Hvordan skrive en prosjektplan i 8 enkle trinn

Det er fredag ettermiddag. Du har sjekket inn med teamet ditt, dine prosjekter er i rute, og du er forberedt på neste uke. Helgen ser lyse.

Plutselig kommer sjefen din til skrivebordet med spennende nyheter. Du vil være på vei den neste store multi-teametprosjektmed en nøkkel klient, og kickoff er neste uke. Dette er gode nyheter, men nå er dette spøkelset ruver over helgen. Du må få prosjektet organisert ASAP, men med så mange interessenter involvert, må du tenke påhvordan du oppretter et prosjekt forvaltningsplanen .

ProsjektetplanleggerProsessen kan være vanskelig, særlig når prosjekter blir mer komplekse.Ifølge Forbes25% av teknologiprosjekter mislykkes direkte, noe som er en trist statistikk for prosjektledere. Den gode nyheten er at du ikke trenger å være enprosjektledelseekspert - eller ofre helg - for å planlegge et vellykket prosjekt kickoff i løpet av kort tid. Du trenger bare å forstå 8 enkle trinn på hvordan du skal skrive en prosjektplan.

Hvordan skrive en prosjektplan i 8 enkle trinn ...

Trinn 1: Forklar prosjektet til viktige interessenter, definere mål, og få første buy-in

Det første trinnet i ethvert prosjekt er å definere “hva” og “hvorfor”. Sentrale aktører har innflytelse og myndighet til å avgjøre om et prosjekt er vellykket, og deres mål må være oppfylt. Selv om prosjektet kommer fra konsernsjefen selv, du fortsatt trenger deres buy-in.

Bruk denne innledende samtale for å bli justert, definere mål og bestemme verdien av prosjektet. I denne delen av prosjektet planprosessen, drøfte behov, forventninger, og etablere enomfanget baseline, Budsjett og tidsplan. Dette skaper en solid base for prosjektet arbeidsplan. Vurdere å benytte en prosjektplan mal for å komme i gang. Venngage tilbyr over 30Prosjektplan malerå visualisere din strategi og sikre prosjektets suksess.

Spørsmål du bør vurdere å gjennomgå med interessenter:

Trinn 2: List ut mål, justere OKRs, og skissere prosjektet

Ifølge utøvende ledere, mangel på klare mål står for 37% avprosjektfeil. Uten klare mål, vil du finne at de krav, oppgaver og tidsfrister du setter for prosjektarbeidet plan har ingenting å forankre dem. Men nå som du har en liste over nøkkelStakeholderbehov og deres buy-in, begynner å tilordne dem til mål og OKRs.OKRs er en planlegging og målsetting teknikkgjort kjent av Intel og Google. Prosjektet bør justeres med laget ditt og bedriftens OKRs.

Prøv å skrive ned målene for prosjektet ien prosjektplan bordog koble dem til de interessenter kravene de adressen. Derfra bygge ut strukturen, milepæler, og oppgaver som kreves for å nå disse målene. For eksempel kan prosjektet eller produktlansering i seg selv være en storMilestone, Så det er viktig å vite hvordan du skal gå om det, kanskje ved hjelp av enproduktlansering malfor å gjøre prosessen enklere. Milepæler kan definere innsjekking punkter gjennom hele prosjektet, slik at alle er klar over hva fremgang ser ut, hva forventningene er, og når de vil bli målt.

Trinn 3: Lag en prosjektomfang dokument

Nå som du har prosjektet skissert, dine oppgaver på linje med mål, og buy-in fra teamet, til det er på tide å opprette enprosjektets omfang dokumentdetaljering prosjektelementer du har oppført i trinn 2.

Se på hverleveranseog definerer rekke oppgaver som må gjennomføres for å oppnå hver av dem. For hveroppgaveBestemme hvor lang tid det vil ta, de nødvendige ressursene, og som skal være ansvarlig for utførelsen. Ferdigstille og registrere prosjektinformasjon slik at alle har en enkelt kilde av sannhet. Gjøre dokumentet lett deles,som i prosjektstyringsverktøyFor å redusere sjansen for kostbare misforståelser.

Mens forbereder prosjektetomfangdokumentasjon og beregningopptjent verdibør være standard praksis, 1 i 4 prosjektledere undersøkt i Wellingstone's State of Project Management Surveysa at de "aldri" eller "noen ganger" forbereder standard scoping dokumenter. Å skape en sikrer at du skiller seg ut fra mengden og hjelper alle med å holde på samme side.

Trinn 4. Lag en detaljert prosjektplan

Med dine mål, oppgaver og milepæler som allerede er skissert for deg, er det på tide å begynne å koble prosjektet til en tidsplan. ENGantt Chart.er et praktisk verktøy som hjelper degBare visualisere prosjektet ditt tidslinje. Det er en interaktiv tidslinje som gir deg et komplett syn på prosjektets fremgang, arbeidsomfang og avhengigheter.

Avhengigheter er oppgaver som må fylles ut før andre oppgaver kan begynne. Når du plotter ut oppgaver, bruksubtasks.for å hjelpe deg med å bryte opp større i mindre. Dette kan gjøre rapportering (du kan sjekke ut vår guide påSlik skriver du en prosjektledelsesrapport!) Ogressursforvaltninglettere. La oss definere hver:

Pro Tips:Vil ha på en liten hemmelighet? Når du setter dem opp, legger du til puter til viktige oppgaver, så du har wiggle-rom for brannøvelser eller uventede flaskehalser - for eksempel hvis en klient trenger ekstra tid til å gjennomgå eller et lagmedlem i syke. I en perfekt verden kan noen oppgaver ta en dag. Så kanskje du gjør det to i planen din. Du trenger ikke å gi hver oppgave en pute skjønt. Veier risikoen og legg det der det gir mest mening. Fremtiden vil du takke deg.

