Cara menulis rencana proyek dalam 8 langkah mudah

Ini Jumat sore. Anda telah check-in dengan tim Anda, proyek Anda sesuai target, dan Anda siap untuk minggu depan. Akhir pekan Anda terlihat cerah.

Tiba-tiba, bos Anda datang ke meja Anda dengan berita menarik. Anda akan menuju multi-tim utama berikutnyaproyekDengan klien utama, dan kickoff adalah minggu depan. Ini adalah berita bagus, tapi sekarang momok ini menindas akhir pekan Anda. Anda harus mendapatkan proyek yang diselenggarakan ASAP, tetapi dengan begitu banyak pemangku kepentingan yang terlibat, Anda perlu memikirkannyaCara Membuat Rencana Manajemen Proyek .

ProyekperencanaanProses bisa rumit, terutama karena proyek menjadi lebih kompleks.Menurut Forbes., 25% proyek teknologi gagal langsung, yang merupakan statistik suram bagi para pemimpin proyek. Berita baiknya adalah Anda tidak perlu menjadimanajemen proyekAhli - atau mengorbankan akhir pekan Anda - untuk merencanakan proyek yang sukses, kickoff dalam waktu singkat. Anda hanya perlu memahami 8 langkah sederhana tentang cara menulis rencana proyek.

Cara menulis rencana proyek dalam 8 langkah mudah ...

Langkah 1: Jelaskan proyek kepada para pemangku kepentingan utama, mendefinisikan tujuan, dan mendapatkan pembelian awal

Langkah pertama dalam proyek apa pun adalah mendefinisikan "apa" dan "mengapa". Para pemangku kepentingan utama memiliki pengaruh dan wewenang untuk menentukan apakah suatu proyek berhasil, dan tujuannya harus dipenuhi. Bahkan jika proyek berasal dari CEO sendiri, Anda masih membutuhkan pembelian mereka.

Gunakan percakapan awal ini untuk selaras, tentukan tujuan, dan tentukan nilai proyek. Di bagian ini dari proses perencanaan proyek, diskusikan kebutuhan, harapan, dan membangun alingkup baseline., anggaran, dan timeline. Ini menciptakan basis yang kuat untuk rencana kerja proyek Anda. Pertimbangkan untuk memanfaatkan templat rencana proyek untuk memulai. Vennge menawarkan lebih dari 30Templat Rencana ProyekUntuk memvisualisasikan strategi Anda dan memastikan kesuksesan proyek Anda.

Pertanyaan yang harus Anda pertimbangkan untuk ditinjau dengan para pemangku kepentingan:

Langkah 2: Tuliskan tujuan, align Okrs, dan garis besar proyek

Menurut para pemimpin eksekutif, kurangnya tujuan yang jelas menyumbang 37% dariKegagalan proyek. Tanpa tujuan yang jelas, Anda akan menemukan bahwa persyaratan, tugas, dan tenggat waktu yang Anda tetapkan untuk rencana kerja proyek Anda tidak memiliki apa-apa jangkar mereka. Tetapi sekarang Anda memiliki daftar kunciStakeholder.Kebutuhan dan pembelian mereka, mulai menugaskan mereka ke tujuan dan OKR.Okrs adalah teknik pengaturan perencanaan dan tujuandibuat terkenal oleh Intel dan Google. Proyek Anda harus selaras dengan tim dan OKR perusahaan Anda.

Cobalah menuliskan tujuan proyek dipapan rencana proyekdan menghubungkan mereka dengan persyaratan pemangku kepentingan yang mereka atasi. Dari sana, bangunlah struktur, tonggak, dan tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Misalnya, proyek atau peluncuran produk itu sendiri bisa menjadi besartonggak pencapaian, jadi penting untuk mengetahui bagaimana Anda akan melakukannya, mungkin menggunakan aTemplat Rencana Peluncuran Produkuntuk membuat proses lebih mudah. Tonggak sejarah dapat mendefinisikan poin check-in di seluruh proyek sehingga setiap orang jelas tentang seperti apa kemajuan, apa harapannya, dan kapan mereka akan diukur.

Langkah 3: Buat dokumen lingkup proyek

Sekarang Anda memiliki proyek yang diuraikan, tugas Anda selaras dengan tujuan, dan membeli dari tim, saatnya untuk membuatdokumen lingkup proyekMerinci elemen proyek yang Anda daftarkan pada langkah 2.

