الدليل النهائي لنمذجة عملية الأعمال
ترغب في تحسين الإنتاجية العامة لمنظمتك؟
قبل البدء، يستغرق بعض الوقت لتحليل الفجوة بين الحالة الحالية والمطلوبة من الأداء. إذا لم يكن هناك شيء، بات نفسك على الظهر. إذا كان هناك، حان الوقت لمعرفة كيفية إغلاقه والحصول على فرقك أقرب إلى معايير الأداء المثالية.
لتحقيق نمو أعمال متسق ومستقر، يحتاج الموظفون إلى صورة واضحة لكيفية أعمال المنظمة. هل تعلم أن استخدام الأدوات المرئية يمكن أن يؤدي إلى زيادة23٪ -89٪في الأداء البشري؟ الاستفادة من أداة رسومية يمكن أن تحفز خيالنا وتعزيز نتائج الفردية والفريق.
ستستكشف هذه المقالة كيف يمكن أن تساعد نمذجة عملية الأعمال في توضيح وسير العمل الداخلي لمنظمتك وتحسينه، بدوره، مما يعزز إنتاجية الفريق.
ما هي نمذجة عملية الأعمال؟
نمذجة عملية الأعمال (BPM)إدارة عمليات الأعمالتقنية تصور سير العمل الداخلي للمنظمة للمساعدة في تحديد المجالات للتحسين. يستخدمن تقنيات التمثيل الرسومية المختلفة مثل مخططات تدفق البيانات، مخططات المخططات الموسيقية،مخططات غانت، إلخ.
تساعد معظم أدوات النمذجة في عملية الأعمال في تعيين دولتين لكل عملية:
يمكنك استخدام القلم والورق القديم أو الورق أو جداول البيانات لعملية النمذجة، ولكن وجود أدوات النمذجة في عملية عمل متخصصة يمكن أن تساعد.
لماذا استخدام نمذجة عملية الأعمال؟
كل شركة تريد تحقيق أفضل النتائج وتشغيلها باستمرار في كفاءة الذروة. من خلال احتضان النمذجة العملية، تضم المؤسسات فرصة لأخذ نظرة أعمق على العمليات الداخلية وسير العمل.
قم بتعيين العمليات في فرق مزايا تنسيق مرئي لأنها قادرة على رؤية الأهمية والبنية لكل سير عمل. يمنحهم موقفا أفضل لتحديد الخطوات اللازمة لتبسيط العمليات. فيما يلي خمسة أسباب أخرى تجعل المنظمة يجب أن تنظر في استخدام نمذجة عملية الأعمال.
محاذاة الاستراتيجيات بأهداف العمل
لا يمكن لأي استراتيجية أن تعمل بشكل جيد إلا إذا كانت تتماشى مع أهداف وأهداف الشركة الشاملة. نمذجة العملية تضمن أن فرق العمل ضمن الإطار التنظيمي الأوسع.
أساليب النمذجة العملية استكشاف السبب "لماذا"مهمةيتم تنفيذها في عملية معينة. إنهم يقومون بتقييم ما إذا كانت المهمة مطلوبة أو إذا كان يمكن القيام بذلك بتحسين عملية الأعمال الأوسع نطاقا.
تعزيز كفاءات العملية
في قوالب النمذجة العملية، تتمثل كل مهمة خطوة بخطوة، مما يسمح للفرق بفهم كيفية تحسين الموارد.
يحدد الانتهاء من هذه المحاكاة التفصيلية أي اختناقات محتملة يمكن إزالتها بعد ذلك لتعزيز العمليات التجارية.
تعزيز اتصالات الفريق الداخلي
منذ المواهب البشرية هي واحدة منأهم المواردللنجاح، يجب عليك مساعدة الموظفين على التواصل بشكل أفضل للحصول على الأداء والإنتاجية المثلى.
