29 шаблоны управления временем и примерами для повышения эффективности

Резюме

От ежедневных до DOS до ежемесячных редакционных календарей мы собрали 29 шаблонов управления временем и примерами, чтобы вы могли эффективно управлять своим временем. Узнайте, как каждый шаблон может помочь вам завершить свой список дел.

Трудно сбалансировать занятуюрабочий графикИ получите до DOS, когда новые задачи постоянно добавляются в вашу тарелку. Если вы почувствовали боль, вы можете быть рад узнать, что есть десятки шаблонов управления временем, которые могут помочь вам приоритетировать вашу рабочую нагрузку.

Взгляните на 29 параметров шаблона управления временем и примерами, чтобы найти тот, который соответствует вашему расписанию. Из ежедневных повестки дня до месячных целей эти шаблоны покрывают практически любую ситуацию.

Готов начать? Вот 29 самых полезных рабочих листов управления временем.

Личные графики и списки

Оставайтесь на вершине своих ежедневных и еженедельных задач с этими стратегиями управления временем.

1. Ежедневный пример

Лучше всего для: ежедневные целы и приоритеты к микрозадателям.

Ежедневно до dosПредставлены ли элементы действий, которые вы записываете в ноутбуке или проверьте через ваш список по списку дел в начале каждого дня. Отслеживание ваших DOS может помочь вам убедиться, что вы получаете всю вашу важной работы на день, и что ничего не падает через трещины.

Акт написания ваших ежедневных результатов помогает вам визуализировать работу, которую вам нужно завершить. Поскольку все записано, вы можете легко понять приоритет каждой задачи и посмотреть, какие задачи вам нужно завершить, когда. В конце концов, проверьте на завтрашний день на завтра, чтобы вы могли начать день с вашей лучшими ногами вперед.

2. Пример контрольного списка

Лучше всего для: заказа ежедневных результатов в последовательном порядке.

То, как вы организуете свой список до доступа, могут повлиять на то, как и когда вы выполняете задачи. Создавая контрольный список, вы можете убедиться, что ваши результаты четко определены и в последовательном порядке по приоритету.

Шаблон управления контрольным списком может быть классифицирован от наиболее важных до наименее важных, поэтому вы можете убедиться, что ваши самые высокие приоритетные задачи будут выполнены первыми. Кроме того, акт проверки каждого до-делает может принести облегчение, зная, что одна задача находится на вашем списке.

3. Ежедневный пример планировщика

Лучше всего для: планирование ежедневных мероприятий по предотвращению невыполненных целей.

Ежедневный планировщик великолепен, если вы часто перегружены вашими ежедневно DOS и хотели иметь план действий на ваш день. Ежедневный или еженедельный планировщик отличается от списка TO-DO, потому что он учитывает больше, чем просто результаты. Он включает в себя все движущиеся части вашего дня, включая встречи, перерывы, результаты и все остальное, что потребляет ваш рабочий день.

А. изучатьСделано в 2011 году нашло, что создание плана может помочь разгрузить ментальное бремя невыполненных целей. Планируете свой день вокруг встреч, задач и результатов проекта, вы можете иметь ежедневную дорожную карту, которая поможет вамВремя блоки выполнить ваши предметы действий.

4. Еженедельный пример расписания

Лучше всего для: планирование вашей рабочей нагрузки на неделю заранее, чтобы ударить сроки.

Помимо ежедневных до DOS, это может быть полезно планировать свою работу на неделю вперед. Это включает в себя график жестких сроков, таких как ежедневные задачи, открытые сроки, такие как более крупные проекты, и все между ними.

Затем вы хотите приоритетировать эти задачи, основанные на сроках и важности, поскольку она относится к целям команды. Таким образом, вы можете выровнять целы на работу, необходимую для их завершения.

5. Простой пример

Лучше всего: оставаться на треке с микрозадачами.

Когда дело доходит до времени управления, просто часто лучше. Если у вас уже есть стратегия, но понадобится немного больше структуры для хаоса, простой рабочий лист управления временем может быть решение для вас.

Простой шаблон может включать краткий обзор еженедельных списков задач и сроки для удара. Для этого варианта будет достаточно формат контрольного списка, но для тех, кто предпочитает визуализировать свою работу, вы можете использовать календарь Whiteboard, чтобы сделать его забавным. Разница состоит в том, что простой шаблон включает только следующие несколько задач на вашей повестке дня, которая поддерживает макет простым.

