כיצד חברות Enterprise להתגבר על אתגרים ניהול פרויקטים משותפים
ניהול פרוייקטלעולם לא קל. אבל, כאשר אתה מפקח על פרויקטים בקנה מידה של החברה, דברים להיות אפילו מסובך יותר. את האתגרים עם הפעלת אשירותים מקצועיים, וכל הפרויקטים שמגיעים תחת זהתְחוּם, יכול להיראות מעולם לא סיום, אבל חשוב לשמור על פרספקטיבה בעת ניהול הרבה חלקים נעים.
כארגוןפּרוֹיֶקטמנהל, אתה צריך לתאםצוותים רבים- כל אחד עם התהליכים שלהם, צירי זמן ותוצרים. אתה גם צריך להבטיח שכל פרויקט תומך במטרות העסקיות. ואתה צריך לעשות את כל זה בביטחון.
כאשר אתה אחד משותף עם מקבל אלה פרויקטים בקנה מידה גדול על פני קו הסיום, יש כמה משוכות ייחודיות תצטרך לעשות את זה. הנה ארבעה אתגרים ניהול פרויקטים שונים כי ארגונים המאבק, כמו גם כמה עצות מועילות לנווט כל אחד מהם.
אתגר # 1: miscommunication בין חברי צוות
יש הרבה אתגרים בניהול פרויקטים שיכולים לחבל בעבודה שלך. אבל, אם התבקשת להצביע על הפושע העיקרי, רוב מנהלי הפרויקט יהיו מהירים להזכיר אי-תקשורת.
כמובן, חוטים חצו יכול לקרות בכל צוות, אבל הם נפוצים במיוחד על פרויקטים ארגוניים שבהם יש לך מספר רב של צוותים שונים (ואפילו אפילו גיאוגרפית) עובד יחד.
למרבה הצער, תקשורת לא יעילה היא התרחשות נפוצה במקום העבודה. עצום80% מהעובדיםמודים כי אי-התאום מתרחשת על צוותים שלהם לתארים שונים - החל מדי פעם לעתים קרובות מאוד.
כיצד להתגבר על האתגר הזה
לעולם לא תניע מסרים מעורבים לחלוטין, אבל הם נעשים נפוצים מדי כאשר חברי צוות הפרויקט נותרו מתוך הודעות חשובות או צריך לחפור באמצעות רשתות דוא"ל אינסופיות כדי למצוא את עדכוני הסטטוס האחרונים.
באמצעות פלטפורמת ניהול עבודה שיתופית כמומנהל המשימות של UDN.יעזור לך לייעל ולרכז עדכונים הקשורים לפרויקט, משוב, שאלות, וכך הכל במקום נגיש אחד.
בנוסף, כמנהל הפרויקט, חשוב לך לתעדף תקשורת תכופה. אתה לא יכול להניח שכולם רואים כל הודעה בתוך שלךתוכנת ניהול פרויקטים ארגוניות .
כאשר אתה עובד את תוכנית הפרויקט שלך, לתאם אתוכנית תקשורתעם זה. גם אם זה משהו פשוט כמו שליחת פתק כי recaps הפרויקט התקדמות בכל יום שישי אחר הצהריים, תוכל להבטיח לך לשמור על כולם בלולאה.
אתגר מס '2: אי-התאמה על מטרות הפרויקט
פרויקטים ארגוניים הם בדרך כלל גדולים ומורכבים עם חלקים נעים רבים. זה עושה את זה קל עבור חברי הצוות שלך לפספס את היער עבור העצים. צוות הפיתוח ממוקד רק במטרה שלהם לקבל אב טיפוס חדש מוכן ללכת, בעודצוות שיווקיש חזון מנהרה עבור אסטרטגיית קידום מכירות שתתמוך בהשקה.
אלה אבני דרך ספציפיות צוות חשובים. אבל, הנה מה יכול ללכת לאיבוד בדשדוש: האסטרטגיה הכוללת ואובייקטיביות. איך פרויקט זה תומך במטרה העסקית הרחבה יותר? מה ההשפעה המיועדת? מה היתרונות יהיה הפרויקט הזה להשיג עבור החברה?
האתגר הזה הוא נפוץ, אפילו עבור חברות להסתמך על משרד ניהול פרויקטים (PMO). רק41% מהארגוניםעם משרד ניהול פרויקטים ארגוני (EPMO) כי הוא מיושר מאוד לאסטרטגיה של הארגון.
כיצד להתגבר על האתגר הזה
כל זה מתחיל עם מוצלחתכנית פרויקט. התוכנית שלך יהיה לפרט שלךמטרות הפרויקט, יחד עם ערכים ספציפיים והטבות אתה תהיה מעקב לאורך כל משך הפרויקט.
עם התוכנית שלך במקום, לא להזניח לארח אפגישת התנעה. יחד עם דיון בתוכנית ובזיהוי יזום של האתגרים הארגוניים הפוטנציאליים של הפרויקט שלך, השיחה היא כאשר תיתן לצוות הבנה של מטרות רחבות יותר לפרויקט. הקפד להשאיר זמן לשאלות.
לבסוף, מאז שאתה אחד מוביל את החיוב, תצטרך לשמור על עין קרוב על מטרות הפרויקט, כך שאתה יכול כמובן נכון בעת הצורך. להשתמש מנהל המשימות של UDN.דיווחיםכדי לקבל מבט מפורט על איך הפרויקט שלך מתקדם ואילו התאמות ייתכן שיהיה עליך לעשות.
