מדריך לניהול אינטגרציה לפרויקט (תהליך שלב 7)
לא שני פרויקטים זהים במונחים של תוצרים, תקציב, וציר הזמן. כדי להבטיח את כל הפרויקטים לעמוד בדרישות ויעדים, חברות רבות משתמשות בניהול אינטגרציה פרוייקט כמנהג סטנדרטי.
ניהול אינטגרציה של פרויקטים כרוך בתיאום כל אלמנטים הפרויקט, מתוך משימות האצלות וניהול משאבים כדי לתקשר עם בעלי העניין. על ידי לקיחת גישה הוליסטית לניהול פרויקטים ותלות הדדיות שלהם, היא מאפשרת לך לבצע פרויקטים תוך שמירה על התמונה הגדולה בראש.
כדי להצליח בניהול פרויקטים משולב, לקרוא על מנת ללמוד על תרגול זה בפירוט, כולל שלבי מפתח ומיומנויות הנדרשים.
מהו ניהול אינטגרציה לפרויקט?
ניהול אינטגרציה פרוייקט כוללתיאום כל האלמנטים של הפרויקט, כולל משימות, משאבים, בעלי עניין, ותוצרים. מטרת ניהול האינטגרציה של הפרויקט היא להבטיח כי תהליכים להפעיל ביעילות ולעמוד ביעדים מוגדרים מראש.
אתה צריך ניהול אינטגרציה פרויקט כאשר יש אינטראקציות בין תהליכים שונים לבין צוותים. כאשר פרויקטים יש מטרות מתחרות או תזמון קונפליקטים, ניהול אינטגרציה פרוייקט מסייע לך לבצע עלות או לוח זמנים מסחר- offs המאפשרים לצוות שלך להשלים את הפרויקט לענות על הציפיות של בעלי העניין.
הנה פרויקט אינטגרציה ניהול דוגמה:נניח לצוות השיווק דורש נתונים מצוות המכירות על מנת לייצר דוח לבעלי עניין. ניהול אינטגרציה של פרויקטים משמש על מנת להבטיח כי הנתונים של צוות המכירות הוא הוצא כראוי לצוות השיווק וכי תוצר עונה על דרישות.
ניהול פרויקט אינטגרציה גם כרוך לפקח על חמששלבי ניהול פרויקטיםהמתרחשים במהלך מחזור החיים של הפרויקט.
אלה חמש שלבים כוללים:
פרויקט יזום:מטרתו שלב זה היא להקים את החזון והמטרות לפרויקט ובאישור בעלי העניין מאובטח באמצעות מטרות הפרויקט. שלב זה מורכב יצירתשכר הפרויקטכדי לספק סקירה כללית של הפרויקט, מפת דרכים ברורה, ואת בעל העניין להירשם כדי לציין את בעלי העניין המעורבים.
תכנון פרוייקט:תהליך התכנון הוא המקום שבו אתה מגדיר את תשתית הפרויקט כדי לעזור לך להשיג את מטרות הפרויקט בתוך זמן, תקציב ואילוצי משאבים. תוכל ליצור מסמכי פרויקט מפורטים יותר כדי לעזור לצוות שלך להבין את חזון הפרויקט ומה נדרש לראות אותו דרך.
ביצוע הפרויקט:זה כאשר תוכל לשים את שלךתכנית פרויקטלפעולה ולקבל את הפרויקט בעיצומו. רוב התקציב יוקדש במהלך שלב זה כדי לייצר את התוצרים. הוא כולל גם פעילויות כגון תקשורת של בעלי עניין והתקשרות, אבטחת איכות ופיתוח צוות.
ביצועי הפרויקט:שלב זה כרוך בפיקוח ההתקדמות של הפרויקט ולהשוות אותו כנגד התוכנית המקורית. זה אומר לקחת פעולה מתקנת כאשר יש חוסמים או עיכובים.
סגירת הפרויקט - זה המקום שבו אתה רשמית לסגור את הפרויקט על ידי קבלת אישור מהלקוח או בעל העניין. רשומות ושיעורים שנלמדו מהפרויקט צריך להיות בארכיון לעיון בעתיד.
כאחד מאזור הידע המרכזי של PMIמדריך PMBOK®(ספר ניהול פרויקטים של ידע), מאסטרינג תרגול זה מאפשר למנהלי הפרויקט לשפר את התהליכים שלהם.
7 שלבים של ניהול אינטגרציה פרוייקט
ניהול אינטגרציה של הפרויקט מציע גישה הוליסטית לתכנון הפרויקט וביצוע. התרגול מורכב משבעה תהליכים כדי לתאם ביעילות פעילויות הפרויקט. בואו נשבר אותם.
