วิธีการกำหนดกระบวนการสำหรับทีมของคุณ (และได้รับสิ่งต่าง ๆ จริง ๆ )

"ถ้าคุณทำสิ่งที่คุณทำอยู่เสมอคุณจะได้รับสิ่งที่คุณได้รับเสมอ" ~ ไม่ทราบ

ในขณะที่มีความขัดแย้งกับผู้ที่อ้างว่ามีผลกระทบต่อ (แหล่งที่มาจาก Henry Ford ไปที่ Tony Robbins) ไม่มีการปฏิเสธว่าข้อความมีน้ำหนักบางอย่าง แต่บ่อยครั้งที่ผู้นำและผู้จัดการสอนทีมของพวกเขาให้ยึดมั่นในกระบวนการที่ล้าสมัยแบบเดียวกัน - ทั้งหมดในขณะที่คาดหวังผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน

กระบวนการทำงานเป็นกาวที่เก็บสิ่งต่าง ๆ เข้าด้วยกันและทำให้มั่นใจได้ว่างานจะเสร็จสมบูรณ์ในลักษณะที่เป็นระบบจัดระเบียบและเกี่ยวข้องกับลูกบอลหล่นน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้

แต่นี่คือสิ่งที่เกี่ยวกับกระบวนการของคุณ: พวกเขาไม่ควรดำเนินการด้วย "ชุดและลืม" ความคิด คุณต้องประเมินพวกเขาอย่างสม่ำเสมอเพื่อระบุสิ่งที่ไม่ทำงานและจากนั้นใช้ข้อมูลนั้นเพื่อสร้างระบบที่เหมาะสำหรับทีมของคุณมากขึ้น เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงเป็นค่าคงที่เพียงอย่างเดียวในทีมของคุณและกระบวนการของคุณต้องสะท้อนสิ่งนี้

คุณจะไปเกี่ยวกับการระบุกระบวนการทำงานของทีมของคุณได้อย่างไรและจากนั้นปรับแต่งพวกเขาตามนั้น? นี่คือทุกสิ่งที่คุณต้องรู้:

กระบวนการทำงานคืออะไร

อภิธานศัพท์ Baldridgeอธิบายว่า "คำว่ากระบวนการทำงาน 'หมายถึงกระบวนการสร้างมูลค่าภายในที่สำคัญที่สุดของคุณ พวกเขาเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับส่วนใหญ่ของพนักงานขององค์กรของคุณและผลิตลูกค้าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและมูลค่าของหุ้นกู้ "

หากคุณต้องการต้มที่คำจำกัดความที่ตรงไปตรงมามากขึ้น:กระบวนการทำงานของคุณเป็นวิธีมาตรฐานที่สิ่งสำคัญที่ได้รับความสำเร็จ .

ไม่ว่าจะเป็นการเหวี่ยงรายงานเฉพาะหรือเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ทั้งหมดจะมีการไหลของข้อมูลที่เป็นระบบและชุดมาตรฐานของงานที่ต้องทำโดยทีมงานของคุณ

เหตุใดกระบวนการเหล่านี้จึงสำคัญ พวกเขาเก็บทีมของคุณไว้ในหน้าเดียวกันในขณะที่ยังมั่นใจได้ว่าทุกคนมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นต้องสำเร็จและที่ชิ้นส่วนของพวกเขาพอดีกับปริศนาทั้งหมด .

"เพื่อช่วยให้ทีมปฏิบัติงานที่เฉพาะเจาะจงพวกเขาต้องการคำแนะนำการดำเนินงาน นั่นคือพวกเขาต้องการบางสิ่งบางอย่างหรือบางคนที่บอกพวกเขาอย่างแม่นยำว่าจะทำอย่างไรและเมื่อ "วัตต์ S. Humphreyอธิบายในกระดาษของเขาสำหรับสถาบันวิศวกรรมซอฟต์แวร์ Carnegie Mellon University "นั่นคือบทบาทของกระบวนการดำเนินงาน มันมีคำอธิบายที่ง่ายและสั้น ๆ ของขั้นตอนที่จำเป็นในการทำงานเฉพาะนี้ "

