Como escrever um plano de projeto em 8 etapas fáceis

É sexta-feira à tarde. Você verificou com sua equipe, seus projetos estão no alvo, e você está preparado para a próxima semana. Seu fim de semana parece brilhante.

De repente, seu chefe chega à sua mesa com notícias emocionantes. Você estará indo na próxima grande equipeprojetocom um cliente-chave, e o kickoff é na próxima semana. Esta é uma ótima notícia, mas agora este espectro se aproxima do seu fim de semana. Você terá que obter o projeto organizado o mais rápido possível, mas com tantas partes interessadas envolvidas, você precisa pensar emComo criar um plano de gerenciamento de projetos .

O projetoplanejamentoO processo pode ser complicado, especialmente como os projetos se tornam mais complexos.De acordo com Forbes.25% dos projetos de tecnologia falham, o que é uma estatística sombria para os líderes do projeto. A boa notícia é que você não precisa ser umGerenciamento de ProjetosEspecialista - ou sacrifique seu fim de semana - planejar um projeto de sucesso em um curto período de tempo. Você só precisa entender os 8 passos simples de como escrever um plano de projeto.

Como escrever um plano de projeto em 8 etapas fáceis ...

Etapa 1: Explique o projeto para as principais partes interessadas, defina as metas e obter o buy-in inicial

O primeiro passo em qualquer projeto é definir o "O que" e "por quê". As principais partes interessadas têm a influência e a autoridade para determinar se um projeto é bem-sucedido e seus objetivos devem ser satisfeitos. Mesmo que o projeto vem do próprio CEO, você ainda precisa de seu buy-in.

Use esta conversa inicial para ser alinhada, definir metas e determinar o valor do projeto. Nesta parte do processo de planejamento do projeto, discuta necessidades, expectativas e estabelecer umLinha de base do escopoorçamento e linha do tempo. Isso cria uma base sólida para o plano de trabalho do seu projeto. Considere a utilização de um modelo de plano de projeto para começar. Vengage oferece mais de 30 anosModelos de plano de projetopara visualizar sua estratégia e garantir o sucesso do seu projeto.

Perguntas que você deve considerar a revisão com as partes interessadas:

Etapa 2: Listar gols, alinhar OKRS e delinear o projeto

De acordo com os líderes executivos, a falta de objetivos claros representa 37%Falha do projeto. Sem objetivos claros, você descobrirá que os requisitos, tarefas e prazos que você definir para o plano de trabalho do projeto não têm nada de ancorá-los. Mas agora que você tem uma lista de chavepartes interessadasnecessidades e seu buy-in, começam a atribuí-los a gols e OKRs.Okrs são uma técnica de definição de planejamento e objetivoFeito famoso pela Intel e pelo Google. Seu projeto deve se alinhar com o seu time e OKRs da empresa.

Tente escrever os objetivos do projeto emUm quadro de plano de projetoe conectá-los aos requisitos das partes interessadas que eles abordam. De lá, construa a estrutura, os marcos e as tarefas necessárias para alcançar esses objetivos. Por exemplo, o projeto ou o lançamento do produto pode ser um grandeMarco, então é importante saber como você irá sobre isso, talvez usando umModelo de plano de lançamento de produtospara facilitar o processo. Os marcos podem definir pontos de check-in em todo o projeto para que todos sejam claros sobre o que se parece, quais são as expectativas, e quando serão medidas.

Etapa 3: Crie um documento de escopo de projeto

Agora que você tem o projeto descrito, suas tarefas alinhadas com metas e buy-in da equipe, é hora de criar umDocumento do escopo do projetoDetalhando os elementos do projeto que você listou na etapa 2.

Olhe para cada um delesentreguee definir a série de tarefas que devem ser concluídas para realizar cada um. Para cadatarefaDetermine a quantidade de tempo que levará, os recursos necessários, e quem será responsável pela execução. Finalize e registre os detalhes do projeto para que todos tenham uma única fonte de verdade. Tornar o documento facilmente compartilhável,Como na sua ferramenta de gerenciamento de projetos, a fim de reduzir a chance de inconquistamento caro.

Enquanto prepara o projetoalcanceDocumentação e Calculandovalor ganhodeve ser prática padrão, 1 em 4 gerentes de projeto pesquisados ​​em Pesquisa de gerenciamento de projetos do Wellingstonedisse que eles "nunca" ou "às vezes" preparam documentos com escopo padrão. Criar um garante que você se destaque da multidão e ajude todos a permanecer na mesma página.

Etapa 4. Artesanize uma programação detalhada do projeto

Com seus objetivos, tarefas e marcos já delineados para você, é hora de começar a conectar seu projeto a uma programação. UMAgráfico de Gantté uma ferramenta útil que ajuda vocêVisualize facilmente o cronograma do seu projeto. É uma linha do tempo interativo que lhe dá uma visão completa do progresso, escopo de trabalho e dependências do projeto.

