Ukur kinerja dengan Baseline Proyek

Ringkasan

Baseline Proyek adalah target yang telah ditentukan untuk jadwal proyek, biaya, dan ruang lingkup Anda. Ketika Anda memasukkan baseline dalam rencana proyek Anda, Anda dapat menggunakannya sebagai titik referensi untuk memantau kinerja proyek Anda dari waktu ke waktu. Pada artikel ini, pelajari cara mengatur baseline dan menggunakannya untuk menjaga proyek Anda di jalur.

Bayangkan ini: Anda berada di jarak panahan dengan busur di tangan Anda, membidik dinding kosong yang besar. Anda melepaskan longgar, dan panah Anda melonjak langsung ke dinding di depan Anda. Anda memulai kemenangan shimmy, lalu berhenti - Anda pikir Anda menembak lurus ke depan dari Anda, tetapi Anda tidak yakin karena setiap bagian dinding terlihat sama.

Anda memutuskan untuk mengarahkan target sebagai gantinya. Anda menarik kembali dan membiarkan panah terbang, dan itu mendarat dengan bibir di bullseye. Kali ini, Anda tahu tembakan Anda sukses.

Membangun target lebih dari membuat Anda merasa sepertiRobin Hood(walaupun tanpa celana ketat). Memiliki target untuk bertujuan memberi Anda titik referensi untuk mengukur keterampilan Anda - sama seperti bagaimana Baseline Proyek memberi Anda tolok ukur untuk mengukur kinerja proyek.

Apa itu Baseline Proyek?

Baseline Proyek adalah target yang telah ditentukan untuk jadwal proyek, biaya, dan ruang lingkup Anda. Anda menentukan baseline sebagai bagian dari Andarencana proyek. Kemudian ketika proyek Anda berlangsung, Anda menggunakan baseline tersebut sebagai titik referensi untuk memantau kinerja proyek Anda dari waktu ke waktu.

Ada tiga jenis Baseline Proyek:

SEBUAHlingkup baseline.jelas mendefinisikan Andaruang lingkup proyek. Ini termasuk daftar tujuan danProduktif Project.Anda akan fokus untuk proyek Anda.

SEBUAHJadwalkan Baseline.mendikte berapa lama proyek Anda harus diambil. Baseline jadwal Anda adalah milik AndaTimeline Project., dan harus mencakup tanggal jatuh tempo yang didefinisikan dengan jelas untuk setiap hasil, ditambah batas waktu final untuk proyek Anda.

SEBUAHBiaya baselineadalah perkiraan Andaanggaran proyek. Baseline biaya Anda harus memecah sumber daya yang diperlukan untuk setiap hasil, maka sum mereka bersama-sama untuk mengilustrasikan perkiraan total biaya proyek.

Rencana proyek Anda harus mencakup ketiga dari baseline ini. Selama proyek Anda, Anda dapat memantau kinerja aktual terhadap setiap baseline untuk memastikan ruang lingkup, jadwal, dan anggaran Anda tetap pada target.

Mengapa Baseline Proyek Penting?

Proyek Baselines adalah komponen penting dari setiap proyek yang sukses. Inilah cara mereka dapat membantu Anda dan tim Anda:

Monitor dan sesuaikan kinerja proyek

Baseline memberi Anda standar untuk bagaimana proyek Anda harus tampil. Seiring berjalannya kerja, Anda dapat mengukur kinerja aktual terhadap baseline yang Anda tetapkan selama perencanaan. Dengan begitu, Anda dapat memeriksa apakah ruang lingkup proyek, jadwal, atau anggaran Anda ada di (atau mati) trek - maka tentu saja - benar sebelum masalah menjadi terlalu besar.

Bersama-sama, tiga jenis dasar (ruang lingkup, jadwal, dan anggaran) membentuk baseline pengukuran kinerja Anda (PMB). Ketika Anda membandingkan kinerja aktual terhadap baseline yang diproyeksikan di ketiga area, Anda dapat memahami bagaimana kinerja proyek Anda pada tingkat tinggi.

Penting untuk mengukur ketiga baseline berdampingan untuk memvisualisasikan bagaimana perubahan dalam satu komponen mempengaruhi yang lain - seperti bagaimana peningkatan dampak ruang lingkup jadwal dan biaya. Ini membantu Anda mengetahui bagaimana Anda harus menyesuaikan ketika Anda perlu mengubah ruang lingkup, jadwal, atau anggaran yang direncanakan. Dan jika perbedaan antara kinerja aktual dan baseline Anda terlalu besar, Anda dapat memutuskan apakah akan mendasarkan kembali dan mengubah tujuan proyek Anda untuk membuatnya lebih dapat dicapai.

