29 Modelli di gestione temporali ed esempi per migliorare l'efficienza

Sommario

Dai quotidiani to-dos ai calendari editoriali mensili, abbiamo completato 29 modelli di gestione temporali ed esempi per iniziare a gestire il tuo tempo in modo efficiente. Scopri come ogni modello può aiutarti a completare la tua lista di cose da fare.

È difficile bilanciare un occupatoorario di lavoroE prendi il tuo DOS quando nuove attività vengono costantemente aggiunte al tuo piatto. Se hai sentito il dolore, potresti essere felice di sapere che ci sono dozzine di modelli di gestione del tempo là fuori che possono aiutarti a dare la priorità al tuo carico di lavoro.

Dai un'occhiata a 29 opzioni del modello di gestione del tempo ed esempi per trovare quello che si adatta al tuo programma di occupato. Dai programmi quotidiani agli obiettivi mensili, questi modelli coprono praticamente qualsiasi situazione.

Pronto per iniziare? Ecco i 29 fogli di lavoro di gestione del tempo più utili.

Orari personali ed elenchi

Rimani in cima alle tue attività quotidiane e settimanali con queste strategie di gestione del tempo.

1. Esempio di elenco quotidiano da fare

Meglio per: impostazione del goal-quotidiana e prioritizzando le micro-compiti.

Quotidiano a-dossono elementi di azione che scrivi in ​​un notebook o controlla tramite il tuo strumento software per la lista dei dati all'inizio di ogni giorno. Tracciamento dei tuoi to-dos può aiutarti a garantire che tu stia facendo tutto il tuo lavoro importante per il giorno e che nulla sta cadendo attraverso le crepe.

L'atto di scrivere i tuoi risultati quotidiani ti aiuta a visualizzare il lavoro che devi completare. Poiché tutto è stato scritto, puoi facilmente capire la priorità di ciascuna attività e vedere quali compiti è necessario completare quando. Alla fine della giornata, controlla i tuoi to-dos per domani in modo da poter iniziare la giornata con i tuoi migliori piedi in avanti.

2. Esempio di controllo di controllo

Ideale per: ordinare i risultati giornalieri in ordine sequenziale.

Il modo in cui organizzi la tua lista di cose da fare può avere un impatto su come e quando completi le attività. Creando una lista di controllo, è possibile garantire che i tuoi risultati siano chiaramente definiti e in ordine sequenziale per priorità.

Un modello di gestione del tempo di controllo può essere classificato dalla più importante per meno importante, quindi è possibile garantire che i tuoi compiti di priorità più alta siano completati prima. Inoltre, l'atto di controllare ogni da fare può portare sollievo sapendo che un task in meno è sulla tua lista da fare.

3. Esempio di pianificatore giornaliero

Ideale per: pianificare le attività quotidiane per prevenire obiettivi insoddisfatti.

Un pianificatore giornaliero è fantastico se frequentemente ti tratti travolto dal tuo quotidiano a-dos e piace avere un piano d'azione per la tua giornata. Un pianificatore giornaliero o settimanale è diverso da un'elenco da fare perché spiega più che semplici risultati. Comprende tutte le parti in movimento del tuo giorno, comprese riunioni, interruzioni, deliverables e qualsiasi altra cosa che consuma la tua giornata lavorativa.

UN studiaFatto nel 2011 ha scoperto che la creazione di un piano può aiutare a scaricare il peso mentale degli obiettivi insoddisfatti. Pianificando la giornata intorno alle riunioni, alle attività e ai risultati del progetto, puoi avere una tabella di marcia quotidiana che ti aiutablocco temporalee realizzare i tuoi articoli di azione.

4. Esempio settimanale settimanale

Meglio per: Pianificazione del tuo carico di lavoro a settimana in anticipo per colpire le scadenze.

Oltre al quotidiano a-dos, può essere utile pianificare il tuo lavoro per la settimana a venire. Ciò comporta un programma di scadenze strette come le attività quotidiane, scadenze aperte come progetti più grandi e tutto il resto.