Инструменты отслеживания времени

Прежде чем вы сможете управлять своим временем, вам нужно понять, как вы проводите его. С этими стратегиями вы можете восстановить каждую минуту своего дня.

6. Пример журнала времени

Лучше всего: Отслеживание продолжительности задачи и распределение рабочей нагрузки.

Регистрация вашего времени - одна из самых сложных частей о управлении структурированным планом. Между работой над важными задачами и отвечать на товарищей по команде в режиме реального времени, где проходит время?

Сохранение шаблона журнала времени может помочь вам отследить, сколько времени требуется для завершения работы, и позволяет проанализировать свои ежедневные, еженедельные и ежемесячные периоды времени. Шаблоны журнала времени полезны для отслеживания того, сколько времени вы потратили на прошлую работу, но они также помогают с будущим планированием. После того, как у вас есть ощущение того, как долго выполняется каждая задача, вы можете планировать будущие проекты, основанные на предполагаемом времени, необходимом для каждой задачи.

7. Пример журнала активности

Лучше всего для: команды, которые работают над несколькими проектами одновременно.

В идеальном мире ваше время будет потрачено только при заполнении назначенных задач. К сожалению, это не всегда мир, в котором мы живем, и многие команды страдают от занятых, которые препятствуют общей эффективности. На самом деле, средний работник знаний тратит60% их времениО работе о работах - такие как поиск документов, преследующих утверждений или посещение встреч статуса.

Шаблон деятельности поможет вам отслеживать все действия, которые вы делаете в день, чтобы вы могли определить и уменьшить работу о работе. Например, хотя у вас могут быть только две задачи, чтобы завершить этот день, у вас также может быть два заседания, чтобы присутствовать, огонь потушен с прошедшим проектом или несоответствие, которое необходимо очистить с товарищем по команде. Регистрация этих действий может дать вам более четкую картину того, где ваше время тратится и представляет возможности для улучшения ваших текущих процессов.

8. Пример временного бюджета

Лучше всего для: анализ ассигнования времени и деталей бюджета.

Вы можете быть знакомы с поговоркой «Время - это деньги», но как именно вы можете эффективно использовать свое время? Хотя нет никаких подходящих подходов - все подходы, отслеживая свое время в корреляции с вашим бюджетом, может помочь вставить свое время распределение времени в перспективе.

Вы можете сделать это, сначала отслеживая время, которое требуется, чтобы завершить каждую задачу в рамках проекта. Затем назначьте номер бюджета на каждую запись, взяв бюджет проекта и разделить его к тому времени, что вы получили для завершения каждой задачи. Хотя он может не быть на 100% с каждым временем, вы можете получить грубую идею о том, где ваше время идет и поделится с заинтересованными сторонами, чтобы повысить видимость.

9. Пример техники Pomodoro

Лучше всего для: частных лиц, которые борются с промеренностью и легко отвлекаются.

Если создание ежедневного или еженедельного списка дел заставляет вас чувствовать себя перегруженным, вы можете попробовать использоватьТехника ПомодороОтказ Эта техника включает в себя сопряжение сосредоточенных рабочих сеансов с частыми короткими перерывами, с цельюповысить вашу производительностьи уменьшая умственную усталость.

Общее соотношение рабочего времени составляет 25 минут работы до 5 минут перерыва. Вы можете начать использовать эту технику, планируя свои ежедневные задачи вокруг этих 25-минутных рабочих блоков, чтобы иметь душевное спокойствие, что ваш список дел будет завершен в конце дня.

Приоритетные методы задач

Когда дело доходит до производительности, приоритета является ключом. Вот некоторые инструменты, которые помогут вам решить, какие задачи срочно, а какие могут ждать.

10. Пример приоритета

Лучше всего для: категоризации задач на основе важности для нужд эффективности.

Когда у вас есть многолетний список впереди вас и на спине к спине, это иногда может казаться невозможным управлять своим временем эффективно во время завершения ваших задач. Вот где приходит приоритетное планирование.

Приоритетный шаблон может помочь вам ранжировать каждую задачу в вашем списке по важности, гарантируя ваши самые важные задачи сначала завершены. Это может помочь организовать свой список дел в даже самых загруженных днях. Попробуйте рейтинг каждого проекта по шкале от одного до трех или цветовой кодировки на основе наивысшего приоритета.

11. Пример промедления

Лучше всего для: команды, которые борются с вопросами промедления и эффективности.