Trinn 5: Definer rollene, ansvarene og ressursene

Ressurser er folket, utstyret eller pengene som trengs for å fullføre et prosjekt. Når du har valgt verktøyene dine og fått et budsjett, ikke glem ditt folk. Selv folk som allerede vet hvordan å skrive enProsjektarbeidsplanOg har gjort det hundre ganger kan undervurdere deres arbeidskraftbehov.

EN Raci diagram hjelperDu bestemmer spesifikt hvem som vil gjøre hva for prosjektet ditt. Det er en matrise av alle prosjektets oppgaver, parret med WHOs ansvarlige (tildelt for å fullføre arbeidet), ansvarlig (har ja / nei / veto kraft), konsultert (trenger å godkjenne eller bidra), og informert (trenger å vite om handlingen eller avgjørelse).Finn alt du trenger å vite om RACI-diagrammer her .

Når du begynner å tildele oppgaver, må du sørge for at du tar hensyn til båndbredde. Klargjøre ansvaret og forventningene til hver person. Husk det95% av arbeidstakereRapporter å jobbe med mer enn ett lag eller et prosjekt samtidig, og hvis prosjekter ikke er justert, blir arbeidsbelastninger for stressende for lag. Stress forårsaker om lag 50% av arbeidstakere å begynne å lete etter en annen jobb, og 25% for å avslutte sine nåværende jobber i henhold til vår siste rapport omStresspidemien .

Når du planlegger prosjektet ditt, bør du vurdere hvordan du vil filtrere innkommende forespørsler som påvirker prosjektetstidslinje eller budsjett. Å vite detSlik beregner du opptjent verdiFor å overvåke arbeidsnivået som er fullført på et prosjekt mot planen, er det viktig. For prosjektledere, verktøy som UDN Task ManagerRessursKan hjelpe deg med å visualisere oppgavene for prosjektet ditt fra et lags arbeidsflytperspektiv, noe som gir deg synligheten og fleksibiliteten til å balansere arbeidsbelastningen.

Trinn 6: Definer kommunikasjons- og innsjekkingsprosessen

I følgeMcKinsey, ansatte bruker nesten 20% av arbeidsugen som søker etter og samler informasjon. Legger til det, ineffektiv kommunikasjon og samarbeid to avTopp årsaker til stress på arbeidsplassen. Når interessenter må grave gjennom sider med e-post eller stadig be om oppdateringer, blir de frustrert og motivasjonsdips.

Mitigate frustrasjon ved å huske alle prosjektstykker - som eiendeler, samtaler, oppgaver, forfallsdatoer, oppdateringer, rapportering - på et enkelt sted, somet samarbeidsverktøy. Dette gjør det enkelt åAdministrer kunder, Spor fremgang, Del oppdateringer og gjør endringer. Definer hvordan alle skal kommunisere gjennom hele prosjektet og holde det i ett verktøy, slik at alle kan få tilgang til informasjon.

Trinn 7: Planlegg at det ikke går som planlagt

Selv om du er en ekspert og allerede vet hvordan du skriver enprosjektplanSannheten er at alle prosjekter har vendinger - det er det som gjør dem morsomme. Du har gitt deg noen puste rom underplanleggingProsess, du har sørget for at alle kjenner sin rolle, og du har satt opp kommunikasjon.

Men før du starter, sett deg ned og identifiser potensielle problemer som kommende ferier for lagmedlemmer, helligdager eller eksterne lag som kan være involvert. Sett opp en klar kjede av kommando- og listetastontakter i prosjektet. Kommuniser på forhånd om risiko, slik at hele laget kan være forberedt på å takle dem sammen.

Trinn 8: Kast en lanseringsfest!

Hvert vellykket prosjekt trenger en kick-off. Sett et raskt møte med viktige interessenter og ha en klar agenda. Målet ditt bør være å få alle på samme side med mål, roller, prosess og tidslinje. Din agenda bør inkludere alt du har fokusert på i trinnene ovenfor:

Bonus Tips:Du trenger ikke å starte fra grunnen hver gang! Nå som du vet hvordan du skriver en prosjektplan som Jives med teamet ditt, kan duKopier prosjektplanen din til en malå bruke igjen og igjen. Når du vokser, kan du opprette flere maler for bestemte typer prosjektarbeidsplaner. La oss få deg i gang med en gang, medDisse gratis prøveprosjektplanmaler .

Komme til "slutten"

Ser ut som om helgen din er lagret! Værsågod. Du er nå bemyndiget med prosjektplanleggingsprosessen, og etter dette får du en enkel prosjektplanmal for å hjelpe deg med å lede ditt neste prosjekt til suksess - og den neste etter det. Faktisk vil alle disse komplekse prosjektene bli så enkle, kanskje du begynner å føle at du er på ferie. Ikke sant?

Nå som du har mestret hvordan du skriver en prosjektplan, her er de beste prosjektledelsestipsene for å hjelpe teamet ditt til å fungere mer effektivt.