اتصالات الفريق الداخلي أمر حاسم لأنشطة مثل:
زيادة القدرة التنافسية في السوق
يمكن أن يجعل الابتكار أو كسر الأعمال التجارية.بحثأثبتت أن المنظمات المبتكرة للغاية تضم 11٪ عائدات سنوية أعلى بنسبة 11٪ وأرباح أعلى بنسبة 22٪ قبل ضرائب الفائدة، والاستهلاك، والإطفاء (EBITDA) أكثر من الشركات التي لا تبحث عنها.
من خلال احتضان النمذجة العملية، ستكون الشركات قادرة على البقاء مرنة في المناظر الطبيعية الديناميكية والتعامل معهاإدارة التغييرأكثر فعالية.
تعزيز أفضل الممارسات
هل تدير مؤسسة منتصف الحجم أو كبيرة؟ قد يكون لديك فرق متعددة تؤدي نفس العملية بشكل مختلف. يضمن إنشاء تصميم عملية موحدة أن الشركة بأكملها تتبع نفس أفضل الممارسات.
هل هناك تقنيات نمذجة الأعمال المختلفة؟
هناك أكثر من 12 نوعا مختلفا من تقنيات BPM. في حين أن البعض قد جربوا واختبارهم منذ عقود، فإن البعض الآخر جديد نسبيا. أدناه، نأخذ نظرة فاحصة على بعض تقنيات النمذجة العملية الأكثر استخداما ومقبولة.
تقنية Flowchart.
تصوير المخططات المخاطية تصور عملية تجارية باستخدام أشكال ورموز مختلفة. تعرض Flowchart واحد عادة سير عمل مستقل في تخطيط مفصل. إذا كان فريقك يرغب في تمثيل العملية التجارية الكاملة، فإنها تحتاج إلى دمج مخططات انخفضة متعددة في تصميم واحد.
سيكون لكل فريق طريقة خاصة به لتصميم المخططات الموسيقية، ولكن يمكن إنشاءها باستخدام القلم والورق، وأدوات نمذجة عملية الأعمال المتخصصة، أو تنوعا برنامج إدارة سير العمل وبعد
مخططات تدفق البيانات
تمثل مخططات تدفق البيانات (DFD) بيانيا تدفق المعلومات من عملية إلى أخرى، وتصور الترابط بينهما.
طورت بواسطةإدوارد أنتون، DFDS هي تقنية نمذجة عملية تركز على البيانات مع تطبيق محدود في نمذجة عملية الأعمال المعقدة التي تركز المزيد على الأنشطة المنجزة أو القيام به.
نموذج الاكتتاب
تقنية الإدخال / الإخراج (IPO) هي بياني عالمي حقيقي يستخدم لتصنيف المدخلات والمخرجات الخاصة بمعالجةوبعد في هذه الطريقة، هناك ثلاث عناصر رئيسية:
الرسوم البيانية SIPOC هي إطار عمل نمذجة عملية تجارية يصنف فيها أصحاب المصلحة الهام أكثر العناصر الأكثر أهمية في تحسين العملية في الفئات التالية:
Sipoc مرادف مقبول عالميا وجزء منستة إطار سيغماوبعد
مخططات غانت
أ مخطط جانتهو إجراء النمذجة العملية التي ينقسم فيها نشاط معقد إلى أنشطة فرعية أصغر، مرتبطة بالاعتباب العام.
مخططات غانتمثالية لتمثيل أنشطة الأعمال مع المواعيد النهائية الأكثر تشددا لأنها تدع الفريق بسرعة معرفة المهام المعلقة والوقت المقدر اللازم لإكمالها. استخدمها لإيقاف أي مهام حيوية من الانزلاق عبر الشقوق والحفاظ على نمذجة العملية المشروع على الطريق.
مخططات pert.
تقييم البرنامج وتقنية المراجعة (برث) الرسوم البيانية هي واحدة من أكثر تقنيات النمذجة العملية الأكثر مقبولة عالميا.
الرسوم البيانية PERT هي الرسوم التوضيحية البسيطة التي تصور جدول زمني دقيق لاستكمال عملية تجارية. يمكن لفرق النمذجة العمليات تحديد الوقت المقدر اللازم لإكمال عملية العمل وكل مهامها المترتبة عليها.
