La guida definitiva alla modellazione del processo aziendale

Vuoi migliorare la produttività complessiva della tua organizzazione?

Prima di iniziare, prenditi del tempo per analizzare il divario tra lo stato di prestazione esistente e desiderato. Se non c'è nessuno, paccati sulla schiena. Se c'è, è il momento di capire come chiuderlo e ottenere le tue squadre più vicine ai tuoi standard di prestazioni ideali.

Per ottenere una crescita aziendale coerente e stabile, i dipendenti hanno bisogno di un'immagine chiara di come funziona l'organizzazione. Lo sapevi che usare strumenti visivi può portare ad un aumento di23% -89%nella performance umana? Utilizzando uno strumento grafico può stimolare la nostra immaginazione e migliorare i risultati individuali e di squadra.

Questo articolo esplorerà come la modellazione dei processi aziendali può aiutare a illustrare e migliorare i flussi di lavoro interni della tua organizzazione e, a sua volta, aumenta la produttività del team.

Qual è la modellazione dei processi aziendali?

La modellazione del processo aziendale (BPM) è aGestione dei processi aziendaliTecnica che descrive i flussi di lavoro interni di un'organizzazione per aiutare a identificare le aree di miglioramento. Utilizza varie tecniche di rappresentazione grafica come diagrammi di flusso di dati, diagrammi di flusso,Gants Gant., eccetera.

La maggior parte degli strumenti di modellazione dei processi aziendali aiutano a mappare due stati per ogni processo:

È possibile utilizzare la penna antiquata e i fogli di fogli di fogli di calcolo per il processo di modellazione, ma avere strumenti di modellazione del processo aziendale specializzato possono aiutare.

Perché utilizzare la modellazione del processo aziendale?

Ogni azienda vuole ottenere i migliori risultati e gestire costantemente a picco efficienza. Abbracciando la modellazione dei processi, le organizzazioni hanno la possibilità di dare un'occhiata più profonda ai loro processi interni e flussi di lavoro.

Mappatura dei processi in un formato visivo I team di benefici poiché sono in grado di vedere chiaramente l'importanza e la struttura di ciascun flusso di lavoro. Dà loro una posizione migliore da cui identificare i passaggi necessari per semplificare i processi. Ecco cinque altri motivi per cui un'organizzazione dovrebbe prendere in considerazione l'utilizzo della modellazione dei processi aziendali.

Allinea le strategie con gli obiettivi aziendali

Nessuna strategia può funzionare bene a meno che non sia allineata con gli obiettivi e gli obiettivi aziendali complessivi. La modellazione del processo garantisce che le squadre lavorano all'interno del quadro organizzativo più ampio.

Tecniche di modellazione del processo Esplorano il motivo "Perché"compitoviene eseguito in un processo specifico. Valutano se il compito è richiesto o se può essere fatto per ottimizzare il processo aziendale più ampio.

Migliorare l'efficienza del processo

Nei modelli di modellazione del processo, ogni attività è rappresentata passo dopo passo, consentendo ai team di capire come le risorse possono essere ottimizzate.

Il completamento di questa simulazione dettagliata identifica qualsiasi potenziale colli di bottiglia che può quindi essere rimosso per migliorare i processi aziendali.

Aumenta le comunicazioni del team interno

Dal momento che il talento umano è uno deile risorse più importantiPer il successo, è necessario aiutare il personale a comunicare meglio per prestazioni e produttività ottimali.

Le comunicazioni interne del team sono cruciali per attività come:

Aumentare la competitività del mercato

L'innovazione può fare o rompere un business.RicercaHa dimostrato che le organizzazioni altamente innovative hanno una media di ricavi annuali più elevate dell'11% e il 22% di guadagni maggiori prima delle tasse, ammortamenti e ammortamenti degli interessi (EBITDA) rispetto alle aziende che non si innovano.

Abbiando la modellazione dei processi, le aziende saranno in grado di rimanere resilienti nel paesaggio e nella gestione del business dinamicocambio gestionepiù efficacemente.

Promuovere le migliori pratiche

Stai gestendo una medie dimensioni o una grande impresa? Potresti avere più squadre che eseguono lo stesso processo in modo diverso. La creazione di un progetto di processo standardizzato garantisce che l'intera società seguesse le stesse migliori pratiche.

