29 Tidshanteringsmallar och exempel för att förbättra effektiviteten

Sammanfattning

UDN Task ManagerFörvandlar ditt arbete med branschledande funktioner

Från dagliga till-dos till månatliga redaktionella kalendrar har vi avrundat upp 29 tidshanteringsmallar och exempel för att komma igång med att hantera din tid effektivt. Ta reda på hur varje mall kan hjälpa dig att slutföra din att göra-lista.

Det är svårt att balansera en upptagenarbetsschemaOch få din till-dos gjort när nya uppgifter ständigt läggs till på din tallrik. Om du har känt smärtan kan du vara glad att veta att det finns dussintals tidshanteringsmallar där ute som kan hjälpa dig att prioritera din arbetsbelastning.

Ta en titt på 29 tidshanteringsmallalternativ och exempel för att hitta den som passar ditt upptagna schema. Från dagliga agendor till månatliga mål täcker dessa mallar nästan alla situationer.

Klar att komma igång? Här är de 29 mest hjälpsamma tidshanteringsarket.

Personliga scheman och listor

Håll dig ovanpå dina dagliga och veckovisa uppgifter med dessa tidshanteringsstrategier.

1. Daily to-do-lista Exempel

Bäst för: Daglig målsättning och prioritera mikrouppgifter.

Dagligen till-dosÄr åtgärdsposter som du skriver ner i en anteckningsbok eller checkar via ditt verktyg för att göra lista i början av varje dag. Spåra din till-dos kan hjälpa dig att se till att du får allt ditt viktiga arbete som gjorts för dagen och att ingenting faller genom sprickorna.

Handlingen att skriva ner dina dagliga leveranser hjälper dig att visualisera det arbete du behöver slutföra. Eftersom allt är skrivet ner kan du enkelt förstå varje uppgifts prioritet och se vilka uppgifter du behöver slutföra när. I slutet av dagen, kolla din till-dos för imorgon så att du kan börja dagen med din bästa fot framåt.

2. Checklista Exempel

Bäst för: Beställa dagliga leveranser i sekventiell ordning.

Det sätt på vilket du organiserar din att göra-lista kan påverka hur och när du slutför uppgifter. Genom att skapa en checklista kan du se till att dina leveranser är tydligt definierade och i sekventiell ordning med prioritet.

En kontrolllista Time Management Mall kan kategoriseras från det viktigaste till minst viktiga, så du kan säkerställa att dina högsta prioriterade uppgifter är färdiga först. Dessutom kan hanteringen av att ta bort varje till-do-do få lättnad att veta att en mindre uppgift är på din att göra lista.

3. Daily Planner Exempel

Bäst för: Planera dagliga aktiviteter för att förhindra ouppfyllda mål.

En daglig planerare är bra om du ofta blir överväldigad av din dagliga till-dos och gillar att ha en handlingsplan för din dag. En daglig eller veckovis planerare skiljer sig från en att göra-lista eftersom den står för mer än bara leveranser. Det innehåller alla rörliga delar av din dag, inklusive möten, raster, leveranser och allt annat som förbrukar din arbetsdag.

A studieKlar under 2011 visade att skapa en plan kan bidra till att avlasta den psykiska bördan av ouppfyllda mål. Genom att planera din dag runt möten, uppgifter och projektleveranser kan du få en daglig färdplan som hjälper digtidsblockoch uppnå dina handlingsobjekt.

4. Veckans schema exempel

Bäst för: Planera din arbetsbelastning per vecka i förväg för att träffa deadlines.

Utöver det dagliga till-dos kan det vara till hjälp att planera ditt arbete för veckan framåt. Det handlar om att göra ett schema med snäva tidsfrister som dagliga uppgifter, öppna deadlines som större projekt, och allt däremellan.

Du vill då prioritera dessa uppgifter baserat på tidsfrister och betydelse eftersom det gäller lagmål. På så sätt kan du anpassa mål till det arbete som behövs för att slutföra dem.

5. Enkelt exempel

Bäst för: Bor på spår med mikrouppgifter.

När det gäller tidshantering är enkelt ofta bättre. Om du redan har en strategi på plats men behöver lite mer struktur till kaoset, kan ett enkelt tidshanteringsarket vara lösningen för dig.

En enkel mall kan innehålla en kort översikt över veckovisa uppgiftslistor och tidsfrister för att slå. Ett checklista format skulle vara tillräckligt för det här alternativet, men för dem som föredrar att visualisera sitt arbete kan du använda en whiteboard kalender för att göra det roligt. Skillnaden är att en enkel mall endast innehåller de närmaste uppgifterna på din agenda, som håller layouten rättvist.