مخططات لغة النمذجة الموحدة (UML)
تم تصميم لغة النمذجة الموحدة (UML) في الأصل لعمليات تطوير البرمجيات، ولكن مع جوانبها القوية وحالات الاستخدام الديناميكي، إنها الآن أداة نمذجة عالمية للغاية ومقبولة عالميا.
مخططات UML هي تقنية نمذجة عملية متعددة الأبعاد توضح العلاقة الوثيقة بين عناصر وأنظمة عملية تجارية.
مع أكثر من 14 مخططا UML في الدورة الدموية، تتطلب تفسيرها خبرة وممارسات كبيرة. تشمل هذه المخططات:
تقديم نموذج عملية الأعمال والتدوين
نموذج عملية الأعمال والتدوين (BPMN) هو إطار مرئي يستخدم عناصر ورموز موحدة لتمثيل عملية تجارية.
BPMN هي واحدة من أفضل الطرق لجعل عملية عمل عملية الأعمال أسهل لجميع أصحاب المصلحة في المشروعات. تعني الرموز المحددة مسبقا أن جميع أعضاء الفريق الذين يعملون في نموذج عملية الأعمال سيكونون قادرين على فهم خرائط العملية. دعونا نلقي نظرة على العناصر الأولية الأربعة من BPMN:
كائنات التدفق
تشير كائنات التدفق في BPMN إلى الأسس المرئية الأولية التي توضح الطبيعة ومجاللعملية عمل: الأحداث والأنشطة والبوابات.
أنشطة: الأنشطة هي كائنات التدفق التي تبدأ أو تغيير أو إنهاء عملية تجارية. يمكن أن تكون مشغلات النشاط المختلفة:
الأحداث: الأحداث هي مهام محددة تنفذها فرد أو نظام وموضح باستخدام مستطيل مع الحواف المنحنية. يمكن أن تشمل هذه المهام الحلقات والتعويضات والحالات المتعددة والعمليات الفرعية.
بوابات: العبارات هي نقاط صنع القرار بناء على الحالة أو حدث ممثلي في شكل ماسي. يمكن أن تستند كائنات التدفق هذه إلى أحداث متعددة أو نقاط بيانات متنوعة.
أشياء قطعة أثرية
كائنات Artifact هي عناصر تضيف فروق فروق مفصلة لمعالجة مخططات النمذجة. يمكن للمطورين إضافة أي من الأنواع الثلاثة من القطع الأثرية مثل كائنات البيانات أو التوضيحية أو المجموعات.
كائنات البيانات: كائنات البيانات تمثل أهم البيانات اللازمة لإجراء نشاط محدد.
مجموعة: تقوم المجموعة بمحاذاة المهام في عملية الأعمال بطريقة عقلانية دون تغيير تدفق المخطط.
حاشية. ملاحظة: يضيف التعليق التوضيحي جوانبا متنوعة إلى قسم من المخطط.
روابط
ربط الكائنات الانضمام إلى البيانات الأولية مع المعلومات الأخرى ذات الصلة لإدارة تدفق العملية الشاملة. هذه الكائنات يمكن أن تنظم تسلسل المهام ويمكن أن يكون إما جمعيات أو تدفقات الرسائل أو تدفقات التسلسل.
منظمة: يتم تصوير الجمعيات باستخدام خط منقط وتوصيل نص أو قطعة أثرية لنشاط أو بوابة أو حدث.
تدفق التسلسل: تدفق التسلسل يربط الكائنات التي تصنف الأنشطة المراد القيام بها. يتم توضيحهم بتدفق افتراضي أو مشروط في خط مستقيم.
تدفق الرسالة: كائنات تدفق الرسائل تنضم إلى أحداث أو مهام مختلفة في تجمعات مختلفة. وهي تشمل الرسائل التي تتجاوز القيود التنظيمية أو الفرق أو الإدارات. يتم رسم تدفق الرسائل في خط متقطع بدءا من دائرة وإنهاء السهم.
swimlanes.
