Cum să scrieți un plan de proiect în 8 pași simpli

Este vineri după-amiază. Ați verificat cu echipa dvs., proiectele dvs. sunt pe țintă și sunteți pregătit pentru săptămâna viitoare. Weekend-ul tău arată luminos.

Dintr-o dată, șeful tău vine la biroul tău cu știri interesante. Veți rupe următoarea echipă multi-echipă majorăproiectCu un client cheie, iar kickoff-ul este săptămâna viitoare. Aceasta este o veste mare, dar acum acest spectru se răzbună în weekend. Va trebui să obțineți proiectul organizat ASAP, dar cu atât de multe părți interesate implicate, trebuie să vă gândițiCum se creează un plan de management al proiectului .

ProiectulplanificareProcesul poate fi complicat, mai ales că proiectele devin mai complexe.Potrivit Forbes, 25% din proiectele de tehnologie eșuează în mod direct, ceea ce reprezintă o statistică demnă pentru liderii de proiect. Vestea bună este că nu trebuie să fii amanagement de proiectExpert - sau sacrificați weekend-ul dvs. - pentru a planifica o lovitură de succes de succes într-o perioadă scurtă de timp. Trebuie doar să înțelegeți cei 8 pași simpli ai modului de scriere a unui plan de proiect.

Cum de a scrie un plan de proiect în 8 pași simpli ...

Pasul 1: Explicați proiectul către părțile interesate cheie, definiți obiectivele și obțineți buy-in inițial

Primul pas în orice proiect este de a defini "ceea ce" și "de ce". Părțile interesate cheie au influența și autoritatea de a determina dacă un proiect are succes, iar obiectivele lor trebuie să fie îndeplinite. Chiar dacă proiectul vine de la CEO însuși, încă mai aveți nevoie de buy-in-ul lor.

Utilizați această conversație inițială pentru a obține aliniate, definiți obiectivele și determinați valoarea proiectului. În această parte a procesului de planificare a proiectului, discutați nevoile, așteptările și stabilirea unui aDomeniu de aplicare linia de bază, Buget și Cronologie. Acest lucru creează o bază solidă pentru planul dvs. de lucru pentru proiect. Luați în considerare utilizarea unui șablon de plan de proiect pentru a începe. Vengage oferă peste 30 de aniȘabloane de planificare a proiectuluipentru a vă vizualiza strategia și asigurați-vă succesul proiectului dvs.

Întrebări Trebuie să luați în considerare revizuirea cu părțile interesate:

Pasul 2: Listați obiectivele, aliniați OKRS și schițați proiectul

Potrivit liderilor executivi, o lipsă de obiective clare reprezintă 37% dinEșecul proiectului. Fără obiective clare, veți afla că cerințele, sarcinile și termenele pe care le-ați stabilit pentru planul de lucru pentru proiect nu au nimic de ancorare. Dar acum că aveți o listă de cheipărțile interesateNevoi și buy-in-ul lor, încep să le atribuie obiective și okrs.Okrs sunt o tehnică de planificare și de stabilire a obiectivelorFăcut faimos de Intel și Google. Proiectul dvs. ar trebui să se alinieze cu okr-urile echipei și ale companiei.

Încercați să scrieți obiectivele proiectului înun consiliu al planului de proiectși să le conectați la cerințele părților interesate pe care le adresează. De acolo, construiți structura, reperele și sarcinile necesare pentru atingerea acestor obiective. De exemplu, proiectul sau lansarea produsului în sine poate fi mareMilestone., deci este important să știți cum veți merge la el, probabil că utilizați aȘablonul planului de lansare a produsuluipentru a face procesul mai ușor. Milestone pot defini punctele de check-in tot timpul proiectului, astfel încât oricine este clar despre cum arată progresul, ceea ce sunt așteptările și când vor fi măsurate.

Pasul 3: Creați un document de domeniu de proiect

Acum că aveți proiectul subliniat, sarcinile dvs. aliniate la goluri și cumpărați din echipă, este timpul să creați aDocumentul de aplicare al proiectuluiDetalind elementele proiectului pe care le-ați enumerate la pasul 2.