Dovrai quindi dare la priorità a questi compiti in base alle scadenze e all'importanza in quanto riguarda gli obiettivi di squadra. In questo modo puoi allineare gli obiettivi al lavoro necessario per completarli.

5. Esempio semplice.

Meglio per: soggiornare in pista con micro-compiti.

Quando si tratta di gestione del tempo, semplice è spesso migliore. Se si dispone già di una strategia in atto, ma è necessario un po 'di struttura più al caos una semplice gestione foglio di lavoro il tempo potrebbe essere la soluzione per voi.

Un modello semplice potrebbe includere una panoramica breve di elenchi di attività settimanali e le scadenze per colpire. Un formato lista di controllo sarebbe sufficiente per questa opzione, ma per coloro che preferiscono visualizzare il loro lavoro è possibile utilizzare un calendario lavagna per renderlo divertente. La differenza è che un semplice modello include solo le prossime attività sul vostro ordine del giorno, che mantiene il semplice layout.

Tempo di strumenti di monitoraggio

Prima di poter gestire il proprio tempo, è necessario capire come si sta spenderli. Con queste strategie, è possibile recuperare ogni minuto della vostra giornata.

6. esempio log Tempo

Ideale per: Monitoraggio durata dell'attività e l'allocazione del carico di lavoro.

Logging il vostro tempo è una delle parti più difficili circa la gestione di un piano strutturato. Tra lavorare su compiti importanti e rispondendo ai compagni di squadra in tempo reale, dove va il tempo?

Mantenere un modello di registro tempo può aiutare a monitorare quanto tempo ci vuole per il lavoro completo e consente di analizzare i tuoi, la ripartizione delle ore settimanali, mensili e giornaliere. modelli di registro di tempo sono utili per tenere traccia di quanto tempo hai speso sul lavoro passato, ma anche aiuto con la pianificazione futuro. Una volta che hai un senso di quanto tempo ogni attività richiede, è possibile pianificare per i progetti futuri in base al tempo stimato necessario per ogni attività da completare.

Esempio di registro 7. Attività

Ideale per: Le squadre che lavorano su più progetti contemporaneamente.

In un mondo perfetto, il tempo sarebbe stato speso solo sul completamento le attività assegnate. Purtroppo, questo non è sempre il mondo in cui viviamo e molte squadre soffrono di busywork che impedisce la loro efficienza complessiva. In effetti, il lavoratore della conoscenza medio spende60% del loro tempoil lavoro sulla work-cose come ricerca di documenti, inseguendo le approvazioni, o partecipare a riunioni di stato.

Un modello di attività consente di tenere traccia di tutte le attività che si fanno in un giorno in modo da poter identificare e ridurre il lavoro sul lavoro. Ad esempio, mentre si può avere solo due compiti per completare quel giorno, si può anche avere due incontri a partecipare, un fuoco per mettere fuori con un progetto passato, o problemi di comunicazione che ha bisogno di essere risolti con un compagno di squadra. Registrazione queste attività può dare un quadro più chiaro di dove il vostro tempo è stato speso e presentare le opportunità per migliorare i processi in corso.

8. esempio budget Tempo

Ideale per: Analizzare le allocazioni di tempo e di budget dettagli.

Si può avere familiarità con il detto “Il tempo è denaro”, ma esattamente come si può garantire il vostro tempo è utilizzata in modo efficiente? Anche se non c'è un-one-size-fits approccio, tenendo traccia di tempo in correlazione con il vostro budget può aiutare a mettere il vostro allocazione del tempo in prospettiva.

È possibile effettuare questa operazione prima di monitoraggio del tempo impiegato per completare ogni attività all'interno di un progetto. Poi assegnare un numero di budget per ogni voce, prendendo il bilancio del progetto e dividendolo per il tempo che avete impiegato per completare ogni attività. Mentre non può essere accurato al 100% ogni volta, è possibile ottenere una vaga idea di dove il vostro tempo sta andando e condividerlo con le parti interessate per aumentare la visibilità.

9. Pomodoro tecnica esempio

Ideale per: individui che lotta con la procrastinazione e sono facilmente distratti.

