Cómo se interpone el trabajo sobre el trabajo en el trabajo real.

Las empresas de todo el mundo están cambiando rápidamente. Desde el surgimiento del trabajo remoto y flexible hasta las formas en que las organizaciones se comunican internamente, muchos aspectos del trabajo se ven diferentes hoy que hace unos años. A la vanguardia de tanto cambio, es la forma en que colaboramos en el lugar de trabajo y en las nuevas herramientas y software que ayudan a facilitarlo.

Sin embargo, si está mal administrado, no todos los cambios o la colaboración son buenos.

Con la proliferación de canales de comunicación y colaboración también ocurren notificaciones interminables y proyectos sedios. A medida que crecen las cargas de trabajo, la información se vuelve cada vez más fragmentada y los roles y responsabilidades son turbios. Al tratar de conectarse más, hemos creado una gran cantidad de otros problemas que suman un montón de trabajos innecesarios y tediosos para hacer un seguimiento de lo que está pasando.

En otras palabras, los trabajadores del conocimiento de hoy están inundados por enormes volúmenes de "trabajo sobre el trabajo".

¿Qué es el trabajo sobre el trabajo?

Puede que se esté preguntando, ¿qué es exactamente "trabajo sobre el trabajo"? Gestor de tareas UDN 's Anatomía del índice de trabajo. , que encuestó a más de 10,000 trabajadores de conocimiento de todo el mundo, definió el trabajo sobre el trabajo como: las actividades que se llevan el tiempo del trabajo significativo, incluida la comunicación sobre el trabajo, buscando información, cambiando entre aplicaciones, gestionando las prioridades cambiantes y persiguiendo el estado de trabajo.

¿Qué aspecto tiene eso en la vida real? El trabajo sobre el trabajo es todas las actividades que realiza a lo largo del día que no es el trabajo especializado que se contrató para hacer, como el análisis de marketing o la codificación. Son las cosas mundanas y que consumen mucho tiempo que la mayoría de las personas solo asumen viene con el trabajo.

De acuerdo a Gestor de tareas UDN La anatomía del índice de trabajo, el 60% del tiempo de una persona en el trabajo se gasta en el trabajo sobre el trabajo y no en el trabajo calificado. Todas esas horas se suman a grandes cantidades de tiempo perdido. A nivel mundial, a lo largo de un año, el trabajador de conocimiento promedio gasta 103 horas en reuniones innecesarias, 209 horas en trabajos duplicados y 352 horas hablando sobre el trabajo.

Todo ese tiempo empleado en tareas aleatorias en lugar del trabajo calificado, usted y sus miembros del equipo fueron contratados para hacer crea efectos negativos de ondulación que se sienten en todo el equipo y la organización.

Cómo el trabajo sobre el trabajo duele la productividad

Cuando lo piensas, el trabajo sobre el trabajo no solo hace los días más largos y más difíciles. Dado que se quita de otro trabajo importante, los efectos se pueden ver en innumerables proyectos retrasados, los plazos perdidos y los giros innecesarios de la rueda.

Mirando el panorama general, la anatomía del índice de trabajo encontró que la gran mayoría de los trabajadores del conocimiento (88%) están de acuerdo en que los proyectos sensibles al tiempo y las grandes iniciativas han caído detrás o a través de las grietas debido al volumen de tareas que tienen en su plato. .

Con tantas distracciones y diferentes repositorios para la información, es casi imposible que las personas se mantengan en la parte superior de los detalles. Muchas organizaciones no tienen los procesos adecuados para planificar, organizar y ejecutar tareas o administrar proyectos.

A nivel individual, el trabajo sobre el trabajo afecta significativamente las cargas de trabajo diarias.

La anatomía del índice de trabajo también encontró que el trabajo sobre el trabajo contribuye a las cargas de trabajo desequilibradas y las largas horas en el trabajo. ¿Las principales razones por las que la gente se queda tarde? Respondiendo a correos electrónicos y mensajes, reuniones inesperadas, persiguiendo aprobaciones y falta de claridad en torno a objetivos y responsabilidades.