Misalnya, bayangkan Anda sedang mengerjakan seri blog dan Anda baru saja meningkatkan ruang lingkup dari 10 artikel ke 11 artikel. Akibatnya, proyek Anda akan menelan biaya lebih banyak uang dan mengambil lebih banyak waktu untuk menyelesaikan, menyebabkan anggaran dan jadwal Anda untuk membelokkan baseline. Jika Anda belum mengalokasikan waktu buffer atau anggaran tambahan ke dalam rencana proyek Anda, Anda mungkin harus menyesuaikan tujuan proyek Anda.

Mengelola harapan pemangku kepentingan

Ketika Anda menetapkan baseline dan mengkomunikasikannya kepada para pemangku kepentingan, semua orang tahu apa yang Anda lakukan dengan kapan-plus berapa biayanya. Inilah cara membantu:

Milikmulingkup baseline.Memberitahu pemangku kepentingan dengan tepat apa yang Anda rencanakan. Ini membantu para pemangku kepentingan Anda memahami apa itu dan bukan bagian dari proyek yang dapat disampaikan. Misalnya, bayangkan para pemangku kepentingan Anda meminta desain halaman arahan baru dengan komponen interaktif. Tetapi dengan keterbatasan anggaran Anda saat ini, Anda dapat membangun halaman arahan tetapi bukan komponen interaktif tambahan. Mengatur baseline ruang lingkup memungkinkan mereka mengetahui batasan itu di muka sehingga semua orang berada di halaman yang sama.

MilikmuJadwalkan Baseline.mengklarifikasi ketika Anda akan menyelesaikan setiap hasil. Ini membantu para pemangku kepentingan memahami berapa lama setiap pengiriman akan selesai, sehingga mereka tahu kapan harus mengharapkan produk akhir. Dan jika pemangku kepentingan ingin meningkatkan ruang lingkup proyek Anda dengan permintaan tambahan, Anda dapat dengan jelas menunjukkan bagaimana hal itu akan berdampak pada jadwal dan anggaran proyek Anda.

MilikmuBiaya baselineMembuat sumber daya yang diperlukan untuk setiap hasil. Jika pemangku kepentingan ingin menambahkan permintaan tambahan, anggaran Anda dengan jelas menunjukkan bagaimana Anda membutuhkan dana tambahan untuk mewujudkannya. Akibatnya, Anda dapat mendorong kembali permintaan atau membuat kasus yang bagus untuk mendapatkan anggaran tambahan.

Bersama-sama, Baseline ini membantu para pemangku kepentingan memahami bagaimana perubahan pada ruang lingkup, timeline, atau anggaran Anda akan berdampak pada keberhasilan proyek Anda. Mereka memberi Anda alat untuk mendorong kembali permintaan tambahan dan mencegahLingkup creep., ditambah cara untuk mengkomunikasikan dampak yang berubah pada timeline dan biaya akan memiliki tujuan proyek secara keseluruhan.

Meningkatkan estimasi masa depan

Ketika proyek Anda selesai, Anda dapat membandingkan kinerja aktual terhadap baseline Anda untuk melihat seberapa akurat estimasi awal Anda. Ini membantu Anda mengidentifikasi area di mana Anda dapat meningkatkan faktor-faktor seperti baselining Anda yang tidak Anda pertimbangkan ketika menghitung anggaran proyek Anda, menghasilkan yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan, atau tugas-tugas yang seharusnya tidak berada di luar ruang lingkup.

Jika Anda menganalisis kinerja aktual versus Baseline untuk setiap proyek, Anda dapat melihat area mana yang biasanya dilakukan di bawah atau berlebihan. Kemudian, Anda dapat menggunakan pengetahuan itu untuk membuat estimasi yang lebih baik untuk proyek-proyek masa depan.

Misalnya, bayangkan tiga dari lima proyek Anda, kuartal ini melampaui jadwal seminggu karena anggota tim sakit. Ke depan, Anda dapat membangun waktu buffer ekstra ke setiap jadwal proyek untuk mengakomodasi absensi menit terakhir.

Cara Mengatur Baseline Proyek dalam 5 Langkah

Pengaturan Baseline Proyek adalah bagian penting dari setiap solidRencana Manajemen Proyek. Ketika Anda merencanakan usaha Anda berikutnya, ikuti langkah-langkah ini untuk membuat baseline dan mengkomunikasikannya ke mitra lintas fungsi Anda.

1. Tentukan ruang lingkup

Atur baseline lingkup proyek Anda terlebih dahulu, karena ini menentukan jadwal dan anggaran Anda. Milikmuruang lingkup proyekTetapkan batas untuk proyek Anda dengan mendefinisikan dengan tepat yang dapat digunakan untuk Anda. Anda dapat mendokumentasikan ruang lingkup Anda dalam bentuk pernyataan lingkup proyek atau pernyataan pekerjaan.

