29 modèles de gestion de temps et exemples pour améliorer l'efficacité
Sommaire
Du quotidien à DOS à des calendriers éditoriaux mensuels, nous avons rassemblé 29 modèles de gestion de temps et des exemples pour vous aider à gérer votre temps efficacement. Découvrez comment chaque modèle peut vous aider à compléter votre liste de tâches.
Il est difficile d'équilibrer un occupé horaire de travail et obtenez votre TO-DOS effectué lorsque de nouvelles tâches sont constamment ajoutées à votre assiette. Si vous avez ressenti la douleur, vous serez peut-être heureux de savoir qu'il existe des dizaines de modèles de gestion de temps qui peuvent vous aider à hiérarchiser votre charge de travail.
Vérifiez 29 options et exemples de modèle de gestion de temps pour trouver celui qui correspond à votre horaire chargé. Du programme quotidien aux objectifs mensuels, ces modèles couvrent à peu près n'importe quelle situation.
Prêt à commencer? Voici les 29 feuilles de travail de gestion du temps les plus utiles.
Horaires et listes personnels
Restez au courant de vos tâches quotidiennes et hebdomadaires avec ces stratégies de gestion de temps.
1. Exemple de liste quotidienne à faire
Meilleur pour: Cadre de but quotidien et hiérarchisation des micro-tâches.
Quotidien à dos Les actions d'action vous écrivent dans un ordinateur portable ou vérifient-elles via votre outil de logiciel de liste de tâches au début de chaque journée. Suivi de votre TO-DO peut vous aider à vous assurer que vous obtenez tout votre travail important effectué pour la journée et que rien ne tombe à travers les fissures.
L'acte d'écrire dans vos produits livrables quotidiens vous aide à visualiser le travail que vous devez compléter. Parce que tout est écrit, vous pouvez facilement comprendre la priorité de chaque tâche et voir quelles tâches à compléter lorsque vous devez terminer. À la fin de la journée, vérifiez votre TO-DOS pour demain afin que vous puissiez commencer la journée avec votre meilleur pied en avant.
2. Exemple de liste de contrôle
Meilleur pour: Commander des livrables quotidiens dans l'ordre séquentiel.
La façon dont vous organisez votre liste de tâches peut avoir un impact sur la manière dont vous avez terminé vos tâches. En créant une liste de contrôle, vous pouvez vous assurer que vos produits livrables sont clairement définis et en ordre séquentiel par la priorité.
Un modèle de gestion du temps de liste de contrôle peut être classé à partir du plus important au moins important. Vous pouvez donc vous assurer que vos tâches de priorité les plus prioritaires sont terminées en premier. De plus, l'acte de vérifier chacun à faire peut apporter des secours sachant qu'une tâche de moins est sur votre liste de tâches.
3. Exemple de planificateur quotidien
Meilleur pour: Planifier des activités quotidiennes pour prévenir les objectifs non satisfaits.
Un planificateur quotidien est génial si vous êtes souvent submergé par votre quotidien à dos et souhaitez avoir un plan d'action pour votre journée. Un planificateur quotidien ou hebdomadaire est différent d'une liste à faire, car il comporte plus que des livrables. Il comprend toutes les parties mobiles de votre journée, y compris des réunions, des pauses, des livrables et tout ce qui consomme votre journée de travail.
UNE étude Fait en 2011 a constaté que la création d'un plan peut aider à décharger le fardeau mental des objectifs non remplis. En planifiant votre journée autour de réunions, tâches et livrables de projet, vous pouvez avoir une feuille de route quotidienne qui vous aide à temps et accomplir vos actions d'action.
4. Exemple de planification hebdomadaire
Meilleur pour: Planification de votre charge de travail par semaine à l'avance pour atteindre les délais impartis.
Au-delà du quotidien à Dos, il peut être utile de planifier votre travail pour la semaine à venir. Cela implique de faire un calendrier de délais serrés tels que des tâches quotidiennes, des délais à la fin de l'ouverture, tels que des projets plus importants, et tout ce qui est entre les deux.