Dependências são tarefas que precisam ser concluídas antes que outras tarefas possam começar. Como você traça tarefas, usesubtarefas.para ajudá-lo a quebrar os maiores em menores. Isso pode fazer relatórios (você pode conferir nosso guia emComo escrever um relatório de gerenciamento de projetos!) egestão de recursosmais fácil. Vamos definir cada um:

Dica pro:Quer em um pequeno segredo? Ao configurá-los, adicione almofadas a tarefas-chave, para que você tenha espaço para exercícios de fogo ou gargalos inesperados - por exemplo, se um cliente precisar de tempo extra para revisar ou um membro da equipe chamar de doente. Em um mundo perfeito, algumas tarefas podem levar um dia. Então talvez você faça dois em seu plano. Não há necessidade de dar todas as tarefas uma almofada embora. Pese os riscos e adicione-o onde faz mais sentido. Futuro você vai agradecer a você.

Etapa 5: definir os papéis, responsabilidades e recursos

Recursos são as pessoas, equipamentos ou dinheiro necessários para concluir um projeto. Depois de selecionar suas ferramentas e obtenha um orçamento, não se esqueça do seu povo. Mesmo as pessoas que já sabem escrever umPlano de trabalho do projetoe ter feito isso cem vezes pode subestimar suas necessidades de trabalho.

UMARaci Chart ajudaVocê determina especificamente quem fará o que para o seu projeto. É uma matriz de todas as tarefas de um projeto, emparelhadas com quem é responsável (designado para concluir o trabalho), responsável (tem energia sim / não / veto), consultado (precisa aprovar ou contribuir) e informado (precisa saber sobre a ação ou decisão).Encontre tudo que você precisa saber sobre os gráficos de Raci aqui .

Como você começa a atribuir tarefas, certifique-se de levar em consideração a largura de banda. Esclarecer as responsabilidades e expectativas de cada pessoa. Tenha em mente que95% dos trabalhadoresRelatório trabalhando em mais de uma equipe ou projeto concomitantemente e se os projetos não estiverem alinhados, as cargas de trabalho se tornarem muito estressantes para as equipes. O estresse provoca cerca de 50% dos trabalhadores para começar a procurar outro emprego e 25% para desistir de seus trabalhos atuais, de acordo com nosso recente relatório sobreA epidemia de estresse .

Ao planejar seu projeto, considere como você filtrará solicitações de entrada que impactam o projetocronograma ou orçamento. SabendoComo calcular o valor ganhoPara monitorar o nível de trabalho concluído em um projeto contra o plano é imperativo. Para gerentes de projeto, ferramentas como Gerenciador de tarefas UDN.RecursoPode ajudá-lo a visualizar as tarefas para o seu projeto a partir de uma perspectiva de fluxo de trabalho da equipe, fornecendo a visibilidade e flexibilidade para equilibrar as cargas de trabalho.

Etapa 6: Defina o processo de comunicação e check-in

De acordo comMcKinsey., os funcionários gastam quase 20% da semana de trabalho, procurando e coletando informações. Adicionando a isso, a comunicação ineficiente e a colaboração são dois dosAs principais causas de estresse no local de trabalho. Quando as partes interessadas precisam cavar páginas de e-mails ou pedir constantemente as atualizações, elas ficam frustradas e à motivação.

Mitigar a frustração por alojamento de todas as peças de projeto - como ativos, conversas, tarefas, datas de vencimento, atualizações, relatórios - em um único local, comouma ferramenta de colaboração. Isso facilita aGerenciar clientes, Acompanhe o progresso, compartilhe atualizações e faça edições. Defina como todos devem se comunicar ao longo do projeto e mantê-lo em uma ferramenta para que todos possam acessar informações.

Passo 7: Plano para não ir como planejado

Mesmo se você é um especialista e já sabe escrever umplano de projeto, a verdade é que todos os projetos têm reviravoltas - é isso que os torna divertidos. Você se deu alguma sala de respiração durante oagendamentoProcesso, você se certificou de que todos conhem seu papel, e você configurou a comunicação.

Mas antes de você lançar, sente-se e identifique problemas em potencial como as próximas férias para os membros da equipe, feriados ou equipes externas que possam estar envolvidas. Configure uma cadeia clara de comando e lista contatos-chave dentro do projeto. Comunique-se com os riscos para que toda a equipe possa estar preparada para enfrentá-las juntas.

Etapa 8: jogue uma festa de lançamento!

Todo projeto de sucesso precisa de um pontapé inicial. Defina uma reunião rápida com as principais partes interessadas e tenha uma agenda clara. Seu objetivo deve ser para obter todos na mesma página com metas, papéis, processos e cronograma. Sua agenda deve incluir tudo o que você se concentrou nas etapas acima:

Dica de bônus:Você não precisa começar do arranhão toda vez! Agora que você sabe escrever um plano de projeto que Jive com sua equipe, você podeCopie seu plano de projeto em um modelopara usar de novo e de novo. À medida que você cresce, você pode criar vários modelos para tipos específicos de planos de trabalho de projeto. Vamos começar você imediatamente, comEstes modelos de plano de projeto de amostra grátis .

Chegando a "o fim"

Parece que seu fim de semana é salvo! De nada. Agora você está habilitado com o processo de planejamento do projeto e, depois disso, você terá um modelo de plano simples de projeto para ajudá-lo a levar seu próximo projeto ao sucesso - e o próximo depois disso. Na verdade, todos esses projetos complexos se tornarão tão fáceis, talvez você começará a se sentir como se estivesse de férias. Certo?

Agora que você dominou como escrever um plano de projeto, aqui estão as principais dicas de gerenciamento de projetos para ajudar sua equipe a trabalhar com mais eficiência.