Untuk membuat skop baseline Anda, tuliskan semua hasil yang ingin Anda capai dengan proyek Anda. Kemudian, hancurkan masing-masing dapat dibebaskan ke dalam tugas atau sub-kirim yang dapat ditindaklanjuti. Misalnya, jika salah satu hasil Anda adalah untuk menjadi tuan rumah acara perekrutan, Anda dapat memecahnya menjadi sub-kiriman berikut:

Cadangan ruang acara

Perusahaan katering buku

Menyelesaikan pembicara tamu

Kirim Email Pengingat

Anda juga dapat membuatstruktur rincian kerjauntuk secara visual meletakkan semua hasil dan sub-kiriman proyek Anda. Alat ini rusak bekerja menjadi beberapa level, dimulai dengan tujuan utama Anda di bagian atas dan bercabang ke hasil dan sub-kiriman di bawah ini.

2. Petakan jadwal proyek Anda

Sekarang setelah Anda menentukan ruang lingkup proyek Anda, saatnya memetakanJadwal proyekdan buat baseline jadwal Anda. Untuk membuat garis dasar jadwal Anda, tentukan tanggal jatuh tempo yang jelas untuk setiap dapat dikirim dan disampaikan, ditambah batas waktu terakhir untuk seluruh proyek Anda. Pastikan untuk membuat setiap tanggal jatuh tempo realistis dan mengklarifikasi dependensiantara tugas. Misalnya, Anda mungkin perlu menyelesaikan daftar speaker tamu untuk acara perekrutan Anda sebelum Anda dapat mengirim email pengingat.

BeberapaAlat Manajemen ProyekBiarkan Anda melihat ketergantungan dalam jadwal proyek Anda, sehingga Anda dapat merencanakan dan mengatur tanggal akhir yang sesuai. Sebagai contoh,UDN Task Manager.Tampilan timeline menjabarkan tugas dan tonggak dalam proyek Anda dan memvisualisasikan dependensi, mirip dengan aGantt Chart.. Anda juga dapat melihat tugas mana yang telah selesai dan dengan siapa mereka telah ditugaskan, sehingga Anda dapat memantau dan membagikan jadwal proyek Anda secara real time.

3. Buat Rencana Anggaran Proyek

Sekarang Anda telah memperkuat ruang lingkup dan jadwal Anda, Anda dapat membuatanggaran proyekbaseline. Untuk membuat anggaran Anda, tuliskan semua sumber daya yang diperlukan untuk setiap dapat dikirim dan disampaikan dalam proyek Anda. Kemudian, perkirakan berapa biaya masing-masing sumber daya.

Dokumen anggaran akhir Anda harus mencakup item baris untuk setiap sumber daya yang dapat dibebaskan, sub-dukung, dan diperlukan - ditambah biaya masing-masing yang diharapkan. Anda juga harus memasukkan timeline ketika Anda akan membutuhkan setiap sumber daya dan ketika Anda berharap untuk menghabiskan dana. Selain itu, sangat membantu untuk memasukkan orang yang bertanggung jawab untuk setiap komponen anggaran dan total pengeluaran untuk seluruh proyek Anda.

Pada contoh di bawah ini, perkiraan kolom pengeluaran mewakili garis dasar anggaran untuk proyek Anda. Kemudian ketika pekerjaan berlangsung, Anda dapat melacak pengeluaran aktual dan membandingkannya dengan baseline Anda.

4. Garis besar proses kontrol perubahan

Hanya karena Anda mengatur baseline tidak berarti proyek Anda tenggelam jika ruang lingkup, jadwal, atau anggaran Anda keluar jalur. Bahkan, perencanaan untuk perubahan adalah bagian integral dari proses baselining proyek.

Setelah Anda menyelesaikan tiga baseline proyek Anda, buat aUbah proses kontrolUntuk menguraikan bagaimana Anda akan menangani perubahan permintaan dari tim dan pemangku kepentingan Anda. Proses kontrol perubahan adalah cara untuk tetap fleksibel dan membiarkan pemangku kepentingan meminta perubahan saat proyek Anda sedang berlangsung. Ini membantu melindungi ruang lingkup proyek, jadwal, dan anggaran Anda dari balon di luar kendali. Dalam konteks ini, perubahan permintaan dapat mencakup permintaan untuk hasil tambahan, pembaruan timeline, atau penyesuaian anggaran.