Swimlanes Group Group Modeling Essentials في حمامات السباحة والمسارات.
خط : تمثل الممرات المهام المدرجة في تجمع معين لدور أو مساهم فردي. إن القيام بذلك يساعد في تحديد المسؤولية والمساءلة عن ذلك جزءا خاصا من العملية.
بركة سباحة: يشير حمام السباحة إلى الأعضاء الأساسيين في عملية تجارية. يمكن توضيح قسم مختلف أو فريق أو شركة في بركة منفصلة داخل نفس العملية.
رسم الخرائط عملية مقابل عملية النمذجة: ما هو الفرق؟
على الرغم من أن العديد من الفرق تستخدم رسم الخرائط عملية الأعمال ونمذجة العملية بالتبادل، فهي ليست هي نفسها.
واحدة من أكبر أوجه التشابه هي أن النمذجة العملية ورسم الخرائط عملية هي جزء من نفس المفهوم الأوسع لإدارة عملية الأعمال. كل من هذه الشروط تدعم أيضا في تحديد العمليات التجارية.
ومع ذلك، فإن تعيين الأعمال التجارية هي أداة تؤكد توثيق العمليات الحالية، في حين توضح النمذجة العملية ما تبدو عملية عمل مثالية أو كيف ينبغي القيام به. رسم الخرائط عملية ثابت وليس لديه أي نطاق لإدارة عوامل التغيير. تتيح نمذجة العملية فرق تعكس وتتكيف مع التغييرات في العملية أو بيئتها الأوسع نطاقا.
إذا كنت ترغب في عرض تنوعأصحاب المصلحةوجهات نظر في مبادرات تحسين عملك، أدوات النمذجة العملية يمكن أن تساعد فرقك توضح وجهات نظر مختلفة. الفرق التي تستخدم النمذجة العملية عادة تكميل التواصل مع مصدر واحد للحقيقة وبعد من ناحية أخرى، تنتهي الفرق التي تختار عملية رسم الخرائط مع اختلافات متعددة من عملية واحدة. القيام بذلك باهظ الثمن وغير الضروري، ويمكن أن يسبب ازدواجية العمل.
سيكون رسم الخرائط عملية نوبة جيدة إذا كان التقييم مرة واحدة غير قبالة لعملية عمل مطلوب. ولكن إذا أراد فريقك عن أحد الأصول القابلة لإعادة الاستخدام طويلة الأمد يزيد حجم دورة حياة العملية، فإن اختيار نمذجة عملية الأعمال من شأنها أن تعطي رواق أفضل.
كيفية أداء نموذج عملية الأعمال
إذا كنت ترغب في تبسيط سير العمل الداخلي وإنتاجية فريق التعزيز، يجب أن يكون BPM على قائمة المهام الخاصة بك.
لا يوجد تقنية النمذجة مقاس واحد - جميعها - المفتاح في فهم الأهداف العامة التي يريدها الفريق تحقيقه من خلال استكمال هذا التمرين.
فيما يلي خطة بسيطة ثلاث خطوات يمكن أن تساعد فريقك في إجراء نموذج أعمال الأعمال بنجاح.
وثيقة العملية هي العملية
قبل بدء تشغيل النمذجة العملية التجارية، تأكد من توثيق فريقك العملية الكاملة كما تقف. يمكنهم استخدام أي شيء تشعر بالراحة للقيام بذلك، مثل المفكرة البسيطة أو قويةبرنامج النمذجة التجاريةوبعد
تحديد ما يمكن تحسينه
بمجرد إدراج الفريق العملية الحالية بوضوح، حان الوقت لتحديد الاختناقات والقضايا وعدم الكفاءة التي تعاني منها. اطلب من أعضاء فريقك عن العصف الذهني بطرح أسئلة مهمة مثل:
تصميم العملية المثالية لتكون
بمجرد أن تكون نتائج الخطوة السابقة في مكانها، ضعها موضع التنفيذ. قم بتطوير النسخة الأحدث والمبسط من العملية من خلال دمج جميع النتائج.