Lihat masing-masingdapat disampaikandan mendefinisikan serangkaian tugas yang harus diselesaikan untuk mencapai masing-masing. Untuk setiaptugas, tentukan jumlah waktu yang diperlukan, sumber daya yang diperlukan, dan siapa yang akan bertanggung jawab untuk eksekusi. Finalisasi dan catat detail proyek sehingga setiap orang memiliki satu sumber kebenaran. Membuat dokumen dengan mudah dibagikan,seperti di alat manajemen proyek Anda, untuk mengurangi kemungkinan miskomunikasi yang mahal.

Saat menyiapkan proyekcakupanDokumentasi dan perhitungannilai yang diperolehharus menjadi praktik standar, 1 dari 4 manajer proyek yang disurvei dalam Survei Manajemen Proyek Negara Bagian Wellingstonemengatakan bahwa mereka "tidak pernah" atau "kadang-kadang" menyiapkan dokumen pelingkupan standar. Membuat seseorang memastikan Anda menonjol dari kerumunan dan membantu semua orang tetap berada di halaman yang sama.

Langkah 4. Kerajinan jadwal proyek terperinci

Dengan tujuan, tugas, dan tonggak Anda sudah diuraikan untuk Anda, saatnya untuk mulai memasukkan proyek Anda ke dalam jadwal. SEBUAHGantt Chart.adalah alat praktis yang membantu AndaMudah memvisualisasikan timeline proyek Anda. Ini adalah timeline interaktif yang memberi Anda pandangan lengkap tentang kemajuan proyek, ruang lingkup kerja, dan dependensi.

Ketergantungan adalah tugas yang perlu diselesaikan sebelum tugas lain dapat dimulai. Saat Anda menyimpan tugas, gunakansubtugas.Untuk membantu Anda memecah yang lebih besar menjadi yang lebih kecil. Ini dapat membuat pelaporan (Anda dapat memeriksa panduan kamiCara menulis laporan manajemen proyek!) danpengelolaan sumber dayalebih mudah. Mari kita mendefinisikan masing-masing:

Tip Pro:Ingin sedikit rahasia? Ketika Anda mengaturnya, tambahkan bantal untuk tugas-tugas utama, jadi Anda memiliki ruang gerak untuk latihan kebakaran atau hambatan yang tidak terduga - misalnya jika klien membutuhkan waktu ekstra untuk meninjau atau menelepon seorang anggota yang sakit. Di dunia yang sempurna, beberapa tugas mungkin memakan waktu sehari. Jadi mungkin Anda membuatnya dua dalam rencana Anda. Tidak perlu memberi setiap tugas bantal. Timbang risikonya dan tambahkan di tempat yang paling masuk akal. Masa depan Anda akan berterima kasih.

Langkah 5: Tentukan peran, tanggung jawab, dan sumber daya

Sumber daya adalah orang, peralatan, atau uang yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Setelah Anda memilih alat Anda dan mendapatkan anggaran, jangan lupa tentang orang-orang Anda. Bahkan orang-orang yang sudah tahu cara menulisrencana kerja proyekdan telah melakukannya seratus kali dapat meremehkan kebutuhan tenaga kerja mereka.

SEBUAHGrafik RACI membantuAnda menentukan secara khusus siapa yang akan melakukan apa untuk proyek Anda. Ini adalah matriks dari semua tugas proyek, dipasangkan dengan siapa yang bertanggung jawab (ditugaskan untuk menyelesaikan pekerjaan), akuntabel (memiliki daya ya / tidak / veto), berkonsultasi (perlu menyetujui atau berkontribusi), dan memberi tahu tentang tindakan tersebut atau keputusan).Temukan semua yang perlu Anda ketahui tentang grafik RASI di sini .

Ketika Anda mulai menetapkan tugas, pastikan Anda mempertimbangkan bandwidth. Mengklarifikasi tanggung jawab dan harapan setiap orang. Perlu diingat itu95% pekerjaLaporkan bekerja pada lebih dari satu tim atau proyek secara bersamaan dan jika proyek tidak selaras, beban kerja menjadi terlalu stres bagi tim. Stres menyebabkan sekitar 50% pekerja mulai mencari pekerjaan lain, dan 25% untuk keluar dari pekerjaan mereka saat ini sama sekali, menurut laporan terbaru kamiEpidemi stres. .

