Proje taban çizgileri ile performansı ölçün

Özet

Proje taban çizgileri, proje programınız, maliyet ve kapsamınız için önceden tanımlanmış hedeflerdir. Proje planınızda temel çizgileri eklediğinizde, projenizin performansınızı zaman içinde izlemek için bir referans noktası olarak kullanabilirsiniz. Bu makalede, temel çizgileri nasıl ayarlayacağınızı ve projelerinizi yolda tutmak için kullanmayı öğrenin.

Resim Bu: Siz elinizde bir yay ile, büyük bir boş duvarda hedefleyen bir okçuluk aralığınızdasınız. Gevşetmene izin verdin ve okunuz doğrudan duvarın içine doğru döner. Bir zaferle başlıyorsun, sonra durdun - dümdüz önünüzde vurduğunu düşünüyorsun, ama duvarın her kısmı aynı göründüğünden beri tam olarak emin değilsin.

Bunun yerine bir hedefi hedeflemeye karar veriyorsunuz. Geri çekin ve okun uçmasına izin verirsiniz ve bullseye üzerinde bir thunk ile topraklanır. Bu sefer, atışının başarılı olduğunu biliyorsun.

Bir Hedef Kurmak, Kendinizi Gibi hissettirmekten daha fazlasını yaparRobin Hood(tayt olmadan da olsa). Amaçlamak için bir hedefe sahip olmak, becerilerinizi ölçmek için size bir referans noktası sunar - Tıpkı proje tabanlarının size bir projenin performansını ölçmek için bir kriter verdiğini olduğu gibi.

Proje baselinleri nelerdir?

Proje taban çizgileri, proje programınız, maliyet ve kapsamınız için önceden tanımlanmış hedeflerdir. Bazinleri bir parçası olarak belirlersiniz.proje planı. Ardından, projeniz ilerledikçe, projenin performansını zaman içinde izlemek için bu temel çizgileri bir referans noktası olarak kullanırsınız.

Üç tür proje taban çizgisi vardır:

A Kapsam taban çizgisiaçıkça tanımlarProje kapsamı. Amaçların bir listesini içerir veProje TeslimatlarıProjen için odaklanacaksın.

A zamanlama taban çizgisiProjenizin ne kadar süreceğini belirler. Programın taban çizgisinin seninProje Zaman Çizelgesive her teslim edilebilir için açıkça tanımlanmış son tarihleri ​​ve projeniz için son bir son tarih içermelidir.

A maliyet taban çizgisiTahmini miproje bütçesi. Maliyet taban çizginiz, her teslim edilebilir için gereken kaynakları bozmalıdır, ardından tahmini toplam proje maliyetinizi göstermek için bunları bir araya getirin.

Proje planınız bu baselinlerin üçünü de içermelidir. Projeniz sırasında, kapsam, zamanlamanızı ve bütçe kalmasını sağlamak için her bir taban çizgisine karşı gerçek performansı izleyebilirsiniz.

Proje taban çizgileri neden önemlidir?

Proje taban çizgileri, başarılı bir projenin temel bir bileşenidir. İşte size ve ekibinize nasıl yardımcı olabilirler:

Proje performansını izleyin ve ayarlayın

Baselinler, projenizin nasıl performans gösterilmesi gerektiği için size bir standart verir. İş ilerledikçe, planlama sırasında belirlediğiniz temel çizgilere karşı gerçek performansı ölçebilirsiniz. Bu şekilde, proje kapsamınızın, programınızın veya bütçenizin açık olup olmadığını (veya kapatıp kapatıp kapama) olup olmadığını kontrol edebilirsiniz.

Birlikte, üç taban çizgisi türü (kapsam, program ve bütçe) performans ölçüm taban çizgisinizi (PMB) oluşturur. Her üç alanda projelendirilen taban çizgilerinize karşı gerçek performansı karşılaştırdığınızda, projenizin yüksek seviyede nasıl olduğunu anlayabilirsiniz.

Bir bileşenin bir değişikliğinin diğerlerini nasıl etkilediğini görselleştirmek için her üç baselinin de yan yana ölçmek önemlidir. Bu, planladığınız kapsamınızı, zamanlamanızı veya bütçenizi değiştirmeniz gerektiğinde nasıl ayarlamanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olur. Ve fiili performans ve temel çizgileriniz arasındaki fark çok büyükse, yeniden basılamayacağınıza ve proje hedeflerinizi daha fazla elde edilebileceklerini değiştirip değiştirmeyeceğinize karar verebilirsiniz.

