29 Šablony řízení času a příklady pro zvýšení účinnosti

souhrn

Správce úloh UDNtransformuje vaši práci s průmyslovými funkcemi

Od Daily To-Dos do měsíčních redakčních kalendářů jsme zaokrouhlili 29 šablon pro správu času a příklady, abyste mohli efektivně spravovat váš čas. Zjistěte, jak vám každá šablona může pomoci dokončit seznam úkolů.

Je těžké vyvážit zaneprázdněnpracovní rozvrhA dostat své DO-DOS provedené, když jsou k talíři neustále přidávány nové úkoly. Pokud jste cítili bolest, můžete být rádi, že víme, že tam jsou desítky šablon pro správu času, které vám mohou pomoci upřednostnit pracovní zátěž.

Podívejte se na 29 možností šablony pro správu času a příklady, abyste našli ten, který vyhovuje vašemu obsazovacímu plánu. Od každodenních agend na měsíční cíle, tyto šablony pokrývají jen o každé situaci.

Připraven se začít? Zde je 29 nejužitečnější pracovní listy řízení času.

Osobní plány a seznamy

Zůstaňte na vrcholu každodenního a týdenních úkolů s těmito strategiemi časového řízení.

1. Denní příklad pro seznam úkolů

Nejlepší pro: Denní nastavení cílů a upřednostňování mikro-úkolů.

Denně to-dosJsou akční položky, které zapisujete do notebooku nebo zkontrolujete prostřednictvím softwarového nástroje pro seznam úkolů na začátku každého dne. Sledování Vašeho DO-DOS vám může pomoci zajistit, že dostanete všechny své důležité práce na dni a že nic nepadá praskliny.

Akt zapisování denních dodávek vám pomůže představit práci, kterou potřebujete k dokončení. Protože všechno je zapsáno, můžete snadno porozumět prioritě každého úkolu a zjistit, které úkoly musíte dokončit. Na konci dne zkontrolujte své DO-DOS na zítřek, abyste mohli začít den s nejlepší nohou vpřed.

2. Kontrolní seznam příkladu

Nejlepší pro: Objednávání denních dodávek v sekvenčním pořadí.

Způsob, jakým organizujete seznam úkolů, může ovlivnit jak a při dokončení úkolů. Vytvořením kontrolního seznamu, můžete zajistit, že vaše výstupy jsou jasně definovány a v pořadí prioritou.

Šablona pro kontrolní seznam časového řízení může být kategorizována z nejdůležitější pro nejméně důležité, takže si můžete zajistit, aby vaše úkoly nejvyšší priority byly dokončeny jako první. Navíc, akt kontroly každého do-do-do-do může přinést reliéf vědět, že jeden méně úkol je na vašem seznamu úkolů.

3. Příklad denního plánovače

Nejlepší pro: plánování každodenních aktivit, aby se zabránilo nitělým cílům.

Denní plánovač je skvělý, pokud se často dostanete ohromen svým denním DO-DOS a rádi máte akční plán pro váš den. Denní nebo týdenní plánovač se liší od seznamu úkolů, protože to představuje více než jen výstupy. Zahrnuje všechny pohyblivé části vašeho dne, včetně setkání, přestávek, výstupy a cokoliv jiného, co spotřebovává váš pracovní den.

A studieV roce 2011 zjistilo, že vytváření plánu může pomoci vyložit mentální břemeno nenaplněných cílů. Plánováním dne kolem schůzek, úkolů a projektových výstupů můžete mít denní plán, který vám pomůžeČasový bloka splnit své akční položky.

4. Příklad týdenního plánu

Nejlepší pro: Plánování pracovní zátěže týdně předem zasáhnout termíny.

Za denním DO-DOS, může být užitečné naplánovat vaši práci na týden dopředu. To zahrnuje provádění harmonogramu těsných termínů, jako jsou denní úkoly, otevřené termíny, jako jsou větší projekty, a vše mezi nimi.

