8 kolay adımda bir proje planı nasıl yazılır
Cuma öğleden sonra. Ekibinizle kontrol ettiniz, projeleriniz hedefte ve gelecek hafta için hazırsınız. Hafta sonun aydınlık görünüyor.
Birdenbire, patronun heyecan verici haberlerle masanıza geliyor. Bir sonraki ana çoklu ekibe gidersinizprojeKilitli bir müşteri ile ve Kickoff gelecek hafta. Bu harika bir haber, ama şimdi bu hayalet hafta sonunuz boyunca tezgahlar. Projeyi en kısa sürede organize etmeniz gerekecek, ancak ilgili birçok paydaşla, düşünmeniz gerekir.Proje Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur .
ProjeplanlamaProses, özellikle projeler daha karmaşık hale geldikçe zor olabilir.Forbes'e göreTeknoloji projelerinin% 25'i, proje liderleri için kasvetli bir istatistiktir. İyi haber, olmana gerek yok.proje YönetimiUzman - ya da haftasonuzu feda et - kısa sürede başarılı bir proje başladı. Bir proje planının nasıl yazılacağı hakkında 8 basit adımını anlamanız gerekir.
8 kolay adımda bir proje planı nasıl yazılır ...
Adım 1: Projeyi kilit paydaşlara açıklayın, hedefleri tanımlayın ve başlangıç alımını alınız.
Herhangi bir projedeki ilk adım, "ne" ve "neden" tanımlamaktır. Temel paydaşlar, bir projenin başarılı olup olmadığını belirlemek için etkiye ve otoriteye sahiptir ve hedefleri memnun olmalıdır. Proje CEO'ndan gelse bile, yine de katılımlarına ihtiyacınız var.
Hizalanmak, hedefleri tanımlamak ve projenin değerini belirlemek için bu ilk konuşmayı kullanın. Proje planlama sürecinin bu bölümünde, ihtiyaçları, beklentilerini tartışmak ve kurmakKapsam taban çizgisi, bütçe ve zaman çizelgesi. Bu, proje çalışma planınız için sağlam bir temel oluşturur. Başlamak için bir proje planı şablonunu kullanmayı düşünün. Venngage 30'dan fazla teklifProje Planı Şablonlarıstratejinizi görselleştirmek ve projenizin başarısını sağlamak.
Paydaşlarla gözden geçirmeyi düşünmeniz gereken sorular:
Adım 2: Hedefleri listele, OKR'leri Hizala ve Projeyi özetle
İcra liderlerine göre, net hedeflerin eksikliği% 37'dir.Proje arızası. Net hedefler olmadan, proje çalışma planınız için belirlediğiniz gereksinimlerin, görevlerin ve son teslim tarihlerinin onları demirleyen hiçbir şeyin olmadığını göreceksiniz. Ama şimdi bir anahtarın listesine sahipsinmenfaat sahibiİhtiyaçlar ve katılımları, onları hedeflere ve okrlara atmaya başlar.Okrs bir planlama ve hedef belirleme tekniğidirIntel ve Google tarafından ünlü yaptı. Projeniz ekibiniz ve şirketinizin Okrs ile aynı hizada olmalıdır.
Proje hedeflerini yazmayı deneyinProje Planı Kuruluve onları ele aldıkları paydaş gereksinimlerine bağlayın. Oradan, bu hedeflere ulaşmak için yaptığı yapı, kilometre taşları ve görevleri ortaya çıkarın. Örneğin, proje veya ürün lansmanı kendisi büyük olabilirdönüm noktası, bu yüzden nasıl gideceğinizi bilmek önemlidir, belki de birÜrün başlatma planı şablonusüreci kolaylaştırmak için. Kilometre taşları, proje boyunca check-in noktalarını tanımlayabilir, böylece herkes, beklentilerin neye benzediğine ve ne zaman ölçüleceğinin neye benzediğini açıklar.
Adım 3: Bir proje kapsamı belgesi oluşturun
Şimdi, projenin ana hatlarını belirttiğinizde, görevleriniz hedeflerle aynı hizada ve takımdan alıyorsunuz, bir yaratma zamanıProje Kapsam Belgesi2. adımda listelendiğiniz proje öğelerinin detaylandırılması.
