Změřte výkon s projektovými základny

souhrn

Projektové základní linie jsou předdefinované cíle pro váš plán projektu, náklady a rozsah. Minimalizovat všechny záložky Příznaky Při zahrnutí Baselines v plánu projektu, můžete je používat jako referenční bod pro sledování výkonu vašeho projektu v průběhu času. V tomto článku se naučte nastavit základní linie a používat je, aby se vaše projekty udržely na trati.

Obrázek: Jsi v lukostřelbě s lukem v ruce, zaměřené na obrovskou prázdnou zeď. Nechal jsi volný a šipka stoupá přímo do zdi před vámi. Začnete vítězství Shimmy, pak přestat - si myslíš, že jsi střílel přímo před vámi, ale nejsi si zcela jistý, protože každá část zdi vypadá stejně.

Místo toho se rozhodnete zaměřit cíl. Vytáhnete se a nechte šipku létat, a to přistane s thunk na bullseye. Tentokrát víte, že váš záběr byl úspěch.

Zavedení cíle dělá více, než se cítíteRobin Hood(i když bez punčochů). Mít cíl, který má za cíl, aby vám dává referenční bod pro měření svých dovedností - stejně jako to, jak vám projektové základní linie dávají benchmark pro měření výkonu projektu.

Co jsou projektové základní linky?

Projektové základní linie jsou předdefinované cíle pro váš plán projektu, náklady a rozsah. Určete základní linie jako součást vašehoplán projektu. Jak váš projekt postupuje, použijete tyto základní linie jako referenční bod pro sledování výkonnosti vašeho projektu v průběhu času.

Existují tři typy projektových datel:

A Scope Baseline.jasně definuje váš.rozsah projektu. Zahrnuje seznam cílů aProjektové výstupyZaměřujete se na projekt.

A Rozvrh Baseline.Diktuje, jak dlouho by váš projekt měl vzít. Váš plán Baseline je vašeČasová osa projektua měly by zahrnovat jasně definované datum pro každou dodávku, plus konečnou lhůtu pro váš projekt.

A Nákladová základnaje váš odhadProjektový rozpočet. Vaše náklady na náklady by měly rozebrat zdroje potřebné pro každou dodávku, pak je sume dohromady pro ilustraci odhadovaných celkových nákladů projektu.

Váš projektový plán by měl zahrnovat všechny tři tyto základní linie. Během svého projektu můžete sledovat skutečný výkon proti každému výchozímu výchozímu výchozím, abyste zajistili svůj rozsah, plán a rozpočtový pobyt na cíli.

Proč jsou důležité základní základní linie?

Projektové základní linie jsou základní složkou úspěšného projektu. Zde je, jak vám mohou pomoci a váš tým:

Sledujte a upravte výkon projektu

Baselines vám dávají standard pro to, jak by měl váš projekt provádět. Jako práce postupuje, můžete měřit skutečný výkon proti základní linii, které jste nastavili během plánování. Tímto způsobem můžete zkontrolovat, zda je váš projekt rozsah, plán nebo rozpočet na (nebo vypnutý) track-pak kurz - správný před problémy příliš velké.

Tři základní typy (rozsah, harmonogram a rozpočet) tvoří základní hodnotu měření výkonu (PMB). Když porovnáváte Skutečný výkon proti vašim projektovaným základním závodům ve všech třech oblastech, můžete pochopit, jak váš projekt dělá na vysoké úrovni.

Je důležité měřit všechny tři baseliny vedle sebe, aby se představit, jak se změna v jedné složce ovlivňuje ostatní, jak zvýšený rozsah dopadů plánu a nákladů. To vám pomůže zjistit, jak byste měli upravit, pokud potřebujete změnit plánovaný rozsah, plán nebo rozpočet. A pokud se rozdíl mezi skutečným výkonem a vaše základní linie dostane příliš velký, můžete se rozhodnout, zda znovu vystoupí a změnit své cíle projektu, aby byly dosažitelnější.

