Jak napisać plan projektu w 8 prostych krokach

To piątkowe popołudnie. Sprawdziłeś w swoim zespole, Twoje projekty są na cel, a jesteś przygotowany na przyszły tydzień. Twój weekend wyglądający jasno.

Nagle twój szef przychodzi do swojego biurka z ekscytującymi wiadomościami. Będziesz zmierzać następny główny zespółprojektZ kluczem klientem, a Kickoff jest w przyszłym tygodniu. To świetna wiadomość, ale teraz ta widmo się kręci w weekend. Będziesz musiał uzyskać projekt zorganizowany jak najszybciej, ale z tak wielu interesariuszami, musisz myśleć oJak utworzyć plan zarządzania projektami .

ProjektplanowanieProces może być trudny, zwłaszcza, że ​​projekty stają się bardziej złożone.Według Forbes.25% projektów technologicznych nie zawodzi zawieszenia, co jest ponurą statystyką dla liderów projektu. Dobrą wiadomością jest nie musisz byćZarządzanie projektamiEkspert - lub poświęcić weekend - planować udany projekt rozpoczynający się w krótkim czasie. Wystarczy zrozumieć 8 prostych kroków, jak pisać plan projektu.

Jak napisać plan projektu w 8 prostych krokach ...

Krok 1: Wyjaśnij projekt kluczowych interesariuszy, definiować cele i uzyskaj początkowy wpis

Pierwszym krokiem w każdym projekcie jest zdefiniowanie "co" i "dlaczego". Kluczowi interesariusze mają wpływ i uprawnienia do ustalenia, czy projekt się powiódł, a ich cele muszą być spełnione. Nawet jeśli projekt pochodzi z samego CEO, nadal potrzebujesz ich wpisu.

Użyj tej początkowej rozmowy, aby uzyskać wyrównanie, definiować bramki i określić wartość projektu. W tej części procesu planowania projektu omówić potrzeby, oczekiwania i ustanowićZakres Baseline., budżet i osi czasu. Tworzy to solidną bazę dla planu pracy projektu. Rozważ wykorzystanie szablonu projektu, aby rozpocząć. Vennngage oferuje ponad 30Szablony planów projektuWizualizacja swojej strategii i zapewnienia sukcesu twojego projektu.

Pytania należy rozważyć przegląd z zainteresowanymi stronami:

Krok 2: Wymień cele, wyrównaj Okrs i zarys projekt

Według liderów wykonawczych brak jasnych celów stanowi 37%awaria projektu. Bez jasnych celów okaże się, że wymagania, zadania i terminy ustawione dla planu pracy projektu nie mają ich nic nie zakotwiczenia. Ale teraz masz listę kluczainteresariusze.potrzeby i ich wpisowe, zaczynają przypisywać je do celów i Okrs.Okrs to technika ustawień planistycznych i celowychSławny przez Intel i Google. Twój projekt powinien wyrównać ze swoim zespołem i okrami firmy.

Spróbuj napisać cele projektuRada planu projektui podłącz je do wymagań dotyczących interesariuszy. Stamtąd zbuduj strukturę, kamienie milowe i zadania, aby dotrzeć do tych celów. Na przykład, sam projekt lub produkt może być dużykamień milowy, więc ważne jest, aby wiedzieć, jak pójdziesz na to, być może za pomocąSzablon planu uruchamiania produktuułatwić proces. Kamienie milowe mogą definiować punkty zameldowania w całym projekcie, aby każdy był jasny, jak wygląda postępy, jakie są oczekiwania, a kiedy zostaną zmierzone.

Krok 3: Utwórz dokument zakresu projektu

Teraz, gdy przedstawiono projekt, Twoje zadania wyrównane z celem i wykup z zespołu, nadszedł czas, aby stworzyćDokument zakresu projektu.Szczegóły elementów projektu, które wymieniłeś w kroku 2.