אתגר מס '3: משאבים מתנגשים ומתחרים
חברות ארגוניות גדולות, אבל זה לא אומר כי המשאבים הם בלתי מוגבלים. למעשה, זה יכול לעתים קרובות להרגיש כאילו יש יותר תחרות על משאבי הפרויקט, כי יש כל כך הרבה כדורים שונים באוויר בבת אחת.
משמעות הדבר היא כי נכשל בהצלחה לתכנן ולנהל את המשאבים שלך (בין אם זה הזמן, התקציב, תוכנה, חומרי גלם, או משהו אחר) יכול לשלוח במהירות את הפרויקט שלך לתוך nosedive.
על פי מכון ניהול הפרויקט (PMI), מחסומים הקשורים למשאבים הם סיבות נפוצות פרויקטים אינם מוצלחים. המשיבים סקר ציטט תלות במשאבים, חיזוי משאבים לא מספיק, ומשאבים מוגבלים או במס כגורמים העיקריים לכישלון הפרויקט.
כיצד להתגבר על האתגר הזה
ניהול משאביםלא צריך לערב לזרוק חץ על לוח או לחצות את האצבעות שלך מקווה הכל עובד. זה לוקח זהירתִכנוּןוניטור כדי לוודא שאתה חשבונאות עבור תלות ולא מתפשט משאבים רזה מדי.
מנהל המשימות של UDN.מַשׁאָביכול לעזור לך להשיג חשיפה לתוך המשאבים הזמינים שלך, במיוחד את הזמן ואת רוחב הפס כי כל צוות זמין. המאפשר לך להיות הרבה יותר מציאותי על ניצול משאבים ולהימנע משרתי צוות נעימה מועדים.
זה גם מועיל לבנות חיץ משאב קטן לתוך תוכנית הפרויקט שלך. זה לא נפוץ כי משאבים יכולים להיות מעוררים או לגשת ללא כל זמן בפיגור, כך חשבון עבור לכך בהתאם.
לדוגמה, צוות ה- IT עשוי להזדקק ליום או שניים כדי לעבור הילוכים לפני שהם יכולים לקפוץ לתוך הפרויקט שלך - אתה צריך להשאיר מספיק זמן בשביל זה.
אתגר # 4: מועדים החמצה
מ משאבים מוגבלים או מטרות לא ברורות לתקשורת snags, כל האתגרים ניהול הפרויקט לעיל להאט את הפרויקטים שלך למטה יכול בסופו של דבר להוביל מועדים החמיץ.
זה מתסכל לפוצץ על ידי תאריך היעד שלך מבלי שיש את הפרויקט ביד, אבל זה נפוץ להפליא. רק א '2.5% מהחברותטוענים כי הם משלימים את הפרויקטים שלהם 100% בהצלחה. השאר אינם עומדים במטרותיהם המקוריות, בתקציבים או במועדים המקוריים שלהם. Yikes.
אפילו יותר גרוע הוא כי אלה מועדים ירד יכול להיות אפקט כדור שלג בתוך חברות ארגוניות. עיכוב בהשלמת פרויקט זה פירושו הבא שלך יתחיל מאוחר יותר מאשר המיועד - ואת הבעיה רק שומרת על snowballing משם.
כיצד להתגבר על האתגר הזה
זהו אזור נוסף שבופלטפורמת ניהול עבודה שיתופיתיכול לעזור. בנוסף לאפשר לך להגדיר מועדים על משימות בודדות,מנהל המשימות של UDN.גם עושה את זה קל ליצורתרשים גנטלהקים מפורטלוח הזמנים של הפרויקט .
לוח זמנים זה מקבל את כולם על אותו דף על כל מחזור החיים של הפרויקט, וגם מגביר תחושה של דין וחשבון על ידי הצגת אפקט דומינו של אבני דרך הפרויקט. כאשר חתיכה אחת הושלמה מאוחר, זה יכול לשלוח את כלציר זמןהפלת מעל.
באותו אופן היית לבנות במאגר קטן עבור המשאבים שלך, לעשות את אותו הדבר עבור לוח הזמנים הכולל של הפרויקט שלך. דברים כמו Handoffs פרוייקט או חירום בלתי צפוי יכול לזרוק מפתח ברגים שלך, ואתה תשמח לקבל כרית כדי להסביר עבור אלה.
לבעוט אלה הארגון פרויקט ניהול האתגרים למדרכה
ניהול פרויקטים תמיד יש מאבקים שלה, אבל זה נכון במיוחד כאשר אתה אחד משותף עם מקבלפרוייקטים ארגונייםמעל קו הסיום. אתה תיאום צוותים מרובים, מפקח על משאבים מוגבלים, ותמיד שמירה על עין על מטרות עסקיות רחבות יותר.
זה מספיק כדי להפוך אפילו את מנהל הפרויקט המיומן ביותר להזיע. אבל, החדשות הטובות הן כי כמה תכנון פורסייט וזהיר יכול לעזור לך להימנע הרבה מלכודות.
השתמש ברשימה זו של אתגרים וניהול פרויקטים ופתרונות כמו המדריך שלך, ואתה תזלגו על אלה משוכות פוטנציאליים ולהבטיח את ההשלמה המוצלחת של הפרויקטים הארגוניים שלך.
התחל את הניסיון החופשי שלךמנהל המשימות של UDN.היום, ולנהל את הפרויקטים הארגוניים שלך בביטחון.