อย่างไรก็ตามกระบวนการไม่ได้ถูกออกแบบมาให้นิ่ง - พวกเขาควรเปลี่ยนเป็นทีมวัตถุประสงค์และการเปลี่ยนแปลงทรัพยากรของคุณ และการปรับกระบวนการทำงานของคุณทั้งหมดเริ่มต้นด้วยการระบุชื่อปัจจุบันของคุณ

วิธีการระบุกระบวนการทำงานปัจจุบันของคุณ

บางคนเชื่อว่าการระบุวิธีการที่ทำในปัจจุบันเสร็จแล้วเป็นเรื่องง่ายงาน. อย่างไรก็ตามคุณอาจประหลาดใจกับจำนวนที่ยังไม่ได้พูดเท่าไหร่ (และไม่มีเอกสาร) - แน่นอนเมื่อคุณมีสมาชิกในทีมที่ยืนยาวที่เพิ่งรู้ว่าจะได้รับการดูแลบางอย่างไม่ว่าพวกเขาจะได้รับคำสั่งให้หรือไม่

ดังนั้นการส่องแสงสปอตไลท์ในกระบวนการปัจจุบันของคุณจะเกี่ยวข้องกับงานเล็กน้อย นี่คือวิธีการทำเสร็จ:

1. เกณฑ์ทีมของคุณ

เป้าหมายหลักของคุณคือการได้รับมุมมองเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการทำงานและการไหลของข้อมูลผ่านทีมของคุณไม่ใช่แค่ภาพรวมระดับกว้างและสูงจากที่คุณนั่ง ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องทำงานอย่างใกล้ชิดกับทีมของคุณเพื่อให้เข้าใจอย่างแท้จริงว่าพวกเขาทำงานอย่างไร ท้ายที่สุดพวกเขาเป็นคนที่อยู่ในสนามเพลาะและเข่าลึกในกระบวนการของคุณในวันและวันหยุด

"เริ่มต้นด้วยกระบวนการทางธุรกิจที่รู้จักเช่น 'เราเก็บเงินจากลูกค้าของเราแล้วเราจ่ายบิล'" Bachman ผู้ร่วมก่อตั้งกล่าวumbrexและผู้เชี่ยวชาญด้านการดำเนินงานที่ผ่านการฝึกอบรมของ McKinsey "จากนั้นถามคนที่รวบรวมเงิน 'เดินฉันผ่านส่วนของกระบวนการของคุณทีละขั้นตอน' ทันทีที่บุคคลที่กล่าวถึงบางส่วนของข้อมูลที่พวกเขาได้รับจากคนอื่นถามว่า 'คุณจะได้รับข้อมูลนั้นอย่างไร ใครที่คุณได้รับจาก '"

จากนั้นคุณจะเข้าใกล้คนที่กล่าวถึงและทำซ้ำการตั้งคำถามเดียวกัน "ติดตามการติดตามห่วงโซ่ตลอดทางกลับไปที่พนักงานขายที่ขายผลิตภัณฑ์ตั้งแต่แรก" Bachman กล่าว

วิธีนี้ดูเหมือนจะตรงไปตรงมาอย่างเจ็บปวด แต่คุณจะประหลาดใจกับจำนวนผู้จัดการที่ล้มเหลวในการขอข้อมูลเชิงลึกของทีมก่อนที่จะชาร์จล่วงหน้าด้วยกระบวนการใหม่ ใช้เวลาในการเล่นเกมนี้ของแท็ก - แน่นอนว่าจะช่วยให้คุณดำดิ่งลึกลงไปในกระบวนการปัจจุบันของคุณ

2. สร้างแผนภูมิการไหล

การใช้ข้อมูลที่คุณค้นพบในขั้นตอนแรกสร้างการแสดงภาพของกระบวนการเพื่อช่วยแนะนำคุณ

"เริ่มต้นด้วยผังงานง่าย ๆ " Ilene Marcus ผู้ก่อตั้งและซีอีโออธิบายของจัดที่ทำงานที่สอดคล้องกัน. "มันเป็นวิธีที่คุณจัดระเบียบและสร้างแนวคิดการไหลที่ช่วยให้คุณเห็นการตัดการเชื่อมต่อและตั้งค่ากรอบสำหรับการใช้งานการเปลี่ยนแปลง"

