Mittaa suorituskyky projektiperusteilla

Yhteenveto

Projektin perusviivat ovat ennalta määritettyjä tavoitteita projektin aikataulusta, kustannuksista ja laajuudesta. Kun sisällytät projektisuunnitelmasi perusviivat, voit käyttää niitä viittauspisteenä projektin suorituskykyä ajan mittaan. Tässä artikkelissa oppia määrittämään perusviivat ja käytä niitä pitämään projektit radalla.

Kuva Tämä: Olet jousiammunta alueella keula kädessäsi, joka pyrkii valtavaan tyhjään seinään. Annat irti, ja nuoli nousee suoraan seinään edessäsi. Aloitat voiton Shimmy, sitten STOP-luulet, että ammuttiin suoraan edessäsi, mutta et ole aivan varma, koska jokainen seinän osa näyttää samalta.

Päätät pyrkiä tavoitteeseen. Vedät takaisin ja anna nuolen lentää, ja se laskeutuu thunk kanssa bullseyellä. Tällä kertaa tiedät, että laukaus oli menestys.

Tavoitteen luominen tekee enemmän kuin sinusta tuntuuRobin Hood(vaikkakin ilman sukkahousuja). Tavoitteena on tavoite antaa sinulle viitepisteen, jolla mitataan taitosi - aivan kuten projektin perusviivat antavat vertailuarvon projektin suorituskyvyn mittaamiseksi.

Mitkä ovat Project Baselines?

Projektin perusviivat ovat ennalta määritettyjä tavoitteita projektin aikataulusta, kustannuksista ja laajuudesta. Määrität Baselines osanaprojekti suunnitelma. Sitten projektisi etenee, käytät näitä perusviivoja viittauspisteenä projektin suorituskykyä ajan mittaan.

Project Baselines:

A Soveltamisalan perusviivamäärittelee selkeästiHankkeen laajuus. Se sisältää luettelon tavoitteista jaProjektin toimituksetKeskityt projektisi.

A Aikataulu perusviivaMäärittelee, kuinka kauan projektisi pitäisi ottaa. Aikataulusi perusviiva on sinunHankkeen aikajanaJa sen tulisi kattaa selkeästi määritellyt eräpäivät kumpaakin suoritetta, plus lopullinen määräaika projektin.

A Kustannus perusviivaOnko arvioituHankkeen talousarvio. Kustannuslaskentasi pitäisi hajottaa jokaiselle toimittaville resursseille tarvittavat resurssit, sitten summaa ne yhteen havainnollistaa arvioitu kokonaisprojektin kustannus.

Hankesuunnitelmasi tulisi sisältää kaikki kolme näistä perusviivoista. Projektin aikana voit seurata todellista suorituskykyä jokaisesta lähtötasosta varmistaaksesi soveltamisalan, aikataulun ja budjetin oleskelun tavoitteen.

Miksi Project Baselines on tärkeä?

Projektin perusviivat ovat olennainen osa onnistuneita hankkeita. Näin he voivat auttaa sinua ja tiimisi:

Seuraa ja säädä projektin suorituskykyä

Baselines antaa sinulle standardin, miten projektisi pitäisi suorittaa. Koska työ etenee, voit mitata todellista suorituskykyä suunnittelun aikana asetetuista perusviivoista. Näin voit tarkistaa, onko projektisi laajuus, aikataulu tai budjetti (tai pois päältä) Track-Course-Oikea ennen kuin ongelmat ovat liian suuria.

Yhdessä kolme perustyyppiä (laajuus, aikataulu ja budjetti) muodostavat suorituskyvyn mittaustilanne (PMB). Kun vertaat todellista suorituskykyä projisoidut perusviivat kaikilla kolmella alueella, voit ymmärtää, miten projekti tekee korkean tason.

On tärkeää mitata kaikki kolme perusviivaa vierekkäin, jotta voidaan visualisoida muutos yhdessä komponentissa vaikuttaa muille, kuten lisääntynyt soveltamisalan vaikutus aikatauluun ja kustannuksiin. Tämä auttaa sinua selvittämään, miten sinun pitäisi säätää, kun sinun on muutettava suunniteltua soveltamisalaa, aikataulua tai budjettia. Ja jos todellisen suorituskyvyn ja perusviijan välinen ero on liian suuri, voit päättää, onko perusviiva uudelleen ja muuttaa projektin tavoitteita, jotta ne olisivat enemmän saavutettavissa.

