Hogyan írhat egy projekttervet 8 egyszerű lépésben

Péntek délután. Ön bejelentkezett a csapata, a projektek célpontok, és a jövő hétre készülsz. A hétvége fényes.

Hirtelen a főnöke izgalmas hírekkel jön az asztalra. Lesz a következő nagy több csapatprojektKulcsfontosságú klienssel, és a kickoff a jövő héten van. Ez nagyszerű hír, de most ez a spektrum szövődik a hétvégén. Meg kell szerezned a projektet, amely szervezett ASAP, de annyi érdekelt fele, hogy gondolkodnod kellA projektmenedzsment terv létrehozása .

A projekttervezésA folyamat bonyolult lehet, különösen a projektek összetettebbé válnak.Forbes szerintA technológiai projektek 25% -a meghibásodik, ami a projektvezetők számára szomorú statisztika. A jó hír az, hogy nem kell egyprojektmenedzsmentSzakértő - vagy áldozata a hétvégén - egy rövid idő alatt sikeres projekt kickoff megtervezése. Csak meg kell értened a 8 egyszerű lépést, hogyan kell egy projekttervet írni.

Hogyan írjunk egy projekttervet 8 egyszerű lépésben ...

1. lépés: Magyarázza el a projektet a kulcsfontosságú érdekeltekhez, definiálja a célokat, és kapja meg a kezdeti vásárlást

Az első lépés bármely projektben az, hogy meghatározza a "mi" és a "miért". Fôrészvényesek van befolyása és hatóság annak megállapítására, hogy a projekt sikeres, és céljaik is eleget kell tenniük. Még akkor is, ha a projekt maga a vezérigazgatóból származik, még mindig szüksége van a buy-in-ra.

Használja ezt a kezdeti beszélgetést az összehangolt, meghatározás céljából, és meghatározza a projekt értékét. A projekttervezési folyamat ezen részében megvitatja a szükségleteket, az elvárásokat és létrehozza aHatály alapvonal, Költségvetés és idővonal. Ez szilárd alapot hoz létre a projekt munkatervéhez. Fontolja meg a projekt terv sablonjának használatát az induláshoz. A VENNGAGE több mint 30Projektterv sablonokA stratégia megjelenítéséhez és a projekt sikerének biztosítása érdekében.

Kérdések, amelyeket figyelembe kell vennie az érdekelt felekkel való felülvizsgálat:

2. lépés: Lejegyzük ki a célokat, igazítsa az OKR-eket, és vázolja fel a projektet

A végrehajtó vezetők szerint a világos célok hiánya 37% -át teszi kiprojekt meghibásodás. Egyértelmű célok nélkül meg fogja találni, hogy a projekt munkatervéhez beállított követelmények, feladatok és határidők semmi horgonyzó. De most, hogy van egy listája a kulcsrólérdekelt felekszükségletek és bevásárlásuk, elkezdi hozzárendelni őket célok és okrs.Az OKRS egy tervezés és célbeállítási technikahíres az Intel és a Google. A projektnek igazodik a csapatához és a vállalat OKRS-jéhez.

Próbálja meg írni a projekt céljaitegy projekttervés csatlakoztassa azokat az érintettek követelményeihez. Innen építsd ki a szerkezetet, mérföldköveket és feladatokat, hogy elérje ezeket a célokat. Például a projekt vagy a termék elindítása nagy lehetmérföldkő, így fontos tudni, hogyan fogsz menni, talán aTermékindítási terv sablonkönnyebbé tenni a folyamatot. Mérföldkövek megadhatjuk check-in pont a projekt, hogy mindenki számára világos, mit haladás külleme, milyen elvárások vannak, és mikor lesz mérhető.

3. lépés: Hozzon létre egy projektkövetési dokumentumot

Most, hogy megvan a körvonalazott projekt, a feladatok a célokhoz igazítva, és a csapat beszerzése, itt az ideje, hogy hozzon létre egyProjektkoncentráció dokumentumA 2. lépésben felsorolt ​​projektelemek részletezése.