1. צור אמנת הפרויקט
פרויקטים בדרך כלל מתחילים עם יצירת אמנת הפרויקט, מסמך קצר המספק סקירה כללית של הפרויקט ומזהה את מנהל הפרויקט ובעל מניות עיקרי .
אמנת פרויקטים כוללת את הדברים הבאים:
תְחוּם
מטרות ותוצרים
צוותי פרויקט
סיכוני הפרויקט
יתרונות או מחזירה על ההשקעה
תַקצִיב
מקרה עסקי
פרויקט אמנת למעשה פועלת כבסיס שבו אתה יכול עוד לתכנן את הפרויקט שלך. זה גם עוזר לך להרוויח לקנות מבעלי עניין, אשר מאפשר לך להתקדם במהירות ובאוטונומית בתוךהיקף הפרויקט .
2. לפתח תוכנית ניהול פרויקטים
הצעד הבא כולל פיתוח מפורט יותרתכנית פרויקט, אשר מציין את ההצהרה היקף הפרויקט, תוצרים,ציר זמן , אבני דרך, וערכים להעריך הצלחה.
תוכנית הפרויקט משמשת לכוון את ביצוע הפרויקט כדי לעמוד בדרישות ובמטרות הכוללות.
להלן השלבים ליצירת מתודולוגיה ניהול פרויקטים:
נפגשים עם בעלי עניין כדי להגדיר דרישות הפרויקט, תוצרים, ויעדים.
הגדר את היקף הפרויקט.
ליצורמבנה התמוטטות עבודה (WBS)כדי להאציל משימות ולהקצות משאבים.
ליצורלוח הזמנים של הפרויקט .
לערוך הערכת סיכונים ולפתחתוכניות מגירה .
לבוא עם בסיס מדידת ביצועים כדי להעריך את ביצועי הפרויקט.
לפתח תוכניות נוספות עבור כל אחד מאלה: ניהול היקף,ניהול עלויות , ניהול משאבים , שינוי הנהלה , ניהול בעלי עניין, אוניהול סיכונים .
כדי לעזור לך עם תהליך זה, אתה יכול להשתמשתבנית תכנון הפרויקטכנקודת מוצא לבנות את התוכנית שלך.
3. ישיר ולנהל את עבודת הפרויקט
השלב הבא הוא ביצוע הפרויקט, שבו מנהל הפרויקט לוקח אחריות על העבודה היומיומית שיש לעשות, כגון:
בימוי צוות הפרויקט
מחזיק מפגשים של בעלי עניין
מעקב אחר פרוייקט התקדמות
שלב זה מבטיח כי משימות מתבצעות ביעילות על פי תוכנית הפרויקט והצהרה בהיקף.
4. ניהול ידע הפרויקט
ניהול ידע פרוייקט מתייחס לתהליך של שימוש במידע הקיים או קבלת ידע נוסף להגיע למטרות הפרויקט. צעד זה מבטיח לחברי הצוות יש את כל המידע הדרוש להם כדי לייצר את התוצרים הדרושים.
כל ידע או מומחיות שנצברו במהלך שלב זה תורמות לגוף הידע הכולל של החברה, אשר שימושי למאמצים אסטרטגיים עתידיים.
5. לפקח ולשלוט בעבודה הפרויקט
מאז תהליכים בניהול אינטגרציה פרויקטים מחוברים, הם צריכים להיות בעקבות מקרוב כדי להבטיח שהכל שומרת על תוכנית ניהול הפרויקט.
מטרתו של שלב זה היא לשמור על הפרויקט על המסלול. אם יש כל חריגות מתוכנית הפרויקט, הם צריכים להיות מזוהים ותיקן.
ישנן שלוש גישות לכך:
פעולה מונעת:פעולה שבוצעה כדי להפחית את ההשפעה השלילית של סיכוני הפרויקט
פעולה מתקנת:פעולה שבוצעה להביא את ביצועי הפרויקט העתידיים בחזרה בהתאם לתוכנית הפרויקט
תיקון פגם:פעולה לתיקון או להחליף פגם פרוייקט מתועד
טכניקה משותפת למדידת הביצועים היא לבצע ניתוח מרוויח-ערך כדי להעריך את המצב הנוכחי של תקציב הפרויקט ואת לוח הזמנים. אם יש לבצע שינויים בפרויקט ואושרים, ייתכן שיהיה צורך לעדכן מסמכי פרוייקט כגון דוח ביצועי העבודה.
ניטור הפרויקט מבטיח כי הוא על המסלול כדי לפגוש מטרות.