สร้างผังงาน (หรือที่เรียกว่าการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ) ได้รับความนิยมมากขึ้นในโลกธุรกิจ "จุดประสงค์ของมันคือการได้รับความเข้าใจอย่างละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการผู้คนอินพุตควบคุมและเอาต์พุตจากนั้นอาจทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและ / หรือปรับปรุงผลการดำเนินงาน"โพสต์นี้สำหรับ LucidChartอธิบายอย่างชัดเจน

ดังนั้นอย่ากลัวที่จะสร้างสรรค์และดึงกระบวนการของคุณอย่างแท้จริง การมีภาพนั้นจะช่วยให้คุณได้อย่างมีนัยสำคัญในขั้นตอนต่อไปนี้

ไม่เชื่อเรื่องการสร้างภาพหรือไม่? ดูสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อ Tom Wujec ขอให้ผู้คนวาดกระบวนการทำขนมปัง:

3. ระบุข้อกังวล

โปรดจำไว้ว่าเป้าหมายในการระบุกระบวนการของคุณไม่เพียง แต่จะมองเห็นสิ่งที่ไหลเวียน แต่ยังรวมถึงวิธีที่พวกเขาสามารถปรับปรุงได้ ซึ่งหมายความว่านอกเหนือจากการระบุกระบวนการแล้วคุณต้องระบุว่าสิ่งต่าง ๆ อาจแตกสลาย

โดยใช้สองขั้นตอนข้างต้นมันจะง่ายขึ้นมากในการระบุสิ่งที่ไม่ได้รับหรือหากมีพื้นที่ที่ไม่เป็นไปตามแผน

การใช้ตัวอย่าง "การรวบรวมเงิน" ของเราจากด้านบนคุณจะตระหนักได้อย่างรวดเร็วว่าบุคคลที่รับผิดชอบในการใช้เงินเหล่านั้นเพื่อชำระค่าใช้จ่ายกำลังดิ้นรนเดือนหลังจากเดือนที่จะได้รับการก้าวไปข้างหน้าจากผู้ที่ได้รับเงินจากลูกค้า - มันเป็นสิ่งกีดขวางบนถนน ที่เธอจัดการกับอย่างต่อเนื่องและทำให้เธอช้าลงจริงๆ

จัดทำเอกสารความท้าทายเหล่านั้น (และคนอื่น ๆ ที่เกิดขึ้น!) ดังนั้นคุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะจัดการกับพวกเขาเมื่อสร้างกระบวนการใหม่

"การบันทึกและการรู้ว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาจุดและที่อยู่เกี่ยวกับพนักงานที่มีความสำคัญในการดำเนินการกระบวนการใหม่" มาร์คัสเพิ่ม

สร้างกระบวนการที่ดีกว่า

ตอนนี้คุณมีความเข้าใจในสิ่งที่กระบวนการทำงานปัจจุบันของคุณมีลักษณะอย่างไรและพื้นที่ใดก็ได้ที่สามารถใช้การปรับปรุงได้ถึงเวลาที่จะเริ่มต้นในขั้นตอนต่อไป: สร้างเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานได้ดีขึ้นสำหรับทีมของคุณและแก้ไขปัญหาการดำเนินงานที่ชะลอตัว สิ่งที่ลงมา

1. ถามคำถาม

เหมือนที่คุณทำเมื่อระบุกระบวนการปัจจุบันขั้นตอนแรกของคุณในการออกแบบกระบวนการใหม่ควรสนทนากับสมาชิกในทีมของคุณ

มีการสนทนาที่ตรงไปตรงมากับพวกเขา ทำไมสิ่งกีดขวางนี้เกิดขึ้น มีอะไรที่พวกเขาต้องการในการทำงานของพวกเขาให้ดีหรือไม่ที่พวกเขาไม่ได้รับ? อะไรจะทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น?