Vous voudrez alors hiérarchiser ces tâches en fonction des délais et de l'importance en ce qui concerne les objectifs de l'équipe. De cette façon, vous pouvez aligner les objectifs au travail nécessaire pour les compléter.
5. Exemple simple
Meilleur pour: rester sur la bonne voie avec des micro-tâches.
En ce qui concerne la gestion du temps, Simple est souvent meilleur. Si vous avez déjà une stratégie en place mais que vous avez besoin d'un peu plus de structure sur le chaos une feuille de calcul simple de gestion de temps pourrait être la solution pour vous.
Un simple modèle peut inclure une brève vue d'ensemble des listes de tâches hebdomadaires et des délais à frapper. Un format de liste de contrôle suffirait pour cette option, mais pour ceux qui préfèrent visualiser leur travail, vous pouvez utiliser un calendrier de tableau blanc pour le rendre amusant. La différence est qu'un simple modèle n'inclut que les prochaines tâches de votre agenda, qui maintient la mise en page directe.
Outils de suivi du temps
Avant de pouvoir gérer votre temps, vous devez comprendre comment vous le dépenserez. Avec ces stratégies, vous pouvez récupérer chaque minute de votre journée.
6. Exemple de journal horaire
Meilleur pour: Suivi de la durée de la tâche et de la répartition de la charge de travail.
L'enregistrement de votre temps est l'une des parties les plus difficiles de gérer un plan structuré. Entre travaillant sur des tâches importantes et répondre aux coéquipiers en temps réel, où va le temps?
Garder un modèle de journal de temps peut vous aider à suivre le temps nécessaire pour terminer votre travail et vous permet d'analyser vos allocations quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Les modèles de journaux de temps sont utiles pour suivre le temps que vous avez passé sur les travaux passés, mais ils aident également à la planification future. Une fois que vous avez senti de la durée de la longue tâche, vous pouvez planifier des projets futurs basés sur le temps estimé qu'il faut pour chaque tâche à compléter.
7. Exemple de journal d'activité
Meilleur pour: des équipes qui travaillent sur plusieurs projets en même temps.
Dans un monde parfait, votre temps serait dépensé uniquement pour compléter vos tâches assignées. Malheureusement, ce n'est pas toujours le monde dans lequel nous vivons et de nombreuses équipes souffrent de tâches qui empêchent leur efficacité globale. En fait, le travailleur de connaissances moyen dépense 60% de leur temps Sur le travail des choses de travail, comme la recherche de documents, des approbations de poursuite ou des réunions de statut de suivi.
Un modèle d'activité vous aide à suivre toutes les activités que vous faites dans une journée afin que vous puissiez identifier et réduire les travaux sur le travail. Par exemple, alors que vous n'avez peut-être que deux tâches de remplir ce jour-là, vous pouvez également avoir deux réunions pour y assister, un incendie pour publier un projet passé ou une mauvaise communication qui doit être dégagé avec un coéquipier. La journalisation de ces activités peut vous donner une image plus claire de votre temps et de présenter des opportunités pour améliorer vos processus actuels.
8. Exemple de budget temps
Meilleur pour: Analyser les allocations de temps et les détails du budget.
Vous êtes peut-être familier avec le dicton «Time est de l'argent», mais comment pouvez-vous vous assurer que votre temps est utilisé efficacement? Bien qu'il n'y ait pas une approche unique - toutes tailles, suivez votre temps en corrélation avec votre budget peut aider à mettre votre temps d'allocation de temps en perspective.
Vous pouvez le faire en suivant d'abord le temps nécessaire pour terminer chaque tâche dans un projet. Attribuez ensuite un numéro de budget à chaque entrée en prenant le budget du projet et en le divisant au moment où il vous a fallu pour terminer chaque tâche. Bien que cela ne soit peut-être pas précis à 100% à chaque fois, vous pouvez obtenir une idée approximative de votre temps et de la partager avec les parties prenantes pour augmenter la visibilité.
9. Exemple de technique Pomodoro
Le mieux pour: les individus qui luttent avec la procrastination et sont facilement distraits.
