De ultieme gids voor bedrijfsprocesmodellering

Wilt u de algehele productiviteit van uw organisatie verbeteren?

Voordat u aan de slag gaat, neem dan enige tijd om de kloof te analyseren tussen de bestaande en gewenste staat van uitvoering. Als er geen is, klop je jezelf op de achterkant. Als er is, is het tijd om erachter te komen hoe je het kunt sluiten en je teams dichter bij je ideale prestatienormen kunt krijgen.

Om consistente en stabiele bedrijfsgroei te bereiken, hebben werknemers een duidelijk beeld nodig van hoe de organisatie werkt. Wist je dat het gebruik van visuele tools kan leiden tot een toename van23% -89%in menselijke prestaties? Het gebruik van een grafisch tool kan onze verbeeldingskracht stimuleren en individuele en teamresultaten verbeteren.

Dit artikel zal onderzoeken hoe bedrijfsprocesmodellering kan helpen bij het illustreren en verbeteren van de interne workflows van uw organisatie en op hun beurt de productiviteit van het team te vergroten.

Wat is bedrijfsprocesmodellering?

Bedrijfsproces Modellering (BPM) is eenBedrijfsprocesbeheerTechniek die de interne workflows van een organisatie weergeeft om te helpen bij het identificeren van gebieden voor verbetering. Het maakt gebruik van verschillende grafische representatietechnieken zoals gegevensstroomdiagrammen, stroomdiagrammen,Gantt-grafieken, enzovoort.

Meeste bedrijfsproces Modellering Gereedschappen helpen bij het toewijzen van twee staten voor elk proces:

U kunt ouderwetse pen en papier of spreadsheets gebruiken voor het modelleringsproces, maar met gespecialiseerde bedrijfsproces Modelleringstools kunnen helpen.

Waarom bedrijfsprocesmodellering gebruiken?

Elk bedrijf wil de beste resultaten bereiken en consequent werken bij piekefficiëntie. Door procesmodellering te omhelzen, hebben organisaties een kans om een ​​dieper te bekijken naar hun interne processen en workflows.

De processen in kaart brengen in een visueel formaat voordelen Teams, omdat ze duidelijk het belang en de structuur van elke workflow kunnen zien. Het geeft hen een betere positie om de stappen te identificeren die nodig zijn om de processen te stroomlijnen. Hier zijn nog vijf redenen waarom een ​​organisatie moet overwegen met behulp van bedrijfsprocesmodellering.

Lijn strategieën uit met bedrijfsdoelstellingen

Geen strategie kan goed werken, tenzij het is uitgelijnd met de algehele bedrijfsdoelstellingen en -doelen. Process-modellering zorgt voor teams binnen het bredere organisatiekader.

Proces-modelleringstechnieken Onderzoeken de reden 'waarom'taakwordt uitgevoerd in een specifiek proces. Ze evalueren of de taak vereist is of als het kan worden weggelegd om het bredere bedrijfsproces te optimaliseren.

Verbeter de procesefficiënties

In procesmodelleringsjablonen wordt elke taak stapsgewijs weergegeven, zodat teams kunnen begrijpen hoe middelen kunnen worden geoptimaliseerd.

Voltooiing van deze gedetailleerde simulatie identificeert eventuele potentiële knelpunten die vervolgens kunnen worden verwijderd om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Boost interne teamcommunicatie

Omdat menselijk talent een van debelangrijkste bronnenVoor succes, moet u het personeel helpen beter te communiceren voor optimale prestaties en productiviteit.

Interne teamcommunicatie zijn cruciaal voor activiteiten zoals:

Verhoog het concurrentievermogen van de markt

Innovatie kan een bedrijf maken of breken.OnderzoekHeeft bewezen dat zeer innovatieve organisaties gemiddeld 11% hogere jaarlijkse inkomsten en 22% hogere inkomsten vóór rentebelastingen, afschrijvingen en amortisatie (EBITDA) hebben dan bedrijven die niet innoveren.

Door procesmodellering te omarmen, kunnen bedrijven veerkrachtig blijven in het dynamische bedrijfslandschap en handvatverandermanagementeffectiever.

Bevorderen best practices

Beheer je een mid-size of grote onderneming? Mogelijk hebt u meerdere teams die hetzelfde proces anders presteren. Het maken van een gestandaardiseerd procesontwerp zorgt ervoor dat het hele bedrijf dezelfde best practices volgt.