Poté budete chtít upřednostnit tyto úkoly na základě termínů a význam, jak se týká cílů týmu. Tímto způsobem můžete zarovnat cíle do práce potřebné k jejich dokončení.

5. Jednoduchý příklad

Nejlepší pro: Zůstat na trati s mikro-úkoly.

Pokud jde o řízení času, jednoduchá je často lepší. Pokud již máte strategii na místě, ale je třeba trochu víc strukturu chaosu jednoduchá doba vedení listu by mohlo být řešením pro vás.

Jednoduché šablony může zahrnovat přehled krátký seznamů týdenních úkolů a termínů, aby zasáhly. Formát kontrolní seznam bude stačit pro tuto možnost, ale pro ty, kteří dávají přednost představit svou práci můžete použít tabule kalendář, aby bylo zábavné. Rozdíl je v tom, že jednoduchý šablona zahrnuje pouze několik dalších úkolů na svém pořadu, který udržuje rozložení přímočaré.

Nástroje sledování času

Než budete moci řídit svůj čas, je třeba pochopit, jak jste ho strávit. S těmito strategiemi, můžete získat zpět každou minutu svého dne.

6. Time příklad log

Nejlepší pro: Sledování trvání úloh a rozdělení zátěže.

Přihlášení Váš čas je jedna z nejtěžších částí o správě strukturovaný plán. Mezi pracující na důležité úkoly a reagovat na spoluhráče v reálném čase, jak ten čas jít?

Udržování šablonu log času vám pomůže sledovat, jak dlouho trvá, než aby celé dílo a umožňuje analyzovat vaše denní, týdenní a měsíční alokace času. Čas šablony protokolů jsou užitečné pro sledování, kolik času jste strávili na minulé práce, ale také pomoc s plánováním budoucnosti stejně. Jakmile budete mít pocit, jak dlouho každý úkol vyžaduje, můžete plánovat budoucí projekty na základě odhadované doby potřebné pro každý úkol, které mají být dokončeny.

Příkladem log 7. Aktivita

Nejlepší pro: Týmy, které pracují na více projektech najednou.

V dokonalém světě, váš čas bude vynaloženo pouze na dokončení své přidělené úkoly. Bohužel to není vždy ve světě, ve kterém žijeme a mnoho týmů trpí busywork, což znesnadňuje jejich celkové účinnosti. Průměrný pracovník znalostí vynakládají60% svého časuo práci asi pracovními věci, jako je vyhledávání dokumentů, honí schválení, nebo se účastní schůzek stavu.

Šablona aktivita pomáhá sledovat všechny aktivity, které děláte v jeden den, takže můžete identifikovat a snižovat práce o práci. Například, když můžete mít pouze dva úkoly dokončit ten den, můžete mít také dvě setkání zúčastnit, požár uhasit pomocí minulém projektu, nebo nedorozumění, které je nutné vymazat s spoluhráče. Přihlášení tyto činnosti vám může dát jasnější představu o tom, kde je váš čas vynakládány a představují příležitosti zlepšit své stávající procesy.

8. Časový rozpočet příkladem

Nejlepší pro: Analýza časové alokace a podrobnosti rozpočtu.

Můžete být obeznámeni s rčení „Čas jsou peníze“, ale jak přesně si můžete zajistit váš čas je využita efektivně? I když tam není one-size-fits-all přístup, který sleduje svůj čas ve vztahu k rozpočtu vám dát svůj příděl času v perspektivě.

Můžete to udělat tím, že nejprve sleduje čas se dostanete k dokončení každého úkolu v rámci projektu. Potom přiřadit číslo rozpočet na každou položku tím, že rozpočet projektu a vydělením ji v době, kdy jste vzal k dokončení každého úkolu. I když to nemusí být 100% přesné pokaždé, můžete získat představu o tom, kde váš čas se děje a sdílet je se zainteresovanými stranami ke zlepšení viditelnosti.