Si la création d'une liste quotidienne ou hebdomadaire à faire vous fait sentir submergé, vous voudrez peut-être essayer d'utiliser le Technique pomodoro[dix]. Cette technique consiste à jumeler des séances de travail ciblées avec des pauses courtes fréquentes, avec l'objectif de Stimuler votre productivité et réduire la fatigue mentale.
Un ratio de temps de travail commun est de 25 minutes de 5 minutes de pause. Vous pouvez commencer à utiliser cette technique en planifiant vos tâches quotidiennes autour de ces 25 minutes de travail pour que vous puissiez la tranquillité d'esprit que votre liste de tâches sera terminée à la fin de la journée.
Techniques de priorisation des tâches
En ce qui concerne la productivité, la priorisation est la clé. Voici quelques outils pour vous aider à décider quelles tâches sont urgentes et lesquelles peuvent attendre.
10. Exemple de priorité
Meilleur pour: catégoriser les tâches en fonction de l'importance pour les besoins d'efficacité.
Lorsque vous avez une longue liste de choses à faire devant vous et des réunions de retour, il peut parfois sembler impossible de gérer votre temps efficacement tout en complétant vos tâches. C'est là que la planification prioritaire entre en place.
Un modèle de priorité peut vous aider à classer chaque tâche sur votre liste de votre liste, garantissant ainsi que vos tâches les plus importantes sont terminées en premier. Cela peut aider à organiser votre liste de tâches sur les jours les plus occupés. Essayez de classer chaque projet sur une échelle de un à trois ou de codage de couleur basé sur la plus haute priorité.
11. Exemple de procrastination
Meilleur pour: des équipes qui luttent avec des problèmes de procrastination et d'efficacité.
Nous avons tous été là-bas avant - vous avez une longue liste de to-dos, mais trouvez-les les remettre jusqu'à la dernière minute. La procrastination est quelque chose de beaucoup d'entre nous, mais il existe un moyen de lutter contre les effets négatifs.
La création d'un modèle de procrastination peut vous aider à hiérarchiser les tâches supérieures nécessaires à une journée à la fois. Cela vous empêchera de devenir submergé par le plus long hebdomadaire à dos. Vous pouvez également vouloir essayer une stratégie de gestion de temps comme la Technique pomodoro[dix]où vous travaillez à intervalles de temps et prenez des pauses fréquentes pour atténuer le stress. La clé est d'essayer différentes méthodes et de trouver le bon pour vous. Commencez par hiérarchiser les tâches les plus importantes et passez à des pauses courtes si vous vous débattez toujours.
12. Exemple de jour
Meilleur pour: Planifier des projets futurs plus bas en priorité mais toujours important.
Nous sommes tous coupables de garder notre objectif sur des tâches à court terme au moins une partie du temps - après tout, il y a des délais à remplir. Mais il peut être utile de passer du temps à envisager des tâches à long terme que vous aimeriez aborder un jour.
Vous pouvez utiliser un modèle de gestion de temps un jour pour créer une liste de projets futurs que vous souhaitez prendre en équipe ou en tant qu'individu. De cette façon, la prochaine fois que vous avez un peu de temps libre supplémentaire, vous pouvez travailler sur vos tâches uniformes. Vous pouvez commencer par répertorier les descriptions de projet, puis affectant des équipes qui seraient impliquées pour obtenir le roulement de la balle.
13. Exemple de temps libre
Le mieux pour: hiérarchiser de manière proactive les projets à long terme.
Si vous êtes toujours dans une situation où votre charge de travail est légère et que vous souhaitez travailler sur des actions proactives, essayez d'utiliser un modèle de temps libre en répertoriant les tâches de votre liste de someday. Vous pouvez commencer par briser vos tâches uniformes dans leur propre Structure de panne de travail , où vous allez commencer à planifier des livrables plus petits.
Ces tâches peuvent être plus grandes recherches comme un processus ou une équipe améliorée comme Organiser une activité de collage d'équipe . Sauvegardez ces tâches de temps libre pour la fin de la semaine lorsque vos tâches prioritaires sont terminées et l'utiliser pour rattraper les projets que vous souhaitez attaquer.