6. בצע בקרת שינוי משולבת
שינויים בפרויקטים יכולים לפעמים להיות מלחיץ אם לא מטופל כראוי, אבל עםשינוי תהליך הבקרהבמקום הם לא צריכים להיות.
לכן יש להעריך את הבקשות כדי להבטיח שהם לא יעלה על היקף או גישההיקף זחילהאשר, מתייחס להגדלת דרישות במהלך מחזור החיים של הפרויקט. חברות מסוימות יש אפילו שלט שינוי ייעודי לבקשות שינוי הסקירה הקשורים בתקציב, צירי זמן, משאבים, למשל.
דוגמה לשינוי הפרויקט היא אם הלקוח מבקש נכסים נוספים, ובמקרה עליך להעריך את מידת ההשפעה על הפרויקט.
השתמש ביומן בקרת שינויים כדי לתעד את כל הבקשות לשינוי, כולל אילו אושרו, העלויות והמשאבים הקשורים, וכיצד הם משפיעים על לוח הזמנים של הפרויקט. אינטגרציה חלקה של בקשות לשינוי לפעילות פרויקט נוכחית היא קריטית להצלחת הפרויקט הכולל.
7. לסגור את הפרויקט
אחרי כל העבודה בפרויקט הושלם התוצרים נשלחים ואושרה על ידי הלקוח, הגיע הזמן לסגור את הפרויקט.
פרויקט סגירה כרוך בתהליכים כגון:
לקיום אסיפה של בעלי עניין סופית
מבצע כעת בדיקה רשמית של הפרויקט
סגירת החוזה
חומרים בפרויקט ארגון ואחסון בארכיון לשימוש עתידי
פרויקט סגירה המשמשת כנקודת התייחסות עבור במאמצים עתידים ומספקת תובנה על איך לשפר את מערכת ניהול אינטגרציה בפרויקט.
כיצד ליישם וניהול אינטגרציה בפרויקט
ביצוע וניהול אינטגרציה הפרויקט דורש שילוב של כישורים טכניים ומנהיגות. הנה כמה טיפים שיעזרו לך להתחיל עם ניהול אינטגרציה בפרויקט.
יש מנהל פרויקט יפקחו ניהול פרויקטים משולב
יש פרויקטים חלקים נעים רבים כדי לעקוב אחר ואת מנהל פרויקט ממלאת תפקיד חשוב בפתרון קונפליקטים. אמנהל פרוייקטמפקח:
לוח הזמנים של הפרויקט
עלויות
פרויקט מתגבר
סיכונים
מטרות הפרויקט
אֶמְצָעִי
מנהלי הפרויקט צריך הבנה מעמיקה של איך כל גורם משפיע אחד אחר ואת ההשפעה הכוללת על הפרויקט. ניהול פרויקטים משולב במיוחד כרוך בתהליך, שלב, ופלט כי מנהל הפרויקט עוקב אחר.
לדוגמה, אם פרויקט יש שינוי בהיקפו, ייתכן להפעיל את הסיכון למחסור במשאבים, חריגות בתקציב, ועיכובים. אינטגרציה וניהול פרויקטים מאפשר לך לארגן מחדש צוותים ומשאבים להפיץ מחדש כנדרש כדי למזער את ההשפעה על הפרויקט העסק.
אינטגרציה וניהול פרויקטים יכול להיות מועיל במיוחד כאשר אתה צריך לנהל צוותים חוצי פונקציות ולארגן תלות הדדית הפרויקט שלהם.
מסלול זמן בחריצות
אם לא כבר, יישום תוכנה למעקב בזמן יכול להיות מועיל, לא רק עבור חיוב למטרות אלא גם עבור תזמון פרויקט בעתיד. בזמןלוחות שנה צוותלספק סקירה ברמה גבוהה של כמה זמן יוקצה, עוקב אחר מספר השעות בילו על משימות נותן לך מדדים מדויקים יותר.
לאחר נתונים אלה מצד יהיו שימושיים עבור פרויקטים עתידיים תזמון מאז שזה יעזור לך לבצע הערכות מדויקות יותר כאשר מתכננים משימות ספציפיות.
להקים צוותי הפרויקט בנוי לתלפיות
צוות הפרויקט טוב יכול לעשות את כל ההבדל בביצועים הפרויקט. זה התפקיד שלך כדי להרכיב צוות פרויקט מאוזן משימות להקצות להתאים מיומנויות של חברי צוות ומומחיות. לוודא שכולם יש את המשאבים שהם צריכים ולתאם תקשורת בין צוותים מעורבים.
תבניות פרויקט השתמשתי כדי לחסוך זמן
תוכניות וחומרים יוצרים פרויקט יכולים להימשך זמן רב, במיוחד בהתחשב כמה נדרשים עבור פרויקט יחיד. במקום לבצע אותם מאפס, לנצל תבניות הפרויקט, או מפרויקטים קודמים או אלה premade.
