Come scrivere un piano di progetto in 8 semplici passaggi

È venerdì pomeriggio. Hai fatto il check-in con il tuo team, i tuoi progetti sono al bersaglio, e sei preparato per la prossima settimana. Il tuo fine settimana è luminoso.

All'improvviso, il tuo capo arriva alla tua scrivania con notizie entusiasmanti. Dirigerai il prossimo importante multi-teamprogettocon un cliente chiave e il kickoff è la prossima settimana. Questa è un'ottima notizia, ma ora questo spettro mette nel tuo weekend. Dovrai ottenere il progetto organizzato ASAP, ma con così tanti stakeholder coinvolti, devi pensarciCome creare un piano di gestione del progetto .

Il progettopianificazioneIl processo può essere difficile, soprattutto come i progetti diventano più complessi.Secondo Forbes., Il 25% dei progetti tecnologici fallisce a titolo definitivo, che è una statistica lucentezza per i leader del progetto. La buona notizia è che non è necessario essere ungestione di progettoEsperto - o sacrifica il tuo weekend - per pianificare un calcio d'inizio del progetto di successo in breve tempo. Hai solo bisogno di comprendere gli 8 semplici passaggi di come scrivere un piano di progetto.

Come scrivere un piano di progetto in 8 semplici passaggi ...

Passaggio 1: spiegare il progetto agli stakeholder chiave, definire gli obiettivi e ottenere il buy-in iniziale

Il primo passo in qualsiasi progetto è definire il "cosa" e "perché". Le parti interessate chiave hanno l'influenza e l'autorità per determinare se un progetto ha successo, e i loro obiettivi devono essere soddisfatti. Anche se il progetto proviene dal CEO stesso, hai ancora bisogno del loro buy-in.

Utilizzare questa conversazione iniziale per allinearsi, definire gli obiettivi e determinare il valore del progetto. In questa parte del processo di pianificazione del progetto, discutere di esigenze, aspettative e stabilire unBaseline della portata, budget e timeline. Questo crea una base solida per il piano di lavoro del progetto. Considera l'utilizzo di un modello di progettazione per iniziare. Vengazziage offre oltre 30Modelli del piano di progetto.Per visualizzare la tua strategia e garantire il successo del tuo progetto.

Domande dovresti prendere in considerazione la revisione con gli stakeholder:

Passaggio 2: elenca gli obiettivi, allinea l'OKRS e delinea il progetto

Secondo i leader esecutivi, la mancanza di obiettivi chiari rappresenta il 37% difallimento del progetto. Senza obiettivi chiari, scoprirai che i requisiti, i compiti e le scadenze che hai impostato per il tuo piano di lavoro del progetto non abbiano nulla di ancorendo. Ma ora che hai un elenco di chiaveStakeholder.I bisogni e il loro buy-in, iniziano ad assegnarli agli obiettivi e all'OKrs.OKRS sono una tecnica di pianificazione e obiettivoreso famoso da Intel e Google. Il tuo progetto dovrebbe allineare con il tuo team e l'OKR della tua compagnia.

Prova a scrivere gli obiettivi del progetto inUna scheda del piano di progettoe collegarli ai requisiti delle parti interessate che affrontano. Da lì, costruisci la struttura, le pietre miliari e i compiti che servono per raggiungere quegli obiettivi. Ad esempio, il progetto o il lancio del prodotto stesso può essere un grandepietra miliare, quindi è importante sapere come ne andrai, magari usando aModello del piano di lancio del prodottoper semplificare il processo. Le pietre miliari possono definire punti di check-in in tutto il progetto in modo che tutti siano chiari su quali sono i progressi simili, quali sono le aspettative, e quando saranno misurate.

Passaggio 3: creare un documento di ambito del progetto

Ora che hai il progetto delineato, i tuoi compiti sono allineati con gli obiettivi e il buy-in dal team, è il momento di creare aDocumento del progetto di progettoDetalizzazione degli elementi del progetto che hai elencato al punto 2.

Guarda ciascunoconsegnabilee definire la serie di compiti che devono essere completati per realizzare ciascuno. Per ciascunocompito, determinare la quantità di tempo che prenderà, le risorse necessarie e chi sarà responsabile per l'esecuzione. Finalizzare e registrare i dettagli del progetto in modo che tutti abbiano una singola fonte di verità. Rendere il documento facilmente condivisibile,Come nel tuo strumento di gestione del progetto, al fine di ridurre la possibilità di costosi malconunicazioni.

Mentre si prepara il progettoscopoDocumentazione e calcolovalore guadagnatodovrebbe essere una pratica standard, 1 in 4 project manager intervistati in Sondaggio di gestione del progetto di Wellingstoneha detto che "mai" o "a volte" preparano documenti di scoping standard. La creazione di uno ti garantisce di distinguersi dalla folla e aiuta tutti a rimanere sulla stessa pagina.

Passaggio 4. Craft Un programma di progetto dettagliato

Con i tuoi obiettivi, i tuoi compiti e le pietre miliari già delineati per te, è ora di iniziare a collegare il tuo progetto in una pianificazione. UNdiagramma di Ganttè uno strumento utile che ti aiutaVisualizza facilmente la tua timeline del progetto. È una cronologia interattiva che ti offre una visione completa dei progressi del progetto, del campo di lavoro e delle dipendenze.