باستخدام طريقة النمذجة العملية هذه في محاذاة مع إطار إدارة عملية الأعمال (BPM) يمكن أن تجعل عمليات عمل شركتك أكثر كفاءة.
أهم نصائح للتخطيط مشروع نمذجة عملية الأعمال
هل تم تعيين جميعها لبدء مشروع نمذجة عملية الأعمال؟ هناك العديد من الخطوات الصغيرة ولكنها حاسمة يمكنها ضمان إعداد فريقك لنجاح BPM.
احتفظ بها بسيطة ولكنها مفصلة
حتى أكثر المتخصصين نمذجة العملية الأكثر تأهيلا يميلون إلى اتخاذ هذا الخطأ الشائع: في تبسيط عملية معينة، ينتهي الأمر بمكافسة بعض الخطوات الأكثر حيوية. بسيطة جيدة، ولكن تأكد من أن فريقك لا يفوتك التفاصيل أدق.
النمذجة التجارية هي جهد تعاوني يتضمن العديد من أصحاب المصلحة الذين لديهم آراء وتفسيرات مختلفة ومستويات الفهم. قد يفترض الفريق إنشاء مخططات النمذجة هذه التفاصيل الأصغر ضئيلا وفشل في توثيقها.
ومع ذلك، بالنسبة للفريق تقييم مخططات النمذجة، قد تكون هذه النقاط ضرورية في فهم العملية وتقديم توصيات قيمة للتحسين.
الاستفادة من برامج BPM مناسبة
نمذجة عملية الأعمال أكثر بكثير من مجرد مخططات. كل عنصر، الشكل، والرمز في نموذج عملية الأعمال له معنى محدد. كل واحد منهم يحدد عملية أو إجراء معين.
قويةبرامج BPMمثل UDN مدير المهام يدعم نظام الأعمال المتقدمة من الجيل الجديد من الجيل الجديد BPMN 2.0. UDN مدير المهام يوفر كل ما يحتاجه فرقك للحصول على مشروع نماذج عملية ناجحة، بما في ذلك توحيد المدخول، وتسريع العمليات الداخلية مع الأتمتة، وتحسين العمليات مع لوحات معلومات مخصصة.
إنشاء عناوين دقيقة توضح نية المستخدم
عندما يكون لدى شركتك مشروع نمذجة عملية جارية، يجب عليك التأكد من أنها بسيطة وسهلة الفهم لجميع أصحاب المصلحة. طريقة واحدة للقيام بذلك هي عن طريق إنشاء عناوين دقيقة توضح نية المستخدم وتؤدي إلى الإجراء المطلوب.
إليك مثال النمذجة العملية التي تظهر كيفية القيام بذلك. للحصول على إجراء معين يمثل جزءا من الأموال المستخدمة لعملية محددة، يمكن أن يكون العنوان "استخدام الميزانية" لجعل من السهل فهم جميع أصحاب المصلحة.
إعطاء مجموعة متنوعة من الخيارات
يمكن أن يكون هناك عدة طرق لتبسيط عملية معينة. فقط إضافة عنوان للخيار البديل لن يساعد - تأكد من تحديد فرقك ووصف الطرق البديلة للتحسين أيضا.
تذكر أن الهدف من عملية نمذجة عملية العمل بأكملها هي تحسين العملية، حتى لو كان ذلك يعني اختيار مسار مختلف.
موحين العمليات باستخدام قوالب Premade
بدءا من UDN مدير المهام بر المالنموذج الأعمال نموذجيمكن للقوالب توفير موارد الشركة والجهد والوقت الثمين.
يمكن لفرقك تخصيص القوالب لكل مشروع تحويل رقمي بدلا من استخدام نهج مخصص بناء على التجارب السابقة.
ما هي أدوات النمذجة العملية المتاحة لمشاريع النمذجة عملية الأعمال؟
يمكن للفرق إنشاء نموذج العملية الخاصة بهم تماما على الورق أو حتى جدول بيانات.
ومع ذلك، فإن الاستفادة من أدوات النمذجة العمليات التجارية الآلية تتيح لفرقك رقمنة العمليات وتضعها للنجاح.
