So schreiben Sie einen Projektplan in 8 einfachen Schritten

Es ist Freitagnachmittag. Sie haben mit Ihrem Team eingecheckt, Ihre Projekte sind auf Ziel und Sie sind auf nächste Woche vorbereitet. Ihr Wochenende sieht hell aus.

Plötzlich kommt Ihr Chef mit aufregenden Nachrichten auf Ihren Schreibtisch. Sie fahren das nächste große Multi-TeamProjektmit einem Schlüsselkunden und der Kickoff ist nächste Woche. Das ist großartige Nachrichten, aber jetzt weht dieses Gespenster über Ihr Wochenende. Sie müssen das Projekt so schnell wie möglich organisieren, aber mit so vielen Beteiligten müssen Sie darüber nachdenkenSo erstellen Sie einen Projektmanagementplan .

Das ProjektPlanungDer Prozess kann schwierig sein, zumal Projekte komplexer werden.Nach Forbes, 25% der Technologieprojekte versagen völlig, was eine düstere Statistik für Projektführer ist. Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht ein sein müssenProjektmanagementExperte - oder opfern Sie Ihr Wochenende - um einen erfolgreichen Projektkickoff in kurzer Zeit zu planen. Sie müssen nur die 8 einfachen Schritte, wie ein Projektplan schreiben können.

So schreiben Sie einen Projektplan in 8 einfachen Schritten ...

Schritt 1: Erklären Sie das Projekt mit den wichtigsten Stakeholdern, definieren Sie die Ziele und erhalten den ersten Buy-In

Der erste Schritt in jedem Projekt besteht darin, das "What" und "warum" zu definieren. Die wichtigsten Stakeholder haben den Einfluss und die Befugnis, festzustellen, ob ein Projekt erfolgreich ist, und ihre Ziele müssen zufrieden sein. Auch wenn das Projekt von dem CEO selbst kommt, brauchen Sie immer noch ihren Buy-In.

Verwenden Sie dieses anfängliche Gespräch, um abgestimmt, Ziele zu definieren, Ziele zu definieren und den Wert des Projekts zu bestimmen. Diskutieren Sie in diesem Teil des Projektierungsprozesses Bedürfnisse, Erwartungen und etablieren aScope Baseline, Budget und Zeitleiste. Dies erzeugt eine solide Basis für Ihren Projektarbeitsplan. Erwägen Sie, eine Projektplanvorlage zu verwenden, um zu beginnen. Vengage bietet über 30ProjektplanvorlagenUm Ihre Strategie zu visualisieren und den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen.

Fragen, die Sie übernehmen sollten, sollten Sie mit Interessengruppen überprüfen:

Schritt 2: Listen Sie die Ziele aus, richten Sie OKRS aus und skizzieren Sie das Projekt

Nach Angaben der Führungskräfte entfallen ein Mangel an klaren Zielen für 37% vonProjektausfall. Ohne klare Ziele stellen Sie fest, dass die Anforderungen, Aufgaben und Fristen, die Sie für Ihren Projektarbeitsplan festgelegt haben, nichts verankert. Aber jetzt haben Sie eine SchlüssellisteInteressengruppenBedürfnisse und ihr Buy-In beginnen sie, ihnen Tore und OKRs zuzuweisen.OKRS sind eine Planungs- und Zieleinstellungstechnikberühmt von Intel und Google. Ihr Projekt sollte sich mit Ihrem Team und dem OKRS des Unternehmens ausrichten.

Versuchen Sie, die Projektziele in zu schreibenein Projektplanplatineund verbinden Sie sie mit den Anforderungen an die Anforderungen an den Stakeholder. Von dort aus erstellen Sie die Struktur, Meilensteine ​​und Aufgaben, die es braucht, um diese Ziele zu erreichen. Beispielsweise kann das Projekt oder die Produkteinführung selbst ein großes seinMeilenstein, also ist es wichtig zu wissen, wie Sie es tun werden, vielleicht mit einemProdukt-Launch-Plan-Vorlageden Prozess leichter machen. Meilensteine ​​können in dem gesamten Projekt Check-in-Punkte definieren, sodass jeder klar ist, was Fortschritte aussieht, wie die Erwartungen sind, und wenn sie gemessen werden.

Schritt 3: Erstellen Sie ein Projektbereichs-Dokument

Nun, da Sie das Projekt umrissen haben, sind Ihre Aufgaben mit den Zielen ausgerichtet und aus dem Team Buy-In ausgerichtet, es ist Zeit, eine zu erstellenProjektbereichsdokumentAnzeigen der in Schritt 2 aufgeführten Projektelemente.

