Cum să definiți procesele pentru echipa dvs. (și de fapt, faceți lucrurile)

"Dacă întotdeauna faceți ceea ce ați făcut întotdeauna, veți obține întotdeauna ceea ce ați obținut mereu". ~ Necunoscut

În timp ce există un dezacord asupra cine ar trebui să fie atribuit citat defect (surse variază de la Henry Ford la Tony Robbins), nu există nici o negare a faptului că mesajul deține o anumită greutate. Cu toate acestea, prea des, liderii și managerii își instruiesc echipele pentru a rămâne la același proces depășit - toate așteptând rezultate diferite.

Procesele de lucru sunt adezivul care deține lucrurile împreună și asigură că sarcinile sunt finalizate într-un mod sistematic, organizat și implică cât mai puține bile au scăzut posibil.

Dar, iată lucrurile despre procesele dvs.: nu ar trebui să fie operate cu o mentalitate "setată și uitată". Trebuie să le evaluați în mod consecvent pentru a identifica ceea ce nu funcționează și apoi utilizați aceste informații pentru a construi mai multe sisteme ideale pentru echipa dvs. Deoarece schimbarea este singura constantă a echipei dvs., iar procesele dvs. trebuie să reflecte acest lucru.

Cum te descurci la identificarea proceselor de lucru ale echipei dvs. și apoi să le îndreptați în consecință? Iată tot ce trebuie să știți:

Care sunt procesele de lucru?

Glosarul BaldridgeExplică faptul că "termenul" procese de lucru "se referă la cele mai importante procese de creare a valorii interne. Acestea sunt procesele care implică majoritatea forței de muncă ale organizației dvs. și produc clientul,părțile interesate, și valoarea acționarilor. "

Dacă doriți să fierbeți acest lucru într-o definiție mai simplă:Procesele dvs. de lucru sunt modalități standard care se realizează lucruri importante .

Indiferent dacă este vorba de un anumit raport sau la lansarea unui produs complet nou, există, de obicei, un flux sistematic de informații și un set standard de sarcini care trebuie completate de echipa dvs.

De ce sunt importante aceste procese? Ei păstrează echipa pe aceeași pagină, asigurându-se, de asemenea, că toată lumea are o idee clară despre ceea ce trebuie realizat șiunde piesa lor se potrivește în întregul puzzle .

"Pentru a ajuta echipele să îndeplinească sarcini specifice, au nevoie de îndrumare operațională. Adică au nevoie de ceva sau o anumită persoană care le spune exact ce să facă și când "Watts S. Humphreyexplică în lucrarea saPentru Institutul de Inginerie Software Carnegie Mellon, "Acesta este rolul unui proces operațional. Acesta oferă o descriere simplă și scurtă a pașilor necesari pentru a face acest lucru specific. "

Cu toate acestea, procesele nu sunt concepute pentru a fi stagnante - ar trebui să se schimbe ca echipa, obiectivele și schimbările de resurse. Și, ajustarea proceselor de lucru toate începe cu identificarea celor curente.

Cum să identificați procesul de lucru curent

Unii oameni cred că identificarea modului în care lucrurile se fac în prezent este ușorsarcină. Cu toate acestea, s-ar putea să fiți surprinși de cât de mult este nesupravegheat (și nedocumentat) -particular atunci când aveți membri de echipă de lungă durată care știu doar că au avut grijă de faptul că au fost instruiți sau nu.

Deci, strălucirea unui reflector asupra proceselor dvs. actuale va implica un pic de muncă. Iată cum să o faceți:

1. Înscrieți-vă echipa

Scopul principal este de a obține o viziune detaliată a modului în care sarcinile și informațiile fluxul prin echipa dvs. - nu doar o prezentare generală la nivel înalt de unde stați. Aceasta înseamnă că va trebui să lucrați îndeaproape cu echipa dvs. pentru a înțelege cu adevărat cum funcționează. La urma urmei, ei sunt cei care sunt în tranșee și de fapt, în genunchi în procesele voastre zi și zi afară.

"Începeți cu un proces de afaceri cunoscut, cum ar fi:" Noi colectăm bani de la clienții noștri și apoi plătim facturi ", spune Will Bachman, co-fondator deUmbrex.și un expert cu operațiuni instruite de McKinsey. "Atunci cereți-i pe persoana care colectează bani", umblați prin porțiunea de proces, pas cu pas. "De îndată ce persoana menționează o anumită informație pe care o primesc de la altcineva întreabă:" Cum obțineți aceste informații? De cine primești asta? ""

Apoi, veți aborda persoana menționată și repetați aceeași întrebare. "Continuați să urmăriți lanțul până la vânzătorul care a vândut produsul în primul rând", spune Bachman.

Această abordare pare a fi dureroasă simplă. Dar, ați fi surprins de câți manageri nu reușesc să învețe perspectivele echipei lor înainte de a se acoperi cu un nou proces. Luați timp pentru a juca acest joc de etichetă - este sigur că vă ajută să faceți o scufundare profundă pe procesele dvs. curente.

