Jak zdefiniować procesy dla swojego zespołu (i faktycznie robią rzeczy)

"Jeśli zawsze robisz to, co zawsze zrobiłeś, zawsze dostaniesz to, co zawsze dostałeś". ~ Nieznany

Chociaż istnieje jakaś niezgoda nad tym, kim ta kadencja powinna być przypisana (źródła wahają się od Henry'ego Forda do Tony Robbins), nie ma zaprzeczania, że ​​wiadomość ma pewną wagę. Jednak zbyt często przywódcy i menedżerowie pouczają swoich zespołów do trzymać się tego samego przestarzałego procesu - wszystkie oczekują różnych wyników.

Procesy pracy są klej, który trzyma rzeczy razem i zapewnia, że ​​zadania są zakończone w sposób, który jest systematyczny, zorganizowany i obejmuje jak najmniej kilka upuszczanych kulek.

Ale oto coś w twoich procesach: nie powinny być obsługiwane przez "zestaw i zapomnij". Musisz być konsekwentnie oceniający ich do identyfikacji tego, co nie działa, a następnie wykorzystać te informacje, aby zbudować bardziej idealne systemy dla swojego zespołu. Ponieważ zmiana jest jedyną stałą w twoim zespole, a twoje procesy muszą to odzwierciedlać.

Jak pójdziesz do identyfikacji procesów pracy swojego zespołu, a następnie odpowiednio dostosowując je? Oto wszystko, co musisz wiedzieć:

Jakie są procesy pracy?

Glosariusz Baldidge.Wyjaśnia, że ​​"terminowe procesy pracy" odnosi się do najważniejszych procesów tworzenia wartości wewnętrznych. Są one procesami, które wiążą się z większością siły roboczej organizacji i produkują klienta,interesariusze.i wartość akcjonariusza. "

Jeśli chcesz gotować do bardziej prostej definicji:Twoje procesy pracy są standardowymi sposobami osiągnięcia ważnych rzeczy .

Niezależnie od tego, czy jest wyrównanie konkretnego raportu lub uruchomienie całkowicie nowego produktu, zwykle istnieje systematyzowany przepływ informacji i standardowy zestaw zadań, które należy wypełnić przez zespół.

Dlaczego te procesy są ważne? Trzymają zespół na tej samej stronie, a także zapewnienie, że każdy ma jasną ideę, co należy osiągnąć igdzie ich kawałek pasuje do całej puzzli .

"Aby pomóc zespołom wykonywać określone zadania, potrzebują poradnictwa operacyjnego. Oznacza to, że potrzebują czegoś lub jakiejś osoby, która dokładnie mówią, co robić, a kiedy "Watts S. Humphreywyjaśnia w swoim artykuleW Instytucie Inżynierii Oprogramowania Carnegie Mellon University "jest rola procesu operacyjnego. Zapewnia prosty i krótki opis kroków wymaganych do wykonania tej konkretnej pracy ".

Jednak procesy nie są przeznaczone do stagnacji - powinny zmienić się jako zespół, cele i zmiany zasobów. I, dostosowanie procesów pracy zaczyna się od identyfikacji swoich obecnych.

Jak zidentyfikować aktualny proces pracy

Niektórzy ludzie wierzą, że identyfikacja sposobu, w jaki rzeczy się aktualizują, jest łatwezadanie. Jednakże, możesz być zaskoczony, jak bardzo jest niewypowiedziany (i nieudokumentowany) -Preticully, kiedy masz długotrwałych członków zespołu, którzy po prostu wiedzą, aby uzyskać pewne rzeczy, które zadbali, czy zostali poinstruowani, czy nie.

Tak więc, lśniąc reflektor na obecnych procesach obejmie trochę pracy. Oto jak to zrobić:

1. Zaciągnij swój zespół

Twoim głównym celem jest uzyskanie dogłębnego widoku, w jaki sposób zadania i przepływy informacji przez Twój zespół - nie tylko szeroki, wysokiego poziomu przeglądu, z którego siedzisz. Oznacza to, że musisz ściśle współpracować ze swoim zespołem, aby naprawdę zrozumieć, jak działają. W końcu są to te, które są w okopach i faktycznie w kolanach w ciągu dnia w ciągu dnia w ciągu dnia.

"Zacznij od znanego procesu biznesowego, takiego jak", zbieramy pieniądze od naszych klientów, a następnie płacimy rachunki "- mówi Bachman, współzałożycielUmbrexi ekspert operacji wyszkolonych w McKinsey. "Następnie poproś osobę, która zbiera pieniądze", przejść mnie przez swoją część procesu, krok po kroku. Od kogo masz to?

Wtedy podejdziesz do osoby, która została wymieniona i powtórzyć to samo pytanie. "Trycing łańcucha aż do sprzedawcy, który w pierwszej kolejności sprzedał produkt" - mówi Bachman.

Takie podejście wydaje się boleśnie proste. Ale byłbyś zaskoczony, ilu menedżerów nie poznali spostrzeżeń swojej drużyny przed ładowaniem nowym procesem. Poświęć trochę czasu na grę w tagu - na pewno pomoże Ci zrobić głębokie nurkowanie na obecnych procesach.