9. Pomodoro technika příklad

Nejlepší pro: Jednotlivci, kteří boj s otálení a jsou snadno rozptýlit.

Vytváříte-li denní nebo týdenní to-do seznamu cítíte zahlceni, možná budete chtít vyzkoušet pomocíTechnika Pomodoro. Tato technika zahrnuje párování zaměřené pracovní schůzky s častými přestávkami, s cílemzvýšit svou produktivitua snižuje duševní únavu.

Běžný poměr pracovní doba je 25 minut z pracovní do 5 minut přestávky. Můžete začít používat tuto techniku tím, že naplánuje své každodenní úkoly týkající se těchto pracovních bloků 25 minutových mít jistotu, že váš to-do seznamu bude dokončena na konci dne.

upřednostňování technik Úkol

Pokud jde o produktivitu, prioritizace je klíčová. Zde jsou některé nástroje, které vám pomohou rozhodnout, které úkoly jsou naléhavé a které mohou počkat.

10. Příklad priorit

Nejlepší pro: Kategorizace úkolů založených na důležitosti pro potřeby efektivnosti.

Když máte dlouhý seznam úkolů před vámi a schůzky back-to-back, může se někdy zdát nemožné řídit svůj čas efektivně při dokončení vašich úkolů. To je místo, kde přijde prioritní plánování.

Šablona priority vám může pomoci pořadí každého úkolu na vašem seznamu podle důležitosti, což zajišťuje nejdůležitější úkoly. To může pomoci organizovat seznam úkolů na i nejrušnější dny. Zkuste zařadit každý projekt na stupnici od jedné do tří až tří nebo barevných kódování na základě nejvyšší priority.

11. Příklad prokrastace

Nejlepší pro: týmy, které bojují s Procrastinaci a problémy s efektivitou.

Všichni jsme tam byli dříve - máte dlouhý seznam To-Dos, ale ocitnete se, že je vypnout až do poslední minuty. Otálení je něco z nás, s tím, s, ale existuje způsob, jak bojovat proti negativním účinkům.

Vytvoření šablony OCrastinaci vám může pomoci upřednostnit nejvyšší úkoly potřebné k tomu, aby se jednalo o jeden den najednou. To vás udrží v tom, že se stanete ohromeni déle týdně DO-DOS. Můžete také vyzkoušet strategii řízení času jakoTechnika PomodoroKde pracujete pro krátké intervaly času a časem se brání zmírnit stres. Klíčem je vyzkoušet různé metody a najít správný pro vás. Začněte prioritami nejdůležitějších úkolů a přejdete na krátké přestávky, pokud budete stále bojovat.

12. Jednoduchý příklad

Nejlepší pro: plánování budoucích projektů, které jsou nižší v prioritě, ale stále důležité.

Všichni jsme vinni udržet naše zaměření na krátkodobé úkoly alespoň některé z nějakého času - Koneckonců existují termíny, které mají být splněny. Ale může být užitečné trávit čas s ohledem na dlouhodobé úkoly, které byste chtěli řešit nějaký den.

Můžete použít šablonu pro správu času, aby se seznam budoucích projektů, které byste chtěli vzít na-buď jako tým nebo jako jednotlivec. Tímto způsobem, příště máte trochu navíc volný čas, můžete pracovat na svých jednosátých úkolech. Můžete začít výběrem popisů projektů a přiřazením týmů, které by bylo zapojeno, aby se míč válcování.

13. Příklad volného času

Nejlepší pro: Proaktivně prioritní dlouhodobé projekty.

Pokud jste někdy v situaci, kdy je vaše pracovní zátěž světla a chcete pracovat na proaktivní akci položky, zkuste použít volnou časovou šablonu pomocí výpisu úkolů ve vašem seznamu jednoho. Můžete začít tím, že rozdělíte své jednosůžkové úkoly do vlastníhoStruktura poruch práce, kde začnete plánovat menší výstupy.