Uită-te la fiecarelivratși să definească seria de sarcini care trebuie completate pentru a realiza fiecare. Pentru fiecaresarcină, Determinați timpul necesar, resursele necesare și care vor fi responsabile de execuție. Finalizați și înregistrați detaliile proiectului, astfel încât toată lumea să aibă o singură sursă de adevăr. Face documentul ușor de partajat,cum ar fi în instrumentul dvs. de management al proiectului, pentru a reduce șansele de comunicare necorespunzătoare.

În timp ce pregătește proiectulDomeniul de aplicareDocumentație și calcularevaloare castigataar trebui să fie o practică standard, 1 din 4 manageri de proiect chestionați în Starea de management al proiectului Wellingstonea spus că "niciodată" sau "uneori" pregătesc documente standard de scopuri. Crearea de a vă asigura că vă aflați în afara mulțimii și îi ajută pe toți să rămână pe aceeași pagină.

Pasul 4. Craft un program detaliat de proiect

Cu obiectivele, sarcinile și reperele dvs. deja prezentate pentru dvs., este timpul să începeți să conectați proiectul într-un program. AGantt Chart.este un instrument la îndemână care vă ajutăVizualizați cu ușurință cronologia proiectului. Este o cronologie interactivă care vă oferă o viziune completă a progresului proiectului, a domeniului de lucru și a dependențelor.

Dependențele sunt sarcini care trebuie completate înainte ca alte sarcini să poată începe. Pe măsură ce vă complicați sarcinile, utilizațisubtașuripentru a vă ajuta să vă despărțiți pe cei mai mari în cele mai mici. Acest lucru poate face raportarea (puteți verifica ghidul nostruCum se scrie un raport de management de proiect!) șimanagementul resurselorMai ușor. Să definim fiecare:

Pro Sfat:Vrei într-un mic secret? Pe măsură ce le-ați stabilit, adăugați perne la sarcini cheie, deci aveți o cameră de urgență pentru exerciții de foc sau blocaje neașteptate - de exemplu dacă un client are nevoie de timp suplimentar pentru a revizui sau a vă solicita un membru al echipei. Într-o lume perfectă, unele sarcini ar putea dura o zi. Deci, poate că o faci doi în planul tău. Nu este nevoie să dați fiecărei sarcini, totuși, o pernă. Cântărește riscurile și adaugă-o acolo unde face cel mai mult sens. Viitor vă va mulțumi.

Pasul 5: Definiți rolurile, responsabilitățile și resursele

Resursele sunt persoanele, echipamentele sau banii necesari pentru a finaliza un proiect. Odată ce ați selectat instrumentele dvs. și ați obținut un buget, nu uitați de oamenii voștri. Chiar și oameni care știu deja cum să scriePlanul de lucru al proiectuluiȘi au făcut-o de o sută de ori poate subestima nevoile lor de muncă.

A Graficul RACI ajutăStabiliți în mod specific cine va face ceea ce pentru proiectul dvs. Este o matrice a tuturor sarcinilor unui proiect, asociate cu cine este responsabil (alocat pentru a finaliza lucrarea), responsabil (are puterea da / nu / veto), consultat (trebuie să aprobe sau să contribuie) și să informeze despre acțiune sau decizia).Găsiți tot ce aveți nevoie pentru a ști despre diagramele RACI aici .

Pe măsură ce începeți să atribuiți sarcini, asigurați-vă că luați în considerare lățimea de bandă. Clarificați responsabilitățile și așteptările fiecărei persoane. Ține minte că95% dintre lucrătoriRaport care lucrează la mai multe echipe sau proiecte simultan și dacă proiectele nu sunt aliniate, volumul de lucru devin prea stresante pentru echipe. Stresul determină aproximativ 50% dintre lucrători să înceapă să caute un alt loc de muncă, iar 25% să renunțe la locul de muncă actual, în conformitate cu raportul nostru recent privindEpidemia de stres .