Proses kontrol perubahan biasanya mencakup tahapan berikut:

Inisiasi:Seorang pemangku kepentingan menyerahkan formulir permintaan perubahan untuk memberikan informasi yang relevan tentang mengapa perubahan ini penting. Ini biasanya mencakup deskripsi permintaan, prioritas permintaan, dan tenggat waktu penting.

Penilaian:Proyek atau departemen memimpin meninjau detail permintaan dan menentukan sumber daya yang diperlukan, dampak permintaan akan memiliki, dan siapa permintaan harus diteruskan.

Analisis:Timbal proyek yang sesuai memutuskan apakah akan menyetujui atau menolak permintaan. Selama tahap ini, Anda mempertimbangkan permintaan dalam konteks Baseline Proyek Anda untuk menentukan bagaimana hal itu akan memengaruhi ruang lingkup, jadwal, dan anggaran Anda.

Penerapan:Jika permintaan disetujui, Anda kemudian bekerja dengan para pemangku kepentingan untuk mengimplementasikan perubahan. Pastikan untuk merekam perubahan mana yang dilakukan dan bagaimana mereka akan memengaruhi dasar proyek Anda. Jika perubahan itu signifikan, Anda mungkin perlu menyesuaikan tujuan proyek Anda dan membuat baseline baru.

Penutup:Tutup permintaan dan simpan dokumentasi, ubah log, dan komunikasi di ruang bersama yang dapat dengan mudah diakses oleh para pemangku kepentingan.

Membangun proses pengendalian perubahan memastikan bahwa setiap pembaruan potensial dipertimbangkan dalam konteks ketiga baseline proyek. Misalnya, jika Anda menerima permintaan untuk menambahkan kiriman tambahan ke ruang lingkup proyek Anda, Anda kemudian dapat menganalisis bagaimana penambahan itu akan berdampak pada jadwal dan anggaran Anda. Jika itu akan mendorong proyek Anda terlalu jauh dari baseline, Anda dapat menolak perubahan dan menutup permintaan perubahan.

5. Masukkan umpan balik dari pemangku kepentingan proyek

Terakhir namun tidak kalah pentingnya, hadirkan baseline proyek Anda Stakeholder utamauntuk mengumpulkan dan memasukkan umpan balik mereka. Langkah ini penting karena memastikan Anda dan para pemangku kepentingan Anda selaras pada ruang lingkup, jadwal, dan target anggaran untuk proyek Anda. Misalnya, jika tugas dalam proyek Anda bergantung pada sumber daya dari tim desain, berbagi Baseline membantu tim memahami mengapa tenggat waktu untuk memberikan sumber daya itu penting. Dan jika tim desain tidak dapat memenuhi tenggat waktu yang diusulkan, Anda dapat memperbarui jadwal Anda.

Ini juga merupakan kesempatan untuk mengubah dan meningkatkan baseline Anda - terutama karena para pemangku kepentingan mungkin memiliki lebih banyak pengetahuan khusus tentang aspek-aspek tertentu dari proyek Anda. Misalnya, tim keuangan mungkin dapat memberikan wawasan tentang berapa biaya yang mungkin dikenakan biaya atau ketika pembayaran jatuh tempo.

Bisakah Anda mengubah garis dasar proyek?

Singkatnya, ya. Tetapi Anda seharusnya tidak mengubah baseline Anda terlalu sering - bertujuan untuk hanya mengubahnya ketika itu benar-benar diperlukan. Misalnya, Anda mungkin perlu mendasarkan ulang proyek Anda ketika terjadi perubahan signifikan, seperti jika anggota tim pergi dan Anda perlu menugaskan kembali tanggung jawab.

Re-Baselining Proyek Anda terlalu sering membuat baseline Anda kurang bermakna. Ingatlah bahwa baseline Anda mewakili target yang Anda tuju, sehingga hasil akhirnya Anda tidak harus mencocokkannya dengan tepat. Tidak apa-apa untuk suatu proyek untuk mati baseline untuk ruang lingkup, jadwal, atau anggaran - selama Anda dapat menyeimbangkan perbedaan di daerah lain. Misalnya, jika Anda telah meningkatkan ruang lingkup proyek Anda, tetapi Anda dapat memangkas anggaran dan waktu di daerah lain, Anda tidak harus harus mendasarkan ulang proyek Anda.

Temukan pangkalan rumah Anda

Baseline Proyek adalah cara penting untuk memantau kinerja proyek Anda dari waktu ke waktu. Jika Anda ingin membuat baseline Anda mudah diakses dan terlihat oleh para pemangku kepentingan, pertimbangkan untuk membuatnyaperangkat lunak manajemen proyek. Dengan begitu, tim dan pemangku kepentingan Anda dapat berkolaborasi dan berkomentar langsung pada baseline Anda, ditambah lagi melihat perubahan waktu nyata.