Modèles de planification de l'équipe
La gestion d'une équipe nécessite une organisation. Avec ces modèles, vous pouvez garder les membres de votre équipe alignés et tirer le meilleur parti de tout le monde.
14. Modèle d'objectifs d'équipe
Meilleur pour: aligner des tâches plus petites aux objectifs de projet plus importants.
L'un des plus grands défis en matière de gestion du temps est de connecter des tâches à des objectifs de projet plus importants. Cela est particulièrement vrai pour les équipes qui fonctionnent généralement dans des silos et n'ont pas de plate-forme connectée pour le suivi de la gestion du temps.
Un moyen de lutter contre cela consiste à utiliser des modèles d'objectifs d'équipe afin que toutes les parties prenantes comprennent le nécessaire objectifs du projet et comment leur travail se connecte à la plus grande image.
15. Exemple d'objectifs intelligents
Meilleur pour: Réglage de l'objectif proactif et de la feuille de route des tâches.
Si la définition des objectifs et des progrès de suivi aide votre productivité, puis en utilisant un Buts intelligents Le modèle pourrait être pour vous. Smart est un acronyme qui signifie S particulier, Mèche Sansurable, UNE cristable, R ealistique, et T ime-lié. Les objectifs intelligents vous aident à atteindre des objectifs ambitieux avec une communication claire et une alignement.
Communiquer vos objectifs vous garantit que vous avez la transparence en matière d'alignement des tâches et des objectifs. De plus, vous pouvez commencer chaque journée avec une feuille de route claire et des métriques suivis.
16. Exemple d'éléments d'action
Meilleur pour: Organiser des actions quotidiennes ou hebdomadaires par priorité.
Une autre façon d'organiser votre charge de travail consiste à mettre en évidence les éléments d'action les plus importants de votre journée et à accomplir d'abord ces tâches. Ceci s'appelle un modèle d'éléments d'action.
La planification de votre journée autour des actions garantira que vos tâches prioritaires sont accomplies d'ici la fin de la journée. Cela vous permettra également de travailler sur des tâches importantes pour le reste de la semaine.
17. Modèle de remue-méninges d'équipe
Meilleur pour: des équipes créatives qui ont besoin d'aide d'aide efficacement.
L'équipe brainstorming est une façon créative d'utiliser de nouvelles opportunités commerciales. Cela dit, sans la bonne gestion de la gestion du temps, votre réunion de brainstorming pourrait finir par être improductive. C'est là que Modèle de remue-méninges d'équipe[dix]entre.
Avec un plan en place, tout le monde peut ajouter ses idées en collaboration dans un document partagé. Ensuite, vous pouvez vous réunir pour parler à travers les idées supérieures et les principaux actes d'action. Vous pouvez aussi essayer différent Techniques de remue-méninges[dix]Pour trouver l'activité de la réunion qui correspond le mieux à votre équipe dynamique.
18. Exemple de flux de travail
Meilleur pour: Affiner les processus et procédures internes.
UNE flux de travail est un processus de bout en bout qui relie les bonnes personnes aux bonnes données au bon moment. Les flux de travail sont incroyablement précieux, mais ils prennent du temps et des efforts pour construire.
19. Modèle d'employé à l'embarquement
Meilleur pour: Organiser de nouveaux documents de location et matériel de formation.
Le processus d'embauche est un élément crucial de Établir des normes de groupe[dix], réglage Culture de la société et optimiser l'efficacité interne. Mais cela peut être une tâche fastidieuse avec les nouveaux membres de l'équipe étant intégrées de manière continue. Sans la procédure appropriée, vos nouveaux membres de l'équipe pourraient être laissés sans que les ressources nécessaires pour effectuer leur travail efficacement.