Nézd meg mindegyiketszállíthatóés határozza meg azokat a feladatok sorozatot, amelyeket ki kell tölteni mindegyikhez. Az egyesfeladatMeghatározza azt az időt, akkor viszem a szükséges erőforrásokat, és ki lesz a felelős a végrehajtás. A projekt részleteinek véglegesítése és rögzítése, hogy mindenkinek egyetlen igazság forrása legyen. Hogy a dokumentum könnyen megosztható legyen,Mint a projektmenedzsment eszközbena költséges hibás kommunikáció esélyének csökkentése érdekében.

A projekt előkészítése közbenhatálydokumentáció és számításmegkeresett értékszabványos gyakorlatnak kell lennie, 1 a 4-es projektmenedzserben Wellingstone projektmenedzsment felméréseazt mondta, hogy "soha" vagy "néha" előkészítik a standard scoping dokumentumokat. Az egyik létrehozása biztosítja, hogy kitűnjön a tömegből, és segít mindenkinek ugyanazon az oldalon maradni.

4. lépés: Kézműves egy részletes projekt ütemterv

A célok, feladatok és mérföldkövek már felvázolták az Ön számára, itt az ideje, hogy elkezdje a projekt ütemezését. AGantt-diagramegy praktikus eszköz, amely segítkönnyen megjelenítheti a projekt idővonalát. Ez egy interaktív idővonal, amely teljes körű kilátást nyújt a projekt előrehaladásáról, munkakörülményeire és függőségeiről.

A függőségek olyan feladatok, amelyeket el kell fejezni, mielőtt más feladatok megkezdődhetnek. Ahogy kipróbálod a feladatokat, használdszubtaszkokAnnak érdekében, hogy nagyobbak legyenek a nagyobbakba. Ez jelentést készíthet (megnézheti az útmutatótHogyan írjunk egy projektmenedzsment jelentését!) éserőforrás menedzsmentkönnyebb. Határozzuk meg mindegyiket:

Profi tipp:Szeretne egy kis titkot? Ahogy beállította őket, adjunk hozzá párnákat a kulcsfontosságú feladatokhoz, így a tűzfúrók vagy a váratlan szűk keresztmetszetek séta szobája van - például ha az ügyfélnek extra időt igényel a betegek felülvizsgálatára vagy egy csapattagra. Egy tökéletes világban egyes feladatok naponta vehetnek igénybe. Tehát talán kettőt csinálsz a tervedben. Nem kell minden feladatnak egy párnát adni. Mérje meg a kockázatokat, és add hozzá, ahol a legtöbb értelme van. A jövőben köszönöm.

5. lépés: Határozza meg a szerepeket, a felelősségeket és az erőforrásokat

Az erőforrások a projekt befejezéséhez szükséges emberek, berendezések vagy pénz. Miután kiválasztotta az eszközeit, és egy költségvetést kapott, ne felejtsd el az embereit. Még az emberek, akik már tudják, hogyan kell írni aprojekt munkatervés elvégezték, hogy százszor alábecsülhetik a munkaerő igényeit.

A A Raci Chart segítÖn kifejezetten ki fogja határozni, ki fogja tenni, amit a projekt. Ez az összes projekt feladatának mátrixa, amely párosítva van, aki felelős (a munka befejezéséhez rendelhető), elszámoltatható (igen / nem / veto teljesítmény), konzultálni kell (kell jóváhagynia vagy hozzájárulnia), és tájékoztatnia kell (tudnia kell a cselekvésről) vagy döntés).Keresse meg mindent, amire szüksége van, amit itt kell tudnod .

Ahogy elkezdi feladatokat rendelni, győződjön meg róla, hogy figyelembe veszi a sávszélességet. Tisztázza az egyes személyek felelősségét és elvárásait. Tartsd észben, hogyA munkavállalók 95% -aJelentés Több csapat vagy projekt egyidejűleg, és ha a projektek nem igazodnak, a munkaterhelések túlságosan stresszesek a csapatok számára. Stressz hatására mintegy 50% -a dolgozik kezdeni keres más munkát, és 25%, hogy kilép a jelenlegi munkahelyek Összesen szerint legutóbbi jelentésA stressz-járvány .