Se la creazione di un quotidiano o settimanale to-do list fa si sente sopraffatto, si consiglia di provare a utilizzare ilTecnica Pomodoro.. Questa tecnica comporta l'associazione sessioni di lavoro si è concentrato con frequenti soggiorni brevi, con l'obiettivo diaumentare la produttivitàe riducendo la fatica mentale.

Un rapporto comune orario di lavoro è di 25 minuti di lavoro a 5 minuti di pausa. È possibile iniziare a utilizzare questa tecnica programmando le attività giornaliere attorno a questi blocchi di lavoro di 25 minuti per avere la pace della mente che il vostro to-do list sarà completa alla fine della giornata.

tecniche di prioritizzazione Task

Quando si tratta di produttività, priorità è la chiave. Qui ci sono alcuni strumenti che consentono di decidere quali compiti sono urgenti, e quelli che possono aspettare.

10. esempio Priority

Ideale per: attività sulla base di una categoria ai importanza per le esigenze di efficienza.

Quando si dispone di una lunga lista di cose da fare davanti a voi e back-to-back incontri, a volte può sembrare impossibile per gestire il tuo tempo in modo efficace, mentre il completamento le attività. Ecco dove entra in gioco la priorità di pianificazione.

Un modello di priorità può aiutare a rango ogni attività sulla vostra lista per importanza, assicurando i vostri compiti più importanti sono stati completati prima. Questo può aiutare ad organizzare il tuo to-do list anche sulle giornate più movimentate. Prova classifica ogni progetto su una scala da uno a tre, o il colore di codifica basato sulla massima priorità.

Esempio 11. Procrastination

Ideale per: Le squadre che lotta con problemi di procrastinazione ed efficienza.

Siamo stati tutti lì prima-di avere una lunga lista di cose da fare, ma per ritrovi di metterli fuori fino all'ultimo minuto. Procrastinare è qualcosa che molti di noi lotta con, ma c'è un modo per combattere gli effetti negativi.

Creazione di un modello procrastinazione può aiutare a dare priorità alle attività più importanti necessarie per avere fatto un giorno alla volta. Questo vi impedirà di essere sopraffatti dal settimanale più cose da fare. Si consiglia inoltre di provare una strategia di gestione del tempo come iltecnica di Pomodorodove si lavora per brevi intervalli di tempo e di fare pause frequenti per alleviare lo stress. La chiave è quello di provare diversi metodi e trovare quello giusto per voi. Inizia dando la priorità dei compiti più importanti, e passare a prendere brevi pause se si sta ancora lottando.

Esempio 12. Un giorno

Ideale per: progetti futuri di pianificazione che sono più bassi in via prioritaria, ma comunque importante.

Siamo tutti colpevoli di mantenere la nostra attenzione sui compiti a breve termine, almeno qualche volta, dopo tutto, ci sono scadenze da rispettare. Ma può essere utile per trascorrere il tempo in considerazione le attività a lungo termine si desidera affrontare alcuni giorni.

È possibile utilizzare un modello di gestione del tempo, un giorno di fare una lista di progetti futuri che desideri prendere on-sia come squadra o come un individuo. In questo modo, la prossima volta che avete un po 'di tempo libero in più si può lavorare sulla vostra attività un giorno. Si può iniziare elencando fuori descrizioni di progetti e assegnando squadre che sarebbero coinvolti per ottenere la laminazione palla.

ad esempio il tempo libero 13.

Ideale per: proattivo priorità a progetti a lungo termine.

Se siete sempre in una situazione in cui il carico di lavoro è leggero e si desidera lavorare su elementi di azione proattiva, provare a utilizzare un modello di tempo libero, elencando i compiti sulla vostra lista un giorno. Si può iniziare rompendo le attività Someday nella propriaStruttura della rottura del lavoro, Dove si inizierà pianificazione fuori deliverable più piccole.

Questi compiti possono essere più grandi desideri di business come un processo di miglioramento o di squadra vuole comel'organizzazione di un'attività di team di legame. Salva queste attività per il tempo libero per la fine della settimana quando i vostri compiti prioritari sono finiti e lo usano per recuperare il ritardo su progetti che hai voglia di affrontare.

modelli di pianificazione della squadra

Gestione di un gruppo richiede organizzazione. Con questi modelli, è possibile mantenere i membri del team allineati e sfruttare al massimo il tempo di tutti.