Tidsspårningsverktyg

Innan du kan hantera din tid måste du förstå hur du spenderar det. Med dessa strategier kan du återkräva varje minut av din dag.

6. Tidslogg Exempel

Bäst för: Spåra uppgiftslängd och arbetsbelastning.

Logga din tid är en av de svåraste delarna om hantering av en strukturerad plan. Mellan att arbeta med viktiga uppgifter och svara på lagkamrater i realtid, vart går tiden?

Att hålla en tidsloggmall kan hjälpa dig att spåra hur lång tid det tar att slutföra jobbet och låter dig analysera din dagliga, veckovisa och månatliga tidsfördelningar. Tidsloggmallar är användbara för att spåra hur mycket tid du har spenderat på tidigare arbete, men de hjälper också med framtida planering också. När du har en känsla av hur länge varje uppgift tar, kan du planera för framtida projekt baserat på den beräknade tiden som krävs för varje uppgift att slutföras.

7. Aktivitetslogg Exempel

Bäst för: Lag som arbetar på flera projekt samtidigt.

I en perfekt värld skulle din tid endast spenderas på att slutföra dina tilldelade uppgifter. Tyvärr är det inte alltid den värld vi lever i och många lag lider av upptagning som hindrar deras övergripande effektivitet. Faktum är att den genomsnittliga kunskapsarbetaren spenderar60% av sin tidPå arbete om arbete-saker som att söka efter dokument, jagar godkännanden eller delta i statusmöten.

En aktivitetsmall hjälper dig att spåra alla aktiviteter du gör på en dag så att du kan identifiera och minska arbetet om arbete. Till exempel, medan du bara får två uppgifter att slutföra den dagen, kan du också ha två möten att delta, en eld att lägga ut med ett tidigare projekt eller felkommunikation som måste rensas upp med en lagkamrat. Loggning Dessa aktiviteter kan ge dig en tydligare bild av var din tid spenderas och presenterar möjligheter att förbättra dina nuvarande processer.

8. Tidsbudgetexempel

Bäst för: Analysera tidsfördelningar och budgetdetaljer.

Du kan vara bekant med ordstävet "Tiden är pengar", men hur exakt kan du se till att din tid utnyttjas effektivt? Även om det inte finns en enstaka-passar-all-tillvägagångssätt, kan spårning av din tid i korrelation med din budget hjälpa till att ge din tidsallokering i perspektiv.

Du kan göra det genom att först spåra den tid det tar dig att slutföra varje uppgift inom ett projekt. Tilldela sedan ett budgetnummer till varje post genom att ta projektbudgeten och dela det när det tog dig att slutföra varje uppgift. Medan det kanske inte är 100% korrekt varje gång kan du få en grov uppfattning om var din tid går och delar den med intressenter för att öka synligheten.

9. Pomodoro Technique Exempel

Bäst för: Personer som kämpar med förskott och är lätt distraherade.

Om du skapar en daglig eller veckovis till-do-lista får du att känna dig överväldigad, kanske du vill försöka användaPomodoro teknik. Denna teknik involverar parning av fokuserade arbetssessioner med frekventa korta raster, med målet medFörbättra din produktivitetoch reducera mental trötthet.

Ett gemensamt arbetstidsförhållande är 25 minuters arbete till 5 minuters paus. Du kan börja använda den här tekniken genom att schemalägga dina dagliga uppgifter runt dessa 25-minuters arbetsblock för att få sinnesro att din att göra-lista kommer att vara komplett i slutet av dagen.

Uppgiftsprioriteringsteknik

När det gäller produktivitet är prioritering nyckeln. Här är några verktyg som hjälper dig att bestämma vilka uppgifter som är brådskande, och vilka som kan vänta.

10. Prioriterat exempel

Bäst för: Kategorisering av uppgifter baserade på betydelse för effektivitetsbehov.

När du har en långvarig lista framför dig och back-to-back-möten, kan det ibland tyckas omöjligt att hantera din tid effektivt när du fyller i dina uppgifter. Det är där prioriterad planering kommer in.

En prioriterad mall kan hjälpa dig att rangordna varje uppgift på din lista med betydelse, vilket gör att dina viktigaste uppgifter är färdiga först. Detta kan hjälpa till att organisera din att göra-lista på även de mest trafikerade dagarna. Försök rangordna varje projekt på en skala från en till tre eller färgkodning baserat på högsta prioritet.

