Làm thế nào công việc về công việc cản trở công việc thực sự

Các doanh nghiệp trên khắp thế giới đang thay đổi nhanh chóng. Từ sự gia tăng của công việc xa xôi và linh hoạt đến cách các tổ chức giao tiếp trong nội bộ, nhiều khía cạnh của công việc trông khác nhau ngày nay so với chỉ vài năm trước. Đi đầu trong sự thay đổi rất nhiều là cách chúng tôi cộng tác tại nơi làm việc và các công cụ và phần mềm mới giúp tạo điều kiện thuận lợi cho nó.

Tuy nhiên, nếu Mismanaged, không phải tất cả thay đổi hoặc hợp tác là tốt.

Với sự phổ biến của các kênh truyền thông và cộng tác cũng đến thông báo bất tận và các dự án sẩn. Khi khối lượng công việc phát triển, thông tin ngày càng phân mảnh và vai trò và trách nhiệm là Murkier. Bằng cách cố gắng kết nối nhiều hơn, chúng tôi đã tạo ra một loạt các vấn đề khác cộng thêm vào một loạt các công việc không cần thiết và tẻ nhạt để theo dõi những gì đang xảy ra.

Nói cách khác, công nhân tri thức ngày nay bị ngập lụt bởi khối lượng lớn của công việc về công việc.

Công việc là gì?

Bạn có thể tự hỏi, chính xác những gì "làm việc về công việc"?Quản lý tác vụ UDN 'S Giải phẫu chỉ số công việc, trong đó được khảo sát hơn 10.000 công nhân kiến ​​thức từ khắp nơi trên thế giới, đã xác định công việc về công việc như: các hoạt động dành thời gian từ công việc có ý nghĩa, bao gồm cả giao tiếp về công việc, tìm kiếm thông tin, chuyển đổi giữa các ứng dụng, quản lý các ưu tiên dịch chuyển và theo dõi trạng thái của công việc.

Điều đó thực sự trông như thế nào trong cuộc sống thực? Công việc về công việc là tất cả các hoạt động bạn làm trong suốt cả ngày không phải là công việc lành nghề thực tế mà bạn đã được thuê để làm, chẳng hạn như phân tích tiếp thị hoặc mã hóa. Đó là những thứ trần tục, tốn thời gian mà hầu hết mọi người chỉ cho rằng đi kèm với công việc.

Dựa theoQuản lý tác vụ UDNGiải phẫu của chỉ số công việc, 60% thời gian của một người tại nơi làm việc được dành cho công việc về công việc và không có công việc lành nghề. Tất cả những giờ đó thêm vào một lượng lớn thời gian đã mất. Trên toàn cầu, trong suốt một năm, công nhân kiến ​​thức trung bình dành 103 giờ trong các cuộc họp không cần thiết, 209 giờ làm việc trùng lặp và 352 giờ nói về công việc.

Tất cả thời gian đã dành cho các nhiệm vụ ngẫu nhiên thay vì công việc lành nghề mà bạn và các thành viên trong nhóm của bạn được thuê để tạo ra các hiệu ứng gợn tiêu cực được cảm nhận trong suốt đội và tổ chức.

Làm thế nào làm việc về năng suất làm việc đau đớn

Khi bạn nghĩ về nó, công việc về công việc không chỉ làm cho những ngày lâu hơn và khó khăn hơn. Vì nó lấy đi từ các công việc quan trọng khác, các hiệu ứng có thể được nhìn thấy trong vô số dự án bị trì hoãn, thời hạn bỏ lỡ và quay vòng bánh xe không cần thiết.

Và nó đánh vần sự cố thực sự cho cả cá nhân và tổ chức.

Nhìn vào bức tranh lớn, giải phẫu của chỉ số công việc nhận thấy rằng đại đa số những người lao động tri thức (88%) đồng ý rằng các dự án nhạy cảm về thời gian và các sáng kiến ​​lớn đã giảm phía sau hoặc thông qua các vết nứt do khối lượng nhiệm vụ họ có trên đĩa của họ .

Với rất nhiều phiền nhiễu và kho lưu trữ khác nhau để biết thông tin, mọi người gần như không thể ở trên đỉnh của các chi tiết. Nhiều tổ chức không có các quy trình phù hợp để lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ hoặc quản lý các dự án.

Ở một cấp độ cá nhân, công việc về công việc tác động đáng kể vào khối lượng công việc hàng ngày.

Giải phẫu của chỉ số công việc cũng phát hiện ra rằng công việc về công việc góp phần vào khối lượng công việc không cân bằng và nhiều giờ trong công việc. Những lý do chính mà mọi người ở lại muộn? Đáp ứng với email và tin nhắn, các cuộc họp bất ngờ, theo đuổi sự chấp thuận và thiếu sự rõ ràng xung quanh các mục tiêu và trách nhiệm.