Une Modèle d'employé à l'embarquement Normalise vos processus, aligne les parties prenantes et crée une communauté inclusive du premier jour. En soutenant votre équipe HR et vos gestionnaires de recrutement, vous pouvez vous assurer que votre équipe ait tout ce dont ils ont besoin pour la nouvelle location premier jour de travail[dix]. Ensuite, associez le modèle d'employé à l'intérieur de l'employé avec un 30-60-90 plans de jour et une action action Nouvelle liste de contrôle de location pour rationaliser le processus.
20. Modèle d'ordre du jour de la réunion
Meilleur pour: des équipes qui luttent sur des réunions efficaces.
La plupart d'entre nous ont connu une réunion dans nos carrières professionnelles qui n'avaient pas d'ordre du jour. Sans un ordre du jour de la réunion appropriée, les membres de l'équipe pourraient être bloqués sur l'objectif et, finalement, cela pourrait finir comme un temps perdu.
Avec un Modèle d'ordre du jour de la réunion , tu peux Gardez vos réunions ciblées[dix]et sur la bonne voie avec des objectifs clairs, des actions d'action et des tâches post-réunion.
21. Modèle de planification de sprint
Meilleur pour: Les équipes de développement et de produits fonctionnant sur des délais serrés.
La planification du sprint est une Méthodologie de gestion de projet[dix]Pour les équipes de produits et d'ingénieurs qui brisent les morceaux de plus petits morceaux. Cela permet de donner la priorité au travail et de planifier les besoins en capacité d'équipe.
Afin de planifier efficacement vos sprints, vous devez utiliser un Modèle de planification de sprint qui peut vous aider à mieux gérer Projets agiles En créant une structure, attribuant des propriétaires de tâches et en planifiant des réunions de sprint.
Canevas de planification de projet
Les projets contiennent beaucoup de pièces mobiles. Ces modèles et exemples peuvent vous aider à rester au-dessus de qui fait quoi, quand.
22. Exemple de graphique de Gantt
Meilleur pour: Suivi des jalons de progrès et de tâches du projet.
Les diagrammes de Gantt Les cartes à barres horizontales sont-elles utilisées pour illustrer une chronologie d'un projet, d'un programme ou d'une tâche. Ils fournissent une meilleure façon de suivre les progrès de la tâche, les dépendances et jalons .
Un modèle de graphique Gantt peut réduire considérablement le temps passé à la planification quotidienne des tâches. En visualisant tous vos travaux sur une chronologie, vous obtenez un sentiment clair de ce qui se passe et combien de temps chaque tâche prendra. Pensez à un diagramme de Gantt comme une approche interactive de la gestion du temps.
23. Modèle de planification d'événements
Meilleur pour: Visualiser les délais d'événement et la gestion de la communication.
La planification des événements peut être une entreprise stressante. Vous avez probablement des dizaines de délais et des détails à suivre à un moment donné menant à l'événement. Cela peut faire des ravages sur votre stratégie de gestion de temps habituelle.
En utilisant un Modèle de planification d'événements Peut vous aider à budgétiser, visualiser, communiquer et gérer les demandes de fournisseur tout au même endroit. Cela peut vous aider à atteindre des objectifs et à transformer des courriels en tâches exploitables.
24. Modèle de plan de conception
Meilleur pour: Connecter des conceptions de livrables aux jalons de projets plus importants.
Les designers peuvent avoir une variété d'outils pour les aider à concevoir, mais qu'en est-il d'un outil qui aide à planifier le travail réel? Du concept initial à la communication inter-équipes et à l'approbation ultime, il existe de nombreuses pièces mobiles.
Avec un Modèle de plan de conception , vous pouvez garder des tâches organisées et à temps tout en recevant des approbations dans un endroit organisé. Cela vous aide à frapper les délais et à garder des jalons créatifs sur la bonne voie.
25. Modèle de calendrier éditorial
Meilleur pour: des équipes qui ont un calendrier de contenu robuste et de la lutte contre la mauvaise communication.
Que vous créiez des blogs ou des communiqués de presse, si vous travaillez sur une équipe de création, vous disposez d'un calendrier éditorial pour planifier le contenu à venir. Cela pourrait être une vue de calendrier littéral ou une liste organisée séparée de semaines ou de mois.