11. Procrastination Exempel

Bäst för: Lag som kämpar med procrastination och effektivitetsproblem.

Vi har alla varit där innan du har en lång lista över till-dos men hitta dig själv att lägga dem till sista minuten. Procrastination är något som många av oss kämpar med, men det finns ett sätt att bekämpa de negativa effekterna.

Att skapa en procrastinationsmall kan hjälpa dig att prioritera de bästa uppgifterna som behövs för att få gjort en dag i taget. Detta kommer att hålla dig från att bli överväldigad av den längre veckovisa till-dos. Du kanske också vill prova en tidshanteringsstrategi somPomodoro teknikdär du arbetar för korta tidsintervaller och tar frekventa raster för att lindra stress. Nyckeln är att prova olika metoder och hitta den rätta för dig. Börja med att prioritera de viktigaste uppgifterna och fortsätt att ta korta pauser om du fortfarande kämpar.

12. Someday exempel

Bäst för: Planering av framtida projekt som är lägre i prioritet men fortfarande viktigt.

Vi är alla skyldiga att hålla fokus på kortsiktiga uppgifter, åtminstone en del av tiden - det finns det deadlines som ska uppfyllas. Men det kan vara till hjälp att spendera tid med tanke på långsiktiga uppgifter som du skulle vilja ta itu med en dag.

Du kan använda en eneday-tidshanteringsmall för att göra en lista över framtida projekt som du vill ta på dig som ett lag eller som individ. På det sättet, nästa gång du har lite extra ledig tid kan du arbeta med dina enaDay-uppgifter. Du kan börja med att ange projektbeskrivningar och sedan tilldela lag som skulle vara involverade för att få bollen att rulla.

13. Fri tidsexempel

Bäst för: Proaktivt prioritera långsiktiga projekt.

Om du någonsin är i en situation där din arbetsbelastning är lätt och du vill arbeta med proaktiva åtgärdsobjekt, försök använda en ledig tidmall genom att lista upp uppgifter på din someday-lista. Du kan börja med att bryta dina enaDay-uppgifter i sina egnaArbetsuppdelningsstruktur, där du kommer att börja planera mindre leveranser.

Dessa uppgifter kan vara större affärer vill ha en förbättrad process eller laget vill haorganisera en lagbindningsaktivitet. Spara dessa lediga tidsuppgifter i slutet av veckan när dina prioriterade uppgifter är färdiga och använder den för att komma ikapp på projekt du ville ta itu med.

Team planeringsmallar

Hantering av ett lag kräver organisation. Med dessa mallar kan du hålla dina lagmedlemmar anpassade och få ut det mesta av allas tid.

14. Team Goals mall

Bäst för: Justera mindre uppgifter till större projektmål.

En av de största utmaningarna när det gäller Time Management kopplar upp uppgifter till större projektmål. Detta är särskilt sant för lag som vanligtvis fungerar i silor och har inte en ansluten plattform för tidshanteringsspårning.

Ett sätt att bekämpa detta är att använda lagmålmallar så att alla intressenter förstår det nödvändigaProjektmåloch hur deras arbete förbinder till den större bilden.

15. Smart Goals Exempel

Bäst för: Proaktiv målsättning och uppgiftsväg.

Om du ställer in mål och spårningsframsteg hjälper din produktivitet, då med enSmarta målmall kan vara för dig. Smart är en akronym som står för S särskilt, M varselbar, A chievable, R ealististisk, och T ime-bunden. Smarta mål hjälper dig att träffa ambitiösa mål med tydlig kommunikation och anpassning.

Kommunicera dina mål säkerställer att du har öppenhet när det gäller att anpassa uppgifter och mål. Dessutom kan du börja varje dag med en tydlig färdplan och spårbar mätvärden.

16. Åtgärdsposter Exempel

Bäst för: Organisera dagliga eller veckovisa åtgärdsposter efter prioritet.

Ett annat sätt att organisera din arbetsbelastning är att markera dagens viktigaste åtgärdsposter och utföra dessa uppgifter först. Detta kallas en åtgärdsmall.

Schemaläggning av din dag kring åtgärdsposter kommer att säkerställa att dina prioriterade uppgifter uppnås i slutet av dagen. Detta gör det också möjligt för dig att arbeta med viktiga uppgifter för resten av veckan.