Мы все были там раньше - у вас есть длинный список до DOS, но окажусь, что выкладываете их до последней минуты. Промедление - это то, что многие из нас борются, но есть способ борьбы с негативными последствиями.

Создание шаблона промедления может помочь вам приоритетировать лучшие задачи, необходимые для выполнения одного дня одновременно. Это удержит вас от того, чтобы вы были поражены более длительными еженедельными в дос. Вы также можете попробовать стратегию управления временем, какТехника Помодорогде вы работаете на короткие промежутки времени, и часто перерывы, чтобы облегчить стресс. Ключ - попробовать разные методы и найти правильный для вас. Начните при рассмотрении наиболее важных задач и перейдите к сокращению коротких перерывов, если вы все еще боретесь.

12. Когда-нибудь пример

Лучше всего для: планирование будущих проектов, которые ниже в приоритете, но все же важны.

Мы все виновны в том, чтобы сохранить наше внимание на краткосрочных задачах, по крайней мере, одновременно одновременно, в конце концов, есть сроки, которые должны быть выполнены. Но это может быть полезно провести время, учитывая долгосрочные задачи, которые вы хотели бы решать когда-нибудь.

Вы можете использовать что-нибудь шаблон управления временем, чтобы сделать список будущих проектов, которые вы хотели бы взять на себя - либо в качестве команды, либо в качестве человека. Таким образом, в следующий раз у вас будет немного дополнительного свободного времени, вы можете работать над своими когда-нибудь задачами. Вы можете начать с помощью описаний проекта, а затем присвоение команд, которые будут вовлечены, чтобы получить шаровую прокат.

13. Пример свободного времени

Лучше всего для: предварительно приоритеты приоритеты долгосрочных проектов.

Если вы когда-либо в ситуации, когда ваша рабочая нагрузка света, и вы хотите работать над активными элементами действий, попробуйте использовать шаблон свободного времени, перечислив задачи в вашем Someday. Вы можете начать, нарушая свои какие-нибудь задачи в свои собственныеСтруктура разбивки работыГде вы начнете планировать меньшие результаты.

Эти задачи могут быть более крупными бизнесом хотят, как улучшенный процесс или команда хочет, какорганизации команды связи деятельностьОтказ Сохранить эти бесплатные задачи времени на конец недели, когда ваши приоритетные задачи закончены и использовать его, чтобы нагнать проекты, которые вы давно хотели заняться.

Шаблоны планирования Team

Управление командой требует организации. С помощью этих шаблонов, вы можете сохранить члены вашей команды выровнены и сделать большую часть времени каждого.

14. Команда шаблон цели

Лучше всего подходит для: Юстировка меньшие задачи на более крупные цели проекта.

Одна из самых больших проблем, когда дело доходит до управления времени соединяют задачу к более крупным целям проекта. Это особенно актуально для команд, которые обычно работают в шахтах и не имеют связную платформу для отслеживания управления временем.

Способ борьбы с этим является использование шаблонов команда голевые поэтому все заинтересованные стороны понимают необходимыецели проектаи как их работа подключается к общей картине.

Цели Пример 15. SMART

Лучше всего для: проактивные цели и задача Roadmapping.

Если установка целей и прогресса отслеживания помогает вашей производительности, а затем с помощьюУмные целиШаблон может быть для вас. Smart - это аббревиатура, которое означает С оцинкт, М. прослеживаемый, А. Взложимый, р элаистический и Т IME-связанный. Умные цели помогут вам ударить амбициозных целей с четкой связи и выравниванием.

Общение ваших целей гарантирует, что у вас есть прозрачность, когда речь идет о выравнивании задач и задач. Кроме того, вы можете начать каждый день с четкой дорожной картой и метриками слежения.

16. Пример предметов действий

Лучше всего для: организация ежедневных или еженедельных предметов действий по приоритету.

Другой способ организовать свою рабочую нагрузку - значит выделить наиболее важные предметы действий вашего дня и сначала выполнить эти задачи. Это называется шаблоном элементов действий.

Планирование ваших дней вокруг действий. Предметы, убедитесь, что ваши приоритетные задачи выполнены к концу дня. Это также позволит вам работать на важных задачах до конца недели.

17. Шаблон мозгового штурма команды

Лучше всего для: творческие команды, которые нуждаются в помощи эффективно помогут.

Мозговой штурм команды - это творческий способ для достижения новых возможностей для бизнеса. Тем не менее, без подходящих навыков управления временем, ваша встреча мозгового штурма может оказаться непродуктивным. Вот гдеШаблон мозгового штурма командыприходит в.

