Meet de prestaties met project Baselines

Overzicht

Project Baselines zijn vooraf gedefinieerde doelen voor uw projectschema, kosten en reikwijdte. Wanneer u baselines opneemt in uw projectplan, kunt u ze gebruiken als referentiepunt om de prestaties van uw project in de loop van de tijd te volgen. Leer in dit artikel hoe u baselines instelt en gebruik ze om uw projecten op het goede spoor te houden.

Stel dit aan: je bent in een boogschietbereik met een boog in je hand, gericht op een enorme blanco muur. Je laat los en je pijl stijgt rechtdoor in de muur voor je. Je begint een overwinning shimmy, stop dan - je denkt dat je rechtstreeks voor je hebt neergeschoten, maar je bent niet helemaal zeker omdat elk deel van de muur er hetzelfde uitziet.

Je besluit in plaats daarvan te richten op een doelwit. Je trekt terug en laat de pijl vliegen, en het landt met een thunk op de bullseye. Deze keer weet je dat je schot een succes was.

Het opzetten van een doelwit doet meer dan je het gevoel geeftRobin Hood(zij het zonder de panty). Een doelwit hebben om ervoor te zorgen dat u een referentiepunt geeft om uw vaardigheden te meten - net als hoe Project Baselines u een benchmark geeft om de prestaties van een project te meten.

Wat zijn projectbaselijnen?

Project Baselines zijn vooraf gedefinieerde doelen voor uw projectschema, kosten en reikwijdte. U bepaalt de basislijnen als onderdeel van uwproject Plan. Toen uw project vordert, gebruikt u die baselijnen als referentiepunt om de prestaties van uw project in de loop van de tijd te volgen.

Er zijn drie soorten projectbaselijnen:

EENreikwijdtedefinieert duidelijk uwprojectbereik. Het bevat een lijst met doelstellingen enprojectresultatenJe concentreert je op voor je project.

EENschema baselinedicteert hoe lang uw project zou moeten nemen. Uw schema Baseline is jouwproject tijdlijn, en moet duidelijk gedefinieerde verschuldigde data bevatten voor elke leverbare, plus een laatste deadline voor uw project.

EENkosten baselineis de geschatteproject budget. Uw kosten baseline moeten de middelen optreden die nodig zijn voor elk leverbaar, dan samen samen om uw geschatte totale projectkosten te illustreren.

Uw projectplan moet alle drie deze basislijnen bevatten. Tijdens uw project kunt u de werkelijke prestaties tegen elke basislijn controleren om uw reikwijdte, planning en budget op het doelwit te houden.

Waarom zijn projectbaselijnen belangrijk?

Project Baselines zijn een essentieel onderdeel van een succesvol project. Hier is hoe ze u kunnen helpen en uw team:

Monitor en pas projectprestaties aan

Baselines geven u een standaard voor hoe uw project zou moeten presteren. Naarmate het werk vordert, kunt u de daadwerkelijke prestaties meten tegen de basislijnen die u tijdens de planning hebt ingesteld. Op die manier kunt u controleren of uw projectbereik, schema of budget op (of uit) track-dan cursuscorrigeren vóór problemen te groot worden.

Samen vormen de drie basislijntypen (reikwijdte, planning en budget) uw prestatiemeting baseline (PMB). Wanneer u de werkelijke prestaties vergelijkt met uw geprojecteerde baselines in alle drie de gebieden, kunt u begrijpen hoe uw project op een hoog niveau doet.

Het is belangrijk om alle drie de baselijnen naast elkaar te meten om te visualiseren hoe een verandering in één component de anderen beïnvloedt - zoals hoe een verhoogde reikwijdte invloed heeft op het schema en de kosten. Dit helpt u erachter te komen hoe u moet aanpassen wanneer u uw geplande reikwijdte, planning of budget moet wijzigen. En als het verschil tussen de daadwerkelijke prestaties en uw baselines te groot wordt, kunt u beslissen of u opnieuw wilt baselen en uw projectdoelen kunt wijzigen om ze meer haalbaarder te maken.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je werkt aan een blogserie en je hebt net het bereik van 10 artikelen naar 11 artikelen verhoogd. Als gevolg hiervan kost uw project meer geld en neemt u meer tijd om in te vullen, waardoor uw budget en schema wordt gebruikt om af te vullen van de basislijn. Als u geen buffertijd of extra budget hebt toegewezen aan uw projectplan, moet u mogelijk uw projectdoelen aanpassen.