Ketika Anda merencanakan proyek Anda, pertimbangkan bagaimana Anda akan memfilter permintaan masuk yang memengaruhi proyekTimeline atau Anggaran. Penuh artiCara menghitung nilai yang diperolehUntuk memantau tingkat pekerjaan yang diselesaikan pada proyek terhadap rencana itu sangat penting. Untuk manajer proyek, seperti alat UDN Task Manager.Sumberdapat membantu Anda memvisualisasikan tugas untuk proyek Anda dari perspektif alur kerja tim, memberi Anda visibilitas dan fleksibilitas untuk menyeimbangkan beban kerja.

Langkah 6: Tentukan proses komunikasi dan check-in

BerdasarkanMcKinsey., karyawan menghabiskan hampir 20% dari minggu kerja mencari dan mengumpulkan informasi. Menambah itu, komunikasi dan kolaborasi yang tidak efisien adalah duaPenyebab Top Stres di Tempat Kerja. Ketika pemangku kepentingan harus menggali melalui halaman-halaman email atau terus-menerus meminta pembaruan, mereka menjadi frustrasi dan motivasi dips.

Mitigasi frustrasi dengan merumahkan semua karya proyek - seperti aset, percakapan, tugas, tanggal jatuh tempo, pembaruan, pelaporan - dalam satu lokasi, sepertialat kolaborasi.. Ini membuatnya mudahKelola klien, lacak kemajuan, bagikan pembaruan, dan buat suntingan. Tentukan bagaimana setiap orang harus berkomunikasi di seluruh proyek dan menyimpannya dalam satu alat sehingga setiap orang dapat mengakses informasi.

Langkah 7: Rencanakan untuk itu tidak akan direncanakan

Bahkan jika Anda seorang ahli dan sudah tahu cara menulis arencana proyek, kebenarannya adalah bahwa semua proyek memiliki tikungan dan putaran - itulah yang membuat mereka menyenangkan. Anda telah memberi diri Anda beberapa ruang pernapasan selamapenjadwalan.Proses, Anda telah memastikan semua orang tahu peran mereka, dan Anda telah mengatur komunikasi.

Tetapi sebelum Anda meluncurkan, duduk dan identifikasi masalah potensial seperti liburan yang akan datang bagi anggota tim, hari libur, atau tim eksternal yang mungkin terlibat. Siapkan rantai komando yang jelas dan daftar kontak kunci dalam proyek. Berkomunikasi dimuka tentang risiko sehingga seluruh tim dapat dipersiapkan untuk mengatasi mereka bersama.

Langkah 8: Lempar pesta peluncuran!

Setiap proyek yang sukses membutuhkan kick-off. Tetapkan pertemuan cepat dengan pemangku kepentingan utama dan memiliki agenda yang jelas. Tujuan Anda adalah untuk membuat semua orang di halaman yang sama dengan tujuan, peran, proses, dan timeline. Agenda Anda harus mencakup semua yang Anda fokuskan dalam langkah-langkah di atas:

Tip Bonus:Anda tidak harus mulai dari awal setiap saat! Sekarang Anda tahu cara menulis rencana proyek yang Jives dengan tim Anda, Anda bisaSalin rencana proyek Anda ke dalam templatuntuk digunakan lagi dan lagi. Saat Anda tumbuh, Anda dapat membuat beberapa template untuk jenis rencana kerja proyek tertentu. Mari kita mulai segera, denganTemplat Rencana Proyek Sampel Gratis Ini .

Sampai ke "akhir"

Sepertinya akhir pekan Anda disimpan! Sama-sama. Anda sekarang diberdayakan dengan proses perencanaan proyek dan, setelah ini, Anda akan memiliki template rencana proyek sederhana untuk membantu Anda memimpin proyek Anda berikutnya untuk sukses - dan yang berikutnya setelah itu. Bahkan, semua proyek kompleks ini akan menjadi sangat mudah, mungkin Anda akan mulai merasa seperti sedang berlibur. Benar?

Sekarang setelah Anda menguasai cara menulis rencana proyek, berikut adalah tips manajemen proyek teratas untuk membantu tim Anda bekerja lebih efisien.