Misura le prestazioni con le linee di base del progetto

Sommario

Le linee di base del progetto sono obiettivi predefiniti per il vostro programma, costo e portata del progetto. Quando includi le linee di base nel piano del progetto, puoi usarle come punto di riferimento per monitorare le prestazioni del tuo progetto nel tempo. In questo articolo, impara come impostare le linee linee e usarle per mantenere i tuoi progetti in pista.

Immagina questo: sei in un raggio di tiro con l'arco con un fiocco in mano, mirando ad un enorme muro bianco. Si lascia perdere, e la tua freccia vola dritto nel muro di fronte a te. Inizi a una vittoria Shimmy, poi fermati, pensi che tu abbia sparato dritto davanti a te, ma non sei abbastanza sicuro da quando ogni parte del muro sembra uguale.

Decidi di mirare a un bersaglio invece. Tirati indietro e lascia che la freccia volasse, e atterra con un thunk sul Bullseye. Questa volta, sai che il tuo colpo è stato un successo.

Stabilire un obiettivo fa più che farti sentire comeRobin Hood(anche se senza i collant). Avere un obiettivo da mirare ti dà un punto di riferimento per misurare le tue abilità, proprio come il modo in cui le linee di progetto ti offrono un punto di riferimento per misurare le prestazioni di un progetto.

Quali sono le linee di base del progetto?

Le linee di base del progetto sono obiettivi predefiniti per il vostro programma, costo e portata del progetto. Determinate le linee di base come parte del tuoschema del progetto. Poi come progredisce il tuo progetto, usi quelle base come punto di riferimento per monitorare le prestazioni del tuo progetto nel tempo.

Esistono tre tipi di base di base:

UN Baseline della portataDefinisce chiaramente il tuoCampione del progetto. Comprende un elenco di obiettivi eProject deliverables.Ti concentrerai per il tuo progetto.

UN Pianificare la linea di base.Dicca per quanto tempo il tuo progetto dovrebbe prendere. Il tuo programma di base è il tuocronologia del progettoe dovrebbe includere le date scadenti chiaramente definite per ciascun datable, oltre a una scadenza finale per il tuo progetto.

UN Baseline dei costiè la tua stimabudget del progetto. La tua linea di base dei costi dovrebbe abbattere le risorse necessarie per ogni consegna, quindi sommarle insieme per illustrare il costo totale di progetto stimato.

Il tuo piano di progetto dovrebbe includere tutte e tre queste base. Durante il tuo progetto, è possibile monitorare le prestazioni effettive contro ogni base per garantire il tuo ambito, il programma e il budget rimangono sul bersaglio.

Perché i progetti sono importanti le linee di base?

Le linee di base del progetto sono una componente essenziale di qualsiasi progetto di successo. Ecco come possono aiutare te e la tua squadra:

Monitorare e regolare le prestazioni del progetto

Le linee linee ti offrono uno standard per il modo in cui il tuo progetto dovrebbe esibirsi. Quando il lavoro progredisce, è possibile misurare le prestazioni effettive contro le linee di base impostate durante la pianificazione. In questo modo, è possibile verificare se il tuo campo di applicazione del progetto, pianificare o budget è attivo (o disattivato) track-, quindi corretto, prima dei problemi diventando troppo grande.

Insieme, i tre tipi di baseline (ambito, programma e budget) costituiscono la linea di base della misurazione delle prestazioni (PMB). Quando si confrontano le prestazioni effettive contro le linee di base proiettate in tutte e tre le aree, puoi capire come il tuo progetto sta facendo ad alto livello.

È importante misurare tutte e tre le linee di base fianco a fianco per visualizzare in che modo una modifica in un componente influisce sull'Altro, come un ambito maggiore impatta il programma e il costo. Questo ti aiuta a capire come è necessario regolare quando è necessario modificare il vostro ambito previsto, pianificazione o budget. E se la differenza tra le prestazioni effettive e le tue basilinee diventano troppo grandi, puoi decidere se ri-linea di base e cambiare i tuoi obiettivi del progetto per renderli più raggiungibili.