มีความเข้าใจในสิ่งที่ข้อกังวลของพวกเขาคือทำไมพวกเขาถึงเกิดขึ้นและวิธีที่พวกเขาสามารถแก้ไขได้จะช่วยให้คุณสร้างและดำเนินการตามกระบวนการใหม่ที่สามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้อย่างแท้จริงแทนที่จะตบวงดนตรีเพื่อพวกเขา

2. สร้างแผนภูมิการไหลใหม่

เมื่อพูดถึงการออกแบบกระบวนการใหม่สร้างการแสดงด้วยภาพอื่นจะเป็นประโยชน์ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดการกับข้อกังวลทั้งหมดที่เน้นในระหว่างการวิจัยของคุณ

อย่างไรก็ตามอย่าหลอกลวงตัวเองให้คิดว่ากระบวนการนี้จำเป็นต้องมีอะไรที่ซับซ้อนเกินไปหรือเป็นทางการ ตราบใดที่คุณได้รับกระบวนการใหม่ที่แมปบนกระดาษในลักษณะที่คุณและทีมของคุณสามารถเข้าใจได้คุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง

เมื่อคิดถึงวิธีการที่คุณจะสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ "การออกแบบกระบวนการราวกับว่าคุณกำลังเริ่มนิติบุคคลใหม่ด้วยทรัพยากรที่ยอดเยี่ยม" Daniel Feiman กรรมการผู้จัดการของสร้างมันไปข้างหลัง. ที่จะช่วยให้คุณเขย่าความเชื่อที่ จำกัด ที่คุณมีเมื่อทำแผนที่ผังงานของคุณ คุณจะสร้างกระบวนการที่จะปรับปรุงวิธีการทำงานของทีมของคุณ

3. เลื่อนไปข้างหลัง

การสร้างกระบวนการใหม่ทั้งหมดสามารถรู้สึกท่วมท้น ดังนั้นวิธีที่ฉลาดที่สุดในการเข้าใกล้คือการทำงานต่อไปจริง ๆ

"เริ่มต้นด้วยเป้าหมายหรือเอาต์พุตของกระบวนการและถามว่า 'เพื่อให้บรรลุผลนี้เราต้องทำอย่างไร'" Michael Clingan ผู้ก่อตั้งของกลุ่ม Claymore. "ทำเช่นเดียวกันสำหรับแต่ละคำตอบที่ตามมาจนกว่ากระบวนการจะถูกกำหนด ทีมจะออกแบบกระบวนการจากเอาต์พุตกลับไปที่อินพุต "

สมมติว่าคุณต้องการค้นพบกระบวนการสำหรับวิธีที่ทีมเนื้อหาของคุณสร้างโพสต์บล็อก แทนที่จะเริ่มต้นที่จุดเริ่มต้นเริ่มต้นด้วยผลลัพธ์สุดท้าย: โพสต์ถูกเผยแพร่ ขั้นตอนใดที่เกิดขึ้นก่อนหน้านี้? มันมีกำหนดแล้ว ก่อนหน้านั้น? มันได้รับการปรับแต่ง SEO และก่อนหน้านั้น? เพิ่มรูปภาพ

เดินต่อไปเรื่อย ๆ ผ่านตัวต่อชิ้นเล็ก ๆ ของแต่ละชิ้นจนกว่าคุณจะถึงจุดเริ่มต้น - เมื่อเลือกความคิดโพสต์บล็อก

เมื่อร่างกระบวนการใหม่เสร็จแล้ว Clingan แนะนำการทบทวนและปรับปรุงโดยการมองหาสามสถานการณ์ต่อไปนี้:

4. ลดระดับเสียง

แม้จะมีขั้นตอนข้างต้นคุณอาจยังคงจบลงด้วยกระบวนการที่ค่อนข้างป่องและซับซ้อนเกินไป

"กระบวนการส่วนใหญ่สามารถทำได้ไม่เกินหกขั้นตอนแม้ว่าเราจะรู้ว่ามีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวและขั้นตอนย่อยที่เกิดขึ้น" มาร์คัสกล่าว

นี่คือเหตุผลที่สำคัญที่ต้องพยายามลดระดับเสียงของกระบวนการของคุณเพื่อทำให้คล่องตัวเท่าที่จะทำได้ "มันดีกว่าเสมอที่จะทำให้การทำงานของคุณในเว็บไซต์ของคุณมากกว่าที่จะพัฒนากระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากสำหรับการให้บริการเวลาทำงานของคุณทางโทรศัพท์" Bachman ให้เป็นตัวอย่าง

เคล็ดลับ: มองหาพื้นที่ที่คุณทำสิ่งต่าง ๆ เพียงเพราะคุณมักจะทำพวกเขา - นั่นอาจเป็นงานที่สามารถตัดออกได้อย่างสมบูรณ์