Ci sono diverse tecniche di modellazione aziendale?

Ci sono più di 12 diversi tipi di tecniche BPM. Mentre alcuni sono stati provati e testati per decenni, altri sono relativamente nuovi. Di seguito, prendiamo uno sguardo più da vicino ad alcune delle tecniche di modellazione del processo più utilizzate e accettate.

Tecnica di flusso di flusso

I flussi di flusso raffigurano un processo aziendale utilizzando diverse forme e simboli. Un diagramma di flusso tipicamente mostra un flusso di lavoro indipendente in un layout dettagliato. Se il tuo team desidera rappresentare il processo aziendale completo, hanno bisogno di consolidare più diagrammi di flusso in un unico design.

Ogni squadra avrà il proprio metodo per progettare diapositivi di flusso, ma possono essere creati utilizzando penna e carta, strumenti di modellazione del processo aziendale specializzato o versatiliSoftware di gestione del flusso di lavoro .

Diagrammi di flusso dei dati

I diagrammi di flusso dei dati (DFD) rappresentano graficamente il flusso di informazioni da un processo all'altro, raffigurando le interdipendenze tra di loro.

Sviluppato daEdward Yourdon., DFDS è una tecnica di modellazione del processo incentrata sui dati con applicabilità limitata in complessi modellazione del processo aziendale che si concentra maggiormente sulle attività svolte o da fare.

Modello IPO.

Una tecnica di input-process-output (IPO) è un grafico del mondo reale utilizzato per classificare gli ingressi e le uscite di un particolareprocessi. In questo metodo, ci sono tre elementi principali:

I diagrammi SIPOC sono un quadro di modellazione dei processi aziendali in cui gli stakeholder significativi classificano gli elementi più critici del miglioramento dei processi nelle seguenti categorie:

SiPOC è un sinonimo globalmente accettato e parte delSix Sigma Framework. .

Gants Gant.

UN diagramma di Ganttè una procedura di modellazione del processo in cui un'attività complessa è suddivisa in sub-attività più piccole, collegata da interdipendenze.

Gants Gant.sono perfetti per rappresentare le attività commerciali con scadenze più strette man mano che lasciano rapidamente i team conosce i compiti in sospeso e il tempo stimato richiesto per completarli. Usali per fermare qualsiasi attività vitali da scivolare attraverso le fessure e mantenere la tua modellazione del processoprogettoin pista.

Diagrammi pert

Valutazione del programma e tecnica di revisione (Pert.) I diagrammi sono una delle tecniche di modellazione del processo più accettate a livello mondiale.

I diagrammi Pert sono semplici illustrazioni che ritraggono una timeline accurata per il completamento di un processo aziendale. I team di modellazione del processo possono quantificare il tempo stimato necessario per completare il processo aziendale e tutte le sue conseguenti compiti.

Diagrammi di lingua di modellazione unificata (UML)

Il linguaggio di modellazione unificato (UML) è stato originariamente progettato per i processi di sviluppo del software, ma con le sue robuste sfaccettature e casi di uso dinamico, è ora uno strumento di modellazione di processo di processo molto popolare e accettato a livello mondiale.

I diagrammi UML sono una tecnica di modellazione del processo multidimensionale che illustra la stretta relazione tra gli elementi e i sistemi di un processo aziendale.

Con oltre 14 diagrammi UML in circolazione, interpretandoli richiede competenze e pratiche significative. Questi diagrammi includono:

Presentazione del modello di processo aziendale e notazione

Il modello di processo aziendale e la notazione (BPMN) è un quadro visivo che utilizza elementi e simboli standardizzati per rappresentare un processo aziendale.

BPMN è uno dei modi migliori per semplificare la modellazione dei processi aziendali per tutti gli stakeholder del progetto. I simboli predefiniti significano che tutti i membri del team che lavorano al modello di processo aziendale saranno in grado di comprendere le mappe di processo. Diamo un'occhiata ai quattro elementi primari di BPMN:

Oggetti di flusso

Gli oggetti di flusso in BPMN si riferiscono alle fondamenta visive primarie che delineano la natura escopodi un processo aziendale: eventi, attività e gateway.