Örneğin, bir blog serisi üzerinde çalıştığınızı hayal edin ve 10 maddeden 11 makaleye kadar kapsamı artırdınız. Sonuç olarak, projeniz daha fazla paraya mal olacak ve tamamlamak için daha fazla zaman ayıracak, bütçenize ve zaman çizelgesine neden olmak için daha fazla zaman alacaktır. Proje planınıza herhangi bir tampon zamanını veya ekstra bütçeyi tahsis etmediyseniz, proje hedeflerinizi ayarlamanız gerekebilir.

Paydaş beklentilerini yönet

Bazelleri ayarladığınızda ve paydaşlara ilettiğinizde, herkes ne yaptığınızı ne yaptığınızı biliyor. İşte bu nasıl yardımcı olur:

SeninKapsam taban çizgisiPaydaşlara tam olarak ne elde etmeyi planladığınızı söyler. Bu, paydaşlarınızın ne olduğunu ve projenin bir parçası olmadığını anlamalarına yardımcı olur. Örneğin, paydaşlarınızın etkileşimli bileşenlerle yeni bir açılış sayfası tasarımı talep ettiğini hayal edin. Ancak mevcut bütçe sınırlamalarınızla, iniş sayfasını ancak ek etkileşimli bileşenleri oluşturmazsınız. Bir kapsamın belirlenmesi taban çizgisi, bu sınırlamanın önceden bu yüzden herkesin aynı sayfada olduğunu bildirmelerini sağlar.

Seninzamanlama taban çizgisiHer teslim edilebilen her şeyi tamamladığınızda netleştirir. Bu, paydaşların her teslimatın ne kadar süreceklerini tamamlayacağını anlamalarına yardımcı olur, bu yüzden ne zaman nihai bir ürün bekleneceğini biliyorlar. Ve eğer paydaşlar proje kapsamınızı ek taleplerle artırmak istiyorsa, proje programınızı ve bütçenizi nasıl etkileyeceğini açıkça gösterebilirsiniz.

Seninmaliyet taban çizgisiHer teslim edilebilir için gereken kaynakları belirler. Eğer paydaşlar ek talepler eklemek istiyorsa, bütçeniz açıkça bunu yapmak için ekstra fonlara nasıl ihtiyacınız olduğunu gösterir. Sonuç olarak, ek bütçe almak için istekleri geri getirebilir veya iyi bir durum yapabilirsiniz.

Birlikte, bu taban çizgileri, paydaşların kapsamınızda, zaman çizelgenizdeki veya bütçenizdeki değişikliklerin projenin başarısını etkileyeceğini anlamalarına yardımcı olur. Ek istekleri geri getirmek ve önlemek için size bir araç verirler.kapsam sürüngenAyrıca, zaman çizelgesinde değişikliklerin ve maliyetin genel proje hedefleri üzerindeki etkilerini iletmenin bir yolu.

Gelecekteki tahminleri geliştirmek

Projeniz bittiğinde, ilk tahminlerinizin ne kadar doğru olduğunu görmek için temel performansı temel çizgilerinize karşı karşılaştırabilirsiniz. Bu, proje bütçenizi hesaplarken, beklenenden daha uzun süren teslimatları hesaplarken, beklenenden daha uzun süren teslimatlar veya kapsamın dışında kalan görevleri düşünmediğiniz alanları tanımlayabileceğiniz alanları tanımlamanıza yardımcı olur.

Her proje için temel performansı temel çizgilere karşı analiz ederseniz, hangi alanların tipik olarak altında veya aşırı performans gösterdiğini görebilirsiniz. Ardından, gelecekteki projeler için daha iyi tahminler yapmak için bu bilgiyi kullanabilirsiniz.

Örneğin, projelerinizden beşinden üçünü hayal edin. Bu çeyrek, ekip üyeleri hastalanırken bir haftaya kadar zamanlamaya gitti. Öne çıkma, son dakika devamsızlıklarını karşılamak için her proje programına ekstra tampon zaman yapabilirsiniz.

Proje taban çizgileri 5 adımda nasıl ayarlanır

Ayarlanan proje baselinleri, herhangi bir katının önemli bir parçasıdır.Proje yönetim planı. Bir sonraki çabayı planlarken, temel çizgileri oluşturmak ve bunları çapraz fonksiyonel ortaklarınıza iletmek için bu adımları izleyin.

1. Kapsam belirleyin

Önce proje kapsamı taban çizgisinizi ayarlayın, çünkü bu, hem zamanlamanızı ve bütçenizi belirler. SeninProje kapsamıTam olarak hangi teslimatları tam olarak çalışacağınızı belirleyerek projeniz için sınırları belirler. Kapsamınızı bir proje kapsamı beyanı veya iş ifadesi biçiminde belgeleyebilirsiniz.