Spójrz na każdydostarczonyI zdefiniuj serię zadań, które należy wypełnić, aby osiągnąć każdy. Dla każdegozadanie, Określ ilość czasu, który podejmie, niezbędne zasoby, a kto będzie odpowiedzialny za wykonanie. Sfinalizuj i zapisuj szczegóły projektu, aby każdy ma pojedyncze źródło prawdy. Spraw, aby dokument był łatwy do udostępniania,jak w narzędzia do zarządzania projektami, aby zmniejszyć szansę na kosztowne miscommunication.

Przygotowując projekt.zakresDokumentacja i obliczenieZarobana wartośćpowinien być standardową praktyką, 1 w 4 badanych menedżerach projektu Stan badania zarządzania projektami WellingstonePowiedział, że "nigdy" lub "czasami" przygotowują standardowe dokumenty z zakresu skopań. Tworzenie jednego zapewnia wyróżnianie się z tłumu i pomaga wszystkim pozostać na tej samej stronie.

Krok 4. Rzeźmy szczegółowy harmonogram projektu

Z twoich celów, zadań i kamieni milowych już przedstawiono dla Ciebie, nadszedł czas, aby rozpocząć podłączenie projektu w harmonogramie. AWykres Ganttato poręczne narzędzie, które ci pomagaŁatwo wizualizować oś czasu projektu. Jest to interaktywna osi czasu, która zapewnia pełny widok postępu projektu, zakresu pracy i zależności.

Zależności to zadania, które należy zakończyć przed rozpoczęciem innych zadań. W miarę wykreślania zadań, użyjpodtokAby pomóc Ci rozbić większe na mniejsze. Może to sprawić, że raportowanie (możesz sprawdzić nasz przewodnikJak napisać raport z zarządzania projektami!) orazzarządzanie zasobamiłatwiej. Zdefiniujmy każdy:

Pro Wskazówka:Chcesz w małej tajemnicy? Gdy je ustawiasz, dodaj poduszki do kluczowych zadań, więc masz pomieszczenie wiggle na wiertarki przeciwpożarowe lub nieoczekiwane wąskie gardła - na przykład, jeśli klient potrzebuje dodatkowego czasu na przejrzenie lub członek zespołu wzywa chorym. W idealnym świecie niektóre zadania mogą potrwać dzień. Więc może zrobisz to dwa w swoim planie. Nie musisz jednak dać każdej zadania poduszki. Zważyć ryzyko i dodaj go tam, gdzie to ma największy sens. Przyszłość, którą ci dziękujesz.

Krok 5: Zdefiniuj role, obowiązki i zasoby

Zasoby są ludźmi, sprzętem lub pieniędzmi potrzebnymi do wypełnienia projektu. Po wybraniu narzędzi i uzyskasz budżet, nie zapomnij o swoich ludziach. Nawet ludzie, którzy już wiedzą, jak pisaćPlan pracy projektuI zrobili tak stu razy, może lekceważyć ich potrzeby pracy.

A Mapa Raci pomagaOkreślasz konkretnie, kto zrobi to, co dla twojego projektu. Jest to macierz wszystkich zadań projektu, sparowany, kto jest odpowiedzialny (przypisany do uzupełnienia pracy), odpowiedzialny (ma moc / no / Veto Power), konsultowany (musi zatwierdzić lub przyczynić się) i poinformować (musi wiedzieć o akcji) lub decyzja).Znajdź wszystko, co musisz wiedzieć o wykresach RACI .

Jak zaczynasz przypisywać zadania, upewnij się, że bierzesz pod uwagę przepustowość. Wyjaśnić obowiązki i oczekiwania każdej osobie. Weź pod uwagę, że95% pracownikówRaport pracujący na temat więcej niż jednego zespołu lub projektu jednocześnie i jeśli projekty nie są wyrównane, obciążenia stają się zbyt stresujące dla drużyn. Stres powoduje, że około 50% pracowników do rozpoczęcia szukania innej pracy, a 25%, aby całkowicie zrezygnować z naszego aktualnego zadania, zgodnie z naszym ostatnim raportemEpidemia stresu .