2. Construiți o diagramă de flux

Folosind informațiile pe care le descoperiți în primul pas, construiți o reprezentare vizuală a procesului pentru a vă ajuta să vă ghideze.

"Începeți cu o diagramă simplă", explică Ilene Marcus, fondator și CEO alAliniat la locul de muncă. "Este modul în care organizați și conceptualizați fluxul care vă permite să vedeți deconectarea și să setați cadrul pentru implementarea modificării."

Construirea unei debitul (cunoscută și sub numele deMaparea procesului de afaceri) a devenit din ce în ce mai popular în lumea afacerilor. "Scopul său este de a obține o înțelegere detaliată a procesului, a oamenilor, a intrărilor, a controalelor și a rezultatelor, și apoi, potențial, pentru a le simplifica totul, o face mai eficientă și / sau să îmbunătățească rezultatele procesului",acest post pentru lucidchartexplică elocvent.

Deci, nu vă fie frică să obțineți creativi și să vă scoateți literalmente procesele. Având acel vizual vă va ajuta semnificativ în pasul următor.

Nu este convins de puterea vizualizării? Urmăriți ce se întâmplă când Tom Wujec îi întreabă pe oameni să elaboreze procesul de a face toast:

3. Păstrați preocupările

Amintiți-vă, obiectivul de a identifica procesul nu a fost doar pentru a vedea cum funcționează lucrurile, dar și cum pot fi îmbunătățite. Aceasta înseamnă că, în afară de identificarea procesului, trebuie, de asemenea, să identificați unde se pot despărți lucrurile.

Folosind cei doi pași de mai sus, va deveni mult mai ușor de identificat lucrurile care sunt ratate sau dacă există zone care nu merg conform planului.

Folosind exemplul "de colectare a banilor" de sus, vă dați seama rapid de faptul că persoana responsabilă de utilizarea acestor fonduri pentru a plăti facturile se luptă luna după lună pentru a obține de fapt mergerea de la persoana care primește banii de la clienți - este un blocaj că se ocupă în mod consecvent și o încetinește cu adevărat.

Documentați aceste provocări (și oricare altele care vin!), Astfel încât să puteți fi siguri că le puteți adresa atunci când construiți noul proces.

"Documentarea și cunoașterea locului în care există vă vor ajuta să vă ocupați de spoturile de probleme și să abordăm îngrijorările angajaților care sunt esențiale în implementarea noului proces", adaugă Marcus.

Construirea unui proces mai bun

Acum că aveți o înțelegere a procesului dvs. de lucru curent și orice domeniu care ar putea utiliza îmbunătățirea, este timpul să începeți la pasul următor: construirea unui flux de lucru care va funcționa mai bine pentru echipa dvs. și pentru a răspunde acestor preocupări operaționale care încetinesc lucrurile în jos.

1. Puneți întrebări

Ca și când ați făcut atunci când identificați procesele actuale, primul pas în proiectarea unui nou proces ar trebui să fie de a conversa cu membrii echipei dvs.

Au o discuție sinceră cu ei. De ce se produce acest blocaj de drumuri? Există ceva ce au nevoie pentru a-și face locurile de muncă bine că nu primesc în prezent? Ce ar face mai ușor locurile de muncă?

Având o înțelegere a ceea ce sunt preocupările lor,De ce se întâmplăși cum pot fi abordate, vă vor ajuta să îmbrățișezați și să implementați un nou proces care să rezolve cu adevărat aceste probleme, mai degrabă decât să-și slăbească un ajutor de bandă asupra lor.

2. Creați o nouă diagramă de flux

Când vine vorba de proiectarea unui nou proces, construirea unei alte reprezentări vizuale va fi utilă în asigurarea că vă adresați tuturor preocupărilor evidențiate în timpul cercetării dvs.

Cu toate acestea, nu vă înșelați să vă gândiți că acest proces trebuie să fie ceva prea complex sau formal. Atâta timp cât obțineți noul proces mapat pe hârtie într-un mod pe care tu și echipa dvs. îl puteți înțelege, sunteți pe drumul cel bun.

Când vă gândiți la modul în care veți crea noul flux de lucru ", proiectați procesul ca și cum ați începe o nouă entitate cu resurse mari", spune Daniel Feiman, directorul general al directoruluiConstruiți-l înapoi. Acest lucru vă va ajuta să agitați orice convingeri limitative pe care le aveți la cartografierea fluxului dvs. Veți furniza un proces care să îmbunătățească efectiv modul în care funcționează echipa.

3. Deplasați-vă înapoi

Construirea unui proces complet nou se poate simți copleșitor. Deci, cel mai deștept mod de abordare este de a lucra de fapt înapoi.