Kuvittele esimerkiksi, että työskentelet blogisarjassa ja olet juuri lisännyt laajuutta 10 artikkelista 11 artikkeliin. Tämän seurauksena projekti maksaa enemmän rahaa ja ottaa enemmän aikaa täydentää, mikä aiheuttaa budjetin ja aikataulun kautta lähtötilanteen. Jos et ole antanut puskuri-aikaa tai lisäbudjettia projektisuunnitelmaan, sinun on ehkä säädettävä projektin tavoitteita.

Hallitse sidosryhmien odotuksia

Kun asetat perusviivat ja kommunikoi ne sidosryhmille, kaikki tietävät, mitä teet, kun-plus, kuinka paljon se kaikki kustannukset. Näin se auttaa:

SinunSoveltamisalan perusviivakertoo sidosryhmille tarkalleen mitä aiot saavuttaa. Tämä auttaa sidosryhmiäsi ymmärtämään, mikä on ja ei ole osa projektia. Kuvittele esimerkiksi sidosryhmäsi pyysi uuden aloitussivun suunnittelua vuorovaikutteisilla komponenteilla. Mutta nykyisten budjettirajoitusten avulla voit rakentaa aloitussivun, mutta ei muita interaktiivisia komponentteja. Soveltamisasioiden asettaminen Baseline antaa heille mahdollisuuden tietää, että rajoitukset etukäteen, jotta kaikki ovat samalla sivulla.

SinunAikataulu perusviivaSelvennetään, kun suoritat jokaisen toimituksen. Tämä auttaa sidosryhmiä ymmärtämään, kuinka kauan jokainen toimitus kestää täydellisen, joten he tietävät, milloin odottaa lopullista tuotetta. Ja jos sidosryhmät haluavat lisätä projektin soveltamisalaa lisäpyynnöissä, voit selvästi osoittaa, miten se vaikuttaa projektin aikatauluun ja budjettiin.

SinunKustannus perusviivavahvistaa kunkin toimittamisen edellyttämät resurssit. Jos sidosryhmät haluavat lisätä lisäpyyntöjä, budjettisi osoittavat selvästi, miten tarvitset ylimääräisiä varoja siitä, että se tapahtuu. Tämän seurauksena voit joko työntää takaisin pyyntöihin tai tehdä hyvä tapa saada lisätalousarviota.

Yhdessä nämä perusviivat auttavat sidosryhmiä ymmärtämään, miten muutokset soveltamisalaan, aikatauluisi tai budjetti vaikuttaa projektin menestykseen. He antavat sinulle työkalun työntääksesi lisäpyyntöihin ja estääSoveltamisala, sekä tapa ilmoittamaan vaikutukset, jotka muutokset aikataulussa ja kustannuksella on yleisten hankkeen tavoitteiden saavuttaminen.

Paranna tulevia arvioita

Kun projekti on ohi, voit vertailla todellista suorituskykyä Baselines vastaan ​​nähdäksesi, kuinka tarkasti alkuperäiset arviot olivat. Tämä auttaa sinua tunnistamaan alueita, joilla voit parantaa perustoimintaprosessien kaltaisia ​​tekijöitä, joita et pitänyt laskettaessa hankkeen budjettia, toimitukset, jotka kestivät odotettua pidempään tai tehtäviä, jotka olisi pitänyt soveltaa.

Jos analysoit todellisen suorituskyvyn vs. Baselines jokaiselle projektiin, näet, mitkä alueet tyypillisesti tai yli-suoritetaan. Sitten voit käyttää tätä tietämystä parantamaan tulevia hankkeita.

Kuvittele esimerkiksi kolme viidestä projektistasi, tämä neljännes meni aikataulun yli viikossa johtuen joukkueen jäsenten sairastumisesta. Siirry eteenpäin, voit rakentaa ylimääräistä puskuriaikaa kuhunkin projektin aikataulun mukaan viimeisen minuutin poissaoloon.

Miten asettaa projektin perustein 5 askeleen

Projektin perusviivojen asettaminen on tärkeä osa mitä tahansa kiinteääProjektinhallintasuunnitelma. Kun suunnittelet seuraavaa pyrkimystä, noudata näitä ohjeita luodaksesi perusviivat ja kommunikoida ne ristikkäisille kumppaneille.

1. Määritä soveltamisala

Aseta projektin soveltamisalan lähtösi ensin, koska tämä määrittää sekä aikataulusi että budjettisi. SinunHankkeen laajuusAsettaa projektin rajat määrittelemällä tarkalleen, mitkä toimitukset haluat työskennellä. Voit dokumentoida soveltamisalasi projektin laajuus lausunnon tai työn lausunnon muodossa.

