Como o trabalho sobre o trabalho fica no caminho do trabalho real
As empresas em todo o mundo estão mudando rapidamente. A partir da ascensão do trabalho remoto e flexível para as maneiras pelas quais as organizações se comunicam internamente, muitos aspectos do trabalho parecem diferentes hoje do que há poucos anos. Na vanguarda de muita mudança é a maneira como colaboramos no local de trabalho e as novas ferramentas e softwares que ajudam a facilitá-lo.
No entanto, se mismanaged, nem toda mudança ou colaboração é boa.
Com a proliferação de canais de comunicação e colaboração também vêm notificações sem fim e projetos pardos. À medida que as cargas de trabalho crescem, a informação torna-se cada vez mais fragmentada e os papéis e responsabilidades são escursados. Ao tentar se tornar mais conectado, criamos uma série de outros problemas que somam um monte de trabalho desnecessário e tedioso, a fim de acompanhar o que está acontecendo.
Em outras palavras, os trabalhadores de conhecimento de hoje são inundados por enormes volumes de "trabalho sobre o trabalho".
O que é trabalho sobre o trabalho?
Você pode estar se perguntando, o que exatamente é "trabalho sobre o trabalho"?Gerenciador de tarefas UDN.'S.Anatomia do Índice de Trabalho, que entrevistou mais de 10.000 trabalhadores do conhecimento de todo o mundo, definiram o trabalho sobre o trabalho como: as atividades que tiram tempo de trabalho significativo, incluindo a comunicação sobre o trabalho, buscando informações, alternando entre os aplicativos, gerenciando as prioridades de mudança, e perseguindo o status de trabalhar.
O que isso realmente se parece na vida real? Trabalhar sobre o trabalho é todas as atividades que você faz ao longo do dia que não é o trabalho real qualificado que você foi contratado para fazer, como análise de marketing ou codificação. É o material mundano e demorado que a maioria das pessoas só assume vem com o trabalho.
De acordo comGerenciador de tarefas UDN.A anatomia do índice de trabalho, 60% do tempo de uma pessoa no trabalho é gasto no trabalho sobre o trabalho e não no trabalho qualificado. Todas essas horas se somam a enormes quantidades de tempo perdido. Globalmente, ao longo de um ano, o trabalhador médio do conhecimento gasta 103 horas em reuniões desnecessárias, 209 horas em trabalho duplicativo e 352 horas falando sobre o trabalho.
Todo esse tempo gasto em tarefas aleatórias, em vez do trabalho qualificado, você e seus membros da equipe foram contratados para criar efeitos negativos de ondulação que se sentem em toda a equipe e organização.
Como o trabalho sobre o trabalho prejudica a produtividade
Quando você pensa sobre isso, trabalhe sobre o trabalho não apenas faz os dias mais e mais difíceis. Desde que tira outro trabalho importante, os efeitos podem ser vistos em inúmeros projetos atrasados, prazos perdidos e fiação de roda desnecessária.
E significa problemas reais para indivíduos e organizações.
Olhando para o quadro geral, a anatomia do índice de trabalho descobriu que a grande maioria dos trabalhadores do conhecimento (88%) concorda que projetos sensíveis ao tempo e grandes iniciativas caíram para trás ou através das rachaduras devido ao volume de tarefas que têm em seu prato .
Com tantas distrações e diferentes repositórios para informações, é quase impossível que as pessoas permaneçam em cima dos detalhes. Muitas organizações não têm os processos certos para planejar, organizar e executar tarefas ou gerenciar projetos.
Em um nível individual, trabalhe sobre o trabalho impacta significativamente as cargas diárias.
A anatomia do índice de trabalho também descobriu que o trabalho sobre o trabalho contribui para cargas de trabalho desequilibradas e longas horas no trabalho. As principais razões pelas quais as pessoas ficam atrasadas? Respondendo a e-mails e mensagens, reuniões inesperadas, perseguindo as aprovações e falta de clareza em torno de metas e responsabilidades.