14. Squadra template obiettivi

Ideale per: Allineamento compiti piccole per gli obiettivi del progetto di grandi dimensioni.

Una delle maggiori sfide quando si tratta di gestione del tempo che si collegano attività per gli obiettivi del progetto di grandi dimensioni. Ciò è particolarmente vero per le squadre che di solito lavoro in silos e non hanno una piattaforma per il monitoraggio collegato la gestione del tempo.

Un modo per combattere questo è quello di utilizzare i modelli di squadra obiettivo in modo che tutti i soggetti interessati a comprendere la necessariaobiettivi di progettoe come il loro lavoro si collega al quadro più ampio.

15. SMART obiettivi esempio

Ideale per: proattiva degli obiettivi e compiti roadmapping.

Se la definizione degli obiettivi e seguire i progressi aiuta la produttività, quindi utilizzando unObiettivi intelligentimodello potrebbe essere per voi. Smart è un acronimo che sta per S Pecific, m facilmente residenziale, UN mervenoso, R ealistico, e T imi-bound. SMART obiettivi aiuterà a colpire obiettivi ambiziosi con una comunicazione chiara e l'allineamento.

Comunicare i vostri obiettivi assicura di avere la trasparenza quando si tratta di allineare le attività e gli obiettivi. Inoltre, è possibile iniziare la giornata con una tabella di marcia chiara e metriche tracciabili.

16. Azione articoli esempio

Ideale per: organizzare gli elementi di azione giornalieri o settimanali per priorità.

Un altro modo per organizzare il vostro carico di lavoro è quello di evidenziare il maggior numero di elementi di azione importante della vostra giornata e di svolgere tali compiti prima. Questo si chiama un modello di elementi di azione.

Pianificazione vostra giornata in giro gli elementi di azione garantirà i tuoi compiti prioritari sono realizzate entro la fine della giornata. Questo permetterà anche di lavorare su compiti importanti per il resto della settimana.

17. Squadra di brainstorming modello

Ideale per: team creativi che hanno bisogno di aiuto ideare in modo efficace.

Squadra di brainstorming è un modo creativo per ideare nuove opportunità di business. Detto questo, senza il diritto competenze di gestione del tempo, la riunione di brainstorming potrebbe finire per essere improduttivo. Ecco dove unTeam Brainstorm template.entra.

Con un piano in atto, tutti possono aggiungere le proprie idee in modo collaborativo in un unico documento condiviso. Quindi, è possibile riunirsi per parlare attraverso le migliori idee ed elementi di azione principali. È anche possibile provare diversiTecniche di brainstormingper trovare l'attività di riunione che meglio si adatta il vostro dinamica squadra.

Esempio 18. Workflow

Ideale per: Raffinazione procedure e processi interni.

UN flusso di lavoroè un processo end-to-end che collega le persone giuste per i dati giusti al momento giusto. I flussi di lavoro sono incredibilmente preziosi, ma prendono tempo e fatica per costruire.

Anche con il dirittoSoftware di gestione del flusso di lavoro, Può richiedere un certo tempo per ottenere efficaci capacità di gestione del tempo dal momento che può essere uno sforzo impegnativo. Ma con il modello giusto, è possibile pianificare, personalizzare e monitorare il successo dei vostri flussi di lavoro con facilità.

modello 19. Impiegato onboarding

Ideale per: l'organizzazione di nuovi documenti di noleggio e di formazione dei materiali.

Il processo di assunzione è un elemento cruciale nelche stabilisce norme del gruppo, collocamentocultura aziendaleE ottimizzando l'efficienza interna. Ma può essere un compito che richiede tempo con nuovi membri del team di essere onboarded continuamente. Senza la procedura corretta, i vostri nuovi membri del team potrebbe essere lasciato senza le risorse necessarie per fare in modo efficace il loro lavoro.