Jos haluat luoda sovellustilanne, lue kaikki haluamasi toimitukset projektisi kanssa. Sitten katkaise jokainen toimitus toiminnallisiksi tehtäviksi tai alihankkeisiin. Esimerkiksi jos jokin toimituksista on isännöidä rekrytointitapahtumaa, voit rikkoa seuraaviin alakohtaan:

Varaus Tapahtumapaikka

Varaa Catering Company

Viimeistele vieraskaiuttimet

Lähetä muistutusviesti

Voit myös luoda aTyön hajoamisrakenneVisuaalisesti määritä kaikki projektin toimitukset ja alivalmistelut. Tämä työkalu katkeaa alaspäin useisiin tasoihin, alkaen päätavoitteesta ylhäällä ja haarautumalla toimituksiin ja alihankkeisiin alla.

2. Kartta hankkeen aikataulu

Nyt kun olet määrittänyt projektin laajuus, on aika kartoittaaHankkeen aikatauluja luo aikataulusi perusasetuksesi. Aikataulusi perusasetuksen luominen määritä selkeät päivämäärät jokaiselle toimitukselle ja alittavaksi sekä lopullisen määräajan koko projektisi. Varmista, että jokainen eräpäivä on realistinen ja selventää Riippuvuudettehtävien välillä. Esimerkiksi saatat joutua viimeistelemään vieraskaiutinluettelon rekrytointitapahtumasi ennen kuin voit lähettää muistutusviestejä.

Jonkin verranProjektinhallintatyökalutVoit nähdä projektin aikataulun mukaiset riippuvuudet, joten voit suunnitella ja asettaa lopettaa päivämäärät vastaavasti. Esimerkiksi,UDN-tehtävähallintaAikajäläisenäkymä antaa tehtäviä ja virstanpylväitä projektisi sisällä ja visualisoi riippuvuuksia, jotka ovat samanlaisiaGantt-kaavio. Voit myös nähdä, mitkä tehtävät on valmis ja kuka heitä on osoitettu, joten voit seurata ja jakaa projektin aikataulusi reaaliaikaisesti.

3. Luo hankkeen budjettisuunnitelma

Nyt kun olet jähmettynyt laajuus ja aikataulu, voit luodaHankkeen talousarvioperusviiva. Luodaan budjetti, lue kaikki tarvittavat resurssit jokaiselle toimitukselle ja alittavaksi projektisi. Arvioi sitten, kuinka paljon jokainen resurssi maksaa.

Lopullisessa budjettiasiakirjassa olisi oltava rivikohdat jokaiselle toimitukselle, sub-toimittavalle ja vaadittavalle resurssiin sekä kunkin odotetut kustannukset. Sinun tulisi myös sisältää aikajanan, kun tarvitset kunkin resurssia ja kun odotat varoja. Lisäksi on hyödyllistä sisällyttää jokaisesta budjettikomponentista vastaava henkilö ja koko projektin yhteensä menot.

Seuraavassa esimerkissä arvioitu kulutuspylväs edustaa projektin budjettiastetta. Sitten työn edetessä voit seurata todellista kulutusta ja vertailla sitä perusviivaosi.

4. Suorita muutoksenhallintaprosessi

Vain siksi, että asetat perusviivat, ei tarkoita, että projekti on uponnut, jos laajuus, aikataulu tai budjetti saa pois kappaleesta. Itse asiassa muutossuunnitelma on olennainen osa projektin perustusprosessia.

Kun olet viimeistellä kolme projektin peruslinjaa, luoVaihda ohjausprosessiVoit kuvata, miten voit käsitellä tiimin ja sidosryhmien muutospyyntöjä. Muutosvalvontaprosessi on tapa pysyä joustavana ja anna sidosryhmien pyydä muutoksia, kun projekti on käynnissä. Tämä auttaa suojaamaan projektin laajuutta, aikataulua ja budjettia valvontalaitoksesta. Tässä yhteydessä muutospyynnöt voivat sisältää lisätoimitusten pyyntöjä, aikataulujen päivityksiä tai budjetin säätöjä.

Muutosohjausprosessi sisältää tyypillisesti seuraavat vaiheet:

Aloittaminen:Sidosryhmä toimittaa muutoksen pyyntölomakkeen, joka antaa asiaankuuluvat tiedot siitä, miksi tämä muutos on tärkeä. Tämä sisältää tyypillisesti pyynnön kuvauksen, pyynnön prioriteetti ja kaikki tärkeät määräajat.