Schauen Sie sich je nach anlieferbarund definieren Sie die Reihe von Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, um jeden zu erreichen. Für jedenAufgabe, bestimmen Sie den Zeitraum, den er dauert, die Ressourcen notwendig, und wer für die Ausführung verantwortlich ist. Finalisieren und notieren Sie die Projektdaten, damit jeder eine einzige Quelle der Wahrheit hat. Machen Sie das Dokument leicht gemeinsam,Wie in Ihrem Projektmanagement-Tool, um die Chance der kostspieligen Missverständnisse zu reduzieren.

Bei der Vorbereitung des ProjektsUmfangDokumentation und Berechnung.verdienter Wertsollte eine Standard-Praxis sein, 1 in 4 Projektmanager in Wellingstones Zustand der Projektmanagement-Umfragesagte, dass sie "nie" oder "manchmal" Standard-Scoping-Dokumente vorbereiten. Das Erstellen eines stellt sicher, dass Sie sich von der Masse abheben und helfen, auf derselben Seite auf derselben Seite zu bleiben.

Schritt 4. Handwerk ein detaillierter Projektplan

Wenn Ihre Ziele, Aufgaben und Meilensteine ​​bereits für Sie beschrieben sind, ist es an der Zeit, Ihr Projekt in einen Zeitplan anzuschließen. EINGantt-Diagrammist ein praktisches Werkzeug, das Ihnen hilftVisualisieren Sie Ihre Projektzeitleiste. Es ist eine interaktive Timeline, mit der Sie den Fortschritt, des Arbeitsbereichs und der Abhängigkeiten des Projekts einen vollständigen Ansicht erhalten.

Abhängigkeiten sind Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, bevor andere Aufgaben beginnen können. Wie Sie aufgaben, verwenden SieUnterauftragum Ihnen zu helfen, größere in kleinere aufzubrechen. Dies kann die Berichterstattung erstellen (Sie können unseren Guide ansehenSo schreiben Sie einen Projektmanagementbericht!) undRessourceneinteilungEinfacher. Lass uns jeden definieren:

Pro Tipp:Willst du ein kleines Geheimnis? Wenn Sie sie aufstellen, fügen Sie Kissen zu Schlüsselaufgaben hinzu, sodass Sie den Wackelraum für Feuerbohrer oder unerwartete Engpässe wackeln - zum Beispiel, wenn ein Kunde zusätzliche Zeit benötigt, um die Überprüfung oder ein Teammitglied in Krankheit fortzusetzen. In einer perfekten Welt können einige Aufgaben einen Tag dauern. Vielleicht machst du es also zwei in deinem Plan. Sie müssen jedoch nicht jeder Aufgabe ein Kissen geben. Wiegen Sie die Risiken und fügen Sie sie hinzu, wo es am sinnvollsten ist. Zukunft werden Sie danken.

Schritt 5: Definieren Sie die Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen

Ressourcen sind die Personen, Ausrüstung oder Geld, das erforderlich ist, um ein Projekt abzuschließen. Sobald Sie Ihre Werkzeuge ausgewählt und ein Budget erhalten haben, vergessen Sie nicht Ihre Mitarbeiter. Sogar Leute, die bereits wissen, wie man einen schreibtProjektarbeitsplanund haben so hundertmal getan, um ihre Arbeitsbedürfnisse zu unterschätzen.

EINRaci-Chart hilftSie bestimmen spezifisch, wer was für Ihr Projekt tun wird. Es ist eine Matrix aller Tasks eines Projekts, gepaart mit der Verantwortung von Who (zugewiesen, um die Arbeit abgeschlossen), Rechenschaftspflichtig (hat ja / no / veto Power), konsultiert (muss genehmigt oder beitragen) und informiert (muss über die Aktion wissen) oder Entscheidung).Hier finden Sie alles, was Sie über Raci-Charts wissen müssen .

Wenn Sie anfangen, Aufgaben zuzuweisen, müssen Sie die Bandbreite berücksichtigen. Klären Sie die Verantwortlichkeiten und Erwartungen jeder Person. Denk daran, dass95% der ArbeiterBericht über mehr als ein Team oder ein Projekt gleichzeitig und wenn Projekte nicht ausgerichtet sind, werden Workloads für Teams zu anstrengend. Stress verursacht etwa 50% der Arbeiter, um nach einem anderen Job zu suchen, und 25%, um ihre aktuellen Jobs insgesamt zu beenden, gemäß unserem kürzlich erfolgten Bericht überDie Stress-Epidemie .