"Începeți cu obiectivul sau ieșirea procesului și întrebați:" Pentru a obține acest rezultat, ce trebuie să facem? "" Spune Michael Clingan, fondator al luiGrupul Claymore.. "Faceți același lucru pentru fiecare răspuns ulterior până când procesul este definit. Echipa va proiecta procesul de la ieșirile înapoi la intrări. "

Să presupunem că doriți să descoperiți procesul pentru modul în care echipa dvs. de conținut creează un post de blog. Mai degrabă decât de începere înapoi la început, începeți cu rezultatul final: un post este publicat. Ce pas se întâmplă chiar înainte de asta? Este programat. Inainte de asta? Este optimizat SEO. Și înainte de asta? Sunt adăugate imagini.

Continuați să vă deplasați înapoi prin fiecare bucată mică de puzzle până când ați ajuns la început - când este selectată o idee post-blog.

Odată ce proiectul noului proces se face, Clingan sugerează revizuirea și îmbunătățirea acestuia prin căutarea următoarelor trei situații:

4. Reduceți volumul

Chiar și cu pașii de mai sus, puteți ajunge în continuare cu un proces oarecum umflat și prea complicat.

"Cele mai multe procese se pot face în cel mult șase pași - chiar dacă știm că există multe părți în mișcare și sub-pași care apar", spune Marcus.

Acesta este motivul pentru care este important să încercați să reduceți volumul procesului dvs. pentru ao face cât mai raționalizat posibil. "Este întotdeauna mai bine să vă puneți orele de funcționare pe site-ul dvs. web decât să dezvoltați un proces foarte eficient pentru furnizarea orelor de funcționare la telefon", oferă un exemplu Bachman.

Bacsis: Căutați zone în care completați lucrurile pur și simplu pentru că le-ați făcut întotdeauna - aceștia ar putea fi sarcini care ar putea fi tăiate complet.

Bacsis: Țineți-vă ochii decojiți pentru secțiuni în care ați putea avea o singură bucată de proces care trece prin prea multe mâini. Adesea, cei mai puțini oameni implicați în obținerea unei sarcini speciale au fost realizate, cu atât mai bine.

Bacsis: Întrebați-vă continuu dacă există o modalitate mai bună, lucrurile ar putea fi făcute. Doar pentru că au terminat finalizarea nu înseamnă întotdeauna că au fost terminate în modul cel mai eficient și mai eficient. Revizuirea și învățarea este singura modalitate de îmbunătățire a proceselor pentru viitor.

Realizarea tranziției: Cum să implementați noi procese

Chiar dacă acest nou proces este conceput pentru a ajuta echipa dvs. să funcționeze mai bine în timp ce abordează problemele cu care se confruntă în mod constant, va exista rezistență la schimbare. Veți avea o anumită reticență sau ezitare cândIntroducerea unui proces nou și îmbunătățit .

Din acest motiv, este important să comunicați în mod deschis cu membrii echipei dvs. și să le implicați în proces conform instrucțiunilor de mai sus.

Înainte de a implementa acest nou mod de a face lucrurile,Programați o întâlnire cu membrii echipeiCine va fi afectat de acest nou proces. Luați timp pentru a explica de ce această schimbare a fost necesară - asigurați-vă că atingeți aceste provocări și puncte de durere pe care le-ați identificat - și apoi solicitați alte întrebări sau sugestii despre noul proces.

Cu cât mai mulți oameni înțeleg de ce sa făcut schimbarea și cum îi ajută, cu atât mai atenți și să fie angajați.

Înfășurarea în sus

Procesele dvs. de lucru sunt modul în care echipa dvs. devine lucruri realizate. Dar ei nu ar trebui să fie setați și uitați, deoarece schimbarea este singura constantă reală din echipa dvs.

Membrii pleacă, se alătură celor noi. Sunt introduse noi tehnologii și instrumente, în timp ce altele sunt pensionate. Obiectivele și obiectivele se schimbă tot timpul. Nu reușesc să ajusteze și să îmbunătățească procesele pentru a se potrivi acestor schimbări, va duce doar la frustrare, dezorganizare și dezbatere.

În loc să sperăm că membrii echipei dvs. se adaptează și procesează cumva se ajustează atunci când sunt introduse modificări, trebuie să fiți proactivi în gestionarea schimbării prin identificarea proceselor curente și apoi să forați cele noi care vor menține sarcinile echipei dvs. raționalizate și previzibile.

Pentru a recapida, iată cum arată:

Utilizați aceste informații pentru a vă identifica procesele actuale și pentru a face ajustările necesare, iar echipa dvs. este sigur că este eficientă, eficientă și organizată - indiferent de ceea ce se aruncă în felul lor!

Autor Bio.: Kat Boogaard (@kat_boogArd.) este un scriitor bazat pe Midwest, care acoperă subiecte legate de carieră, auto-dezvoltare și viața independentă. Ea este un cronicar pentru Inc., scrie pentru Muse, este un scriitor de carieră pentruFiecare., și un contribuitor pe tot parcursul web.