לדוגמה,תבניות תוכנית הפרויקטאוֹמפגש תבניות סדר היוםניתן להתאים למטרות שונות. תבניות לספק לך בסיס שניתן לשנות ולהתאים אישית בהתאם לצרכיו.
לשתף פעולה עם כלי תקשורת צוות
לכל מחלקה יש סגנונות ותקשורת משלהם, ופרויקטים דורשים לעתים קרובות שיתוף פעולה בין מחלקות שונות.
כדי למנוע אי-תקשורת או חוסר תקשורת בין צוותים, להשתמש בתוכנית תקשורתכדי לקבוע אילו צוותים ערוצים צריכים להשתמש כדי לשתף ידע, משאבים, ועדכוני סטטוס הפרויקט. ככה, צוותים יכולים לתקשר ישירות אחד עם השני ואתה לא צריך לשמש מתווך.
לדוגמה,כלי תקשורת צוותמאפשרים לך ליצור רכזת מרכזית לפרויקטים, המאפשרת תקשורת בזמן אמת ומשוב. T.כלי תקשורת EAM.יכול גם להשלים את הכלים שאתה כבר משתמש מאז הם יכולים לשלב עם כלי עבודה מרחוק פופולרי כמו Google Drive ו רפיון.
החשיבות של ניהול אינטגרציה פרויקטים
פרויקטים הם לעתים קרובות דינמי ומורכב, מעורבים צוותים מרובים ותהליכים ארגוניים. כדי להבטיח את כל האלמנטים עובדים מלוכדים לקראת מטרת הסוף, ניהול אינטגרציה פרוייקט נחוץ. הנה כמה יתרונות של תרגול זה.
מספק תיאום וארגון לאורך כל הפרויקט
ניהול אינטגרציה פרויקט הוא כמו מדריך הוראות אתה יכול להשתמש כדי לעזור לנווט את הפרויקט בכיוון הנכון ולוודא שכל התהליכים נמצאים בסנכרון. ככל שהפרויקט עובר משלב לשלב, הוא מבטיח את הפלט ומסמכים הם על מנת לשלב הבא ללכת בצורה חלקה.
מבטיח שכולם מבינים את האחריות שלהם
עם ניהול אינטגרציה הפרויקט, כל בעלי העניין וחברי הצוות יהיה הבנה ברורה של תפקידים ואחריות שלהם. על ידי ניטור הפרויקט בחריצות, תוכל לטפל בשאלות צוות או לבעלי עניין אם יש נקודות של בלבול או בעיות.
שומר על פרוייקט על המסלול
ניהול אינטגרציה פרויקט שומר פרויקטים על המסלול כדי לענות על המועד האחרון ותקציב. זה גם שומר את הפרויקט מיושר עם תוכנית ניהול הפרויקט על מנת לקבל את התוצאות הבטיח או מחזירה. ניהול אינטגרציה פרוייקט מסייע לך לפתור קונפליקטים או שינויים תוך צמצום ההשפעה על הפרויקט הכולל.
שומרת על תקשורת חלקה עם בעלי עניין
ניהול פרויקטים משולב מבטיח בעלי עניין נשמרים מעודכנים על התקדמות הפרויקט. זה מאפשר לך ליצור מערכת לתקשורת עם בעלי עניין לגבי שינויים בפרויקט, בין אם הם מאושרים או לא. הוא גם מדגיש את החשיבות של החזקת פגישה סופית לאחר השלמת הפרויקט כדי לקבל סגירה.
מקבל החלטות ברורות יותר
כל שלב בניהול אינטגרציה פרויקטים הגדירו מטרות ותפוקות. על ידי הליכה דרך כל השלבים, תוכל לקבל תובנה עמוקה יותר לתוך מהלך הפעולה הטוב ביותר עבור כל שלב הפרויקט. יצירת תיעוד פרוייקט יסודי גם יאפשר לך לתקשר בבירור את ההיגיון מאחורי התוכניות.
בסך הכל, פרויקט אינטגרציה ניהול הטבות של כל המעורבים בפרויקט - צוות הפרויקט, מנהל הפרויקט, ואת בעלי העניין.
לספק תוצאות עם ניהול אינטגרציה פרוייקט
ניהול אינטגרציה פרויקט מביא את כל תהליכי הפרויקט שלך משימות יחד. עםמנהל המשימות של UDN.של תוכנת ניהול פרויקטים, יש לך מקור יחיד של אמת לתכנון וארגון פרויקטים מתחילתו ועד סופו.