17. Team Brainstorm mall

Bäst för: Kreativa team som behöver hjälp ibeaating effektivt.

Team Brainstorming är ett kreativt sätt att utöva nya affärsmöjligheter. Som sagt, utan rätt tidshantering, kan ditt brainstormingsmöte sluta vara oproduktiva. Det är där aTeam brainstorm mallkommer in.

Med en plan på plats kan alla lägga till sina idéer som samarbetar i ett delat dokument. Då kan du komma ihop för att prata genom de bästa idéerna och nyckeltal. Du kan också prova olikaBrainstorming teknikerFör att hitta den mötesaktivitet som bäst passar ditt teamdynamik.

18. Arbetsflödesexempel

Bäst för: Raffinering av interna processer och rutiner.

A arbetsflödeär en end-to-end-process som ansluter rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt. Arbetsflöden är otroligt värdefulla, men de tar tid och ansträngning att bygga.

Även med högerWorkflow Management SoftwareDet kan ta lite tid att få effektiva tidshanteringsförmåga eftersom det kan vara en utmanande strävan. Men med rätt mall kan du planera, skräddarsy och spåra framgången för dina arbetsflöden med lätthet.

19. Anställd ombord på mall

Bäst för: Organisera nya hyresdokument och träningsmaterial.

Anställningsprocessen är ett viktigt inslag iEtablering av gruppnormer, inställningföretagskulturoch optimera intern effektivitet. Men det kan vara en tidskrävande uppgift med nya lagmedlemmar att vara ombord på kontinuerligt. Utan rätt procedur kan dina nya lagmedlemmar lämnas utan de resurser som behövs för att göra sina jobb effektivt.

En anställd ombord på mallStandlarerar dina processer, anpassar intressenterna och skapar ett inkluderande samhälle från dag ett. Genom att stödja ditt HR-team och anställa chefer kan du se till att ditt team har allt de behöver för den nya hyresgästenförsta arbetsdagen. Koppla sedan på medarbetaren ombord på mall med a30-60-90 dagsplanoch en handlingsbarNy hyra checklistaatt effektivisera processen.

20. Möteagendan mall

Bäst för: Lag som kämpar för att driva effektiva möten.

De flesta av oss har upplevt ett möte i våra professionella karriärer som inte hade en agenda. Utan en riktig mötesagendan kunde lagmedlemmarna fastna undra om målet, och i slutändan kan det hamna som bortkastad tid.

Med enmöta dagordning mall, du kanHåll dina möten fokuseradeoch på spår med tydliga mål, åtgärdsposter och efter mötesuppgifter.

21. Sprint Planeringsmall

Bäst för: Utveckling och produktgrupper som arbetar med snäva tidsfrister.

Sprint planering är enProjektledningsmetodikFör produkt- och ingenjörslag som bryter upparbetar sig i mindre bitar. Detta hjälper till att prioritera arbete och plan för lagkapacitetsbehov.

För att effektivt planera dina sprints, bör du använda aSprint planeringsmallsom kan hjälpa dig att hantera dig bättreAgile projektGenom att skapa struktur, tilldela arbetsägare och planering av Sprint-möten.

Projektplaneringsmallar

Projekt innehåller massor av rörliga bitar. Dessa mallar och exempel kan hjälpa dig att hålla dig ovanpå vem som gör vad, när.

22. Gantt Diagram Exempel

Bäst för: Spåra projektets framsteg och arbetsmiljöer.

Gantt-diagramär horisontella stapeldiagram som används för att illustrera en tidslinje för ett projekt, program eller en uppgift. De ger ett bättre sätt att spåra uppdragsförlopp, beroenden ochmilstolpar .

En Gantt-diagrammall kan avsevärt minska den tid som spenderas på den dagliga uppgiftsplaneringen. Genom att visualisera allt ditt arbete på en tidslinje får du en tydlig känsla av vad som kommer upp och hur länge varje uppgift tar. Tänk på ett Gantt-diagram som ett interaktivt tillvägagångssätt för tidshantering.

23. Evenemangsplaneringsmall

Bäst för: Visualizing Event Deadlines och Hantera kommunikation.

Evenemangsplanering kan vara en stressig strävan. Du har sannolikt dussintals tidsfrister och detaljer för att spåra vid ett visst ögonblick som leder fram till evenemanget. Detta kan orsaka kaos på din vanliga tidshanteringsstrategi.