2. Zbuduj wykres przepływu

Korzystając z informacji odkrytych w tym pierwszym kroku, zbuduj wizualną reprezentację procesu, aby pomóc Ci prowadzić.

"Zacznij od prostego schowka," wyjaśnia Ilene Marcus, założyciel i dyrektor generalnyWyrównany w miejscu pracy. "Tak organizujesz i konceptualizować przepływ, który pozwala zobaczyć odłącza i ustawić ramy do wdrożenia zmiany".

Budowanie schroniska (znane również jakoMapowanie procesów biznesowych.) stał się coraz bardziej popularny w świecie biznesu. "Jego celem jest uzyskanie szczegółowego zrozumienia procesu, ludzi, wejść, kontroli i wyjść, a następnie potencjalnie uprościć wszystko, uczynić go bardziej wydajnym i / lub poprawić wyniki procesu"Ten post dla Lucidchartwymownie wyjaśnia.

Więc nie bój się zdobyć kreatywnie i dosłownie wyciągnąć swoje procesy. Posiadanie tego wizualnego pomoże znacząco w następnym kroku.

Nie przekonany o mocy wizualizacji? Oglądaj, co dzieje się, gdy Tom Wajec ​​prosi ludzi o wyciągnięcie procesu tworzenia tosty:

3. Punkt obaw

Pamiętaj, że celem identyfikacji procesu nie było tylko na miejscu, w jaki sposób można je przepływać, ale także jak można je poprawić. Oznacza to, że oprócz identyfikacji procesu, musisz także określić, gdzie może się rozpadać.

Korzystając z dwóch kroków powyżej, stanie się znacznie łatwiejsze do zidentyfikowania rzeczy, które są przegapione lub jeśli są obszary, które nie idą zgodnie z planem.

Korzystanie z naszych "zbierających się pieniędzy" przykładu z góry, szybko zdajesz sobie sprawę, że osoba odpowiedzialna za korzystanie z tych funduszy do zapłaty rachunków jest zmaga się miesiąc po miesiącu, aby faktycznie zdobędziesz od osoby, która otrzymuje pieniądze od klientów - to blokada Że ma skoncentrować się konsekwentnie, a to naprawdę ją spowalnia.

Dokumentuj te wyzwania (i wszelkie inne, które pojawiają się!) Więc możesz mieć pewność, aby je zwracać przy budowaniu nowego procesu.

"Dokumentowanie i wiedząc, gdzie istnieją, pomogą Ci przesiąknąć spotów z problemami i zajmować się obawami pracowników, które mają kluczowe znaczenie we wdrażaniu nowego procesu", dodaje Marcusa.

Budowanie lepszego procesu

Teraz, że masz uchwycenie tego, jaki wygląda twój obecny proces pracy, jak i dowolne obszary, które mogłyby korzystać z poprawy, nadszedł czas, aby zacząć od następnego kroku: budowanie przepływu pracy, który będzie działać lepiej dla swojego zespołu i rozwiązuje te obawy operacyjne, które spowalniają rzeczy w dół.

1. Zadaj pytania

Podobnie jak w przypadku identyfikacji bieżących procesów, pierwszy krok w projektowaniu nowego procesu powinien być rozmowy z członkami zespołu.

Mieć z nimi szczery dyskusję. Dlaczego ten blokada jest występująca? Czy jest coś, czego potrzebują, aby zrobić swoją pracę dobrze, że obecnie nie dostają? Co ułatwiłoby ich pracę?

Zrozumienie, jakie są ich obawy,Dlaczego występująi jak można się zająć, pomogą Ci rzemiosło i wdrożyć nowy proces, który naprawdę rozwiązuje te problemy, a nie uderzanie na pomoc zespołową.

2. Utwórz nową wykres przepływu

Jeśli chodzi o zaprojektowanie nowego procesu, budowanie kolejnej reprezentacji wizualnej będzie pomocne w zapewnieniu, że rozwiązujesz wszystkie obawy, które zostały wyróżnione podczas badań.

Jednak nie oszukaj się myślenia, że ​​proces ten musi być czymś zbyt skomplikowanym lub formalnym. Dopóki dostaniesz nowy proces mapowany na papierze w taki sposób, że ty i twój zespół może zrozumieć, jesteś na właściwym miejscu.

Podczas myślenia o tym, jak utworzysz nowy przepływ pracy, "Zaprojektuj proces, jak gdybyś rozpoczął nowy podmiot z wielkimi zasobami", mówi Daniel Feiman, dyrektor zarządzającyZbuduj go do tyłu. To pomoże ci potrząsać wszelkie ograniczające przekonania, które masz, gdy mapujesz swój schemat. Cublikujesz proces, który rzeczywiście poprawi sposób, w jaki działa twoja drużyna.

3. Przejdź do tyłu

Budowanie całkowicie nowy proces może czuć się przytłaczający. Więc najmądrzejszy sposób podejścia jest faktycznie pracować wstecz.