Em um estudo anteriorGerenciador de tarefas UDN.Surpreendendo 6.000 trabalhadores do conhecimento em toda a Austrália, os EUA, e a U.K., 80% dos trabalhadores do conhecimento relataram se sentir perto de queimar.O crescimento de cargas de trabalho desequilibradasé a principal fonte de estresse por um quarto dos funcionários e, quando as pessoas se sentem estressadas, 82% dizem que se sentem menos envolvidas com o trabalho.
Acontece que mais trabalho e colaboração não necessariamente somam a maior produtividade e felicidade. Mas isso definitivamente não é o fim da história.
Corte o trabalho sobre o trabalho - e volte para os negócios
Trabalhar sobre o trabalho é um problema universal, mas há algumas maneiras de combatê-lo.
Muito descontentamento e estresse decorre da falta de clareza e alinhamento. A anatomia do índice de trabalho descobriu que apenas 43% dos entrevistados são claros sobre os objetivos da organização para o ano e apenas 46% são claros sobre como seu trabalho agrega valor à empresa.
Obter todos alinhados em torno da grande foto é fundamental para garantir que o dia-a-dia seja executado sem problemas. Se as pessoas não sabem como o trabalho deles se alinha com metas de alto nível, é difícil ficar motivado e produzir um trabalho valioso.
No Gerenciador de tarefas UDN., nós usamos oPirâmide de clarezapara fornecer estrutura para todos na empresa. Ele conecta objetivos de longo prazo a metas de curto prazo, seja um roteiro de produto ou um plano de negócios. No topo da pirâmide, é a missão, que orienta todas as decisões, seguida de estratégia, depois objetivos amplos, objetivos departamentais, objetivos trimestrais, projetos individuais e tarefas. Este é o trabalho diário que preenche a maior parte do nosso tempo. Mas, uma vez que todos escalam para a missão, em última análise, todos sabem exatamente como estão contribuindo para os objetivos gerais da empresa.
Uma vez que todos estejam alinhados e saibam como estão conectados a iniciativas estratégicas e à missão da empresa, você precisa repensar a tecnologia, usá-la de uma maneira que ajuda, em vez de dificuldades, processos.
Hoje, o funcionário médio usa 10 aplicativos diferentes todos os dias. Quanto mais aplicativos usarem, quanto mais gastam se sentindo distraídos ou procrastinando. Cortando a desordem e trazendo todos em um único sistema com umPlataforma de gerenciamento de trabalho.é essencial para muitas empresas bem sucedidas e rápidas.
Como a classass encontrou clareza
No Classpass., uma empresa de rápido crescimento que facilita a localização e reservar aulas de fitness, a equipe de marketing de 25 pessoas foi encarregada de executar mais de 200 campanhas por ano para aumentar a consciência da marca e base de usuários da empresa. Mas entregar essas campanhas em escala - e rapidamente não era um processo direto.
A equipe de marketing usou uma combinação pesada de e-mail, chat e planilhas para colaborar em campanhas, resultando em:
Nenhuma fonte de verdade ou responsabilidade nas datas devidas
Uma necessidade constante de atualizações de status
Informações silos e documentos foram perdidos em tópicos de e-mail
Solicitações de trabalho duplicadas poderiam ter sido consolidadas
Com a introdução deGerenciador de tarefas UDN., eles cortaram muitas aplicações e começaram a colaborar em um só lugar. Como resultado, eles reduziram as reuniões de equipe em 25%, melhoraram a eficiência da equipe em 20%, e produziram campanhas 30-40% mais rápido.
Alinhando-se aos principais objetivos da empresa - aumentam a consciência e as inscrições da marca - e, em seguida, usar a tecnologia eficientemente, a classass eliminou muito da confusão e trabalha sobre o trabalho que anteriormente atormentava sua equipe.
Quando os funcionários se sentem conectados a uma missão maior e têm ferramentas que capacitam, em vez de inundar, as pessoas podem colaborar de forma mais eficiente, assumir o controle de suas cargas de trabalho e tomar decisões mais rápidas. Esperançosamente, os resultados vão, novamente, falar por si mesmos.
