Den ultimate guiden til multi-prosjektledelse

Jo flere bedrifter vokser, desto flere prosjekter har de pågår på samme tid. Administrere arbeidsbelastninger, holde styr på tidsfrister, og å vite hva de skal prioritere, kan bli komplisert, og derfor er multi- prosjektledelse er så viktig. I denne veiledningen vil vi skissere hvordan ledere bruker multi- prosjekt Ledelse for å koordinere flere prosjekter, oppgaver, arbeidere og tid. Vi vil undersøke hvorfor å ha et multi-prosjektledelsesverktøy er viktig for å organisere og administrere arbeid.

Hva er multi-prosjektledelse?

Multi-prosjektledelse refererer til prosessen med å overvåke flere aktive prosjekter alle på en gang. Det styres ofte av en multi- prosjektledelse rammeverk som refererer til de ulike stadiene av prosjektets livssyklus, fra valg til planlegger , kontroll, overvåking og evaluering.

Et multifunksjonsprogram vil oppsummere de forskjellige essensielle elementer i et prosjekt . Å ha denne informasjonen tillater et selskap å skape og konsolidere repeterende oppgaver på tvers av flere prosjekter innenfor en Portefølje . Denne tilnærmingen kan bidra til å forbedre effektiviteten til alle prosjekter i avdelingen.

Forskjell mellom prosjektledelse og porteføljeforvaltning

Det er viktige forskjeller mellom prosjekter og porteføljer, men den største ligger i selve naturen til det de er.

Et prosjekt er midlertidig, mens en portefølje pågår. En prosjektleder fokuserer på kravene til et individuelt prosjekt, mens a Porteføljeforvalter Ser på alle aspekter av organisasjonens virksomhet.

Prosjektledere vil også kunne sette pris på resultatene av sitt arbeid hvis de kan forholde seg til et enkelt mål.

Tips for å administrere flere prosjekter

Multi-prosjektledelse utfordringer

Som med et gitt prosjekt, er det uendelige utfordringer du kan oppleve. Det er imidlertid tre vanlige temaer blant de beste multi-prosjektledelsen utfordringene. Her er hva de er og hvordan de skal overvinne dem.

Utfordring: Mangel på prioritering

Teammedlemmer kan ha flere oppgaver å gjøre på tvers av en rekke prosjekter, og bare så mange timer å gjøre dem i. Kutt ned på analyseavgjørelse ved å bestemme hvilke oppgaver som er prioritert for dem, slik at de kan ta beslutninger på strømmen og fortsette å bevege seg fremover.

Løsning: Fjern prioritetsindikatorer

Sett individuelle prioriteringer på oppgaver og oppdater dem etter behov.

Utfordring: Miscommunication.

Cross-funksjonelle lag, tredjepartsleverandører, og eksterne interessenter kan lett miste kommunikasjonssyn hvis de ikke er lett å få tilgang til.

Løsning: Sentralisere diskusjoner

Ta med alle sammen og gi dem kontrollert tilgang til in-plattformsamtaler, filer og oppgaver etter behov.

Utfordring: Ineffektiv bruk av ressurser

Planlegging Konflikter, budsjett begrensninger , og sporadisk syke dag kan alle kaste en skiftenøkkel i selv de bestlagte prosjektplanene.

Løsning: Forbedre synlighet

Bruk en prosjektledelsesløsning som lar deg se en makrovisning av alle dine prosjekter i en multi-prosjektledelse dashbord.

Hva er et multi-prosjektledelse dashbord?

Et multi-prosjektledelse Dashboard er et prosjektstyringsverktøy som dekker de ulike funksjonene i alle dine aktive prosjekter i en lett å fordøye plass. Gjennom dette dashbordet kan du se alle dine viktigste tidsplan, budsjett og rapportering av beregninger.

Hver prosjektplan og prosjektplanen vises som en prosentvis komplett og statusindikator for referanse. Prosjektbudsjettet viser planlagte kostnader vs. de faktiske kostnadene i sanntid, mens visuelle diagrammer viser de ulike ressursene, risikoene og problemene som påvirker prosjektene i spill. De kan også brukes til å lage rapporter og kartbaserte datasett.

Du kan allerede være kjent med å bruke Multi-Project Dashboards hvis du har erfaring med Agile Project Management.

Funksjoner å se etter i et multi-management prosjektverktøy

Selv om enkelte prosjektapper tilbyr disse funksjonene, vil et ekte multi-management-prosjektverktøy få hvert av følgende:

Slik implementerer du multi-prosjektledelse programvare

Som et annet prosjekt, krever implementering av en multi-prosjektstyringsprogramvare planlegging og forberedelse. Dette bør inneholde en rekke Viktige trinn og roller for alle involverte, så vel som en plan for å kommunisere med laget.