Zijn er verschillende bedrijfsmodelleringstechnieken?

Er zijn meer dan 12 verschillende soorten BPM-technieken. Hoewel sommigen al decennia zijn geprobeerd en getest, zijn anderen relatief nieuw. Hieronder nemen we een aantal van de meest gebruikte en geaccepteerde procesmodelleringstechnieken van dichterbij te bekijken.

Flowkart-techniek

Stroomdiagrammen vertonen een bedrijfsproces met behulp van verschillende vormen en symbolen. Eén stroomdiagram toont meestal een onafhankelijke workflow in een gedetailleerde lay-out. Als uw team het volledige bedrijfsproces wil vertegenwoordigen, moeten ze meerdere stroomdiagrammen in één ontwerp consolideren.

Elk team heeft zijn eigen methode voor het ontwerpen van stroomdiagrammen, maar ze kunnen worden gemaakt met behulp van pen en papier, gespecialiseerd bedrijfsproces modelleringstools of veelzijdigWorkflow Management-software .

Data Flow Diagrams

Gegevensstroomdiagrammen (DFD) vormen grafisch de stroom van informatie van het ene proces naar de andere, die de onderlinge afhankelijkheden tussen hen afbeelden.

Ontwikkeld doorEdward Yourdon, DFD's is een gegevensgerichte procesmodelleringstechniek met beperkte toepasbaarheid in complexe bedrijfsprocesmodellering die zich meer richt op activiteiten die worden gedaan of gedaan.

IPO-model

Een input-process-output (IPO) -techniek is een real-world grafiek die wordt gebruikt om de inputs en uitgangen van een bepaald deel te categoriserenVerwerken. In deze methode zijn er drie hoofdelementen:

SIPOC-diagrammen is een bedrijfsprocesmodellerend framework waarin de belangrijke belanghebbenden de meest kritieke elementen van het procesverbetering in de volgende categorieën classificeren:

Sipoc is een wereldwijd geaccepteerd synoniem en een deel van deSix Sigma Framework .

Gantt-grafieken

EENGantt-diagramis een procesmodelleringsprocedure waarin een complexe activiteit wordt onderverdeeld in kleinere subactiviteiten, gekoppeld aan onderlinge afhankelijkheden.

Gantt-grafiekenzijn perfect voor het representeren van bedrijfsactiviteiten met strakkere deadlines terwijl ze snel teams laten weten de in behandeling zijnde taken en de geschatte tijd die nodig is om ze te voltooien. Gebruik ze om essentiële taken te stoppen om door de scheuren te glijden en uw procesmodellering te behoudenprojectop het goede spoor.

PERT-diagrammen

Programma-evaluatie en review-techniek (Plechtig) Diagrammen zijn een van de meest geaccepteerde procesmodelleringstechnieken.

PERT-diagrammen zijn eenvoudige illustraties die een nauwkeurige tijdlijn portretteren voor het voltooien van een bedrijfsproces. Proces-modelleringsteams kunnen de geschatte tijd die nodig is om het bedrijfsproces en al zijn consequent taken te voltooien.

Unified Modellering Taaldiagrammen (UML)

Unified Modelling Language (UML) is oorspronkelijk ontworpen voor processen voor softwareontwikkeling, maar met zijn robuuste facetten en dynamische gebruikszaken, is het nu een zeer populair en wereldwijd geaccepteerd procesmodelleringstool.

UML-diagrammen zijn een modelleringstechniek met meerdere dimensionale proces die de nauwe relatie illustreert tussen de elementen en systemen van een bedrijfsproces.

Met meer dan 14 UMLL-diagrammen in circulatie vereist het interpreteren van hen aanzienlijke expertise en praktijk. Deze diagrammen bevatten:

Introductie van bedrijfsprocesmodel en notatie

Bedrijfsprocesmodel en notatie (BPMN) is een visueel raamwerk dat gestandaardiseerde elementen en symbolen gebruikt om een ​​bedrijfsproces te vertegenwoordigen.

BPMN is een van de beste manieren om bedrijfsprocesmodellering gemakkelijker voor alle projectstakeholders te maken. De vooraf gedefinieerde symbolen betekenen dat alle teamleden aan het bedrijfsprocesmodel de proceskaarten kunnen begrijpen. Laten we eens kijken naar de vier primaire elementen van BPMN:

Stroomobjecten

Flow-objecten in BPMN verwijzen naar de primaire visuele stichtingen die de aard enquineren endomeinvan een bedrijfsproces: evenementen, activiteiten en gateways.