เคล็ดลับ: ให้ดวงตาของคุณปอกเปลือกสำหรับส่วนที่คุณอาจมีกระบวนการหนึ่งชิ้นที่ผ่านมือมากเกินไป บ่อยครั้งที่ผู้คนที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการรับงานเฉพาะที่ทำได้ดีกว่า

เคล็ดลับ: ถามตัวเองอย่างต่อเนื่องหากสามารถทำได้ดีกว่าสิ่งที่ดีกว่า เพียงเพราะพวกเขาลมพัดเสร็จไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะเสร็จสิ้นในวิธีที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพที่สุด การทบทวนและการเรียนรู้เป็นวิธีเดียวที่จะปรับปรุงกระบวนการสำหรับอนาคต

ผ่อนคลายการเปลี่ยนแปลง: วิธีการใช้กระบวนการใหม่

แม้ว่ากระบวนการใหม่นี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมงานของคุณทำงานได้ดีขึ้นในขณะที่จัดการกับปัญหาที่พวกเขาเผชิญอย่างต่อเนื่อง แต่ก็มีความต้านทานต่อการเปลี่ยนแปลง คุณจะได้สัมผัสกับการลังเลหรือลังเลเมื่อใดแนะนำกระบวนการใหม่และปรับปรุง .

ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องสื่อสารอย่างเปิดเผยกับสมาชิกในทีมของคุณและเกี่ยวข้องกับพวกเขาในกระบวนการตามคำแนะนำข้างต้น

ก่อนที่คุณจะใช้วิธีการใหม่ในการทำสิ่งต่าง ๆกำหนดเวลาการประชุมกับสมาชิกในทีมใครจะได้รับผลกระทบจากกระบวนการใหม่นี้ ใช้เวลาในการอธิบายว่าทำไมการเปลี่ยนแปลงนี้จึงจำเป็นต้องทำให้แน่ใจว่าคุณได้สัมผัสกับความท้าทายและจุดปวดที่คุณระบุ - จากนั้นขอคำถามหรือข้อเสนอแนะเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการใหม่

ผู้คนจำนวนมากเข้าใจว่าทำไมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและช่วยให้พวกเขามีความสะดวกสบายและมีส่วนร่วมมากขึ้น

ห่อ

กระบวนการทำงานของคุณเป็นวิธีที่ทีมของคุณได้รับสิ่งที่สำเร็จ แต่พวกเขาไม่ควรตั้งค่าและลืมเพราะการเปลี่ยนแปลงเป็นค่าคงที่จริงเพียงอย่างเดียวในทีมของคุณ

สมาชิกออกเดินทางใหม่เข้าร่วม เทคโนโลยีและเครื่องมือใหม่ได้รับการแนะนำในขณะที่คนอื่นเกษียณ เป้าหมายและวัตถุประสงค์เปลี่ยนตลอดเวลา ไม่สามารถปรับและปรับปรุงกระบวนการของคุณเพื่อให้ตรงกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะส่งผลให้เกิดความยุ่งยาก, ความระส่ำระสายและการอภิปราย

แทนที่จะหวังว่าสมาชิกในทีมของคุณปรับตัวและดำเนินการปรับเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการเปลี่ยนแปลงคุณต้องเป็นเชิงรุกในการจัดการการเปลี่ยนแปลงโดยการระบุกระบวนการปัจจุบันแล้วสร้างงานใหม่ที่จะทำให้งานของทีมของคุณคล่องตัวและคาดการณ์ได้

หากต้องการสรุปนี่คือสิ่งที่ดูเหมือนว่า:

ใช้ข้อมูลนี้เพื่อระบุกระบวนการปัจจุบันของคุณและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นและทีมงานของคุณมั่นใจว่ามีประสิทธิภาพมีประสิทธิภาพและจัดระเบียบ - ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น!

ผู้แต่งชีวภาพ: Kat Boogaard (@kat_boogaard) เป็นนักเขียนประจำมิดเวสต์ที่ครอบคลุมหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับอาชีพการพัฒนาตนเองและชีวิตอิสระ เธอเป็นคอลัมนิสต์สำหรับ Inc. เขียนสำหรับ Muse เป็นนักเขียนอาชีพสำหรับทุกคนและผู้มีส่วนร่วมทั่วทั้งเว็บ