Představte si například, že pracujete na sérii blogu a právě jste zvýšili rozsah od 10 článků na 11 článků. V důsledku toho bude váš projekt stát více peněz a trvá více času na dokončení, což způsobuje váš rozpočet a harmonogram, který bude otočit na základní linii. Pokud jste do plánu projektu nepřijali žádný čas vyrovnávací paměti nebo další rozpočet, budete muset upravit cíle projektu.

Správa očekávání zúčastněných stran

Když nastavíte Baselines a komunikujete je zainteresovaných stran, každý ví, co děláte, kdy-plus, jak moc to bude vše. Zde je to, jak to pomáhá:

VášScope Baseline.řekne zúčastněným stranám přesně to, co plánujete dosáhnout. To pomáhá vašim zúčastněným stranám pochopit, co je a není součástí projektového výstupu. Představte si například, že se vaše zúčastněné strany požadují nový design přistání s interaktivními komponenty. Ale s aktuálními rozpočtovými omezeními můžete vybudovat přistávací stránku, ale ne další interaktivní komponenty. Nastavení základního plánu umožňuje vědět, že omezení předem, takže všichni jsou na stejné stránce.

VášRozvrh Baseline.Vyjasňuje, kdy dokončíte každý výstup. To pomáhá zainteresovaným stranám pochopit, jak dlouho bude každá dodávka trvat dokončit, takže vědí, kdy očekávat konečný produkt. A pokud se zúčastněné strany chtějí zvýšit váš projektový rozsah s dalšími požadavky, můžete jasně ukázat, jak to bude mít vliv na harmonogram projektu a rozpočet.

VášNákladová základnastanoví prostředky požadované pro každou dodávku. Pokud se zúčastněné strany chtějí přidat další požadavky, váš rozpočet jasně demonstruje, jak budete potřebovat další finanční prostředky, které by se stalo. V důsledku toho se můžete buď tlačit zpět na požadavky nebo udělat dobrý případ pro získání dalšího rozpočtu.

Tyto základní linie společně pomáhají zainteresovaným stranám pochopit, jak změny vašeho rozsahu, časové osy nebo rozpočtu budou mít dopad na úspěch vašeho projektu. Dávají vám nástroj, aby se vrátil na další požadavky a zabrániliOblast působnosti Creep., plus způsob, jak sdělit dopad, který bude mít změny na časové ose a náklady na celkové cílové cíle projektu.

Zlepšit budoucí odhady

Když je váš projekt ukončen, můžete porovnat skutečný výkon proti vašim základním závodům, abyste viděli, jak byly vaše počáteční odhady. To vám pomůže identifikovat oblasti, ve kterých můžete zlepšit své faktory podobné procesu bázi, které jste nepovažovali za výpočet rozpočtu projektu, výstupy, které trvalo déle, než se očekávalo, nebo úkoly, které by měly být mimo rozsah.

Pokud analyzujete skutečný výkon versus baselines pro každý projekt, můžete vidět, které oblasti typicky pod- nebo over-provést. Pak můžete použít tyto znalosti, abyste mohli lépe odhadnout budoucí projekty.

Představte si například tři z pěti z vašich projektů v tomto čtvrtletí tento čtvrtek šel přes harmonogram do týdne kvůli členům týmu nemocní. Jít kupředu, můžete budovat extra vyrovnávací paměť do každého plánu projektu, abyste se mohli ubytovat jakákoli minutová absence.

Jak nastavit základní základní linie v 5 krocích

Nastavení projektu Baselines je důležitou součástí jakékoli pevné látkyPlán projektového řízení. Chcete-li naplánovat další úsilí, postupujte takto, abyste vytvořili Baselines a sdělit je svým komunikačním partnerům.

1. Určete rozsah

Nejdříve nastavte svůj rozsah rozsahu rozsahu, protože to určuje jak váš harmonogram, tak rozpočet. Vášrozsah projektuNastaví hranice pro váš projekt tím, že definujete přesně které dodávky budete pracovat. Můžete dokumentovat svůj rozsah ve formě příkazu rozsahu projektu nebo prohlášení o práci.