Attività: Le attività sono oggetti di flusso che iniziano, alterano o terminano un processo aziendale. I trigger di attività differenti possono essere:

Eventi: Gli eventi sono compiti specifici eseguiti da un individuo o sistema e illustrato utilizzando un rettangolo con bordi curvi. Queste attività possono includere loop, compensazioni, istanze multiple e sottocressi.

Gateways.: I gateway sono punti decisionali in base alla condizione o un evento rappresentato in una forma a diamante. Questi oggetti di flusso possono essere basati su più eventi o diversi punti dati.

Oggetti artefatti

Gli oggetti artefatti sono elementi che aggiungono sfumature dettagliate per elaborare schemi di modellazione. Gli sviluppatori possono aggiungere uno dei tre tipi di artefatti come oggetti dati, annotazione o gruppi.

Oggetti dati: Gli oggetti di dati rappresentano i dati più essenziali necessari per eseguire un'attività specifica.

Gruppo: Gruppo allinea i compiti nel processo aziendale in modo razionale senza alterare il flusso del diagramma.

Annotazione: Un'annotazione aggiunge diverse sfaccettature a una sezione del diagramma.

Collegamenti

Collegamento di oggetti Unisciti ai dati primari con altre informazioni pertinenti per gestire il flusso di processo complessivo. Questi oggetti possono regolare la sequenza di compiti e possono essere associazioni, flussi di messaggi o flussi di sequenza.

Associazione: Le associazioni vengono raffigurate utilizzando una linea tratteggiata e collegano un testo o un artefatto a un'attività, un gateway o un evento.

Flusso di sequenza: Sequence Flow collega oggetti che classificano le attività da fare. Sono illustrati con un flusso predefinito o condizionale in linea retta.

Flusso del messaggio: Gli oggetti di flusso dei messaggi si uniscono a diversi eventi o attività in diverse piscine. Includono messaggi che trascendono limitazioni organizzative, squadre o dipartimenti. Il flusso di messaggi viene disegnato in una linea tratteggiata che inizia con un cerchio e termina con una freccia.

Swimlanes.

Swimlanes Group Business Modeling Essentials in piscine e corsie.

sentiero: Le corsie rappresentano i compiti inclusi in uno specifico pool per un ruolo o un contributore individuale. Questo aiuta a generare responsabilità e responsabilità per quella particolare parte del processo.

Piscina: Una piscina si riferisce ai membri primari di un processo aziendale. Un diverso dipartimento, squadra o azienda può essere illustrato in una piscina separata all'interno dello stesso processo.

Mappatura del processo VS. Modellazione del processo: qual è la differenza?

Anche se molte squadre usano la mappatura del processo aziendale e la modellazione del processo in modo intercambiabile, non sono le stesse.

Una delle più grandi somiglianze è che la modellazione del processo e la mappatura del processo fanno parte dello stesso concetto più ampio di gestione dei processi aziendali. Entrambe queste condizioni supportano anche nella definizione dei processi aziendali.

Tuttavia, la mappatura aziendale è uno strumento che enfatizza la documentazione dei processi esistenti, mentre la modellazione dei processi illustra ciò che è un processo aziendale ideale o come dovrebbe essere fatto. La mappatura del processo è statica e non ha alcun scopo per la gestione degli agenti di modifica. La modellazione del processo consente ai team rifletti e adattarsi ai cambiamenti nel processo o al suo ambiente più ampio.

Se vuoi mostrare diversiStakeholder.Prospettive nelle tue iniziative di miglioramento aziendale, gli strumenti di modellazione dei processi possono aiutare le tue squadre illustrare diversi punti di vista. Le squadre che utilizzano la modellazione del processo tipicamente centralizzano la comunicazione con aSingola fonte di verità. D'altra parte, le squadre che selezionano il mapping del processo finiscono con più variazioni di un processo. Fare questo è sia costoso che inutile, e può causare duplicazione del lavoro.

La mappatura del processo sarebbe una buona misura in cui è richiesta una valutazione una volta di un processo aziendale. Ma se il tuo team vuole una risorsa riutilizzabile a lungo termine che massimizza il ciclo di vita del processo, la modellazione del processo di business dei business darebbe un migliore ROI.