"Zacznij od celu lub wyjścia procesu i zapytaj:" Aby osiągnąć ten wynik, co musimy zrobić? "- mówi Michael Clingan, założycielGrupa Claymore.. "Zrób to samo dla każdej kolejnej odpowiedzi, aż proces zostanie zdefiniowany. Zespół będzie projektować proces z wyjść z powrotem do wejść. "

Powiedzmy, że chcesz odkryć proces, w jaki sposób twój zespół treści tworzy post na blogu. Zamiast wyjścia z powrotem na początku, zacznij od końcowego wyniku: publikowany jest post. Jaki krok zdarza się tuż przed tym? Jest zaplanowany. Przed tym? Jest optymalizowany przez SEO. I przed tym? Obrazy są dodawane.

Kontynuuj poruszanie się do tyłu przez każdy mały kawałek układanki, dopóki nie dotarłeś do samego początku - gdy wybrano pomysł na blogu.

Po zakończeniu projektu nowego procesu klakin sugeruje przeglądu i poprawę go, szukając następujących trzech sytuacji:

4. Zmniejsz głośność

Nawet z powyższymi krokami możesz nadal skończyć z nieco nadmuchanym i nadmiernie skomplikowanym procesem.

"Większość procesów można wykonać w nie więcej niż sześciu krokach - mimo że wiemy, że istnieje wiele ruchomych części i kroków, które występują, mówi Marcus.

Dlatego ważne jest, aby spróbować zmniejszyć objętość procesu, aby uczynić go tak usprawnionym, jak to możliwe. "Zawsze lepiej jest umieścić godziny pracy na swojej stronie internetowej niż opracować bardzo wydajny proces zapewnienia godzin pracy przez telefon" Bachman zapewnia jako przykład.

Wskazówka: Szukaj obszarów, w których ukończysz rzeczy, ponieważ zawsze je zrobiłeś - te mogą być zadaniami, które można całkowicie wyciąć.

Wskazówka: Trzymaj oczy obrane na sekcje, w których możesz mieć jeden kawałek procesu przechodzącego przez zbyt wiele rąk. Często mniej osób zaangażowanych w uzyskanie określonego zadania, tym lepiej.

Wskazówka: Ciągle zadaj sobie pytanie, czy jest lepsze, co można zrobić. Tylko dlatego, że skończyli się, nie zawsze oznacza, że ​​zostały ukończone w najbardziej wydajny i skuteczny sposób. Przeglądanie i uczenie się to jedyny sposób na poprawę procesów na przyszłość.

Łatwienia przejścia: jak wdrożyć nowe procesy

Nawet jeśli ten nowy proces jest zaprojektowany, aby lepiej funkcjonować podczas rozwiązywania problemów, w jaką konsekwentnie stoją, będzie odporność na zmianę. Działasz trochę niechęci lub wahania, kiedyWprowadzenie nowego i ulepszonego procesu .

Z tego powodu ważne jest, aby komunikować się otwarcie ze swoich członków zespołu i zaangażować je w proces zgodnie z instrukcjami powyżej.

Przed wdrożeniem tego nowego sposobu robienia rzeczy,Zaplanuj spotkanie z członkami zespołuKto zostanie dotknięty tym nowym procesem. Poświęć trochę czasu na wyjaśnienie, dlaczego ta zmiana była konieczna - upewniając się, że dotykasz tych wyzwań i punktów bólu, które zidentyfikowałeś - a następnie poprosić o dalsze pytania lub sugestie dotyczące nowego procesu.

Im więcej ludzi rozumie, dlaczego zmiana została wykonana i jak to pomaga, tym bardziej przychylnie i zaangażowali się.

Opakowanie

Twoje procesy pracy są jak twoja drużyna osiąga rzeczy. Ale nie powinni być po prostu ustawiani i zapomniani, ponieważ zmiana jest jedyną prawdziwą stałą w twoim zespole.

Członkowie opuszczają, nowe łączą się. Nowe technologie i narzędzia są wprowadzane, podczas gdy inne są na emeryturze. Cele i cele przesunęły się przez cały czas. Niepowodzenie dostosowywania i ulepszania procesów do dopasowania tych zmian spowoduje tylko frustrację, dezorganizację i debatę.

Zamiast mając nadzieję, że członkowie zespołu dostosowują się i przetwarza w jakiś sposób dostosować się, gdy wprowadzono zmiany, musisz być aktywny w zarządzaniu zmianami, identyfikując bieżące procesy, a następnie tworząc nowe, które utrzymają zadania twojego zespołu Usprawnione i przewidywalne.

Aby podsumować, oto to, jak wygląda:

Użyj tych informacji, aby określić bieżące procesy i dokonać niezbędnych korekt, a Twój zespół z pewnością będzie skuteczny, wydajny i zorganizowany - niezależnie od tego, co się rzuci!

Autor bio.: Kat Boogaard (@Kat_BOOGAARD.) jest pisarzem na bazie Środkowego, obejmującego tematy związane z karierą, samorozwojem i niezależnym życiem. Jest kolumistą dla Inc., pisze dla muza, jest pisarzem karieryThe EveryGirl.i współpracownik w całej sieci.