Le dipendenze sono attività che devono essere completate prima che possano iniziare altre attività. Mentre traccia compiti, usasubttasks.Per aiutarti a rompere quelli più grandi in quelli più piccoli. Questo può rendere il reporting (puoi controllare la nostra guidaCome scrivere un rapporto di gestione del progetto!) egestione delle risorsePiù facile. Definiamo ciascuno:

Suggerimento PRO:Vuoi in un piccolo segreto? Quando li si imposta, aggiungi cuscini alle attività chiave, in modo da avere una stanza del wiggle per esercitazioni antincendio o colli di bottiglia imprevisti, ad esempio se un client ha bisogno di tempo extra per la revisione o un membro del team chiama malato. In un mondo perfetto, alcuni compiti potrebbero richiedere un giorno. Quindi forse ne fai due nel tuo piano. Non c'è bisogno di dare a ogni compito un cuscino però. Pesare i rischi e aggiungilo dove ha più senso. Futuro ti ringrazierai.

Passaggio 5: definire i ruoli, le responsabilità e le risorse

Le risorse sono persone, attrezzature o denaro necessarie per completare un progetto. Una volta selezionati i tuoi strumenti e ottenuto un budget, non dimenticare la tua gente. Anche gente che già sa come scrivere aPiano di lavoro del progettoe averlo fatto cento volte può sottovalutare i loro bisogni del lavoro.

UN Guida del grafico RACI.Deterri specificamente chi farà ciò che per il tuo progetto. È una matrice di tutti i compiti di un progetto, accoppiata con chi è responsabile (assegnato per completare il lavoro), responsabile (ha sì / no / veto power), consultato (deve approvare o contribuire) e informato (deve sapere sull'azione o decisione).Trova tutto il necessario per sapere sui grafici di racci qui .

Mentre inizi a assegnare compiti, assicurati di prendere in considerazione la larghezza di banda. Chiarire le responsabilità e le aspettative di ogni persona. Tieni presente che95% dei lavoratoriSegnala Lavorare su più di una squadra o di un progetto contemporaneamente e se i progetti non sono allineati, i carichi di lavoro diventano troppo stressanti per le squadre. Lo stress cause circa il 50% dei lavoratori per iniziare a cercare un altro lavoro e il 25% per lasciare del tutto il loro attuale lavori, secondo il nostro recente rapporto suL'epidemia di stress. .

Mentre pianifica il tuo progetto, considera come filtrare le richieste in entrata che hanno un impatto sul progettoTimeline o budget. ConoscenzaCome calcolare il valore guadagnatoPer monitorare il livello di lavoro completato su un progetto contro il piano è imperativo. Per i project manager, strumenti come UDN Task Manager.RisorsaPuò aiutarti a visualizzare le attività per il tuo progetto da una prospettiva del flusso di lavoro di squadra, dandoti la visibilità e la flessibilità di bilanciare i carichi di lavoro.

Passaggio 6: definire il processo di comunicazione e check-in

SecondoMcKinsey., i dipendenti trascorrono quasi il 20% della settimana lavorativa alla ricerca e alla raccolta di informazioni. L'aggiunta di ciò, la comunicazione inefficiente e la collaborazione sono due deiTop Cause di stress sul posto di lavoro. Quando gli stakeholder devono scavare attraverso pagine di e-mail o chiedere costantemente aggiornamenti, ottengono dipenti frustrati e di motivazione.

Mitigare la frustrazione ospitando tutti i pezzi del progetto - come beni, conversazioni, attività, date dovute, aggiornamenti, reporting - in un'unica posizione, comeuno strumento di collaborazione. Questo rende facileGestisci i clienti, Tracciare i progressi, condividere gli aggiornamenti e fai modifiche. Definire come tutti dovrebbero comunicare in tutto il progetto e tenerlo in uno strumento in modo che tutti possano accedere alle informazioni.

Passaggio 7: piano per non andando come previsto

Anche se sei un esperto e già sai come scrivere aschema del progetto, la verità è che tutti i progetti hanno torsioni e giri - questo è ciò che li rende divertenti. Ti sei dato un po 'di respirazione durante ilpianificazioneProcesso, hai assicurato che tutti conoscano il loro ruolo e hai impostato la comunicazione.

Ma prima di lanciare, siediti e identificare potenziali problemi come le prossime vacanze per i membri del team, le festività o le squadre esterne che potrebbero essere coinvolte. Impostare una chiara catena di comando e elenco contatti chiave all'interno del progetto. Comunicare in anticipo sui rischi in modo che tutta la squadra possa essere preparata ad affrontarle insieme.

Passaggio 8: lanciare una festa di lancio!

Ogni progetto di successo ha bisogno di un kick-off. Imposta una riunione rapida con gli stakeholder chiave e hanno una chiara agenda. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di ottenere tutti sulla stessa pagina con obiettivi, ruoli, processo e timeline. La tua agenda dovrebbe includere tutto ciò che ti sei concentrato sui passaggi precedenti:

Suggerimento Bonus:Non devi iniziare da zero ogni volta! Ora che sai come scrivere un piano di progetto che Jives con la tua squadra, puoiCopia il piano del progetto in un modelloper usare ancora e ancora. Mentre cresci, puoi creare più modelli per specifici tipi di piani di lavoro del progetto. Facciamo iniziare subito, conQuesti modelli di pianificazione del progetto di esempio gratuito .

Arrivare a "la fine"

Sembra che il tuo weekend sia salvato! Prego. Ora ti è autorizzato con il processo di pianificazione del progetto e, dopo questo, avrai un semplice modello di progettazione di progetti per aiutarti a guidare il tuo prossimo progetto al successo - e il prossimo dopo. In effetti, tutti questi progetti complessi diventerà così facili, forse inizierai a sentire come se fossi in vacanza. Destra?

Ora che hai padroneggiato come scrivere un piano di progetto, ecco i migliori consigli di gestione del progetto per aiutare la tua squadra a lavorare in modo più efficiente.