W miarę planu projektu rozważ, jak filtrować wnioski przychodzące, które wpływają na projektosi czasu lub budżet. PorozumiewawczyJak obliczyć wartość zarobionąAby monitorować poziom pracy zakończonej w projekcie wobec planu, jest konieczne. Dla kierowników projektów, narzędzia takich jak Menedżer zadań UDN.RatunekMoże pomóc Ci wizualizować zadania dla projektu z perspektywy przepływu pracy zespołowej, dając widoczność i elastyczność do zrównoważenia obciążeń.

Krok 6: Zdefiniuj komunikację i zameldowanie

WedługMckinsey., Pracownicy spędzają prawie 20% tygodnia pracy, poszukując i zbierają informacje. Dodanie do tego, nieefektywna komunikacja i współpraca to dwa zNajlepsze przyczyny stresu w miejscu pracy. Gdy interesariusze muszą wykopać strony e-maili lub stale poprosić o aktualizacje, dostają sfrustrowane i motywacyjne spadki.

Złagodzić frustrację przez obudowę wszystkich elementów projektu - jak aktywa, rozmowy, zadania, terminy, aktualizacje, raportowanie - w jednym miejscu, jakNarzędzie do współpracy. To ułatwiaZarządzaj klientami., Track Progress, Podziel się aktualizacjami i dokonuj edycji. Określ, w jaki sposób wszyscy powinni komunikować się w całym projekcie i utrzymywać go w jednym narzędzia, więc każdy może uzyskać dostęp do informacji.

Krok 7: Planuj, że nie będzie planowany

Nawet jeśli jesteś ekspertem i już wiesz, jak pisaćPlan projektu, Prawda jest taka, że ​​wszystkie projekty mają zwroty i odwracają się - to sprawia, że ​​zabawy. Dałeś sobie pokój oddechowy podczasplanowanieProces, upewniłeś się, że wszyscy znają swoją rolę i skonfigurowałeś komunikację.

Ale przed rozpoczęciem, usiądź i zidentyfikować potencjalne problemy, takie jak nadchodzące wakacje dla członków zespołu, wakacji lub zewnętrznych zespołów, które mogą być zaangażowane. Skonfiguruj wyraźny łańcuch polecenia i lista kluczowych kontaktów w ramach projektu. Komunikuj się z zagrożeniem na temat ryzyka, więc cały zespół może być przygotowany do rozwiązania ich razem.

Krok 8: Rzuć imprezę uruchamiania!

Każdy pomyślny projekt wymaga odrzucenia. Ustaw szybkie spotkanie z kluczowymi interesariuszami i mają jasny porządek obrad. Twoim celem powinno być, aby wszyscy na tej samej stronie z celami, ról, procesu i osi czasu. Twój porządek obrad powinien obejmować wszystko, na czym koncentrujesz w powyższych krokach:

Bonusowa wskazówka:Nie musisz zaczynać od zarysowania za każdym razem! Teraz, gdy wiesz, jak napisać plan projektu, który jeves z twoim zespołem, możeszSkopiuj swój plan projektu do szablonuużywać ponownie i ponownie. W miarę rozwoju można utworzyć wiele szablonów dla określonych rodzajów planów pracy projektu. Zacznijmy od razuTe bezpłatne przykładowe szablony planu projektu .

Dojazd do "końca"

Wygląda na to, że twój weekend jest zapisany! Proszę bardzo. Teraz jest obecnie upoważniony z procesem planowania projektu, a następnie będziesz miał prosty szablon planu projektu, który pomoże Ci prowadzić następny projekt do sukcesu - i następnego potem. W rzeczywistości wszystkie te złożone projekty stają się tak łatwe, może zaczniesz czuć się jak jesteś na wakacjach. Prawidłowy?

Teraz, gdy opanowałeś, jak napisać plan projektu, oto najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania projektami, aby pomóc zespołowi bardziej skutecznie pracować.