Kapsam taban çizgisinizi oluşturmak için, projenizle ulaşmak istediğiniz tüm teslimatları listeleyin. Ardından, her bir teslimatı işlem yapılabilir görevlere veya alt teslimatlara bölün. Örneğin, teslimatlarınızdan biri bir işe alım etkinliğine ev sahipliği yapmaksa, aşağıdakileri aşağıdaki alt teslimatlara indirebilirsiniz:

Etkinlik Alanını Rezervasyon

Kitap catering şirketi

Konuk Hoparlörleri Sonlandırın

Hatırlatma e-postaları gönder

Ayrıca biriş arıza yapısıTüm projenizin teslimatlarını ve alt teslimatlarını görsel olarak ortaya koymak için. Bu araç, üstte ana hedefinizle başlayarak ve aşağıdaki teslim edilebilirliklere ve alt teslimatlara daldan başlayarak birden fazla seviyeye geçer.

2. Proje programınızı çıkarın

Artık proje kapsamınızı belirlediğinizde, dışarı çıkma zamanıProje takvimive zamanlama taban çizgisini oluşturun. Zamanlama taban çizgisinizi oluşturmak için, her teslim edilebilir ve alt teslim edilebilir, artı tüm projeniz için son bir son tarih için net bir son tarihi tanımlayın. Her bir vade tarihini gerçekçi hale getirdiğinizden ve netleştirdiğinizden emin olun. bağımlılıklargörevler arasında. Örneğin, hatırlatma e-postaları göndermeden önce, işe alım etkinliğiniz için Konuk Hoparlör listesini sonlandırmanız gerekebilir.

BirazProje Yönetimi AraçlarıProje programınızdaki bağımlılıkları görmenize izin verin, böylece bitiş tarihlerini buna göre planlayabilir ve ayarlayabilirsiniz. Örneğin,UDN Görev YöneticisiZaman Çizelgesi Görünümü, projenizdeki görevleri ve kilometre taşlarını belirler ve benzerliğe benzer bağımlılıkları görselleştirir.Gantt şeması. Ayrıca, hangi görevlerin tamamlandığını ve kime atandıklarını görebilirsiniz, böylece proje programınızı gerçek zamanlı olarak izleyebilir ve paylaşabilirsiniz.

3. Bir proje bütçe planı oluşturun

Şimdi kapsamınızı ve zamanlamanızı katılaştırdığınız için, oluşturabilirsiniz.proje bütçesitemel. Bütçenizi oluşturmak için, projenizdeki her teslim edilebilir ve alt teslim edilebilir için gereken tüm kaynakları listeleyin. Ardından, her kaynağın ne kadara mal olacağını tahmin edin.

Son bütçe belgeniz, her teslim edilebilir, alt teslim edilebilir ve gerekli kaynak-artı her birinin beklenen maliyet için satır öğelerini içermelidir. Ayrıca, her kaynağa ihtiyacınız olduğunda ve fon harcamayı beklediğinizde zaman çizelgesini de içermelisiniz. Ek olarak, her bütçe bileşeninden sorumlu kişiyi ve tüm projeniz için toplam harcamaları dahil etmek de yardımcı olabilir.

Aşağıdaki örnekte, tahmini harcama sütunu projeniz için bütçe taban çizgisini temsil eder. Sonra iş ilerledikçe, gerçek harcama izleyebilir ve onu temelinize göre karşılaştırabilirsiniz.

4. Bir değişiklik kontrol işlemini ana hatlarıyla belirtin

Sadece baselinleri ayarladığınız için, kapsamınız, programınız veya bütçenizin izlenmesi durumunda, projenizin battığını kastetmez. Aslında, değişim planlaması, proje tabanelining sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır.

Üç proje baselinlerinizi tamamladıktan sonra, birKontrol işlemini değiştirEkibinizden ve paydaşlarınızdan değişiklik taleplerini nasıl ele alacağınızı ana hatlamak. Bir değişiklik kontrol süreci, esnek kalmanın bir yoludur ve projeniz devam ederken paydaşların değişiklik yapmasına izin verin. Bu, proje kapsamınızı, zamanlamanızı ve bütçenizin kontrolden balondan korunmasına yardımcı olur. Bu bağlamda, değişiklik talepleri ek teslimatlar, zaman çizelgesi güncellemeleri veya bütçe ayarları için istekleri içerebilir.

Bir değişiklik kontrol işlemi tipik olarak aşağıdaki aşamaları içerir:

Başlatma:Bir paydaş, bu değişikliğin neden önemli olduğu hakkında ilgili bilgileri sağlamak için bir değişiklik talep formu sunar. Bu, tipik olarak talebin, istek önceliğini ve önemli son teslim tarihlerini içerir.