En un estudio previo. Gestor de tareas UDN Lo hizo, examinando a 6,000 trabajadores de conocimiento en toda Australia, los Estados Unidos, y el U.K., el 80% de los trabajadores del conocimiento informaron que se sienten cerca de quemar. El crecimiento en cargas de trabajo desequilibradas. es la principal fuente de estrés para una cuarta parte de los empleados y, cuando las personas se sienten estresadas, el 82% dice que se sienten menos comprometidas con su trabajo.

Resulta que más trabajo y colaboración no necesariamente se suman a una mayor productividad y felicidad. Pero esto definitivamente no es el final de la historia.

Cortar el trabajo sobre el trabajo, y volver al negocio.

El trabajo sobre el trabajo es un problema universal, pero hay algunas formas de combatirlo.

Un montón de descontento y estrés se deriva de la falta de claridad y alineación. La anatomía del índice de trabajo encontró que solo el 43% de los encuestados son claros sobre los objetivos de su organización para el año y solo el 46% son claros sobre cómo su trabajo agrega valor a la empresa.

Conseguir que todos alineados alrededor de la imagen grande es fundamental para asegurarse de que el día a día se ejecute sin problemas. Si la gente no sabe cómo se alinea su trabajo con objetivos de alto nivel, es difícil mantenerse motivado y producir un trabajo valioso.

En Gestor de tareas UDN , usamos el Pirámide de claridad Para proporcionar estructura para todos en la empresa. Conecta objetivos a largo plazo a objetivos a corto plazo, ya sea que sea una hoja de ruta de producto o un plan de negocios. En la parte superior de la pirámide, es la misión, que guía todas las decisiones, seguida de la estrategia, luego los objetivos de la compañía, los objetivos departamentales, los objetivos trimestrales, los proyectos individuales y las tareas. Este es el trabajo cotidiano que llena la mayor parte de nuestro tiempo. Pero, dado que todos se escalan a la misión, en última instancia, todos saben exactamente cómo están contribuyendo a los objetivos generales de la compañía.

Una vez que todos estén alineados y saben cómo están conectados a iniciativas estratégicas y la misión de la compañía, debe repensar la tecnología, usándola de una manera que ayude, en lugar de obstáculos, procesos.

Hoy, el empleado promedio usa 10 aplicaciones diferentes todos los días. Cuantas más aplicaciones usan, más tiempo gastan sentirse distraídas o posteriores. Cortar el desorden y llevar a todos a un solo sistema con un Plataforma de gestión de trabajo Es esencial para muchas empresas exitosas y rápidas.

Cómo encontró ClassPass Claridad

En PassPass , una compañía en rápido crecimiento que hace que sea fácil encontrar y reservar clases de fitness, el equipo de marketing de 25 personas se encargó de realizar más de 200 campañas por año para aumentar la conciencia de la marca de la compañía y la base de usuarios. Pero entregar esas campañas a escala, y rápidamente, no fue un proceso directo.

El equipo de marketing usó una combinación difícil de manejar de correo electrónico, chatear y hojas de cálculo para colaborar en campañas, lo que resulta en:

Los silos de información y los documentos se perdieron en hilos de correo electrónico.

Con la introducción de Gestor de tareas UDN , recortaron muchas aplicaciones y comenzaron a colaborar en un solo lugar. Como resultado, redujeron las reuniones del equipo en un 25%, mejoró la eficiencia del equipo en un 20% y produjo campañas 30-40% más rápido.

Al alinearse con los objetivos de la compañía más grande, aumentar la conciencia de la marca y los registros, y luego usar la tecnología de manera eficiente, Classpass eliminó gran parte de la confusión y trabaja sobre el trabajo que anteriormente había plagado a su equipo.

Cuando los empleados se sienten conectados a una misión más grande y tienen herramientas que empodenan en lugar de inundar, las personas pueden colaborar de manera más eficiente, tomar el control de sus cargas de trabajo y tomar decisiones más rápidas. Con suerte, los resultados volverán a hablar por sí mismos.