Arviointi:Hanke tai osasto johtaa pyynnön yksityiskohdat ja määrittää tarvittavat resurssit, vaikutukset pyynnöstä olisi ja kuka pyyntö olisi siirrettävä.

Analyysi:Asianmukainen hanke johto päättää hyväksyäksesi pyynnön hyväksymistä tai hylkäämistä. Tämän vaiheen aikana harkitset pyyntöä projektin perusviivojen yhteydessä määrittääkseen, miten se vaikuttaa soveltamisalaan, aikatauluun ja talousarvioon.

Toteutus:Jos pyyntö on hyväksytty, työskentelet sitten sidosryhmien kanssa muutoksen toteuttamiseksi. Muista tallentaa, mitä muutoksia tehtiin ja miten ne vaikuttavat projektin peruslinjoihin. Jos muutos on merkittävä, saatat joutua säätämään projektin tavoitteita ja luo uusia perusviivoja.

Päättäminen:Sulje pyyntö ja tallentaa kaikki asiakirjat, muuta lokit ja viestintä jaetussa tilassa, että sidosryhmät voivat helposti käyttää myöhemmin.

Muutosvalvontaprosessin perustaminen varmistaa, että jokainen mahdollinen päivitys katsotaan kaikkien kolmen projektin peruslinjan yhteydessä. Jos esimerkiksi saat pyynnön lisätä ylimääräisen suoritteen projektiin laajuus, voit analysoida, miten tämä lisäys vaikuttaa oman aikataulun ja budjetin. Jos se työntää projektisi liian pitkälle lähtötilanne, voit hylätä muutoksen ja sulkea muutoksen pyynnön.

5. Sisällytä palautetta hankkeen sidosryhmistä

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, esitä projektin perusviivat pääosakkeenomistajatJotta kerätään ja sisällytetään palautetta. Tämä vaihe on tärkeä, koska se takaa sinut ja sidosryhmät ovat yhdenmukaisia ​​hankkeen laajuuteen, aikatauluun ja talousarviotavoitteisiin. Esimerkiksi jos tehtävät projektin ovat riippuvaisia resursseja suunnittelutiimi, jakaminen perusviivat auttaa joukkue ymmärtää, miksi toimitusten määräajan niille resurssit ovat tärkeitä. Ja jos suunnittelutiimi ei voi täyttää ehdotettua määräaikaa, voit päivittää aikataulusi perustasosi vastaavasti.

Tämä on myös mahdollisuus säätää ja parantaa perusviestejäsi - varsinkin kun sidosryhmillä voi olla erikoistunut tietoa hankkeen tiettyjen näkökohtien suhteen. Esimerkiksi rahoitustiimi voi pystyä antamaan tietoa siitä, kuinka paljon toimitukset saattavat maksaa tai maksettavat maksut.

Voitko muuttaa projektin perusviivaa?

Lyhyesti sanottuna kyllä. Mutta sinun ei pitäisi muuttaa perustasi liian usein - tavoitteena vain muuttaa niitä, kun se on todella tarpeen. Esimerkiksi saatat joutua ottamaan käyttöön projektisi uudelleen, kun merkittävä muutos tapahtuu, kuten jos tiimin jäsen lähtee ja sinun on määritettävä vastuuta.

Projektin uudelleen käyttöönotto liian usein tekee perustasi vähemmän merkityksellisiksi. Muista, että perusviivat edustavat tavoitteita, joita pyritään, joten lopputulokset eivät tarvitse vastata niitä tarkalleen. Se on ok, että hanke on pois päältä perusrahasto, aikataulu tai budjetti-kunhan voit tasapainottaa ero muilla alueilla. Esimerkiksi jos olet lisännyt projektin laajuus, mutta voit leikata budjetin ja ajan muilla alueilla, sinun ei välttämättä tarvitse perustaa projektia.

Etsi kotipohja

Projektin perusviivat ovat olennainen tapa seurata projektin suorituskykyä ajan mittaan. Jos haluat tehdä perusviivat helposti ja näkyvät sidosryhmille, harkitse niiden luomistaProjektinhallintaohjelmisto. Näin tiimisi ja sidosryhmät voivat tehdä yhteistyötä ja kommentoida suoraan Baseliineillesi ja nähdä kaikki reaaliaikaisen muutokset.