Chcete-li vytvořit svůj rozsah Scope, uveďte všechny zásady, které chcete dosáhnout s vaším projektem. Pak se rozbije každý dodávaný do akčních úkolů nebo dílčích dodávek. Pokud je například jeden z vašich výstupů hostit náborovou událost, můžete prolomit, že do následujících dílčích dodávek:

Rezervujte si prostor událostí

Kniha Catering Company.

Dokončete hosty hostitele

Odeslat připomenutí e-mailů

Můžete také vytvořit aStruktura poruch práceVizuálně rozložit všechny vaše projekty projektu a podprogramy. Tento nástroj se rozbije do několika úrovní, počínaje hlavním cílem nahoře a větvením na dodávky a podprogramy níže.

2. Mapujte svůj plán projektu

Nyní, když jste určili svůj rozsah projektu, je čas mapovat svéSchéma projektuA vytvořte si svůj rozvrh základní linie. Chcete-li vytvořit základní plán, definujte jasné datum pro každou dodávanou a podvýboru, plus konečnou lhůtu pro celý projekt. Ujistěte se, že každý datum splatnosti realistické a objasnit Závislostimezi úkoly. Například, budete možná muset dokončit seznam reproduktorů hosta pro vaši rekrutu události dříve, než budete moci poslat připomenutí e-maily.

NějakýNástroje pro správu projektůUveďte závislosti ve vašem plánu projektu, takže si můžete naplánovat a nastavit konec dat. Například,Správce úloh UDNZobrazení časové osy se stanoví úkoly a milníky v rámci projektu a vizualizuje závislosti, podobně jakoGanttův diagram. Můžete také vidět, které úkoly byly dokončeny a kteří byli přiděleni, takže můžete sledovat a sdílet svůj plán projektu v reálném čase.

3. Vytvořte plán projektu

Nyní, když jste ztuhl svůj rozsah a plán, můžete si vytvořit svůjProjektový rozpočetzákladní linie. Chcete-li vytvořit svůj rozpočet, seznam všech zdrojů potřebných pro každou dodávanou a podřízenou v rámci projektu. Pak odhadněte, kolik bude každý zdroj stát.

Váš konečný rozpočtový dokument by měl zahrnovat řádkové položky pro každou dodávanou, podvýboru a požadované zdroje - plus očekávané náklady na každého. Měli byste také zahrnout časovou osu, kdy budete potřebovat každý zdroj a když očekáváte, že utratíte finanční prostředky. Kromě toho je také užitečné zahrnout osobu odpovědnou za každou rozpočtovou složku a celkem výdajů pro celý projekt.

V následujícím příkladu je odhadovaný sloupec výdaje představuje výchozí rozpočtu pro váš projekt. Tak jako práce postupuje, můžete sledovat aktuální výdaje a porovnat jej s vaší základní linií.

4. Načrtněte proces regulace změny

Jen proto, že nastavíte Baseliny neznamená, že váš projekt je potopen, pokud váš rozsah, harmonogram nebo rozpočet dostane z trasy. Ve skutečnosti je plánování změn nedílnou součástí procesu základního projektu.

Poté, co dokončíte tři základní základní linie, vytvořteZměnit proces řízeníChcete-li nastínit, jak budete zveřejníte požadavky na změnu svého týmu a zúčastněných stran. Proces řízení změn je způsob, jak zůstat flexibilní a nechat požadavek zúčastněných stran, zatímco váš projekt probíhá. To pomáhá chránit svůj projektový rozsah, plán a rozpočet z balónu mimo kontrolu. V této souvislosti mohou požadavky na změnu zahrnovat požadavky na další dodatky, aktualizace časové osy nebo úpravy rozpočtu.

Proces řízení změny typicky zahrnuje následující stupně:

Zahájení:Zúčastněné strany předkládá formulář žádosti o změnu, aby poskytl relevantní informace o tom, proč je tato změna důležitá. To typicky obsahuje popis požadavku, prioritu požadavku a jakékoli důležité termíny.