Her birine bakteslim edilebilirve her birini gerçekleştirmek için tamamlanması gereken görevler dizisini tanımlayın. Her biri içingörev, alınacak zaman miktarını belirlemek, gerekli olan kaynaklar ve yürütmeden sorumlu olacaktır. Proje ayrıntılarını kesinleştirin ve kaydedin, böylece herkesin tek bir gerçek kaynağı vardır. Belgeyi kolayca paylaşılabilir hale getirin,Proje Yönetimi aracınızda olduğu gibi, maliyetli yanlış iletişim olasılığını azaltmak için.
Proje hazırlarkenkapsamBelgeler ve Hesaplamakazanılmış değerStandart uygulama, 1'de 4 proje yöneticisinde Wellingstone'un Proje Yönetimi Anketi Durumu"Asla" ya da "bazen" standart kapsam verme belgelerini hazırladıklarını söyledi. Biri oluşturmak, kalabalıktan ayırmanızı sağlar ve herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olur.
Adım 4. Detaylı bir proje programını hazırlayın
Hedefleriniz, görevleriniz ve zaten sizin için özetlenen kilometre taşlarınızla, projenizi bir programa takmaya başlamanın zamanı geldi. AGantt şemasısize yardımcı olan kullanışlı bir araçtırProje zaman çizelgenizi kolayca görselleştirin. Projenin ilerlemesinin, çalışma kapsamına ve bağımlılıklarının tam bir görüntüsünü sunan etkileşimli bir zaman çizelgesidir.
Bağımlılıklar, diğer görevler başlamadan önce tamamlanması gereken görevlerdir. Görevleri çizerken, kullanınaltlıklardaha büyük olanları daha küçük olanlara ayırmanıza yardımcı olmak için. Bu raporlama yapabilir (rehberimizi kontrol edebilirsiniz)Proje Yönetimi Raporu Nasıl Yazılır!) vekaynak yönetimiDaha kolay. Her birini tanımlayalım:
Pro İpucu:Biraz sırrı ister misin? Onları ayarlarken, kilit görevlere yastıklar ekleyin, böylece yangın tatbikatları veya beklenmedik darboğazlar için kıpırdama odasınız var - örneğin, bir müşterinin gözden geçirilmesi için ekstra zamana ya da bir ekip üyesi aramalarına ihtiyaç duyarsa. Mükemmel bir dünyada, bazı görevler bir gün sürebilir. Öyleyse belki planında ikisini yaparsın. Her görevi bir yastık vermeye gerek yok. Riskleri tartın ve en anlamlı olduğu yerde ekleyin. Gelecek sana teşekkür edeceksin.
Adım 5: Rolleri, Sorumlulukları ve Kaynakları Tanımlayın
Kaynaklar, bir projeyi tamamlamak için gereken insanlar, ekipman veya paradır. Araçlarınızı seçtikten ve bir bütçe edindikten sonra, halkınızı unutmayın. Nasıl yazacağını zaten bilen insanlar bileProje Çalışma Planıve yüzlerce kez işgücü ihtiyaçlarını hafife alabiliyordu.
A Raci grafiği yardımcı olurÖzellikle projeniz için ne yapacağınızı belirlersiniz. Bu, tüm bir projenin görevlerinin bir matrisi, kimin sorumlu (işi tamamlamaya atanmış), sorumlu (evet / hayır / veto gücüne sahip), danışın (onaylaması veya katkıda bulunması gerekir) ve bilgilendirilir (eylem hakkında bilgi sahibi olur. veya karar).Burada raci çizelgeleri hakkında bilmeniz gereken her şeyi bulun .
Görev atamaya başladığınızda, bant genişliğini göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun. Her kişinin sorumluluklarını ve beklentilerini netleştirin. Aklında tutİşçilerin% 95'iBirden fazla ekip veya proje üzerinde çalışmayı aynı anda ve eğer projeler hizalanmazsa, iş yükleri takımlar için stresli hale gelir. Stres, işçilerin yaklaşık% 50'sinin başka bir iş aramaya başlamasına neden olur ve son raporumuza göre, mevcut işlerini tamamen bırakması için% 25'tir.Stres salgını .