Activiteiten: Activiteiten zijn stroomobjecten die een bedrijfsproces initiëren, wijzigen of beëindigen. Verschillende activiteitentriggers kunnen zijn:

Gebeurtenissen: Evenementen zijn specifieke taken uitgevoerd door een persoon of systeem en geïllustreerd met behulp van een rechthoek met gebogen randen. Deze taken kunnen lussen, compensaties, meerdere instanties en subprocessen omvatten.

Gateways: Gateways zijn besluitvormingspunten op basis van de aandoening of een gebeurtenis die in een diamantvorm wordt weergegeven. Deze flow-objecten kunnen gebaseerd zijn op meerdere evenementen of diverse gegevenspunten.

Artefact-objecten

Artefact-objecten zijn elementen die gedetailleerde nuances toevoegen aan het verwerken van modelleringschema's. Ontwikkelaars kunnen een van de drie soorten artefacten toevoegen, zoals gegevensobjecten, annotatie of groepen.

Gegevensobjecten: Gegevensobjecten vertegenwoordigen de meest essentiële gegevens die nodig zijn om een ​​specifieke activiteit uit te voeren.

Groep: Groep lijnt de taken in het bedrijfsproces op een rationele manier uit zonder de stroom van het diagram te veranderen.

Annotatie: Een annotatie voegt verschillende facetten toe aan een deel van het diagram.

Verbindingen

Objecten aansluiten Doe mee met primaire gegevens met andere relevante informatie om de algehele processtroom te beheren. Deze objecten kunnen de sequentie van taken regelen en kunnen associaties, berichtenstromen of sequentiestromen zijn.

Vereniging: Associaties worden afgebeeld met behulp van een stippellijn en verbinden een tekst of artefact aan een activiteit, gateway of evenement.

Volgorde: Sequence Flow verbindt objecten die de te doen activiteiten classificeren. Ze worden geïllustreerd met een standaard of voorwaardelijke stroom in een rechte lijn.

Berichtstroom: Message Flow-objecten sluiten samen verschillende evenementen of taken samen in verschillende pools. Ze bevatten berichten die organisatorische beperkingen, teams of afdelingen overstijgen. Berichtstroom wordt getekend in een stippellijn die begint met een cirkel en eindigt met een pijl.

Zwembroek

Swimlanes Group Business Modellering Essentials in pools en rijstroken.

rijbaan: Lanes vertegenwoordigen de taken die zijn opgenomen in een specifiek pool voor een individuele rol of bijdrager. Dit doen helpt de verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid voor dat specifieke deel van het proces te schetsen.

Zwembad: Een zwembad verwijst naar de primaire leden van een bedrijfsproces. Een ander afdeling, team of bedrijf kan worden geïllustreerd in een apart zwembad in hetzelfde proces.

Process Mapping versus Process Modeling: Wat is het verschil?

Hoewel veel teams bedrijfsprocesmapping en procesmodellering uitwisselbaar gebruiken, zijn ze niet hetzelfde.

Een van de grootste overeenkomsten is dat procesmodellering en procesmapping deel uitmaken van hetzelfde bredere concept van bedrijfsprocesbeheer. Beide voorwaarden ondersteunen ook bij het definiëren van bedrijfsprocessen.

Business Mapping is echter een tool die de nadruk legt op het documenteren van bestaande processen, terwijl het procesmodellering illustreert hoe een ideaal bedrijfsproces eruit ziet of hoe het moet worden gedaan. Procesmapping is statisch en heeft geen enkele mogelijkheden voor het beheren van veranderingsmiddelen. Procesmodellering laat teams weerspiegelen en aanpassen aan veranderingen in het proces of de bredere omgeving.

Als u divers wilt laten zienbelanghebbendePerspectieven in uw bedrijfsverbeteringinitiatieven, kunnen procesmodelleringstools uw teams helpen verschillende standpunten te illustreren. Teams die het procesmodellering gebruiken, centraliseren meestal communicatie met eenenkele bron van waarheid. Aan de andere kant eindigen teams die procesmapping selecteren met meerdere variaties van één proces. Dit doen is zowel duur als onnodig en kan een duplicatie van het werk veroorzaken.