Come eseguire la modellazione del processo aziendale

Se si desidera razionalizzare i flussi di lavoro interni e aumentare la produttività del team, BPM deve essere sulla tua lista di cose da fare.

Non esiste una tecnica di modellazione adatta a una taglia-taglia - la chiave è nella comprensione degli obiettivi generali che il team vuole ottenere completando questo esercizio.

Ecco un semplice piano in tre fasi che può aiutare il tuo team a eseguire la modellazione dei processi aziendali con successo.

Documentare il processo AS-è

Prima di iniziare la modellazione dei processi aziendali, assicurati che il tuo team documenta il processo completo in quanto è. Possono usare tutto ciò che stanno bene con questo, come un semplice blocco note o un robustoSoftware di modellazione aziendale .

Identifica cosa può essere migliorato

Una volta che il team ha elencato chiaramente il processo corrente, è il momento di identificare i colli di bottiglia, i problemi e le inefficienze che lo rampicano. Promputa i membri del tuo team a Brainstorming facendo domande critiche come:

Progetta il processo ideale per essere

Una volta che i risultati del passaggio precedente sono in atto, mettili in azione. Sviluppa la versione più recente e più snellata del processo incorporando tutti i risultati.

L'utilizzo di questo metodo di modellazione del processo in allineamento con il framework Business Process Management (BPM) può rendere più efficiente i processi aziendali della propria azienda.

Suggerimenti principali per pianificare un progetto di modellazione del processo aziendale

Sei pronto per avviare un progetto di modellazione del processo aziendale? Ci sono molti piccoli ma critici passi che possono garantire che il tuo team sia impostato per il successo del BPM.

Tienilo semplice ma dettagliato

Anche gli specialisti della modellazione dei processi più qualificati tendono a rendere questo errore comune: nel semplificare un particolare processo, finiscono per uscire da alcuni dei passaggi più vitale. Semplice è buono, ma assicurati che la tua squadra non manchi i dettagli più fini.

La modellizzazione aziendale è uno sforzo collaborativo che coinvolge molti stakeholder che hanno opinioni, interpretazioni diverse e livelli di comprensione. La squadra che crea i grafici di modellazione può assumere che questi dettagli più piccoli siano insignificanti e non riescono a documentarli.

Tuttavia, per la squadra che valuta i diagrammi di modellazione, questi punti possono essere essenziali nella comprensione del processo e di effettuare raccomandazioni preziose per il miglioramento.

Utilizzare un software BPM adatto

La modellazione del processo aziendale è molto più dei semplici diagrammi. Ogni elemento, forma e simbolo in un modello di processo aziendale ha un significato specifico. Ognuno di loro delinea un particolare processo o azione.

Un robustoSoftware BPM.comeUDN Task Manager.Supporta il modello di modellazione del processo aziendale avanzato di nuova generazione BPMN 2.0.UDN Task Manager.Fornisce tutto ciò che i tuoi team hanno bisogno di un progetto di modellazione del processo di successo, inclusa la standardizzazione dell'assunzione, accelerando i processi interni con automazione e ottimizzare i processi con dashboard personalizzati.

Creare titoli precisi che chiariscono l'intento dell'utente

Quando la tua azienda ha un progetto di modellazione del processo in corso, è necessario assicurarsi che sia semplice e facile da capire per tutte le parti interessate. Un modo per farlo è creando titoli precisi che chiariscono l'intento dell'utente e portano all'azione desiderata.

Ecco un esempio di modellazione del processo che mostra come farlo. Per una particolare azione che rappresenta una porzione del denaro utilizzato per un processo specifico, il titolo può essere "utilizzo del budget" per facilitare capire per tutte le parti interessate.

Dare un insieme diverso di opzioni

Ci possono essere diversi modi per semplificare un particolare processo. Basta aggiungere un titolo all'opzione alternativa non aiuterà - assicurati che i tuoi team siano delineati e che descrivono anche i percorsi alternativi per l'ottimizzazione.

Ricorda che l'obiettivo dell'intero esercizio di modellazione del processo aziendale è quello di migliorare il processo, anche se significa scegliere un percorso diverso.