Tyto úkoly mohou být větší obchodní chce jako zlepšený proces nebo tým chce jakoUspořádání činnosti týmové vazby. Uložte tyto volné časové úlohy na konec týdne, kdy jsou vaše prioritní úkoly dokončeny a používají ho k dohodě projektů, které jste chtěli řešit.

Šablony plánování týmu

Správa týmu vyžaduje organizaci. S těmito šablonami si můžete udržet své členy týmu zarovnány a co nejvíce z doby každého z nich.

14. Šablona cílů týmu

Nejlepší pro: Zarovnání menších úkolů do větších cílů projektu.

Jedním z největších problémů, pokud jde o řízení času, je spojovací úkoly na větší cíle projektu. To platí zejména pro týmy, které obvykle pracují v Silos a nemají připojenou platformu pro sledování řízení času.

Cesta k boji je tím, že používáte šablony týmu týmu, takže všechny zúčastněné strany rozumí potřebnécíle projektua jak se jejich práce spojuje s větším obrázkem.

15. Příklad inteligentních cílů

Nejlepší: Proaktivní stanovení cílů a úkolů roadmapping.

Pokud stanovování cílů a sledování pokroku pomáhá vaši produktivitu, pak pomocíInteligentní cíleŠablona může být pro vás. Smart je zkratka, která stojí S. nejistý, M. párekný, A Posunutelný, R. Ealistic, a. T. ime-vázán. Cíle SMART pomohou hit ambiciózní cíle s jasnou komunikaci a zarovnání.

Sdělování svých cílů zajistí, že budete mít transparentnost, pokud jde o sladění úkoly a cíle. Navíc si můžete začít každý den s jasným plánem a Trackable metrik.

16. Akční položky příkladem

Nejlepší pro: Uspořádání denní nebo týdenní akční položky podle priority.

Dalším způsobem, jak uspořádat své pracovní vytížení je poukázat na nejdůležitější akce položky svůj den a plnit tyto úkoly jako první. Tomu se říká akční položky šablony.

Plánování svůj den kolem akčních bodů zajistí vaše prioritní úkoly jsou prováděny na konci dne. To bude také vám umožní pracovat na důležitých úkolů po celý zbytek týdne.

17. Team Brainstorm šablona

Nejlepší pro: kreativní týmy, které potřebují pomoc účinně ideating.

Team brainstorming je kreativní způsob, jak představovat si nové obchodní příležitosti. To znamená, že bez správných manažerských dovedností Čas, brainstorming setkání mohlo skončit neproduktivní. To je, kdyTým brainstorming šablonapřichází v.

S plánem na místě, každý může přidat své nápady spolupracovat na jednom sdíleném dokumentu. Pak si můžete dát dohromady mluvit prostřednictvím špičkových nápadů a klíčových akčních položek. Můžete také vyzkoušet různéBrainstorming technikynajít aktivitu schůzku, která nejlépe vyhovuje vašemu týmu dynamiku.

Příklad 18. Pracovní postup

Nejlepší: Zdokonalení interních procesů a postupů.

A Pracovní postupje proces end-to-end, která spojuje správné lidi na správných dat v pravý čas. Pracovní postupy jsou nesmírně cenné, ale vzít čas a úsilí k vybudování.

Dokonce s právemSoftware pro správu pracovního postupuMůže trvat nějaký čas, aby získali efektivní manažerské dovednosti čas, protože to může být náročné úsilí. Ale se správným šablony, můžete plánovat, upravovat a sledovat úspěšnost svých pracovních postupů s lehkostí.

19. zaměstnanec Onboarding šablona

Nejlepší pro: Uspořádání nové pronájem dokumentů a výukových materiálů.