اكتشاف المناطق للتحسين أسهل من خلال برامج النمذجة عملية الأعمال.
فيما يلي عدد قليل من أدوات النمذجة العملية التي يمكن أن تساعد فرقك في Excel في مشاريع النمذجة العملية.
tallyfy
إذا تكافح فرقك للعثور على أحدث إصدار من وثيقة حاسمة أو قضاء ساعات في توثيق العمليات، فاختر أداة إدارة العملية مثلtallyfyوبعد
استخدم Tallyfy لتتبع التقدم المحرز، وأتمتة المهام الرتابة، وتوفير ساعات من الجهد اليدوي. يستخدم منصة موبايل أول، يعطي ذكاء أعمال في الوقت الفعلي (BI)، ولديه ميزات رائدة في الصناعة مثل تسجيل الدخول الفردي.
بيزاجي
تعزيز امتثال العملية وتعزيز المزايا التنافسية لشركتك مع أداة أتمتة عملية ذكية مثل Bizagi.
يجلب Bizagi أتمتة العملية الروبوتية، والذكاء الاصطناعي، وأتمتة العملية الرقمية لتنظيم العمليات التجارية وأتمتة ودمج عملياتها.
تسهيل أتمتة النمذجة نهاية إلى الطرفية من خلال تنظيم الأشخاص والأنظمة والعمليات لإنشاء سير عمل أكثر أمدي ودقيقة و Agile.
المخالب
دعم فرقك في إنشاء ونشر العمليات التجارية المنخفضة الكود مع برامج أتمتة BPM وبرامج أتمتة العملية الرقمية الحائزة على جوائز ProcessMaker.
يساعدك ProcessMaker على القضاء على صوامع الإدارات، وتقليل الجهود اليدوية، وتعزيز الرؤية التقدمية عبر الشركة بأكملها.
تتيح أداة نمذجة عملية BPMN 2.0 المتوافقة مع أعضاء الفريق إنشاء نقاط القرارات بسرعة بسرعة واسحب المهام وإسقاطها وإضافة مستخدمين ونماذج محددة للمشروعات وأكثر من ذلك.
smartdraw
هل تحتاج إلى أداة طباعة ذكية لفريقك؟ مع محرك التنسيق الذكي SmartDraw، سيتمكن أعضاء فريقك من إنشاء الرسوم البيانية وتحريرها ونشرها في فلاش بأكثر من 4500 قالب و 34000 رموز.
يحتوي SmartDraw أيضا على وظائف فريدة من نوعها وصناعة يمكنها تلقائيا تغيير حجم الأشكال لتتناسب مع شكل مخطط معين. يمكن للفرق استخدامه لإنشاء مخططات فئة، مخططات منظمة مع ملحقات داخلية، أو إنتاج بياني وتعزيز المخططات.
لماذا UDN مدير المهام هو برنامج النمذجة العملية التي تحتاجها
لا يمكن للشركات "تعيين وننسى" عمليات أعمالها في المناظر الطبيعية الحالية المتغيرة باستمرار. إنهم بحاجة إلى مراجعة المهام التي تعمل باستمرار أثناء قطع تلك التي لا.
برامج نمذجة عملية الأعمال مثل UDN مدير المهام يمكن أن يكون مناسبا كبيرا لمؤسستك، مهما كان حجمها.
تقليل اختناقات العملية وتعزيز تحسين الموارد باستخدام UDN مدير المهام لتعزيز الإنتاجية عبر الفرق. أتمتة الموافقات الداخلية، عملية تبسيطسير العمل، ودفع نتائج أفضل مع UDN مدير المهام 'س برنامج إدارة العمليات التجارية وبعد
تمكين فرقك مع إمكانيات التكامل الديناميكي وأدوات الإبلاغ المخصصة لتحقيق أهداف النمذجة العملية دون عناء. ابدأ مشروع النمذجة العملية التالية اليوم معمحاكمة مجانية لمدة أسبوعينوبعد
