Panduan Utama untuk Manajemen Multi-Proyek

Semakin banyak perusahaan tumbuh, semakin banyak proyek yang mereka miliki dalam proses pada saat yang sama. Mengelola beban kerja, melacak tenggat waktu, dan mengetahui apa yang harus diprioritaskan dapat menjadi rumit, itulah sebabnya multi-manajemen proyeksangat vital. Dalam panduan ini, kita akan menguraikan bagaimana para pemimpin menggunakan multi-proyekManajemen untuk mengoordinasikan banyak proyek, tugas, pekerja, dan waktu. Kami akan mengeksplorasi mengapa alat manajemen multi-proyek penting untuk mengatur dan mengelola pekerjaan.

Apa itu manajemen multi-proyek?

Manajemen multi-proyekmengacu pada proses mengawasi beberapa proyek aktif setiap kali. Ini sering dipandu oleh multi-Kerangka kerja manajemen proyekyang mengacu pada berbagai tahap siklus hidup proyek, dari seleksi keperencanaan, kontrol, pemantauan, dan evaluasi.

Program multi-proyek akan merangkum berbagaielemen penting dari suatu proyek. Memiliki informasi ini memungkinkan perusahaan untuk menciptakan dan mengkonsolidasikan tugas-tugas berulang di berbagai proyek dalam aPortofolio. Pendekatan ini dapat membantu meningkatkan efisiensi semua proyek di departemen.

Perbedaan antara manajemen proyek danmanajemen portofolio

Ada perbedaan utama antara proyek dan portofolio tetapi yang terbesar terletak pada dasarnya.

Sebuah proyek bersifat sementara, sementara portofolio sedang berlangsung. Manajer proyek berfokus pada persyaratan proyek individu, sedangkan amanajer portofoliomelihat semua aspek operasi organisasi.

Manajer proyek juga akan dapat menghargai hasil pekerjaan mereka jika mereka dapat berhubungan dengan satu tujuan.

Kiat untuk Mengelola Banyak Proyek

Tantangan manajemen multi-proyek

Seperti dengan proyek apa pun yang diberikan, ada tantangan tak terbatas yang mungkin Anda alami. Namun, ada tiga tema umum di antara tantangan manajemen multi-proyek teratas. Inilah yang mereka dan bagaimana cara mengatasinya.

Tantangan:Kurangnya prioritas

Anggota tim mungkin memiliki beberapa tugas untuk dilakukan di berbagai proyek dan hanya berjam-jam untuk melakukannya. Mengurangi kelumpuhan analisis dengan memutuskan tugas mana yang menjadi prioritas bagi mereka sehingga mereka dapat membuat keputusan pada aliran dan terus bergerak maju.

Larutan:Indikator prioritas yang jelas

Tetapkan prioritas individu pada tugas dan perbarui sesuai kebutuhan.

Tantangan:Miskomunikasi.

Tim lintas fungsi, vendor pihak ketiga, dan pemangku kepentingan eksternal dapat dengan mudah melupakan komunikasi jika mereka tidak mudah diakses.

Larutan:Menterialisasi diskusi

Membawa semua orang bersama dan memberi mereka akses terkontrol ke percakapan, file, dan tugas dalam platform sesuai kebutuhan.

Tantangan:Penggunaan sumber daya yang tidak efisien

Penjadwalan.Konflik, Anggarankendala, dan hari sakit sesekali semua bisa melempar kunci pas di bahkan rencana proyek terbaik.

Larutan:Memperbaikivisibilitas

Gunakan solusi manajemen proyek yang memungkinkan Anda melihat tampilan makro dari semua proyek Anda di satu dasbor manajemen multi-proyek.

Apa itu dasbor manajemen multi-proyek?

Dasbor manajemen multi-proyek adalah alat manajemen proyek yang mencakup berbagai fitur dari semua proyek aktif Anda dalam satu ruang yang mudah dicerna. Melalui dasbor ini, Anda dapat melihat semua jadwal, anggaran, dan metrik pelaporan Anda yang paling penting.

SetiapJadwal proyekdan rencana proyek ditampilkan sebagai persentase lengkap dan indikator status untuk referensi. Anggaran proyek menampilkan biaya yang direncanakan vs biaya aktual secara real time, sementara grafik visual menampilkan berbagai sumber daya, risiko, dan masalah yang mempengaruhi proyek dalam permainan. Mereka juga dapat digunakan untuk membuat laporan dan set data berbasis grafik.

Anda mungkin sudah terbiasa dengan menggunakan dasbor multi-proyek jika Anda memiliki pengalaman dengan manajemen proyek Agile.

Fitur yang harus dicari dalam alat proyek multi-manajemen

Meskipun beberapa aplikasi proyek menawarkan fitur-fitur ini, alat proyek multi-manajemen sejati akan memiliki masing-masing hal berikut:

Cara menerapkan perangkat lunak manajemen multi-proyek

Seperti proyek lain, menerapkan perangkat lunak manajemen multi-proyek membutuhkan perencanaan dan persiapan. Ini harus mencakup berbagailangkah kunci.dan peran untuk semua orang yang terlibat, serta rencana untuk berkomunikasi dengan tim.