Før du dykker i verktøysammenligninger, er det første trinnet grundig å vurdere bedriftens behov. Dette vil hjelpe deg med å svare på de viktigste spørsmålene, som også vil informere prosjektets samlede budsjett.

Når du har bestemt deg for typen programvare som vil fungere best for din bedrift, kan du begynne å begrense leverandørene ved å intervjue dem og samle tilbakemeldinger fra andre brukere. Dette trinnet vil gi deg en bedre forståelse for hvordan du bruker dem og hva alternativene dine er.

Under utførelsesfasen vil du begynne å konvertere data og forberede overgangen til den nye plattformen. Dette er et kritisk trinn i prosessen, og det innebærer å forberede seg på ulike scenarier.

En av de mest utfordrende delene av en vellykket programvareutrulling har å gjøre med motstand fra dine medarbeiderne, spesielt hvis de allerede er overveldet med en rekke pågående prosjekter. Å ha personer med varierende kompetanse nivåer kan bidra til å håndtere dette problemet og holde systemet løper jevnt.

Noen programvareverktøy kan til og med være klare på en dag hvis du er i stand til å dedikere tid til å raskt legge til i prosjektdetaljer og oppgaver. Få en Jumpstart på dette før du selv kjøper ditt neste verktøy ved å ta vare på alle nåværende prosjektets arbeidsflyt.

Kartlegging av organisasjonens prosesser er et viktig skritt i overgangen fra en gammel til en ny prosjektstyringsprogramvare. Dette vil hjelpe deg med å visualisere hvordan disse prosessene fungerer og identifisere muligheter for forbedring som kan hjelpe deg med å forhindre eller overvinne dem i fremtiden.

Implementering av et multi-prosjektledelsesverktøy fungerer også best hvis du kan få de eldre og mellomledere til å kjøpe i første omgang. De kan være mer sannsynlig å adoptere programvaren hvis de ser dens effektivitets førstehånds. Oppgi aktivitetene som teamet ditt omhandler og identifiser de viktigste prosessene som har størst innvirkning på å oppnå mål og mål.

hvordan Administrer flere prosjekter med UDN Task Manager

UDN Task Manager Er et effektivt verktøy for prosjektkoordinering, uansett hvor mange aktive prosjekter du har på samtidig. Med UDN Task Manager S multi-prosjekt Dashboards, du kan raskt gå over arbeidsplanen din, vurdere fremdriften, og godkjenne endringer der det trengs. Det er også en nyttig plass for å reflektere over prosjekter og oppgaver gjennom hele deres livssyklus.

Men fremfor alt annet, UDN Task Manager er det beste verktøyet for å holde oversikt over oppgavene som krever mest mulig innsats. Det gjør det ved å tillate deg å vurdere mengden arbeid som hver oppgave krever. Samtidig kan du holde tritt med alle detaljer, for eksempel tidsfrister og Stakeholder godkjenninger gjennom detaljerte oppgaveskrivelser.

Opprette en trinnvis sammenbruddsstruktur for oppgavene dine er den enkleste måten å gjøre dem mer effektive. Derfor UDN Task Manager Tilbyr et automatisert arbeidsflytsystem for å hjelpe deg med å lage en kopi av alle dine tidligere oppgaver og utløse de neste trinnene i sanntid.

Med UDN Task Manager , Du kan enkelt vurdere fremdriften din og tildele oppgaver til bestemte prosjekter. Dette eliminerer behovet for å vente på prosjektene for å fullføre før du får en mer detaljert utsikt til hva som skjer.

Dette nivået av gjennomsiktighet har ansatte ansvarlige og gir større synlighet i vitale prosjektaspekter som vil kutte ned på feilkommunikasjon og unødvendige spørsmål. Plus, UDN Task Manager Lar ledere planlegge hvert prosjekts mål og tildele folk å overvåke arbeidet slik at alle vet hva som forventes av dem. Dette vil gjøre det lettere å bli gjort og redusere stress.

Og med UDN Task Manager 'S Report Builder, kan brukerne tilpasse dataene slik at den bare vurderer de viktigste beregningene med oppdateringer som er gjort i sanntid, slik at du aldri savner et slag.

For å konkludere

Multi-prosjektledelse er en prosess som lett kan brukes til å hoppe på ulike prosjekter mens du holder alt organisert på ett sted. Å ha et solid fundament som den typen UDN Task Manager Kan gi deg mulighet til å fokusere på det som betyr mest istedenfor å starte fra grunnen hver gang du begynner, jobber med eller avslutt et annet prosjekt. Start UDN Task Manager 'S. gratis prøveperiode i dag for å begynne å mestre kunst av multi-prosjektledelse.