Behaal de verwachtingen van belanghebbenden

Wanneer u Baselines instelt en ze communiceert met belanghebbenden, weet iedereen wat u doet bij wanneer - PLUS hoeveel het allemaal kost. Dit is hoe dat helpt:

Uw reikwijdtevertelt belanghebbenden precies wat u van plan bent te bereiken. Dit helpt uw ​​stakeholders te begrijpen wat is en maakt geen deel uit van het leverbaar. Stel je bijvoorbeeld voor dat je stakeholders een nieuw bestemmingspaginaontwerp hebben gevraagd met interactieve componenten. Maar met uw huidige budgetbeperkingen, kunt u de bestemmingspagina bouwen, maar niet de extra interactieve componenten. Een scope-baseline instellen Laat ze die beperking van tevoren weten, zodat iedereen op dezelfde pagina staat.

Uw schema baselineverduidelijkt wanneer u elk leverbaar zult voltooien. Dit helpt stakeholders te begrijpen hoe lang elke leverbaar zal duren om te voltooien, zodat ze weten wanneer ze een eindproduct verwachten. En als belanghebbenden uw projectbereik met aanvullende verzoeken willen verhogen, kunt u duidelijk aantonen hoe dat van invloed zal zijn op uw projectschema en budget.

Uw kosten baselinevestigt de middelen die nodig zijn voor elk leverbaar. Als stakeholders extra verzoeken willen toevoegen, toont uw budget duidelijk hoe u extra fondsen nodig heeft om dat te laten gebeuren. Als gevolg hiervan kunt u duwen op aanvragen of een goed geval voor extra budget maken.

Samen helpen deze basislijnen belanghebbenden te begrijpen hoe wijzigingen in uw bereik, tijdlijn of budget van invloed zijn op het succes van uw project. Ze geven je een hulpmiddel om terug te duwen op extra verzoeken en voorkomenscope kruip, plus een manier om de impact te communiceren die veranderingen in de tijdlijn en kosten zullen hebben op de algehele projectdoelen.

Toekomstige schattingen verbeteren

Wanneer uw project voorbij is, kunt u de werkelijke prestaties vergelijken met uw basiselijnen om te zien hoe nauwkeurig uw initiële schattingen waren. Dit helpt u te identificeren van gebieden waar u uw baselijnproces-achtige factoren kunt verbeteren die u niet hebt overwogen bij het berekenen van uw projectbudget, deliverables die langer duren dan verwacht, of taken die uit de reikwijdte hadden gehad.

Als u de feitelijke prestaties versus baselines voor elk project analyseert, kunt u zien welke gebieden meestal onder- of overmatig presteren. Dan kunt u die kennis gebruiken om betere schattingen te maken voor toekomstige projecten.

Stel je bijvoorbeeld voor drie van de vijf van je projecten dit kwartaal in het schema ging met een week door teamleden die ziek worden. Doorsturen, kunt u extra buffertijd in elk projectschema opbouwen om tegemoet te komen aan eventuele afwezigheid van last-minute.

Project Baselines in 5 stappen instellen

Het instellen van project Baselines is een belangrijk onderdeel van elke vaste stofprojectmanagementplan. Naarmate u uw volgende inspanningen plant, volgt u deze stappen om Baselines te maken en deze te communiceren met uw cross-functionele partners.

1. Bepaal de reikwijdte

Stel eerst uw project Scope Baseline in, omdat dit zowel uw planning als budget bepaalt. UwprojectbereikStelt grenzen in voor uw project door precies te definiëren welke deliverables u zult werken. U kunt uw reikwijdte documenteren in de vorm van een projectbereik of een werkverklaring.