Sebelum Anda menyelam ke dalam perbandingan alat, langkah pertama adalah menilai kebutuhan perusahaan Anda secara menyeluruh. Ini akan membantu Anda menjawab pertanyaan paling penting, yang juga akan menginformasikan anggaran proyek secara keseluruhan.

Setelah Anda memutuskan pada jenis perangkat lunak yang paling cocok untuk perusahaan Anda, Anda dapat mulai mempersempit penyedia dengan mewawancarai mereka dan mengumpulkan umpan balik dari pengguna lain. Langkah ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang cara menggunakannya dan apa pilihan Anda.

Selama fase eksekusi, Anda akan mulai mengkonversi data dan mempersiapkan transisi ke platform baru. Ini adalah langkah penting dalam proses, dan melibatkan persiapan untuk berbagai skenario.

Salah satu bagian yang paling menantang dari peluncuran perangkat lunak yang sukses adalah berurusan dengan resistensi dari anggota staf Anda, terutama jika mereka sudah kewalahan dengan sejumlah proyek yang sedang berlangsung. Memiliki orang-orang dengan berbagai tingkat keahlian dapat membantu mengelola masalah ini dan menjaga sistem berjalan dengan lancar.

Beberapa alat perangkat lunak bahkan dapat siap dalam sehari jika Anda dapat mendedikasikan waktu untuk dengan cepat menambahkan detail proyek dan tugas. Dapatkan jumpstart pada ini sebelum Anda membeli alat Anda berikutnya dengan mengambil stok semua alur kerja proyek saat ini.

Memetakan proses organisasi Anda adalah langkah penting dalam transisi dari perangkat lunak manajemen proyek yang lama. Ini akan membantu Anda memvisualisasikan bagaimana proses tersebut mengoperasikan dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan yang dapat membantu Anda mencegah atau mengatasinya di masa depan.

Menerapkan alat manajemen multi-proyek juga berfungsi paling baik jika Anda bisa mendapatkan manajer senior dan menengah terlebih dahulu. Mereka mungkin lebih cenderung mengadopsi perangkat lunak jika mereka melihat efektivitasnya langsung. Sebutkan kegiatan yang tim Anda berurusan dan mengidentifikasi proses utama yang paling berdampak pada pencapaian tujuan dan target.

Bagaimana caraKelola beberapa proyekdenganUDN Task Manager.

UDN Task Manager.adalah alat yang efektif untuk koordinasi proyek tidak peduli berapa banyak proyek aktif yang Anda miliki pada saat yang sama. DenganUDN Task Manager.Dasbor multi-proyek, Anda dapat dengan cepat membahas jadwal kerja Anda, meninjau kemajuan, dan menyetujui perubahan yang diperlukan. Ini juga merupakan ruang yang berguna untuk merenungkan proyek dan tugas sepanjang seluruh siklus hidup mereka.

Tetapi di atas segalanya,UDN Task Manager.adalah alat terbaik untuk melacak tugas-tugas yang membutuhkan upaya paling. Itu melakukannya dengan memungkinkan Anda untuk menilai jumlah pekerjaan yang dibutuhkan setiap tugas. Pada saat yang sama, Anda dapat mengikuti semua detail, seperti tenggat waktu danStakeholder.Persetujuan melalui deskripsi tugas terperinci.

Membuat struktur pemecahan langkah demi langkah untuk tugas-tugas Anda adalah cara termudah untuk membuatnya lebih efisien. Itu sebabnyaUDN Task Manager.Menawarkan sistem alur kerja otomatis untuk membantu Anda membuat salinan semua tugas masa lalu Anda dan memicu langkah-langkah selanjutnya secara real time.

DenganUDN Task Manager., Anda dapat dengan mudah mengevaluasi kemajuan Anda dan menetapkan tugas untuk proyek tertentu. Ini menghilangkan kebutuhan untuk menunggu proyek selesai sebelum mendapatkan tampilan yang lebih rinci menjadi apa lagi yang sedang terjadi.

Tingkat transparansi iniMemegang pertanggungjawaban karyawandan memberikan visibilitas yang lebih besar ke dalam aspek proyek vital yang akan mengurangi miskomunikasi dan pertanyaan yang tidak perlu. Plus, UDN Task Manager.Mengizinkan manajer merencanakan tujuan masing-masing proyek dan menugaskan orang untuk mengawasi pekerjaan sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan dari mereka. Ini akan membuatnya lebih mudah untuk dilakukan dan mengurangi stres.

Dan denganUDN Task Manager.Builder laporan, pengguna dapat menyesuaikan data sehingga hanya mengulas metrik paling penting dengan pembaruan yang dilakukan secara real time sehingga Anda tidak pernah melewatkan ketukan.

Kesimpulannya

Multi-proyek Manajemen adalah proses yang dapat dengan mudah digunakan untuk memulai berbagai proyek sambil menjaga semuanya terorganisir di satu tempat. Memiliki fondasi yang kuat seperti jenisnyaUDN Task Manager.dapat memberikan akan memungkinkan Anda untuk fokus pada apa yang paling penting daripada mulai dari awal setiap kali Anda mulai, bekerja, atau menyelesaikan proyek lain. AwalUDN Task Manager. 'S percobaan gratisHari ini untuk mulai menguasai seni manajemen multi-proyek.