Projenizi planlarken, projeyi etkileyen gelen talepleri nasıl filtreleyeceğinizi düşününZaman çizelgesi veya bütçe. TanımakKazanılan değer nasıl hesaplanırPlana karşı bir projede tamamlanan iş seviyesini izlemek zorunludur. Proje yöneticileri için, UDN Görev YöneticisiKaynakProjenizin görevlerini bir ekip iş akışı perspektifinden görselleştirmenize yardımcı olabilir, iş yüklerini dengelemek için görünürlük ve esneklik sağlar.
Adım 6: İletişim ve Check-in işlemini tanımlayın
Buna göreMcKinsey, çalışanlar, çalışma haftasının yaklaşık% 20'sini aradılar ve bilgi toplarlar. Buna ek olarak, verimsiz iletişim ve işbirliği ikiişyerinde stresin üst sebepleri. Paydaşlar e-postaların sayfalarını kazmak zorunda kaldığında veya sürekli güncellemeler istediklerinde, sinirli ve motivasyon dipleri alırlar.
Tüm proje parçalarının tümü, varlıklar, konuşmalar, görevler, son tarihler, güncellemeler, raporlama - gibi, tüm proje parçaları gibi hayal kırıklığını azaltınBir işbirliği aracı. Bu onu kolaylaştırırMüşterileri Yönet, ilerlemeyi izleyin, güncellemeleri paylaşın ve düzenlemeler yapın. Herkesin proje boyunca nasıl iletişim kurması ve bir araçta tutulduğunu tanımlayın, böylece herkes bilgilere erişebilir.
Adım 7: Planlandığı gibi gitmemesini planlayın
Bir uzman olsanız bile ve zaten nasıl yazılırproje planı, Gerçek şu ki, tüm projelerin bükülmesi ve döndüğüdir - bu onları eğlenceli kılan şey budur. Sırasında kendinize solunum odası verdinizplanlamaSüreç, herkesin rollerini bildiğinden emin oldunuz ve iletişim kurdunuz.
Fakat fırlatmadan önce, oturup oturun ve ekip üyeleri, tatiller veya dahil olabilecek dış ekipler için yaklaşmakta olan tatiller gibi olası sorunları belirleyin. Temiz bir komut zinciri oluşturun ve proje içindeki anahtar kişileri listeleyin. Riskler hakkında açık iletişim kurun, böylece tüm ekip birlikte ele almaya hazırlanabilir.
Adım 8: Bir lansman partisi atın!
Her başarılı projenin tekme ihtiyacı var. Anahtar paydaşlarla hızlı bir toplantı yapın ve net bir gündeminiz var. Hedefiniz, herkesi aynı sayfada hedefler, roller, işlem ve zaman çizelgesi ile elde etmek olmalıdır. Gündeminiz, yukarıdaki adımlara odaklandığınız her şeyi içermelidir:
Bonus İpucu:Her seferinde sıfırdan başlamak zorunda değilsiniz! Artık bir proje planı yazmayı tanıdığınızı bildiğiniz için, takımınızla birlikte jives yapabilirsiniz.Proje planınızı bir şablona kopyalayıntekrar tekrar kullanmak için. Büyüdükçe, belirli proje çalışma planları türleri için birden fazla şablon oluşturabilirsiniz. Hadi hemen başlayalım,Bu ücretsiz örnek proje planı şablonları .
"Sonuna" gitme
Hafta sonunun kaydedildiği gibi görünüyor! Rica ederim. Artık proje planlama süreci ile güçlendiriliyorsunuz ve bundan sonra, bir sonraki projenizi başarıya götürmenize yardımcı olacak basit bir proje planı şablonunuz olacak - ve ondan sonra bir sonraki. Aslında, tüm bu karmaşık projeler çok kolay olacak, belki tatildeyken hissetmeye başlayacaksınız. Doğru?
Artık bir proje planının nasıl yazılacağı konusunda ustalaştığınız için, takımınızın daha verimli çalışmasına yardımcı olmak için proje yönetimi ipuçları.