Nájem proces je klíčovým prvkemo zřízení skupiny norem, nastaveníSpolečnost KulturaA optimalizaci vnitřní efektivity. Ale to může být časově náročný úkol s novými členy týmu neustále onboarded. Bez správného postupu vaši noví členové týmu by mohly být ponechány bez zdroje potřebné k účinnému vykonávání své práce.

Ta Zaměstnanec Onebránkový šablonastandardizuje své procesy, zarovná zúčastněných stran, a vytvoří inkluzivní komunity již od prvního dne. Podporou váš HR tým a najímání manažerů, můžete si zajistit váš tým má vše, co potřebují pro nový pronájem jePrvní pracovní den. Potom spárovat zaměstnanec Onboarding šablony s30-60-90 denní plána žalovatelnéNový kontrolní seznam půjčovnazefektivnit proces.

20. Setkání šablona agenda

Nejlepší pro: týmy, které bojují běh efektivní setkání.

Většina z nás zažili schůzku v naší profesionální kariéry, který neměl agendu. Bez řádného programu valné hromady, členové týmu by mohly být přilepená přemýšlel o cíl, a v konečném důsledku by to mohlo skončit jako ztracený čas.

S Setkání šablona agenda, můžešaby se vaše setkání zaměřenáa na trati s jasnými cíli, akční položky a úlohy po setkání.

Šablona plánování 21. Sprint

Nejlepší: Vývojové a produktových týmů, které pracují na napjatých termínech.

Plánování Sprint jeMetodika řízení projektůpro výrobky a inženýrské týmy, které přestávky pracují na menší kousky. To pomáhá, pokládají práce a plán pro potřeby týmu kapacity.

Aby bylo možné efektivně plánovat své sprinty, měli byste použítŠablona plánování sprintkterý vám pomůže lépe spravovatagilní projektyvytvořením struktury, přiřazení majitele úkol, a plánování sprintu setkání.

Šablony plánování projektů

Projekty obsahují velké množství pohyblivých dílů. Tyto šablony a příklady vám pomohou zůstat na vrcholu, který dělá to, co, kdy.

22. Ganttův diagram příklad

Nejlepší pro: Sledování projektů projektu a milníky úkolů.

Gantt grafyJsou horizontální sloupcové grafy používané k ilustraci časové osy projektu, programu nebo úkolu. Poskytují lepší způsob, jak sledovat pokrok úkolů, závislostí amilníky .

Šablona Gantt Chart může výrazně snížit množství času stráveného na denní plánování úkolů. Vizualizací všech vašich prací na časové ose získáte jasný smysl toho, co přichází nahoru a jak dlouho bude každý úkol trvat. Přemýšlejte o ganttovém diagramu jako interaktivní přístup k řízení času.

23. Šablona plánování událostí

Nejlepší pro: vizualizaci termínů událostí a správu komunikace.

Plánování událostí může být stresující úsilí. Pravděpodobně máte desítky termínů a detaily, které chcete sledovat v daném okamžiku, které vedou k události. To může způsobit Havoc na vaší obvyklé strategii řízení času.

Pomocí A.Šablona plánování událostíMůže vám pomoci rozpočtu, vizualizovat, komunikovat a spravovat požadavky dodavatele na jednom místě. To vám může pomoci dosáhnout cílů a otočit e-maily do akčních úkolů.

24. Šablona návrhu plánu

Nejlepší pro: Připojení designu dodávek do větších projektových milníků.

Návrháři mohou mít různé nástroje, které jim pomohou design, ale co nástroj, který pomáhá naplánovat skutečnou práci? Z počátečního pojetí k komunikaci s křížovou týmem a konečným souhlasem existuje mnoho pohyblivých částí.

S Šablona návrhu plánu, můžete udržet úkoly organizované a včas přijímat všechny přijímající schválení v jednom organizovaném místě. To vám pomůže zasáhnout termíny a udržet kreativní milníky na trati.

25. Redakční kalendář šablona

Nejlepší pro: týmy, které mají robustní harmonogram obsahu a bojují s miscommuniication.

