Hoe een projectplan in 8 eenvoudige stappen te schrijven

Het is vrijdagmiddag. Je hebt met je team ingecheckt, je projecten staan ​​op het doelwit en je bent voorbereid voor volgende week. Je weekend ziet er fel uit.

Plots komt je baas naar je bureau met spannend nieuws. Je gaat naar het volgende grote multi-teamprojectMet een sleutelcliënt, en de Kickoff is volgende week. Dit is geweldig nieuws, maar nu wigt deze spook over je weekend. Je moet het project zo snel mogelijk organiseren, maar met zoveel belanghebbenden, moet je nadenkenHoe een projectbeheerplan te maken .

Het projectplanningProces kan lastig zijn, vooral omdat projecten complexer worden.Volgens Forbes, 25% van de technologieprojecten mislukt ronduit, wat een sombere statistiek is voor projectleiders. Het goede nieuws is dat je niet hoeft te zijnproject managementExpert - of offer je weekend - om in korte tijd een succesvolle projecttrap-off te plannen. U hoeft alleen maar de 8 eenvoudige stappen te begrijpen van het schrijven van een projectplan.

Hoe een projectplan in 8 eenvoudige stappen te schrijven ...

Stap 1: Verklaar het project aan belangrijke belanghebbenden, definieer doelen en krijg een eerste buy-in

De eerste stap in elk project is om het "wat" en "Waarom" te definiëren. Belangrijke belanghebbenden hebben de invloed en autoriteit om te bepalen of een project succesvol is en hun doelstellingen moeten zijn voldaan. Zelfs als het project van de CEO zelf komt, heb je hun buy-in nog steeds nodig.

Gebruik dit eerste gesprek om uitgelijnd te worden, doelen te definiëren en de waarde van het project te bepalen. Bespreek in dit deel van het projectplanningsproces behoeften, verwachtingen en breng eenreikwijdte, Budget en tijdlijn. Dit creëert een solide basis voor uw projectwerkplan. Overweeg om een ​​projectplan-sjabloon te gebruiken om aan de slag te gaan. Venngage biedt meer dan 30Projectplan Sjablonenom uw strategie te visualiseren en het succes van uw project te verzekeren.

Vragen die u moet overwegen om te beoordelen met belanghebbenden:

Stap 2: Doelstellingen vermeld, lijn OKRS uit en schets het project

Volgens uitvoerende leiders is een gebrek aan duidelijke doelen goed voor 37% vanProject Failure. Zonder duidelijke doelen vindt u dat de vereisten, taken en deadlines die u voor uw projectwerkplan instelt niets te verankeren. Maar nu heb je een lijst met sleutelbelanghebbendeBehoeften en hun buy-in beginnen ze toe te wijzen aan doelen en okrs.Okrs zijn een planning en doelstellingstechniekberoemd gemaakt door Intel en Google. Uw project moet afstemmen op de OKRS van uw team en het bedrijf.

Probeer de projectdoelen in te schrijveneen projectplanborden verbind ze met de eisen van de belanghebbenden die ze aanpakken. Bouw daar vandaar de structuur, mijlpalen en taken uit die het duurt om die doelen te bereiken. Het project of de lancering van het product zelf kan bijvoorbeeld een groot zijnmijlpaal, dus het is belangrijk om te weten hoe je erover gaat, misschien met behulp van eenProductlanceringsplan sjabloonom het proces gemakkelijker te maken. Mijlpalen kunnen in het hele project incheckpunten definiëren, zodat iedereen duidelijk is over welke vooruitgang eruit ziet, wat de verwachtingen zijn en wanneer ze worden gemeten.

Stap 3: Maak een project Scope-document

Nu u het project hebt geschetst, uw taken uitgelijnd met doelen en buy-in van het team, is het tijd om een ​​te makenProject Scope DocumentDetaillering van de projectelementen die u in stap 2 hebt vermeld.

Kijk eens naar elkleverbaaren definieer de reeks taken die moeten worden voltooid om elk te bereiken. Voor elktaak, Bepaal de hoeveelheid tijd die het zal nemen, de nodige middelen en die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. Finaliseer en noteer de projectgegevens zodat iedereen een enkele bron van waarheid heeft. Maak het document gemakkelijk te onderscheiden,zoals in uw projectmanagementtool, om de kans op kostbare miscommunicatie te verminderen.

Tijdens het bereiden van het projectdomeinDocumentatie en berekeningverdiende waardemoet standaardpraktijk, 1 in 4 project ondervraagde in Wellingstone State of Project Management Surveyzei dat ze “nooit” of “soms” te bereiden standaard scoping documenten. Het aanmaken van een zorgt ervoor dat u zich onderscheiden van de menigte en helpt iedereen verblijf op dezelfde pagina.

Stap 4. Craft een gedetailleerd tijdschema voor het project

Met uw doelen, taken en mijlpalen al voor u geschetst, is het tijd om te beginnen met het aansluiten van uw project in een schema. EENGantt-diagramis een handig hulpmiddel dat u helptgemakkelijk te visualiseren uw project tijdlijn. Het is een interactieve tijdslijn dat je een volledig overzicht van de voortgang van het project, reikwijdte van werkzaamheden en afhankelijkheden geeft.