Om uw scope-baseline te maken, vermeld u alle deliverables die u met uw project wilt bereiken. Breek dan elk leverbaar in bruikbare taken of sublevering. Als een van uw deliverables bijvoorbeeld een rekruteringsevenement is, kunt u dat doorbreken in de volgende sublevering:

Reserve evenementruimte

Boek cateringbedrijf

Finaliseer gastsprekers

Verzend herinnerings e-mails

Je kunt ook een makenWerkonderbrekingsstructuurOm visueel alle deliverables en sublevering van je project te leggen. Deze tool breekt het werk in meerdere niveaus, beginnend met uw hoofddoel aan de bovenkant en vertakt in deliverables en sublevering hieronder.

2. Kaart uw projectschema in kaart

Nu u uw projectbereik hebt bepaald, is het tijd om u in kaart te brengenproject planningen maak uw planning baseline. Om uw schema basislijn aanmaken, duidelijke deadlines voor elk leverbaar en sub-leverbare, plus een uiterste datum voor uw hele project. Zorg ervoor dat u elke vervaldag realistisch te maken en te verduidelijken afhankelijkhedentussen taken. Bijvoorbeeld, moet u de lijst gastspreker af te ronden voor de werving evenement voordat je herinnering e-mail kunt versturen.

SommigeProject Management ToolsLaat afhankelijkheden ziet u binnen uw project schema, zodat u kunt plannen en set einddatum dienovereenkomstig. Bijvoorbeeld,Udn taakmanager‘S timeline view legt taken en mijlpalen binnen uw project en visualiseert afhankelijkheden, vergelijkbaar met eenGantt-diagram. U kunt ook zien welke taken zijn afgerond en die ze hebben om zijn toegewezen, zodat u kunt controleren en deel uw project planning in real time.

3. Maak een project budget plan

Nu dat u uw bereik en het schema hebt gestold, kunt u maakt uwproject budgetbaseline. Als u uw budget, de lijst uit alle vereiste voor ieder resultaat en sub-leverbare binnen uw project middelen te creëren. Dan, schatten hoeveel elke resource zal kosten.

Uw definitieve begroting document moet posten omvatten voor elke leverbare, sub-leverbare, en de vereiste resource-plus de verwachte kosten van elk. Je moet ook de tijdlijn voor wanneer u elke resource nodig hebt en wanneer u verwacht om fondsen te besteden. Daarnaast is het ook nuttig om de persoon die verantwoordelijk is voor elk budget component en een totaal van de uitgaven voor uw gehele project op te nemen.

In het onderstaande voorbeeld is de geschatte uitgaven kolom geeft de begroting basislijn voor uw project. Dan als het werk vordert, kunt u de werkelijke uitgaven te volgen en te vergelijken met uw baseline.

4. Overzicht een wijzigingsproces

Gewoon omdat je basislijnen ingesteld betekent niet dat uw project is gezonken als je scope, planning, of budget krijgt off track. In feite, de planning voor verandering is een integraal onderdeel van het project baselining proces.

Nadat je je drie project baselines af te ronden, het creëren van eenWijzig het controleprocesaan te geven hoe je zult omgaan met change requests van uw team en stakeholders. Een change control proces is een manier om flexibel te blijven en laat stakeholders verzoek veranderingen terwijl uw project aan de gang is. Dit helpt bij het beschermen van uw project scope, planning en het budget van ballonvaren uit de hand. In deze context kan change requests bevatten verzoeken om aanvullende deliverables, tijdlijn updates, of budget aanpassingen.

Een verandering besturingsproces omvat gewoonlijk de volgende stappen:

initiatie:Een stakeholder dient een verzoek tot wijziging van het formulier om relevante informatie over de reden waarom deze verandering is het belangrijk te bieden. Dit zijn meestal een beschrijving van het verzoek, het verzoek prioriteit, en alle belangrijke deadlines.

