tuntea ylivoimainen. Joten älykkäin tapa lähestyä sitä on todella työskennellä taaksepäin.

"Aloita prosessin tavoite tai tuotos ja kysy, että tämän tuloksen saavuttamiseksi, mitä meidän on tehtävä?" "Sanoo Michael Clingan, perustajaClaymore-konserni. "Tee sama jokaiselle myöhemmälle vastaukselle, kunnes prosessi määritellään. Tiimi suunnittelee prosessin tuloista takaisin tuloihin. "

Sanotaan, että haluat paljastaa prosessin siitä, miten sisältöryhmä luo blogikirjoituksen. Sen sijaan, että aloittaisit takaisin alkuun, aloita lopputulos: viesti julkaistaan. Mikä askel tapahtuu juuri ennen sitä? Se on suunniteltu. Sitä ennen? Se on SEO-optimoitu. Ja ennen sitä? Kuvat lisätään.

Jatka siirtymistä taaksepäin jokaisen pienen palapelin läpi, kunnes olet saavuttanut hyvin alku - kun blogin jälkeinen idea on valittu.

Kun uusi prosessi on tehty, Clingan ehdottaa sen tarkistamista ja parantamista etsimällä seuraavia kolmea tilannetta:

4. Vähennä äänenvoimakkuutta

Jopa edellä mainittujen vaiheiden kanssa saatat silti päätyä jonkin verran paisunut ja liian monimutkainen prosessi.

"Useimmat prosessit voidaan tehdä enintään kuusi vaihetta - vaikka tiedämme, että siellä on monia liikkuvia osia ja alikäytäntöjä", Marcus sanoo.

Siksi on tärkeää yrittää vähentää prosessin määrää, jotta se olisi mahdollisimman virtaviivaistettu. "On aina parempi laittaa toimintanne verkkosivustollasi kuin kehittää erittäin tehokas prosessi puhelimen käyttötunnin tarjoamiseksi", Bachman tarjoaa esimerkkinä.

Kärki: Etsi alueita, joissa olet suorittanut asioita yksinkertaisesti, koska olet aina tehnyt heidät - ne voivat olla tehtäviä, jotka voitaisiin leikata kokonaan.

Kärki: Pidä silmäsi kuoriutuneita osista, joissa sinulla voi olla yksi pala prosessista, joka kulkee liian monta kättä. Usein vähemmän ihmiset osallistuvat tiettyyn tehtävään saavuttamaan, sitä paremmin.

Kärki: Kysy jatkuvasti, jos on parempi tapa tehdä asioita. Vain siksi, että he päätyvät valmiiksi, ei aina tarkoita, että ne olisivat viimeistelty tehokkaimmalla ja tehokkaalla tavalla. Tarkastelu ja oppiminen on ainoa tapa parantaa prosesseja tulevaisuudelle.

Siirtymisen helpottaminen: Uusien prosessien toteuttaminen

Vaikka tämä uusi prosessi on suunniteltu auttamaan tiimisi toimintaa paremmin käsittelemään ongelmia, joita he olivat johdonmukaisesti edessä, on vastustuskyky muuttuu. Kokea haluttomuus tai epäröinti, kunUutta ja parannettua prosessia .

Tästä syystä on tärkeää, että kommunikoida avoimesti tiimin jäsenten kanssa ja osallistua ne prosessiin edellä ohjeiden mukaisesti.

Ennen kuin toteutat tämän uuden tavan tehdä asioita,Ajoittaa tapaaminen tiimin jäsenten kanssaKenelle tämä uusi prosessi vaikuttaa. Ota aikaa selittää, miksi tämä muutos oli välttämätöntä varmista, että kosketat näitä haasteita ja kipupisteitä, joita tunnisti - ja pyydä sitten uusia kysymyksiä tai ehdotuksia uudesta prosessista.

Mitä enemmän ihmiset ymmärtävät, miksi muutos tehtiin ja miten se auttaa heitä, sitä enemmän majoittuu ja sitoo heitä.

Käärimistä

Työprosessit ovat, miten tiimisi saa asiat saavutettu. Mutta heidän ei pidä vain asettaa ja unohtaa, koska muutos on ainoa todellinen vakio tiimisi.

Jäsenet lähtevät, uusia liittyä. Uudet teknologiat ja työkalut otetaan käyttöön muiden eläkkeellä. Tavoitteet ja tavoitteet siirtävät koko ajan. Jos muutokset eivät sovi ja paranna näiden muutosten vastaamiseen, johtaa vain turhautumiseen, epäjärjestykseen ja keskusteluun.

Sen sijaan, että toivomme, että tiimisi jäsenet sopeutuvat ja käsittelevät jotenkin sopeuttamisen yhteydessä, kun muutokset otetaan käyttöön, sinun on oltava ennakoiviita muutoksen hallinnoinnissa tunnistamalla nykyiset prosessit ja sitten uusien käsityöt, jotka pitävät tiimin tehtäviä virtaviivaista ja ennustettavissa.

Recap, tässä se näyttää:

Käytä näitä tietoja määrittämällä nykyiset prosessit ja tee tarvittavat muutokset ja tiimi on varmasti tehokas, tehokas ja järjestetty - riippumatta siitä, mitä heitetään tiensä!

Kirjoittaja Bio: Kat Boogaard (@kat_boogaard) on Midwest-pohjainen kirjailija, joka kattaa uraan, itsekehitykseen ja freelance-elämään liittyvät aiheet. Hän on Inc: n kolumnisti, kirjoittaa museolle, on uran kirjailijaEverythingja avustaja kaikkialla verkossa.