Ad esempio, immagina di lavorare su una serie di blog e hai appena aumentato lo scopo di 10 articoli a 11 articoli. Di conseguenza, il tuo progetto costerà più denaro e impiegherà più tempo per completare, causando il budget e il programma per virgare la linea di base. Se non hai assegnato un buffer o un budget extra nel tuo piano di progetto, potrebbe essere necessario regolare i tuoi obiettivi del progetto.

Gestire le aspettative degli stakeholder.

Quando sistemi le linee di base e comunicali alle parti interessate, tutti sanno cosa stai facendo a quando-plus quanto costa tutti. Ecco come aiuta:

Il tuoBaseline della portataRacconta gli stakeholder esattamente quello che hai intenzione di ottenere. Questo aiuta i tuoi stakeholder a capire cosa è e non fa parte del progetto consegnabile. Ad esempio, immagina che i tuoi stakeholder avessero richiesto un nuovo design della pagina di destinazione con componenti interattivi. Ma con le tue attuali limitazioni di bilancio, è possibile creare la pagina di destinazione ma non i componenti interattivi aggiuntivi. Impostazione di una base di base consente loro di sapere quella limitazione in anticipo in modo che tutti siano sulla stessa pagina.

Il tuoPianificare la linea di base.chiarisce quando completerai ogni consegna. Ciò aiuta le parti interessate a capire quanto tempo ogni consegna impiega per completare, quindi sanno quando aspettarsi un prodotto finale. E se gli stakeholder vogliono aumentare la portata del progetto con ulteriori richieste, è possibile dimostrare chiaramente come ciò avrà un impatto sul programma e il tuo budget del tuo progetto.

Il tuoBaseline dei costiStabilisce le risorse necessarie per ogni consegna. Se gli stakeholder vogliono aggiungere ulteriori richieste, il tuo budget dimostra chiaramente come avrai bisogno di fondi extra per farlo accadere. Di conseguenza, è possibile spingere indietro le richieste o fare un buon caso per ottenere un budget aggiuntivo.

Insieme, queste linee galline aiutano le parti interessate a capire come le modifiche alla tua portata, la timeline o il budget non avranno un impatto sul successo del tuo progetto. Ti danno uno strumento per spingere indietro ulteriori richieste e prevenireScope Creep., più un modo per comunicare l'impatto che le modifiche alla timeline e il costo avranno sugli obiettivi generali del progetto.

Migliorare le stime future

Quando il tuo progetto è finito, puoi confrontare le prestazioni effettive contro le tue linee di base per vedere quanto erano accurate le tue stime iniziali. Questo ti aiuta a identificare le aree in cui è possibile migliorare i tuoi fattori di base del processo di base che non hai considerato quando si calcola il budget del tuo progetto, i risultati che hanno impiegato più tempo del previsto o dei compiti che avrebbero dovuto essere fuori portata.

Se analizzi le prestazioni effettive contro le linee di base per ogni progetto, è possibile vedere quali aree tipicamente sottomarino o sovraccarico. Quindi, puoi usare questa conoscenza per fare stime migliori per i progetti futuri.

Ad esempio, immagina tre su cinque dei tuoi progetti questo trimestre è andato oltre il programma di una settimana a causa dei membri del team si ammalano. Andando in avanti, è possibile creare un tempo di buffer extra in ciascun programma di progetto per adattarsi a qualsiasi assenze dell'ultimo minuto.

Come impostare le linee di base di progetto in 5 passaggi

IMPOSTAZIONE DEL PROGETTO Le linee linee è una parte importante di qualsiasi solidoPiano di gestione del progetto. Quando pianifichi il tuo prossimo sforzo, attenersi alla seguente procedura per creare le linee di base e comunicarle ai tuoi partner intercroci funzionali.

1. Determinare l'ambito

Imposta prima il tuo progetto di base del progetto, dal momento che questo determina sia il tuo programma che il tuo budget. Il tuoCampione del progettoImposta i confini per il tuo progetto definendo esattamente quali risultati lavorerai per lavorare. Puoi documentare il tuo scopo sotto forma di una dichiarazione di ambito del progetto o di una dichiarazione di lavoro.