Überlegen Sie, wie Sie Ihr Projekt planen, wie Sie eingehende Anforderungen filtern, die das Projekt beeinflussenZeitleiste oder Budget. WissenSo berechnen Sie den verdienten WertUm das auf einem Projekt gegen den Plan abgeschlossene Arbeit zu überwachen, ist zwingend erforderlich. Für Projektmanager sind Werkzeuge wie UDN-Task-ManagerRessourcekann Ihnen helfen, die Aufgaben für Ihr Projekt aus einer Team-Workflow-Perspektive zu visualisieren, indem Sie die Sichtbarkeit und Flexibilität ergeben, um Arbeitsbelastungen auszugleichen.

Schritt 6: Definieren Sie den Kommunikations- und Check-In-Prozess

EntsprechendMcKinsey, Mitarbeiter verbringen fast 20% der Arbeitswoche, um Informationen zu suchen und zu sammeln. Hinzufügung, ineffiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sind zwei derTop-Ursachen für Stress am Arbeitsplatz. Wenn Stakeholder Seiten von E-Mails ausgraben oder ständig nach Updates fragen müssen, werden sie frustriert und motiviert dips.

Minderung von Frustration durch Wohnraum Alle Projektstücken - wie Vermögenswerte, Konversationen, Aufgaben, Fälligkeitsdatum, Updates, Berichterstattung - an einem einzigen Ort, wieein Collaboration-Tool. Das macht es einfachKunden verwalten, Track-Fortschritt, Aktualisierungen teilen und Edits erstellen. Definieren Sie, wie jeder im gesamten Projekt kommunizieren und in einem Werkzeug aufbewahren sollte, damit jeder auf Informationen zugreifen kann.

Schritt 7: Planen Sie, dass es nicht so geplant wird

Auch wenn Sie ein Experte sind und bereits wissen, wie man einen schreibtProjektplanDie Wahrheit ist, dass alle Projekte Wendungen und Wendungen haben - das macht sie Spaß. Sie haben sich während derPlanungProzess, Sie haben sichergestellt, dass jeder ihre Rolle kennt, und Sie haben die Kommunikation eingerichtet.

Setzen Sie sich jedoch vor dem Start und identifizieren Sie potenzielle Probleme wie anstehende Urlaube für Teammitglieder, Feiertage oder externe Teams, die möglicherweise beteiligt sind. Richten Sie eine klare Kette von Befehls- und Listen-Key-Kontakts innerhalb des Projekts ein. Im Voraus über Risiken kommunizieren, so dass das gesamte Team bereit ist, sie zusammenzubringen, um sie zusammenzubringen.

Schritt 8: Werfen Sie eine Launchparty!

Jedes erfolgreiche Projekt braucht einen Anstoß. Setzen Sie ein schnelles Treffen mit wichtigen Stakeholdern und haben eine klare Agenda. Ihr Ziel sollte sein, jeden auf derselben Seite mit Toren, Rollen, Prozess und Timeline zu erhalten. Ihre Agenda sollte alles umfassen, was Sie sich in den folgenden Schritten ausgerichtet haben:

Bonus-Tipp:Sie müssen nicht jedes Mal von kratzen beginnen! Nun, da Sie wissen, wie man einen Projektplan schreibt, der mit Ihrem Team mit Ihrem Team, können SieKopieren Sie Ihren Projektplan in eine Vorlageimmer wieder einsetzen. Wie Sie wachsen, können Sie mehrere Vorlagen für bestimmte Arten von Projektarbeitsplänen erstellen. Lass uns dich sofort anfangen, mitDiese kostenlosen Probenprojektplanvorlagen .

Zum Ende des Endes "

Sieht aus, als würde Ihr Wochenende gerettet werden! Gern geschehen. Sie haben jetzt mit dem Projektplanungsprozess befugt. Danach verfügen Sie über eine einfache Projektplanvorlage, mit der Sie Ihr nächstes Projekt zum Erfolg führen können - und der nächste danach. In der Tat werden alle diese komplexen Projekte so einfach, vielleicht werden Sie anfangen, sich wie im Urlaub zu fühlen. Rechts?

Nun, da Sie beherrscht haben, wie Sie einen Projektplan schreiben können, finden Sie hier die Top-Projektmanagement-Tipps, um Ihrem Team effizienter zu funktionieren.