Trong một nghiên cứu trước đâyQuản lý tác vụ UDNđã làm, khảo sát 6.000 công nhân kiến ​​thức trên khắp nước Úc, Hoa Kỳ, và U.K., 80% công nhân tri thức báo cáo cảm giác gần gũi.Sự tăng trưởng trong khối lượng công việc không cân bằnglà nguồn căng thẳng chính trong một phần tư nhân viên và khi mọi người cảm thấy căng thẳng, 82% nói rằng họ cảm thấy ít tham gia với công việc của họ.

Nó chỉ ra rằng nhiều công việc và sự hợp tác không nhất thiết phải tăng lên để tăng năng suất và hạnh phúc. Nhưng đây chắc chắn không phải là kết thúc của câu chuyện.

Cắt giảm công việc về công việc và trở lại kinh doanh

Làm việc về công việc là một vấn đề phổ quát, nhưng có một vài cách để chống lại nó.

Rất nhiều sự bất mãn và căng thẳng bắt nguồn từ sự thiếu rõ ràng và liên kết. Giải phẫu của chỉ số công việc nhận thấy rằng chỉ có 43% số người được hỏi rõ ràng về mục tiêu của tổ chức trong năm và chỉ có 46% rõ ràng về cách công việc của họ tăng thêm giá trị cho công ty.

Làm cho mọi người liên kết xung quanh bức tranh lớn là rất quan trọng để đảm bảo hàng ngày chạy trơn tru. Nếu mọi người không biết công việc của họ phù hợp với các mục tiêu cấp cao như thế nào, thật khó để duy trì động lực và sản xuất công việc có giá trị.

TạiQuản lý tác vụ UDN, chúng tôi sử dụngkim tự tháp của sự rõ ràngđể cung cấp cơ cấu cho tất cả mọi người trong công ty. Nó kết nối các mục tiêu dài hạn với các mục tiêu ngắn hạn, cho dù đó là một lộ trình sản phẩm hoặc một kế hoạch kinh doanh. Ở mức đỉnh của kim tự tháp, là sứ mệnh, hướng dẫn tất cả các quyết định, theo sau là chiến lược, sau đó là mục tiêu rộng rãi của công ty, mục tiêu của bộ phận, mục tiêu hàng quý, dự án riêng lẻ và nhiệm vụ. Đây là công việc hàng ngày lấp đầy hầu hết thời gian của chúng ta. Nhưng, kể từ khi tất cả các bậc thang theo nhiệm vụ, cuối cùng, mọi người đều biết chính xác cách họ đóng góp cho các mục tiêu chung của công ty.

Khi mọi người đều được sắp xếp và biết cách chúng được kết nối với các sáng kiến ​​chiến lược và nhiệm vụ của công ty, bạn cần suy nghĩ lại về công nghệ, sử dụng nó theo cách giúp đỡ, thay vì cản trở, quá trình.

Ngày nay, nhân viên trung bình sử dụng 10 ứng dụng khác nhau mỗi ngày. Càng nhiều ứng dụng họ sử dụng, họ càng dành cảm giác bị phân tâm hoặc chần chừ. Cắt lộn xộn và đưa tất cả mọi người vào một hệ thống duy nhất với mộtNền tảng quản lý công việclà điều cần thiết cho nhiều công ty thành công, chuyển động nhanh chóng.

Cách lớp học tìm thấy sự rõ ràng

TạiLớp học, một công ty đang phát triển nhanh chóng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và đặt các lớp thể dục, nhóm tiếp thị 25 người được giao nhiệm vụ chạy hơn 200 chiến dịch mỗi năm để tăng nhận thức về thương hiệu và cơ sở người dùng của công ty. Nhưng cung cấp các chiến dịch đó ở quy mô và nhanh chóng, không phải là một quá trình đơn giản.

Nhóm tiếp thị đã sử dụng sự kết hợp khó khăn của email, trò chuyện và bảng tính để cộng tác các chiến dịch, dẫn đến:

Không có nguồn gốc hoặc trách nhiệm về ngày đáo hạn

Một nhu cầu liên tục để cập nhật trạng thái

Thông tin silo và tài liệu bị mất trong chủ đề email

Yêu cầu công việc trùng lặp có thể đã được hợp nhất

Với sự ra đời củaQuản lý tác vụ UDN, họ cắt ra nhiều ứng dụng và bắt đầu hợp tác ở một nơi. Do đó, họ đã giảm 25% các cuộc họp của đội, cải thiện hiệu quả của đội 20% và được sản xuất các chiến dịch nhanh hơn 30-40%.

Bằng cách sắp xếp các mục tiêu của công ty lớn hơn-Tăng nhận thức về thương hiệu và đăng ký, và sau đó sử dụng công nghệ hiệu quả, cách loại bỏ nhiều sự nhầm lẫn và công việc về công việc trước đây đã khiến nhóm của họ.

Khi nhân viên cảm thấy được kết nối với một nhiệm vụ lớn hơn và có các công cụ trao quyền thay vì ngập lụt, mọi người có thể hợp tác hiệu quả hơn, kiểm soát khối lượng công việc của họ và đưa ra quyết định nhanh hơn. Hy vọng, kết quả sẽ, một lần nữa, nói cho chính họ.