С планом на месте каждый может совместно добавлять свои идеи в одном общим документе. Затем вы можете собраться вместе, чтобы поговорить по лучшим идеям и ключам действий. Вы также можете попробовать разныеМетоды мозгового штурмаЧтобы найти деятельность встречи, которая наилучшим образом подходит для вашей команды Dynamic.

18. Пример рабочего процесса

Лучше всего для: рафинирование внутренних процессов и процедур.

А. рабочий процессявляется концептуальным процессом, который соединяет правильные люди к правильным данным в нужное время. Рабочие процессы невероятно ценны, но они занимают время и усилия для строительства.

Даже с правомПрограммное обеспечение для управления рабочим процессом, может потребоваться некоторое время, чтобы получить некоторое время для достижения эффективных навыков управления временем, поскольку это может быть сложным усилением. Но с правильным шаблоном вы можете спланировать, настроить и отслеживать успех ваших рабочих процессов с легкостью.

19. Сотрудник бортовой шаблон

Лучше всего для: организация новых документов на прокат и учебные материалы.

Процесс найма является важным элементом вСоздание групповых норм, параметрКультура компаниии оптимизация внутренней эффективности. Но это может быть трудоемкая задача с новыми членами команды постоянно на борту. Без надлежащей процедуры ваши новые члены команды могут быть оставлены без ресурсов, необходимых для эффективного выполнения рабочих мест.

Ан.Сотрудник бортового шаблонаСтандартирует ваши процессы, выравнивает заинтересованные стороны и создает инклюзивное сообщество из первого дня. Поддерживая свою кадровую команду и руководителям найма, вы можете убедиться, что ваша команда имеет все необходимое для нового прокатаПервый день работыОтказ Затем соедините шаблон на борту сотрудника с30-60-90 день планаи действенныйНовый контрольный список прокатаоптимизировать процесс.

20. Совещание шаблона повестки дня

Лучше всего для: команды, которые борются с эффективными встречами.

Большинство из нас испытали встречу в нашей профессиональной карьере, у которой не было повестки дня. Без надлежащей встречи повестки дня члены команды могут быть застрятельными вопросами о цели и в конечном итоге, оно может вступить в потраченное впустую время.

С А.Собрание шаблона повестки дня, ты сможешьДержите ваши встречи сосредоточеныи на трассе с четкими целями, предметами действий и последобывающие задачи.

21. Шаблон планирования спринта

Лучше всего для: команды разработки и продуктов, которые работают в тесных сроках.

Планирование спринта этоМетодология управления проектамиДля продуктов и инженерных команд, которые ломаются на работу в меньшие куски. Это помогает приоритетировать работу и планировать потребности в команде.

Для того, чтобы эффективно планировать свои спринты, вы должны использоватьШаблон планирования спринтачто может помочь вам лучше управлятьПрогибальные проектыСоздавая структуру, присвоение владельцев задач и планирование встреч Sprint.

Шаблоны планирования проекта

Проекты содержат много движущихся частей. Эти шаблоны и примеры могут помочь вам остаться на вершине того, кто делает то, что, когда.

22. Пример графика Ганта

Лучше всего для: отслеживание прогресса проекта и вехи задач.

ГАНТТ Графикигоризонтальные гистограммы, используемые для иллюстрации временной шкале проекта, программы или задачи. Они обеспечивают лучший способ отслеживать прогресс задачи, зависимости ивехиОтказ

Шаблон диаграммы Gantt может значительно уменьшить количество времени, потраченное на ежедневное планирование задач. Визуализируя все ваши работы на временной шкале, вы получаете четкое чувство того, что подходит, и как долго возьмет каждую задачу. Подумайте о графике Ганта как интерактивного подхода к менеджменту времени.

23. Шаблон планирования событий

Лучше всего для: визуализация сроков событий и управление общением.

Планирование событий может быть стрессовым усилением. Вы, вероятно, имеете десятки сроков и деталей, чтобы отслеживать в любой момент, ведущий к мероприятию. Это может нанести ущерб вашей обычной стратегии управления временем.

Использование АНШаблон планирования событийМожет помочь вам бюджет, визуализировать, общаться и управлять поставщиками запросов всех в одном месте. Это может помочь вам достичь целей и включить электронные письма в действующие задачи.

24. Шаблон плана дизайна

Лучше всего для: Соединительные доставки дизайна к более крупным этапам проекта.