Değerlendirme:Proje veya bölüm kurşun, istek ayrıntılarını gözden geçirir ve gerekli olabilecek kaynakları belirler, talebin sahip olacağı ve isteğin neye alınması gerektiğini etkiler.

Analiz:Uygun proje kurşun, talebi onaylamaya veya reddetip reddetmemeye karar verir. Bu aşamada, kapsam, programınızı ve bütçenizi nasıl etkileyeceğini belirlemek için proje taban çizgilerinizin bağlamındaki talebi düşünürsünüz.

Uygulama:İstek onaylanırsa, değişimi uygulamak için paydaşlarla çalışırsınız. Hangi değişikliklerin yapıldığını ve proje taban çizgilerinizi nasıl etkileyeceğinden emin olun. Değişim önemliyse, proje hedeflerinizi ayarlamanız ve yeni taban çizgileri oluşturmanız gerekebilir.

Kapatma:İsteği kapatın ve herhangi bir belgeyi, günlükleri değiştirin ve paylaşılan bir alanda paydaşların daha sonra kolayca erişebileceği paylaşılan bir alanda bulundurun.

Bir değişiklik kontrol işlemi oluşturmak, her bir potansiyel güncellemenin üç proje taban çizgileri bağlamında göz önünde bulundurulmasını sağlar. Örneğin, proje kapsamınıza ek bir şekilde teslim edilebilir eklemek için bir istek alırsanız, bu eklemenin programınızı ve bütçenizi nasıl etkileyeceğini analiz edebilirsiniz. Projenizi çok uzaktan çok uzaklaştırırsa, değişikliği reddedebilir ve değişim isteğini kapatabilirsiniz.

5. Proje paydaşlarından geri bildirimde bulunmak

Son fakat en az değil, proje taban çizgilerinizi Anahtar paydaşlargeri bildirimlerini toplamak ve dahil etmek için. Bu adım önemlidir, çünkü sizin ve paydaşlarınızın projenizin kapsamı, programı ve bütçe hedeflerine uygun olmasını sağlar. Örneğin, projenizdeki görevler tasarım ekibinden kaynaklara bağlı ise, bazelinleri paylaşmak, ekibin neden bu kaynakları teslim etmeleri için son tarihlerin neden önemli olduğunu anlamalarına yardımcı olur. Ve tasarım ekibi önerilen son tarihi karşılayamazsa, program taban çizgisinizi buna göre güncelleyebilirsiniz.

Bu aynı zamanda temel çizgilerinizi tweak ve geliştirmek için bir fırsattır - özellikle paydaşların projenizin belirli yönleri hakkında daha fazla uzmanlaşmış bilgiye sahip olabileceği için. Örneğin, Finans ekibi, teslimatların ne kadar nakliyebileceği veya ödemelerin ne zaman ödenebileceği konusunda bilgi verebilir.

Bir proje taban çizgisini değiştirebilir misiniz?

Kısacası, evet. Ancak baselinlerinizi çok sık değiştirmemelisiniz - sadece gerçekten gerekli olduğunda onları değiştirmek için hedefleyin. Örneğin, bir ekip üyesi kalkarsa ve sorumlulukları yerine getirmeniz gerekirse, önemli bir değişiklik meydana geldiğinde projenizi yeniden bastırmanız gerekebilir.

Projenizi çok basitleştirmek, baselinlerinizi daha az anlamlı hale getirir. Temellerinin hedef aldığınız hedefleri temsil ettiğini unutmayın, bu nedenle son sonuçlarınız onlarla tam olarak eşleştirmek zorunda değildir. Bir projenin, diğer alanlardaki farkı dengeleyebildiğiniz sürece kapsam, program veya bütçe kapsam, program veya bütçe için kapsamındadır. Örneğin, proje kapsamınızı artırdıysanız, ancak diğer alanlarda bütçeyi ve zamanı kesebilirseniz, projenizi tekrar temell getirmeniz gerekmez.

Ev tabanınızı bulun

Proje taban çizgileri, projenizin performansını zaman içinde izlemenin temel bir yoludur. Eğer baselinlerinizi kolayca erişilebilir hale getirmek ve paydaşlara görünür hale getirmek istiyorsanız, onları yaratmayı düşünün.Proje Yönetimi Yazılımı. Bu şekilde, ekibiniz ve paydaşlarınızın doğrudan temel çizgilerinizde işbirliği yapıp yorumlayabilir, ayrıca gerçek zamanlı olarak herhangi bir değişiklik görebilirsiniz.