Posouzení:Výsledky projektu nebo oddělení přezkoumává podrobnosti o žádosti a určuje zdroje, které by byly požadovány, dopad požadavku by měl, a kdo by žádost měla být předána.

Analýza:Příslušné projektové vedení rozhoduje, zda žádost schvaluje nebo odmítne. Během této fáze zvažujete žádost v kontextu svých projektových základních linek, abyste zjistili, jak ovlivňuje váš rozsah, harmonogram a rozpočet.

Implementace:Pokud je žádost schválen, pak budete pracovat se zúčastněnými stranami, aby se změna provedla. Nezapomeňte zaznamenávat, které změny byly provedeny a jak budou mít dopad na základní linie. Pokud je změna významná, budete možná muset upravit cíle projektu a vytvořit nové základní linie.

Uzavření:Zavřete požadavek a uložte veškerou dokumentaci, změňte protokoly a komunikaci ve sdíleném prostoru, které zúčastněné strany mohou snadno přistupovat později.

Zavedení procesu řízení změn zajišťuje, že každá potenciální aktualizace je zvažována v kontextu všech tří základních základních linií. Pokud například obdržíte žádost o přidání dalšího dodávek do svého rozsahu projektu, můžete pak analyzovat, jak bude mít účet ovlivnit váš plán a rozpočet. Pokud bude tlačit váš projekt příliš daleko od základní linie, můžete změnit změnu a ukončit požadavek na změnu.

5. Začlenit zpětnou vazbu od zúčastněných stran projektu

V neposlední řadě prezentujte své projektové základní linky Klíčové zúčastněné stranyza účelem shromažďování a začlenění jejich zpětné vazby. Tento krok je důležitý, protože zajišťuje, že vás zajišťuje a vaše zúčastněné strany jsou zarovnány na rozsahu, plánu a rozpočtových cílech pro váš projekt. Pokud například úkoly ve vašem projektu jsou závislé na zdrojích z designu tým, sdílení Baselines pomáhá týmu pochopit, proč jsou důležité termíny pro poskytování těchto zdrojů. A pokud návrhový tým nemůže splnit navrhovanou lhůtu, můžete odpovídajícím způsobem aktualizovat základní řád.

To je také příležitost k vylepšení a zlepšení vašich baselinek - zejména proto, že zúčastněné strany mohou mít více specializovaných znalostí o určitých aspektech vašeho projektu. Například finanční tým může být schopen poskytnout vhled do toho, kolik výstupů může stát nebo při splatnosti platby.

Můžete změnit základní linii projektu?

Stručně řečeno, ano. Ale neměli byste měnit své základní linie příliš často - cílem je pouze změnit, když je to skutečně nutné. Například budete muset znovu vytvořit svůj projekt, když dojde k významné změně, jako kdyby člen člen týmu a musíte přiřadit povinnosti.

Re-baselining váš projekt příliš často dělá vaše základní linie méně smysluplné. Nezapomeňte, že vaše základní linie představují cíle, na které se zaměřují, takže vaše konečné výsledky je nemusí odpovídat přesně. Je to v pořádku pro projekt, který má být mimo základní rozsah pro rozsah, plán nebo rozpočet - tak dlouho, jak můžete vyvážit rozdíl v jiných oblastech. Například, pokud jste zvýšili svůj prostorový rozsah, ale můžete oříznout rozpočet a čas v jiných oblastech, nemusíte nutně muset vrátit svůj projekt.

Najděte svou domácí základnu

Projektové základní linie jsou základním způsobem, jak sledovat výkon vašeho projektu v průběhu času. Pokud chcete, aby vaše základní linie snadno dostupné a viditelné pro zúčastněné strany, zvažte jejich vytvářeníSoftware pro správu projektů. Tímto způsobem se váš tým a zúčastněné strany mohou spolupracovat a komentovat přímo ve vašich Baselines, navštivte změny v reálném čase.