Procesmapping zou een goede pasvorm zijn als een eenmalig evaluatie van een bedrijfsproces vereist is. Maar als uw team een ​​herbruikbare activa op lange termijn wil die de proceslevenscyclus maximaliseert, zou het maken van bedrijfsprocesmodellering een betere ROI geven.

Hoe bedrijfsproces-modellering uit te voeren

Als u de interne workflows wilt stroomlijnen en de productiviteit van het team bevorderen, moet BPM op uw takenlijst staan.

Er is geen one-size-all fits modelleringstechniek - de sleutel is in het begrijpen van de algemene doelstellingen die het team wil bereiken door deze oefening te voltooien.

Hier is een eenvoudig driestappenplan dat uw team kan helpen het bedrijfsproces met succes te modelleren.

Documenteer het AS-IS-proces

Zorg ervoor dat uw team het volledige proces het complete proces is. Ze kunnen alles gebruiken waar ze zich op zijn gemak om dit te doen, zoals een eenvoudige blocnote of een robuustZakelijke modellering software .

Identificeren wat kan worden verbeterd

Zodra het team het huidige proces duidelijk heeft vermeld, is het tijd om de knelpunten, problemen en inefficiënties te identificeren die het plagu. Vraag je teamleden om te brainstormen door kritieke vragen te stellen zoals:

Ontwerp het ideale toekomstige proces

Zodra de resultaten van de vorige stap op zijn plaats zijn, plaatst u ze in actie. Ontwikkel de nieuwere, meer gestroomlijnde versie van het proces door alle bevindingen op te nemen.

Met behulp van deze procesmodelmethode in uitlijning met het bedrijfsprocesbeheer (BPM) kan de bedrijfsprocessen van uw bedrijf efficiënter maken.

Toptips voor het plannen van een Modelleringsproject van het bedrijfsproces

Bent u allemaal ingesteld om een ​​bedrijfsproces-modelleringsproject te starten? Er zijn veel kleine maar kritieke stappen die ervoor kunnen zorgen dat uw team is ingesteld voor BPM-succes.

Houd het eenvoudig maar gedetailleerd

Zelfs de meest gekwalificeerde procesmodellerende specialisten hebben de neiging om deze gemeenschappelijke vergissing te maken: bij het vereenvoudigen van een bepaald proces, verlaten ze een aantal van de meest vitale stappen. Eenvoudig is goed, maar zorg ervoor dat je team de fijnere details niet mist.

Zakelijke modellering is een samenwerkingsinspanning met veel belanghebbenden met verschillende meningen, interpretaties en niveaus van begrip. Het team dat de modelleergrafieken maakt, kan aannemen dat deze kleinere details onbetekenend zijn en niet documenteren.

Voor het team dat de modelleerschema's beoordeelt, kunnen deze punten echter essentieel zijn bij het begrijpen van het proces en waardevolle aanbevelingen voor verbetering.

Gebruik een geschikte BPM-software

Bedrijfsprocesmodellering is zoveel meer dan alleen diagrammen. Elk element, vorm en symbool in een bedrijfsprocesmodel heeft een specifieke betekenis. Elk van hen schetst een bepaald proces of actie.

Een robuustBPM-softwarezoalsUdn taakmanagerOndersteunt de nieuw-generatie geavanceerde bedrijfsproces Modellering Standaard BPMN 2.0.Udn taakmanagerBiedt alles wat uw teams nodig hebben voor een succesvol procesmodelleringsproject, inclusief standaardiserende inname, het versnellen van interne processen met automatisering en het optimaliseren van processen met aangepaste dashboards.

Maak nauwkeurige titels die de gebruikersintentie verduidelijken

Wanneer uw bedrijf een procesmodelleringsproject heeft, moet u ervoor zorgen dat het eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen is voor alle belanghebbenden. Een manier om dit te doen is door nauwkeurige titels te creëren die de gebruikersintentie verduidelijken en leiden tot de gewenste actie.

Hier is een procesmodellering voorbeeld dat laat zien hoe dit te doen. Voor een bepaalde actie die een deel van het geld wordt gebruikt dat wordt gebruikt voor een specifiek proces, kan de titel "Begrotingsgebruik" zijn om het gemakkelijk te begrijpen voor alle belanghebbenden.

Geef een gevarieerde reeks opties

Er kunnen verschillende manieren zijn om een ​​bepaald proces te stroomlijnen. Voeg gewoon een titel toe aan de alternatieve optie, helpt niet - zorg ervoor dat uw teams schetsen en de alternatieve routes voor optimalisatie beschrijven.