Ať už vytváříte blogy nebo tiskové zprávy, pokud pracujete na kreativním týmu, máte redakční kalendář k plánu pro nadcházející obsah. To by mohlo být doslovný kalendář nebo organizovaný seznam oddělený po týdnech nebo měsících.

Vizualizace vaší nadcházející práce v redakčním kalendáři je skvělý způsob, jak dostat ptačí pohled na to, co se děje. Nejenže vám to dává šanci plánovat dopředu, ale také vám umožní naplánovat vaše redakční potřeby kolem důležitých akcí společnosti nebo sezónních změn.

26. Šablona sociálních médií

Nejlepší pro: Organizace svého společenského obsahu kolem událostí a trendů.

Sociální média mohou být složité pro plánování. Ze správu více profilů pro pobyt up-to-date s novými trendy, který má strategický plán klíč. AKalendář obsahu sociálních médiíJe kombinací vašeho redakčního plánu a vaše nadcházející sociální sloupky - vše snadné vizualizovat způsob, jakým mohou vaše příčné zúčastněné strany rychle přistupovat.

PoužívatŠablona sociálních médiíMůže usnadnit správu plánu publikace, plánovat příspěvky a komunikovat s členy týmu ve sdíleném prostoru. To zabraňuje nesprávnému rozkvětení a umožňuje vašemu týmu zůstat na stejné stránce.

27. Šablona spuštění produktu

Nejlepší pro: Produktové týmy, které potřebují pomoci žonglování více spuštěných.

Úspěšný výrobek startuje o pečlivé plánování a diligence. Vytváření cílů pro zasílání zpráv a implementaci se hodně může pokazit. Šablona spuštění produktu vás naštěstí může organizovat a pomáhat rozšířit portfolio produktů.

Ať už žonglujete novýProces vývoje produktunebo potřebují jasnější směry, aŠablona spuštění produktuvám může pomoci vizualizovat časovou osu, sdílet cíle a udržet komunikaci vše na jednom místě.

Šablony obchodních plánování

Pokud jde o obchodní plánování, organizace je klíčová. Podívejte se na tyto šablony, aby plánovali dopředu a maximalizovali účinnost.

28. Šablona obchodní strategie

Nejlepší pro: Spojení jednotlivců k obchodním cílům a prevence Silos.

Podnikatelský plán je plán, který vypráví příběh o tom, kdo a co je vaše podnikání. Často je sdílena s vedoucími pracovníky, členy týmu a dokonce i investoři. Proto je tak důležité mít profesionálně vypadající dokument, který pomáhá sdělit svou strategii co nejméně času.

Existuje mnoho různých prvků, které můžete zvolit, abyste mohli zahrnout do svéhoObchodní strategie šablona, jako jsou procesy, výdaje a zastřešující programy, z nichž všechny mohou být časově náročné na zdokonalení bez správné šablony. Chcete-li skočit do procesu, podívejte se na silnou šablonu obchodní strategie, která pomůže vašemu týmu ideate a prezentovat svou obchodní strategii s nejlepší nohou vpřed.

29. Prodejní potrubí šablona

Nejlepší pro: organizování prodejních příležitostí a sdílení je napříč týmy.

Správa vašeho prodejního potrubí je složitý úkol, který zahrnuje udržení a sledování potenciáluprodejní týmpříležitosti. Zatímco toto zvuky dost jednoduché, existuje mnoho pohyblivých částí, které jdou do sledování vašeho prodejního potrubí, včetně příležitostí, stavu vedení, priority, etapy a odhadované hodnoty a další.

S Prodejní potrubí šablonyVáš prodejní tým může snadno sledovat údaje o účtu a akci při upřednostňování příležitostí a sdílení potrubí s jinými členy týmu. Navíc, můžete nulové na novém vedení, top účty a na rizikové příležitosti vybudovat potrubí.