Ahogy tervezi a projektet, fontolja meg, hogyan fogja meg szűrni a bejövő kéréseket, amelyek hatással vannak a projektreidővonal vagy költségvetés. TudásA megszerzett érték kiszámításafigyelemmel kíséri a szintet elvégzett munka a projekt a terv ellen elengedhetetlen. A projektmenedzserekhez hasonló eszközök UDN feladatkezelőForrásSegíthet a projekt feladatainak megjelenítésében a csapat munkafolyamat-perspektívából, így a láthatóság és a rugalmasság a munkaterhelések kiegyensúlyozására.

6. lépés: Határozza meg a kommunikációt és a bejelentkezési folyamatot

AlapjánMckinseyMunkavállalók költeni közel 20% -át a munkahét keresnek, és az információgyűjtés. Ehhez kapcsolódó kommunikáció és együttműködés kétA munkahelyi stressz felső okai. Amikor az érdekelteknek az e-mailek oldalain kell ásniuk, vagy folyamatosan kérnek frissítéseket, frusztrált és motivációs dipszet kapnak.

Enyhítse a frusztrációt az összes projektdarabok - hasonló eszköz, beszélgetések, feladatok, esedékesség, frissítések, jelentések - egyetlen helyen, mint példáulEgyüttműködési eszköz. Ez megkönnyítiAz ügyfelek kezelése, Nyomon követés, Frissítések megosztása és szerkesztése. Határozza meg, hogy mindenki kommunikáljon az egész projektben, és tartsa meg egy eszközben, hogy mindenki hozzáférhessen az információhoz.

7. lépés: Tervezze meg, hogy nem a tervezett

Még akkor is, ha szakértő vagy, és már tudja, hogyan kell írni aprojekt terv, Az igazság az, hogy minden projektnek fordulatai vannak - ez az, ami szórakozik. Néhány légzőképet adtál aütemezésfolyamat, meggyőződött róla, hogy mindenki tudja a szerepét, és akkor már létre kommunikáció.

De mielőtt elindulna, üljön le, és azonosítja a potenciális kérdéseket, például a csapattagok, ünnepek vagy külső csapatok közelgő vakációjait, amelyek részt vehetnek. Állítson be világos paranccsal és lista kulcskapcsolatokat a projekten belül. Kommunikáljon előre a kockázatokról, hogy az egész csapat felkészüljön arra, hogy összezsugorítsa őket.

8. lépés: Dobj egy indító pártot!

Minden sikeres projektnek szüksége van egy kick-off. Állítson be egy gyors találkozót kulcsfontosságú érdekeltekkel, és világos napirendjével rendelkezik. A célodnak kell lennie, hogy mindenkit ugyanazon az oldalon kapja meg a célok, szerepkörök, folyamat és idővonal. A napirendnek tartalmaznia kell mindent, amit a fenti lépésekben összpontosított:

Bónusz tipp:Nem kell minden alkalommal megkezdeni a semmiből! Most, hogy tudod, hogyan kell írni egy projekttervet, amely a csapatoddal rendelkezik, akkorMásolja ki a projekt tervet egy sablonbaújra és újra használható. Ahogy nősz, több sablonot hozhat létre a projekt munkatervének bizonyos típusához. Menjünk azonnal,Ezek az ingyenes minta projekt terv sablonok .

A "végére"

Úgy tűnik, hogy a hétvége megmenti! Szívesen. Most felhatalmazta a projekttervezési folyamatot, és ezután egy egyszerű projektterv sablon lesz, hogy segítsen a következő projekthez a sikerhez - és a következő után. Tény, hogy ezek a komplex projektek lesz olyan könnyű, talán el is kezdi érezni, mint te nyaralni. Jobb?

Most, hogy elsajátította, hogyan kell írni egy projekttervet, itt vannak a felső projektmenedzsment tippek, amelyek segítenek a csapat hatékonyabban.