Visualiser votre travail à venir dans un calendrier éditorial est un excellent moyen d'obtenir une vue à vol d'oiseau de ce qui va vivre quand. Non seulement cela vous donne une chance de planifier à l'avance, mais cela vous permet également de planifier vos besoins éditoriaux autour d'événements d'entreprise importants ou de changements saisonniers.
26. Modèle de médias sociaux
Meilleur pour: Organiser votre contenu social autour d'événements et de tendances.
Les médias sociaux peuvent être complexes à planifier. De la gestion de plusieurs profils pour rester à jour avec de nouvelles tendances, un plan stratégique est essentiel. UNE Calendrier de contenu des médias sociaux Est une combinaison de votre plan de rédaction et de vos prochains messages sociaux - tous dans une manière facile à visualiser que vos parties prenantes fonctionnelles peuvent rapidement accéder rapidement.
Utilisant un Modèle de médias sociaux Peut faciliter la gestion de votre calendrier de publication, de planifier des publications et de communiquer avec les membres de l'équipe dans un espace partagé. Cela empêche la mauvaise communication et permet à votre équipe de rester sur la même page.
27. Modèle de lancement de produit
Meilleur pour: Équipes de produits nécessitant une aide à la jonglerie multiple.
Des lancements de produits réussis prennent une planification et une diligence prudentes. De la création d'objectifs à la messagerie et à la mise en œuvre, beaucoup peut se tromper. Heureusement, un modèle de lancement de produit peut vous tenir organisé et développer votre portefeuille de produits.
Que vous soyez jonglant une nouvelle Processus de développement de produits ou besoin de directions plus claires, un Modèle de lancement de produit Peut vous aider à visualiser votre chronologie, à partager des objectifs et à conserver la communication au même endroit.
Modèles de planification d'entreprise
En ce qui concerne la planification des activités, l'organisation est la clé. Consultez ces modèles pour planifier à l'avance et optimiser l'efficacité.
28. Modèle de stratégie d'entreprise
Meilleur pour: Connecter des individus aux buts d'entreprise et à la prévention des silos.
Un plan d'affaires est une feuille de route qui raconte l'histoire de qui et de votre entreprise. Il est souvent partagé avec des dirigeants, des membres de l'équipe et même des investisseurs. C'est pourquoi il est si important d'avoir un document d'aspect professionnel qui aide à communiquer votre stratégie aussi peu que possible.
Il y a beaucoup d'éléments différents que vous pouvez choisir d'inclure dans votre Modèle de stratégie d'entreprise , tels que les processus, les dépenses et les programmes globaux, tous peuvent consommer du temps pour affiner sans le bon modèle. Pour lancer le processus, recherchez un modèle de stratégie d'entreprise solide pour aider votre équipe à fonctionner et à présenter votre stratégie d'entreprise avec votre meilleur pied en avant.
29. Modèle de pipeline de vente
Meilleur pour: organiser des opportunités de vente et les partager entre les équipes.
La gestion de votre pipeline de vente est une tâche délicate qui implique de maintenir et de suivre le potentiel. équipe de vente Opportunités. Bien que cela sonne assez simple, de nombreuses pièces mobiles qui suivent votre pipeline de vente comprennent des opportunités, un statut de plomb, une priorité, une étape et une valeur estimée, etc.
Avec un Modèle de pipeline de vente Votre équipe de vente peut facilement suivre les données de compte et les actions d'action tout en hiérarchisant les opportunités et partager votre pipeline avec d'autres membres de l'équipe. De plus, vous pouvez vous concentrer sur de nouveaux prospects, des meilleurs comptes et des opportunités à risque de construire votre pipeline.
Gérez votre temps avec des modèles
Gestion de votre temps peut être une tâche complexe, mais avec le bon modèle de gestion du temps, vous pouvez mieux organiser vos objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels.
Si vous souhaitez mettre en œuvre une meilleure gestion du temps pour votre équipe entière, envisagez d'essayer des logiciels de gestion des tâches. suivre les tâches dans un endroit partagé.