Pe măsură ce vă planificați proiectul dvs., luați în considerare modul în care veți filtra cererile primite care influențează proiectulCronologie sau buget. ȘtiindCum se calculează valoarea câștigatăPentru a monitoriza nivelul de lucru finalizat pe un proiect împotriva planului este imperativ. Pentru managerii de proiect, unelte cum ar fi Manager de sarcini UDN.Resursăvă poate ajuta să vizualizați sarcinile pentru proiectul dvs. dintr-o perspectivă a fluxului de lucru în echipă, oferindu-vă vizibilitatea și flexibilitatea pentru a echilibra volumul de lucru.

Pasul 6: Definiți procesul de comunicare și check-in

ConformMcKinsey., Angajații cheltuiesc aproape 20% din săptămâna de lucru care caută și colectează informații. Adăugarea la aceasta, comunicarea și colaborarea ineficientă sunt două dinCauzele de vârf ale stresului la locul de muncă. Atunci când părțile interesate trebuie să sapă prin pagini de e-mailuri sau să ceară în mod constant actualizări, ei primesc frustrați și motivația dips.

Atenuarea frustrării prin locuințe Toate piesele de proiect - cum ar fi activele, conversațiile, sarcinile, datele datorate, actualizările, raportarea - într-o singură locație, cum ar fiun instrument de colaborare. Acest lucru face ușorGestionați clienții, urmăriți progresul, partajați actualizările și efectuați editări. Definiți modul în care toată lumea ar trebui să comunice pe tot parcursul proiectului și să o păstreze într-un singur instrument, astfel încât toată lumea să poată accesa informații.

Pasul 7: Planificați-vă că nu merge așa cum a fost planificat

Chiar dacă sunteți expert și știți deja cum să scrieți aplan de proiectAdevărul este că toate proiectele au răsturnări și se transformă - asta îi face să se distreze. Ți-ai dat o cameră de respirație în timpulprogramareProces, te-ai asigurat că toată lumea știe rolul lor și ai înființat comunicare.

Dar înainte de a lansa, stai jos și identifica problemele potențiale precum vacanțele viitoare pentru membrii echipei, sărbătorile sau echipele externe care ar putea fi implicate. Configurați un lanț clar de comenzi și listați contactele cheie în cadrul proiectului. Comunicați în avans despre riscuri, astfel încât întreaga echipă să poată fi pregătită să le abordeze împreună.

Pasul 8: Aruncați o petrecere de lansare!

Fiecare proiect de succes are nevoie de o lovitură. Stabiliți o întâlnire rapidă cu părțile interesate cheie și aveți o agendă clară. Scopul dvs. ar trebui să fie acela de a obține pe toți pe aceeași pagină cu obiective, roluri, proces și cronologie. Agenda dvs. ar trebui să includă tot ce v-ați concentrat în pașii de mai sus:

Bonus Sfat:Nu trebuie să începeți de la zero de fiecare dată! Acum că știți cum să scrieți un plan de proiect pe care Jives împreună cu echipa dvs., putețiCopiați planul de proiect într-un șablonsă folosească din nou și din nou. Pe măsură ce creșteți, puteți crea mai multe șabloane pentru anumite tipuri de planuri de lucru pentru proiect. Să începem imediat, cuAceste șabloane de planuri de proiect gratuite .

Ajungând la "sfârșitul"

Se pare că weekend-ul tău este salvat! Cu plăcere. Acum sunteți împuterniciți cu procesul de planificare a proiectului și, după aceea, veți avea un șablon simplu de plan de proiect pentru a vă ajuta să conduceți următorul proiect la succes - și următorul după aceea. De fapt, toate aceste proiecte complexe vor deveni atât de ușor, poate că veți începe să vă simțiți ca și cum ați fi în vacanță. Dreapta?

Acum că ați stăpânit cum să scrieți un plan de proiect, aici sunt sfaturile de top de management de proiect pentru a ajuta echipa dvs. să funcționeze mai eficient.