Vergeet niet dat het doel van de volledige bedrijfsproces-modelleringoefening het proces is, zelfs als het betekent kiezen voor een ander pad.

Standaardiseer processen met premademplates

Beginnend metUdn taakmanager's premadeBedrijfsprocesmodelSjablonen kunnen bedrijfsbronnen, inspanningen en kostbare tijd besparen.

Uw teams kunnen de sjablonen voor elk digitaal transformatieproject aanpassen in plaats van een ad-hoc-benadering te gebruiken op basis van eerdere ervaringen.

Wat zijn process-modelleringstools beschikbaar voor projecten van bedrijfsproces Modellering?

Teams kunnen hun procesmodel volledig op papier of zelfs een spreadsheet maken.

Met het gebruik van automatisch bedrijfsproces-modelleringstools kan uw teams processen digitaliseren en ze instellen voor succes.

Het ontdekken van gebieden voor verbetering is gemakkelijker met bedrijfsproces-modelleringssoftware.

Hier zijn enkele procestemodelleringstools die uw teams uitblinken bij procesmodelleringsprojecten.

Tallyfy

Als uw teams worstelen om de nieuwste versie van een kritisch document te vinden of de uren documenteringsprocessen uit te besteden, kiest u een procesbeheerstool zoalsTallyfy .

Gebruik tallyfy om de voortgang te volgen, monotone taken te automatiseren en uren handmatige inspanning op te slaan. Het maakt gebruik van een mobiel-eerste platform, geeft een realtime Business Intelligence (BI) -feed en heeft toonaangevende functies zoals single sign-on.

Bizagi

Boost Process Compliance en verbetering van concurrentievoordelen voor uw bedrijf met een intelligent proces automatiseringstool, zoals bizagi.

Bizagi brengt Robotic Process Automation, Artificial Intelligence en Digital Process Automation samen om bedrijfsprocessen te organiseren, te automatiseren en te integreren.

Faciliteer de automatisering van het eind-en-eindproces door mensen, systemen en processen te organiseren om meer geoptimaliseerde, nauwkeurige en agile workflows te creëren.

Processor

Ondersteun uw teams bij het maken en implementeren van low-code bedrijfsprocessen met de bekroonde BPM- en Digital Process Automation-software.

ProcessMaker helpt u de afdelingsilos te elimineren, de handmatige inspanningen te minimaliseren en de vooruitgang zicht over het hele bedrijf te vergroten.

Met deze Modelleringstool van BPMN 2.0 kan teamleden snel besluitpunten maken, taken weergeven en neerzetten en projectspecifieke gebruikers, formulieren en meer toevoegen.

Smartdraw

Heeft u een slimme diagramingstool nodig voor uw team? Met de intelligente opmaakmotor van SmartDRAW kunnen uw teamleden in staat zijn om diagrammen in een flitser te maken, te bewerken en te publiceren met meer dan 4500 sjablonen en 34.000 symbolen.

SmartDRAW heeft ook een unieke en toonaangevende functionaliteit die automatisch de grootte van de vormen kan vergroten om overeen te komen met de vorm van een bepaald diagram. Teams kunnen het gebruiken om klasdiagrammen, organigrammen met ingebouwde extensies te maken of manifestes te produceren en diagrammen te verbeteren.

WaaromUdn taakmanagerIs de procesmodelleringsoftware die u nodig hebt

Bedrijven kunnen niet alleen "hun bedrijfsprocessen" instellen en vergeten "in het steeds veranderende landschap van vandaag. Ze moeten voortdurend de taken die werken terwijl ze die werken die niet doen.

Een bedrijfsproces-modelleringssoftware zoalsUdn taakmanagerkan een geweldige pasvorm zijn voor uw organisatie, ongeacht de grootte ervan.

Minimaliseer proces knelpunten en verbetering van de hulpoptimalisatie met behulp vanUdn taakmanagerom de productiviteit over teams te vergroten. Automatiseer interne goedkeuringen, stroomlijn het procesworkflows, en rijd betere resultaten metUdn taakmanager 's Bedrijfsprocesbeheersoftware .

Verminder uw teams met dynamische integratiemogelijkheden en aangepaste rapportagetools om moeiteloos hun procesmodellerdoelen te bereiken. Start uw volgende procesmodelleringsproject vandaag met eengratis proefperiode van twee weken .