Дизайнеры могут иметь различные инструменты для того, чтобы помочь им разработать, но как насчет инструмента, который помогает спланировать фактическую работу? От первоначальной концепции для перекрестной связи и окончательного одобрения есть много движущихся частей.

С А.Шаблон плана дизайна, вы можете поддерживать задачи, организованные и вовремя, когда получают одобрения в одном организованном месте. Это поможет вам ударить сроки и сохранить творческие вехи на треке.

25. Редакционное календарь шаблон

Лучше всего для: команды, которые имеют надежное расписание контента и борьбу с несоответствия.

Если вы создаете блоги или пресс-релизы, если вы работаете в творческой команде, у вас есть редакция календаря для планирования предстоящего контента. Это может быть буквальный вид календаря или организованный список, разделенный неделями или месяцами.

Визуализация ваша предстоящая работа в редакзе - отличный способ получить вид с птичьего полета о том, что происходит, когда. Он не только даст вам возможность планировать заранее, но это также позволяет планировать свои редакционные потребности в важных событиях компании или сезонные изменения.

26. Шаблон социальных сетей

Лучше всего для: Организация вашего социального контента вокруг событий и тенденций.

Социальные сети могут быть сложными для плана. От управления несколькими профилями, чтобы оставаться в курсе новых тенденций, имеет ключевой стратегический план. А.Календарь контента в социальных сетяхЭто сочетание вашего редакционного плана и ваших предстоящих социальных должностей - все легко визуализировать способ, которым можно быстро получить ваш кросс-функциональный заинтересованные стороны.

С помощьюШаблон социальных сетейМожет упростить управление графиком публикации, расписанию поста и общаться с членами команды в общем пространстве. Это предотвращает несоответствие и позволяет вашей команде оставаться на одной странице.

27. Шаблон запуска продукта

Лучше всего для: команды продуктов, которые нуждаются в помощи жонглировая множественные запуска.

Успешные запуска продукта принимают осторожное планирование и усердие. От создания целей в обмен сообщениями и реализацией, многое может пойти не так. К счастью, шаблон запуска продукта может поддерживать вас организован и помочь расширить свой портфель вашего продукта.

Являетесь ли вы новымПроцесс развития продуктаили нужны более четкие направления, аШаблон запуска продуктаМожет помочь вам визуализировать ваши временные шкалы, поделиться целями и поддерживать связь все в одном месте.

Шаблоны бизнес-планирования

Когда дело доходит до бизнес-планирования, организация является ключевым. Проверьте эти шаблоны, чтобы планировать заранее и максимизировать эффективность.

28. Шаблон бизнес-стратегии

Лучше всего для: соединительных лиц к бизнес-целям и предотвращение бункеров.

Бизнес-план - это дорожная карта, которая рассказывает историю того, кто и что является вашим бизнесом. Это часто делится с руководителями, членами команды и даже инвесторами. Вот почему так важно иметь профессионально выглядящий документ, который помогает сообщить вашу стратегию как можно меньше.

Есть много разных элементов, которые вы можете включить в вашШаблон бизнес-стратегииТакие как процессы, расходы и всеобъемлющие программы - все из которых могут быть потребляющимися для уточнения без надлежащего шаблона. Чтобы начать процесс начать процесс, ищите шаблон сильной бизнес-стратегии, чтобы помочь вашей команде и представить свою бизнес-стратегию своей лучшими ногами вперед.

29. Шаблон трубопровода продаж

Лучше всего для: Организация возможностей продаж и совместного использования их в командах.

Управление вашим трубопроводом продаж - это сложная задача, которая включает в себя сохранение и отслеживание потенциалаотдел продажвозможности. Хотя это звучит достаточно просто, есть много движущихся частей, которые входят в отслеживание вашего трубопровода продаж, включая возможности, статус свинца, приоритет, сцену и предполагаемую стоимость и многое другое.

С А.Шаблон продаж трубопроводаВаша команда по продажам может легко отслеживать данные об учетной записи и элементы действий во время приоритеты возможностей и совместного использования вашего трубопровода с другими членами команды. Кроме того, вы можете ноль в новых поставках, топ-счетах и ​​возможностях для риска для создания вашего трубопровода.

Управляйте свое время с шаблонами

Управление вашим временем может быть сложной задачей, но с правильным шаблоном управления временем вы можете лучше организовать свои ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели.

Если вы хотите реализовать лучшее управление времени для вашей команды, рассмотрите попытку программного обеспечения для управления задачами отслеживать задачи в одном общем месте.