Afhankelijkheden zijn taken die moeten worden ingevuld voordat andere taken kan beginnen. Zoals u plot van taken, gebruiksubtakenOm u te helpen breken grotere in kleinere. Dit kan rapportage (kunt u kijken op onze gids ophoe je een project management verslag schrijven!) enResource Managementgemakkelijker. Laten we definiëren elk:

Pro Tip:Wilt u in op een klein geheim? Als je ze opzetten, kussens toe te voegen aan belangrijke taken, zodat u speelruimte voor brandoefeningen of onverwachte knelpunten - bijvoorbeeld als een klant extra tijd om te bekijken of een teamlid ziek meldt nodig heeft. In een perfecte wereld, zou een aantal taken per dag te nemen. Dus misschien je maakt het twee in uw plan. Geen behoefte om elke taak een kussen wel geven. Weeg de risico's en voeg het waar het het meest zinvol is. Toekomst je zal u dankbaar zijn.

Stap 5: Definieer de rollen, verantwoordelijkheden en middelen

De middelen zijn de mensen, apparatuur, of geld nodig is om een project te voltooien. Zodra u uw gereedschap hebt geselecteerd en gekregen een budget, vergeet dan niet over uw volk. Zelfs mensen die al weten hoe ze een schrijvenprojectwerkplanen hebben gedaan een honderd keer hun behoefte aan arbeidskrachten kunnen onderschatten.

EENRACI chart helptu specifiek bepalen wie wat voor uw project zal doen. Het is een matrix van alle taken van een project, gecombineerd met wie verantwoordelijk is (toegewezen aan het werk te voltooien), verantwoording (heeft ja / nee / vetorecht), geraadpleegd (behoeften goed te keuren of te dragen) en de hoogte (wensen te weten over de actie of het besluit).Vind alles wat u moet weten over RACI grafieken hier .

Als je begint aan taken toewijzen, zorg ervoor dat je rekening houden met de bandbreedte. Verduidelijking van de verantwoordelijkheden en verwachtingen van elke persoon. Houd in gedachten dat95% van de werknemersverslag uit te werken op meer dan één team of project gelijktijdig en als projecten die niet zijn uitgelijnd, workloads worden te belastend voor teams. Stress veroorzaakt ongeveer 50% van de werknemers op zoek gaan naar een andere baan, en 25% van hun huidige taken helemaal te stoppen, volgens onze recent rapport overDe stress-epidemie .

Als je je project te plannen, nadenken over hoe je inkomende verzoeken filtert dat de impact van het projecttijdlijn of budget. Wetenschaphoe je verdiende waarde te berekenenom het niveau van het werk voltooid op een project tegen het plan te bewaken is noodzakelijk. Voor project managers, gereedschap graag Udn taakmanagerBronkan u helpen om de taken te visualiseren voor uw project van een team workflow perspectief, waardoor u de zichtbaarheid en de flexibiliteit om de balans workloads.

Stap 6: Definieer de communicatie en check-in procedure

VolgensMcKinsey, Werknemers besteden bijna 20% van het werk week zoeken naar en het verzamelen van informatie. Toevoegen aan dat inefficiënte communicatie en samenwerking zijn tweetop oorzaken van stress op het werk. Wanneer stakeholders moeten graven door de pagina's van e-mails of voortdurend af te vragen of er updates zijn, krijgen ze gefrustreerd en motivatie dips.

Verzachten frustratie door de huisvesting van alle project stukken - zoals activa, gesprekken, taken, deadlines, updates, rapportage - op één locatie, zoalseen collaboration tool. Dit maakt het gemakkelijk omklanten beheren, Voortgang, updates delen en wijzigingen aanbrengen. Bepaal hoe iedereen gedurende het hele project moet communiceren en bewaar het in een tool, zodat de toegang iedereen kan informatie.

Stap 7: Plan voor het niet gaat zoals gepland

Zelfs als je een expert bent en al weet hoe je een moet schrijvenproject Plan, de waarheid is dat alle projecten wendingen en bochten hebben - dat is wat hen leuk maakt. Je hebt jezelf een ademruimte gegeven tijdens dehet roosterenProces, je hebt ervoor gezorgd dat iedereen hun rol kent, en je hebt communicatie opgezet.

Maar voordat u lanceert, ga dan op en identificeer potentiële problemen zoals aankomende vakanties voor teamleden, vakanties of externe teams die mogelijk betrokken zijn. Stel een duidelijke keten van opdracht- en lijst-toetscontacten in binnen het project. Communiceer Upfront over risico's, zodat het hele team bereid kan zijn om ze samen aan te pakken.

Stap 8: Gooi een lanceringspartij!

Elk succesvol project heeft een kick-off nodig. Stel een snelle bijeenkomst in met belangrijke belanghebbenden en heeft een duidelijke agenda. Je doel zou moeten zijn om iedereen op dezelfde pagina te krijgen met doelen, rollen, proces en tijdlijn. Uw agenda moet alles bevatten waar u zich in hebt gericht op de bovenstaande stappen:

BONUS TIP:Je hoeft niet telkens helemaal opnieuw te beginnen! Nu u weet hoe u een projectplan kunt schrijven dat Jives met uw team, kunt uKopieer uw projectplan in een sjabloonom steeds weer te gebruiken. Terwijl je groeit, kun je meerdere sjablonen maken voor specifieke typen projectwerkplannen. Laten we meteen begonnen, metDeze gratis monsterprojectplan sjablonen .

Naar "het einde" gaan

Het lijkt erop dat je weekend wordt gered! Geen dank. Je bent nu bevoegd met het projectplanningsproces en daarna heb je daarna een eenvoudig projectplan-sjabloon om je te helpen je volgende project naar succes te leiden - en de volgende daarna. In feite zullen al deze complexe projecten zo eenvoudig worden, misschien begin je je te voelen alsof je op vakantie bent. Rechts?

Nu dat je onder de knie hebt hoe je een projectplan kunt schrijven, hier zijn de tips voor het beheer van topproject om je team efficiënter te helpen.