Per creare la tua base di base, elenca tutti i risultati che si desidera ottenere con il tuo progetto. Quindi, rompere ogni consegna in compiti attibili o sottocalizzabili. Ad esempio, se uno dei tuoi risultati è quello di ospitare un evento di reclutamento, è possibile romperlo nei seguenti sottocalizzabili:

Prenota spazio per eventi

Book Catering Company.

Finalizzare gli altoparlanti ospiti

Invia e-mail di promemoria

Puoi anche creare aStruttura della rottura del lavoroPer disporre visivamente tutti i risultati del tuo progetto e i subbitables. Questo strumento si interrompe funziona in più livelli, a cominciare dal tuo obiettivo principale nella parte superiore e ramificandosi in risultati e sub-deliverables di seguito.

2. Mappare il tuo programma del progetto

Ora che hai determinato il tuo scopo del progetto, è ora di mappare il tuoprogramma del progettoe crea la tua linea di base del programma. Per creare la linea di base del programma, definire le date chiare per ciascun datababile e sub-consegnabile, oltre a una scadenza finale per il tuo intero progetto. Assicurati di rendere ogni data di scadenza realistica e chiarire dipendenzetra i compiti. Ad esempio, potrebbe essere necessario finalizzare l'elenco degli altoparlanti ospiti per il tuo evento di reclutamento prima di poter inviare e-mail di promemoria.

AlcuniStrumenti di gestione del progettoConsentire di vedere le dipendenze all'interno del programma del progetto, in modo da poter pianificare e impostare le date della fine di conseguenza. Per esempio,UDN Task Manager.La vista Timeline Timeline definisce compiti e pietre miliari all'interno del progetto e visualizza le dipendenze, simili a adiagramma di Gantt. Puoi anche vedere quali attività sono state completate e chi sono stati assegnati, in modo da poter monitorare e condividere il programma del progetto in tempo reale.

3. Creare un piano di budget del progetto

Ora che hai solidificato il tuo ambito e programma, puoi creare il tuobudget del progettolinea di base. Per creare il budget, elencare tutte le risorse necessarie per ogni consegna e sub-consegnabile all'interno del progetto. Quindi, stimare quanto costerà ogni risorsa.

Il tuo documento di bilancio finale dovrebbe includere elementi pubblicitari per ciascuna risorsa consegnabile, sub-consegnabile e richiesta, oltre al costo previsto di ciascuno. Dovresti anche includere la timeline per quando avrai bisogno di ogni risorsa e quando ti aspetti di spendere fondi. Inoltre, è anche utile includere la persona responsabile per ogni componente di bilancio e un totale di spese per il tuo intero progetto.

Nell'esempio seguente, la colonna Sorvegliata stimata rappresenta la linea di base del budget per il tuo progetto. Poi quando il lavoro progredisce, puoi tenere traccia della spesa effettiva e confrontarlo con la tua linea di base.

4. Delinea un processo di controllo delle modifiche

Solo perché imposti le baseline non significa che il tuo progetto è affondato se il tuo scopo, il programma o il tuo budget scendono. In effetti, la pianificazione del cambiamento è parte integrante del processo di base del progetto.

Dopo aver finalizzato le tue tre baseline del progetto, creare unCambia il processo di controlloPer delineare come gestirai le richieste di modifica dalla tua squadra e dalle parti interessate. Un processo di controllo dei cambiamenti è un modo per rimanere flessibile e lasciare che le parti interessate richiedano cambiamenti mentre il tuo progetto è in corso. Questo aiuta a proteggere il tuo progetto di applicazione del progetto, il programma e il budget di Ballooning Out of Control. In questo contesto, le richieste di modifica possono includere richieste di risultati aggiuntivi, aggiornamenti della timeline o regolazioni del budget.