Un Modello di pagamento per i dipendentistandardizza i processi, allinea le parti interessate, e crea una comunità inclusiva da un giorno. Sostenendo il vostro team HR e assumere manager, è possibile garantire la vostra squadra ha tutto ciò di cui hanno bisogno per il nuovo noleggio delprimo giorno di lavoro. Poi, accoppiare il modello dipendente onboarding con unPiano 30-60-90 giornoe di un perseguibilenuovo noleggio checklistper semplificare il processo.

20. Riunione modello di agenda

Ideale per: Le squadre che lottano in esecuzione incontri efficienti.

La maggior parte di noi hanno sperimentato un incontro nella nostra carriera professionale che non hanno un ordine del giorno. Senza un ordine del giorno proprio, i membri del team potrebbe essere bloccato chiedendo circa l'obiettivo, e in ultima analisi, potrebbe finire come tempo sprecato.

Con unmodello di agenda incontro, Puoimantenere i vostri incontri focalizzatie in pista con obiettivi chiari, elementi di azione e attività post-meeting.

modello di pianificazione 21. Sprint

Ideale per: I team di sviluppo e di prodotto che lavorano su tempi molto stretti.

pianificazione Sprint è unMetodologia di gestione del progettoper i team di prodotto e di ingegneria che le pause di lavoro verso il basso in porzioni più piccole. Questo aiuta il lavoro la priorità e piano per esigenze di capacità di squadra.

Al fine di pianificare in modo efficace i vostri scatti, è necessario utilizzare unModello di pianificazione Sprint.che può aiutare a gestire meglioProgetti agilicon la creazione di strutture, assegnando i proprietari di attività, e la pianificazione incontri sprint.

modelli di pianificazione del progetto

I progetti contengono un sacco di pezzi in movimento. Questi modelli e gli esempi possono aiutare a rimanere in cima chi sta facendo cosa, quando.

Esempio di grafico 22. Gantt

Meglio per: Tracking Progress Progress e Task Piliesones.

Gants Gant.Sono grafici a barre orizzontali utilizzati per illustrare una cronologia di un progetto, un programma o un'attività. Forniscono un modo migliore per tenere traccia dei progressi del compito, delle dipendenze epietre miliari .

Un modello di grafico Gantt può diminuire significativamente la quantità di tempo trascorso per la pianificazione giornaliera delle attività. Visualizzando tutto il tuo lavoro su una timeline, ottieni un chiaro senso di ciò che sta arrivando e per quanto tempo prenderà ogni attività. Pensa a un grafico Gantt come approccio interattivo alla gestione del tempo.

23. Modello di pianificazione degli eventi

Ideale per: visualizzazione delle scadenze e gestione degli eventi e della comunicazione.

La pianificazione degli eventi può essere uno sforzo stressante. Probabilmente hai dozzine di scadenze e dettagli da tenere traccia in un dato momento che porta all'evento. Questo può devastare la solita strategia di gestione del tempo.

Usando unModello di pianificazione degli eventiPuò aiutarti a budget, visualizzare, comunicare e gestire i fornitori Richieste di tutti in un unico posto. Questo può aiutarti a raggiungere gli obiettivi e trasformare le e-mail in compiti attibili.

24. Modello del piano di progettazione

Ideale per: Connessione dei risultati del design a più grandi pietre miliari del progetto.

I progettisti possono avere una varietà di strumenti per aiutarli a progettare, ma che dire di uno strumento che aiuta a pianificare il lavoro effettivo? Dal concetto iniziale alla comunicazione a squadre trasversale e all'approvazione finale, ci sono molte parti in movimento.

Con unModello di progettazione del piano, è possibile mantenere le attività organizzate e in tempo tutte durante la ricezione di approvazioni in un luogo organizzato. Questo ti aiuta a prendere le scadenze e tenere pietre miliari creative sulla pista.

25. Modello di calendario editoriale

Ideale per: squadre che hanno un robusto programma di contenuti e lotta con disagio.

Sia che tu stia creando blog o comunicati stampa, se lavori su un team creativo, hai un calendario editoriale per pianificare i contenuti imminenti. Questa potrebbe essere una vista del calendario letterale o una lista organizzata separata da settimane o mesi.