Standardizza i processi con i modelli premade

Iniziare conUDN Task Manager.'s Premade.Modello di processo aziendaleI modelli possono salvare risorse aziendali, sforzi e tempi preziosi.

Le tue squadre possono personalizzare i modelli per ogni progetto di trasformazione digitale invece di utilizzare un approccio ad hoc basato su esperienze precedenti.

Quali sono disponibili strumenti di modellazione del processo per progetti di modellazione dei processi aziendali?

Le squadre possono creare il loro modello di processo interamente su carta o anche un foglio di calcolo.

Tuttavia, sfruttare gli strumenti di modellazione dei processi aziendali automatizzati consente alle tue squadre digitalizzano i processi e li inserisce per il successo.

La scoperta delle aree per il miglioramento è più facile con il software di modellazione dei processi aziendali.

Ecco alcuni strumenti di modellazione del processo che possono aiutare le tue squadre Excel a progetti di modellazione dei processi.

Tallyfy.

Se le tue squadre lottano per trovare l'ultima versione di un documento critico o di trascorrere ore di documentazione dei processi, selezionare uno strumento di gestione dei processi comeTallyfy. .

Utilizzare Tallyfy per tracciare i progressi, automatizzare compiti monotoni e risparmiare ore di sforzo manuale. Utilizza una piattaforma mobile-first, offre un mangime da Business Intelligence (BI) in tempo reale e ha caratteristiche leader del settore come un singolo accesso.

Bizagi.

Aumenta la conformità del processo e migliorano i vantaggi competitivi per la vostra azienda con uno strumento di automazione intelligente del processo come Bizagi.

Bizagi riunisce l'automazione robotica del processo, l'intelligenza artificiale e l'automazione del processo digitale per organizzare, automatizzare e integrare processi aziendali.

Facilitare l'automazione della modellazione del processo end-to-end organizzando persone, sistemi e processi per creare flussi di lavoro più ottimizzati, accurati e agili.

Processmaker.

Supporta i tuoi team nella creazione e nella distribuzione di processi aziendali a basso contenuto di codice con il premiato BPM e il software Digital Process Automation di Processmaker.

ProcessMaker ti aiuta a eliminare i silos dipartimentali, minimizzare gli sforzi manuali e aumentare la visibilità dei progressi in tutta la società.

Questo strumento di modellazione del processo conforme BPMN 2.0 consente ai membri del team di creare rapidamente punti decisionali, trascinando le attività di trascinamento e aggiungere utenti specifici del progetto, moduli e altro ancora.

SmartDraw.

Hai bisogno di uno strumento di diagramma intelligente per la tua squadra? Con il motore di formattazione intelligente di SmartDraw, i membri del team saranno in grado di creare, modificare e pubblicare diagrammi in un flash con oltre 4500 modelli e 34.000 simboli.

SmartDraw ha anche una funzionalità unica e leader del settore che può ridimensionare automaticamente le forme per abbinare la forma di un determinato diagramma. I team possono usarlo per creare diagrammi di classe, grafici di organizzazione con estensioni integrate o produrre manifestazioni e migliorare i diagrammi.

Come maiUDN Task Manager.È il software di modellazione del processo di cui hai bisogno

Le aziende non possono solo "impostare e dimenticare" i loro processi aziendali nel paesaggio in continua evoluzione di oggi. Devono rivedere costantemente i compiti che funzionano mentre tagliano quelli che non lo fanno.

Un software di modellazione del processo aziendale comeUDN Task Manager.Potrebbe essere un'ottima misura per la tua organizzazione, qualunque sia la sua dimensione.

Ridurre al minimo i colli di bottiglia di processo e migliorano l'ottimizzazione delle risorse utilizzandoUDN Task Manager.per aumentare la produttività tra le squadre. Automatizza le approvazioni interne, il processo di semplificazioneflussi di lavoroe guidare risultati migliori conUDN Task Manager. 'S Software di gestione dei processi aziendali .

Istituire le tue squadre con funzionalità di integrazione dinamica e strumenti di segnalazione personalizzati per raggiungere facilmente i loro obiettivi di modellazione del processo. Inizia il tuo prossimo progetto di modellazione del processo oggi con aProva gratuita a due settimane .