Med hjälp av enEvenemangsplaneringsmallKan hjälpa dig budget, visualisera, kommunicera och hantera leverantörsförfrågningar allt på ett ställe. Detta kan hjälpa dig att nå mål och vända e-postmeddelanden till handlingsbara uppgifter.

24. Designplanmall

Bäst för: Anslutning av design Leveranser till större projektmilstoler.

Designers kan ha en mängd olika verktyg för att hjälpa dem att designa, men vad med ett verktyg som hjälper till att planera det verkliga arbetet? Från första konceptet till cross-team kommunikation och ultimat godkännande finns det många rörliga delar.

Med enDesignplanmall, Du kan hålla uppgifter organiserade och i tid samtidigt som man får godkännanden på en organiserad plats. Detta hjälper dig att slå deadlines och håller kreativa milstolpar på rätt spår.

25. Redaktionell kalendermall

Bäst för: Lag som har ett robust innehållsplan och kamp med felkommunikation.

Oavsett om du skapar bloggar eller pressmeddelanden, om du arbetar på ett kreativt team, har du en redaktionell kalender för att planera för kommande innehåll. Detta kan vara en bokstavlig kalendervy eller en organiserad lista separerad av veckor eller månader.

Visualisering av ditt kommande arbete i en redaktionell kalender är ett bra sätt att få en fågelperspektiv av vad som händer när. Det ger dig inte bara en chans att planera, men det gör det också möjligt att schemalägga dina redaktionella behov kring viktiga företag eller säsongsändringar.

26. Social media mall

Bäst för: Organisera ditt sociala innehåll runt händelser och trender.

Sociala medier kan vara komplexa att planera. Från hantering av flera profiler för att hålla sig uppdaterad med nya trender är en strategisk plan nyckel. ASocial Media Content CalendarÄr en kombination av din redaktionella plan och dina kommande sociala tjänster - allt i ett lätt att visualisera sätt som dina korsfunktionella intressenter snabbt kan komma åt.

Använder ensocial media mallKan göra det enkelt att hantera ditt publikationsschema, schema inlägg och kommunicera med lagmedlemmar i ett gemensamt utrymme. Detta förhindrar felkommunikation och låter ditt lag stanna på samma sida.

27. Produktlanseringsmall

Bäst för: Produktteam som behöver hjälp med att jonglera flera lanseringar.

Framgångsrika produktlanseringar vidtar noggrann planering och noggrannhet. Från att skapa mål till meddelanden och implementering kan mycket gå fel. Lyckligtvis kan en produktlanseringsmall hålla dig organiserad och hjälpa till att expandera din produktportfölj.

Oavsett om du är jonglera en nyProduktutvecklingsprocesseller behöver tydligare riktningar, aProduktlanseringsmallKan hjälpa dig att visualisera din tidslinje, dela mål och hålla kommunikationen allt på ett ställe.

Affärsplaneringsmallar

När det gäller affärsplanering är organisationen nyckeln. Kolla in dessa mallar för att planera och maximera effektiviteten.

28. Affärsstrategi mall

Bäst för: Anslutande individer till affärsmål och förhindra silor.

En affärsplan är en färdplan som berättar historien om vem och vad din verksamhet är. Det delas ofta med chefer, lagmedlemmar och till och med investerare. Därför är det så viktigt att ha ett professionellt dokument som hjälper till att kommunicera din strategi så lite tid som möjligt.

Det finns många olika element du kan välja att inkludera i dinAffärsstrategi mall, såsom processer, utgifter och övergripande program, som alla kan vara tidskrävande för att förfina utan rätt mall. För att starta processen, leta efter en stark affärsstrategi mall för att hjälpa ditt team idea och presentera din affärsstrategi med din bästa fot framåt.

29. Försäljningsrörledningsmall

Bäst för: Organisera försäljningsmöjligheter och dela dem över lag.

Hantering av din försäljningsrörledning är en knepig uppgift som innebär att man behåller och spårar potentialsäljteammöjligheter. Medan det här låter tillräckligt med, finns det många rörliga delar som går in i att spåra din försäljningsrörledning, inklusive möjligheter, blystatus, prioriterat, stadium och uppskattat värde och mer.

Med enFörsäljningsledningsmall, ditt säljteam kan enkelt spåra kontouppgifter och åtgärdsposter samtidigt som man prioriterar möjligheter och delar din rörledning med andra lagmedlemmar. Plus, du kan noll på nya ledningar, toppkonton och riskera möjligheter att bygga din rörledning.