Visualizzare il tuo prossimo lavoro in un calendario editoriale è un ottimo modo per ottenere una visione a volo d'uccello di ciò che sta andando in diretta quando. Non solo ti dà la possibilità di pianificare in anticipo, ma ti permette anche di programmare le tue esigenze editoriali attorno a eventi aziendali importanti o cambiamenti stagionali.

26. Modello di social media

Meglio per: organizzare i tuoi contenuti sociali attorno a eventi e tendenze.

I social media possono essere complessi per pianificare. Dalla gestione di più profili per rimanere aggiornati con nuove tendenze, avere un piano strategico è fondamentale. UNCalendario dei contenuti dei media socialiÈ una combinazione del tuo piano editoriale e dei tuoi prossimi post sociali: tutto in modo facile da visualizzare in cui i tuoi stakeholder incrociati possono accedere rapidamente.

Usare unModello di media sociali.Può rendere facile gestire il tuo programma di pubblicazione, pianificare i post e comunicare con i membri del team in uno spazio condiviso. Ciò impedisce la comunicazione errata e consente al tuo team di rimanere sulla stessa pagina.

27. Modello di lancio del prodotto

Ideale per: team di prodotti che hanno bisogno di aiuto per la manipolazione più lanci.

I lanci di prodotti riusciti prendono un'attenta pianificazione e diligenza. Dalla creazione di obiettivi alla messaggistica e all'attuazione, molto può sbagliare. Fortunatamente, un modello di lancio del prodotto può tenerti organizzato e aiutare a espandere il portafoglio di prodotti.

Se stai giocando un nuovoProcesso di sviluppo del prodottoo hai bisogno di direzioni più chiare, aModello di lancio del prodottoPuò aiutarti a visualizzare la tua timeline, condividere gli obiettivi e mantenere la comunicazione tutto in un unico posto.

Modelli di pianificazione aziendale.

Quando si tratta di pianificazione aziendale, l'organizzazione è fondamentale. Controlla questi modelli per pianificare in anticipo e massimizzare l'efficienza.

28. Modello di strategia aziendale

Meglio per: collegare individui agli obiettivi aziendali e prevenire i silos.

Un business plan è una tabella di marcia che racconta la storia di chi e cosa è la tua attività. È spesso condiviso con dirigenti, membri del team e persino investitori. Ecco perché è così importante avere un documento dall'aspetto professionale che aiuta a comunicare la tua strategia il più breve tempo possibile.

Ci sono molti elementi diversi che puoi scegliere di includere nel tuoModello di strategia aziendale, come processi, spese e programmi generali, tutti possono essere richiedenti a tempo per perfezionare senza il modello corretto. Per iniziare il processo, cercare un forte modello di strategia aziendale per aiutare il tuo team ideato e presentare la tua strategia aziendale con il tuo miglior piede in avanti.

29. Modello di pipeline di vendita

Ideale per: organizzare opportunità di vendita e condividendoli tra le squadre.

Gestire la tua pipeline di vendita è un'attività complicata che prevede il mantenimento e il monitoraggio del potenzialegruppo Venditeopportunità. Mentre questo suona abbastanza semplice, ci sono molte parti in movimento che entrano nel tracciare la tua pipeline di vendita, comprese le opportunità, lo stato del piombo, la priorità, la fase e il valore stimato e altro ancora.

Con unModello di pipeline di vendita., il tuo team di vendita può facilmente monitorare i dati dell'account e gli elementi di azione durante la priorità alle opportunità e condividono la tua pipeline con altri membri del team. Inoltre, è possibile zero su nuovi lead, conti migliori e opportunità a rischio per costruire la tua pipeline.

Gestisci il tuo tempo con i modelli

Gestire il tuo tempo può essere un compito complesso, ma con il modello di gestione del tempo giusto è possibile organizzare meglio i tuoi obiettivi giornalieri, settimanali e mensili.

Se stai cercando di implementare una migliore gestione del tempo per l'intero team, considerare il software di gestione delle attività per tenere traccia delle attività in un luogo condiviso.