Beoordeling:Het project of afdeling lead beoordelingen het verzoek gegevens en bepaalt de middelen die nodig zou zijn, de impact van het verzoek zou hebben, en die het verzoek moet worden doorgegeven aan.

Analyse:De juiste projectleider beslist goed te keuren of het verzoek af te wijzen. Tijdens deze fase, je kijkt naar de verzoeken in het kader van uw project basislijnen om te bepalen hoe het zal van invloed op uw scope, planning en budget.

Implementatie:Als het verzoek wordt ingewilligd, je dan samen met belanghebbenden om de verandering door te voeren. Zorg ervoor dat u registreren welke wijzigingen zijn aangebracht en hoe ze zullen van invloed op uw project basislijnen. Indien de wijziging belangrijk is, kan het nodig zijn om uw project doelen aan te passen en nieuwe basislijnen.

Sluiting:Sluit het verzoek en bewaar alle documentatie, change logs, en communicatie in een gemeenschappelijke ruimte die stakeholders later gemakkelijk kunt openen op.

Het opzetten van een change control proces zorgt ervoor dat elke potentiële update is onderzocht in het kader van alle drie project basislijnen. Bijvoorbeeld, als u een verzoek om een extra leverbare toe te voegen aan uw project scope wilt ontvangen, kunt u vervolgens analyseren hoe dat toevoeging van uw planning en budget zal beïnvloeden. Als het uw project te ver zal duwen basislijn, kunt u de wijziging verwerpen en sluiten uit het wijzigingsverzoek.

5. Integreer feedback van betrokkenen bij het project

Last but not least, presenteer je project Baselines aan Sleutel stakeholdersOm hun feedback te verzamelen en op te nemen. Deze stap is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat u en uw belanghebbenden zijn uitgelijnd op de reikwijdte, schema en budgetdoelen voor uw project. Als taken in uw project bijvoorbeeld afhankelijk zijn van middelen uit het ontwerpteam, helpt het delen van baselines het team te begrijpen waarom deadlines voor het leveren van die middelen belangrijk zijn. En als het ontwerpteam niet kan voldoen aan de voorgestelde deadline, kunt u uw schema-baseline dienovereenkomstig bijwerken.

Dit is ook een kans om uw baselines te tweak en te verbeteren - vooral omdat belanghebbenden meer gespecialiseerde kennis kunnen hebben over bepaalde aspecten van uw project. Het financiële team kan bijvoorbeeld inzicht bieden in hoeveel deliverables kan kosten of wanneer betalingen verschuldigd zijn.

Kun je een projectbaseline wijzigen?

Kortom, ja. Maar je moet je baselijnen niet te vaak veranderen, om ze alleen te veranderen als het echt nodig is. U moet bijvoorbeeld uw project opnieuw baseren wanneer een aanzienlijke verandering optreedt, zoals als een teamlid vertrekt en moet u verantwoordelijkheden opnieuw toewijzen.

Het opnieuw baseren van uw project maakt uw basislijnen minder zinvol. Vergeet niet dat uw basislijnen doelen vertegenwoordigen waarnaar u op het richten, dus uw eindresultaten hoeven ze niet precies overeen te komen. Het is goed voor een project om uit de basislijn te zijn voor reikwijdte, planning of budget - zolang u het verschil in andere gebieden kunt balanceren. Als u bijvoorbeeld uw projectbereik hebt verhoogd, maar u kunt budget en tijd in andere gebieden trimmen, hoeft u uw project niet noodzakelijkerwijs opnieuw te baseren.

Vind je thuisbasis

Project Baselines zijn een essentiële manier om de prestaties van uw project in de loop van de tijd te volgen. Als u uw baselines gemakkelijk toegankelijk en zichtbaar wilt maken voor belanghebbenden, overweeg dan met het maken van deze metProjectbeheersoftware. Op die manier kunnen je team en stakeholders samenwerken en rechtstreeks op je basislijnen reageren, plus zie eventuele wijzigingen in realtime.