Un processo di controllo delle modifiche tipicamente include le seguenti fasi:

Iniziazione:Un stakeholder invia un modulo di richiesta di modifica per fornire informazioni pertinenti sul motivo per cui questo cambiamento è importante. Ciò include tipicamente una descrizione della richiesta, la priorità della richiesta e eventuali scadenze importanti.

Valutazione:Il progetto o il dipartimento del dipartimento recensioni dei dettagli della richiesta e determina le risorse che sarebbero necessarie, l'impatto avrebbe la richiesta, e chi deve essere trasferita la richiesta.

Analisi:Il cavo del progetto appropriato decide se approvare o rifiutare la richiesta. Durante questa fase, si considera la richiesta nel contesto delle linee di base dei progetti per determinare il modo in cui avrà un impatto sul vostro ambito, programma e budget.

Implementazione:Se la richiesta è approvata, si lavora con gli stakeholder per implementare la modifica. Assicurati di registrare quali modifiche sono state apportate e come avranno un impatto sulle linee di base dei tuoi progetti. Se il cambiamento è significativo, potrebbe essere necessario regolare gli obiettivi del progetto e creare nuove linee di base.

Chiusura:Chiudere la richiesta e memorizzare qualsiasi documentazione, modifica registri e comunicazione in uno spazio condiviso che le parti interessate possono facilmente accedere in seguito.

La creazione di un processo di controllo delle modifiche garantisce che ogni potenziale aggiornamento sia considerato nel contesto di tutte e tre le linee di base del progetto. Ad esempio, se si riceve una richiesta per aggiungere un risultato aggiuntivo alla portata del progetto, è quindi possibile analizzare come tale aggiunta influenzerà il tuo programma e budget. Se spingerà il tuo progetto troppo lontano dalla linea di base, è possibile rifiutare la modifica e chiudere la richiesta di modifica.

5. Incorporare il feedback dagli stakeholder del progetto

Ultimo ma non meno importante, presenta le tue linee di base del progetto azionisti principaliper raccogliere e incorporare il loro feedback. Questo passaggio è importante perché ti assicura che e le vostre stakeholder siano allineate sul campo di applicazione, del programma e degli obiettivi di bilancio per il tuo progetto. Ad esempio, se le attività all'interno del progetto dipendono dalle risorse dal team di progettazione, condividendo le linee di base aiutano il team a capire perché le scadenze per fornire tali risorse sono importanti. E se il team di progettazione non può soddisfare la scadenza proposta, è possibile aggiornare di conseguenza il livello di base del programma.

Questa è anche un'opportunità per modificare e migliorare le tue base, specialmente da quando le parti interessate possono avere conoscenze più specializzate su alcuni aspetti del tuo progetto. Ad esempio, il team di finanza può essere in grado di fornire informazioni su quanto i risultati potrebbero costare o quando i pagamenti sono dovuti.

Puoi cambiare una linea di base del progetto?

In breve, sì. Ma non dovresti cambiare le baledine troppo spesso: mirare a cambiarli solo quando è veramente necessario. Ad esempio, potresti aver bisogno di ri-baseline del tuo progetto quando si verifica un cambiamento significativo, come se un membro del team foglie e devi riassegnare le responsabilità.

Reinsorizzare il tuo progetto troppo spesso rende le tue lineeine meno significative. Ricorda che le tue baseline rappresentano obiettivi che tiri per, quindi i tuoi risultati finali non devono adattarli esattamente. Va bene per un progetto per essere fuori linea di base per portata, programma o budget, purché tu possa bilanciare la differenza in altre aree. Ad esempio, se hai aumentato il tuo scopo del progetto, ma puoi tagliare il budget e il tempo in altre aree, non devi necessariamente ri-base del tuo progetto.

Trova la tua base di casa

Le linee di base del progetto sono un modo essenziale per monitorare le prestazioni del tuo progetto nel tempo. Se vuoi rendere le baledine facilmente accessibili e visibili alle parti interessate, prendi in considerazione la possibilità di crearli conSoftware di gestione del progetto. In questo modo, la tua squadra e le parti interessate possono collaborare e commentare direttamente sulle tue baseline, oltre a vedere eventuali cambiamenti in tempo reale.