Den ultimative vejledning til Business Process Modeling
Ønsker du at forbedre din organisations samlede produktivitet?
Før du kommer i gang, tag lidt tid til at analysere kløften mellem den eksisterende og ønskede tilstandstilstand. Hvis der ikke er nogen, klapp dig selv på bagsiden. Hvis der er, er det tid til at finde ud af, hvordan du lukker det og får dine hold tættere på dine ideelle præstationsstandarder.
For at opnå konsekvent og stabil forretningsvækst har medarbejderne et klart billede af, hvordan organisationen fungerer. Vidste du, at ved hjælp af visuelle værktøjer kan føre til en stigning på23% -89%i menneskelig ydeevne? Brug af et grafisk værktøj kan stimulere vores fantasi og forbedre individuelle og teamresultater.
Denne artikel vil undersøge, hvordan Business Process Modeling kan hjælpe med at illustrere og forbedre din organisations interne arbejdsgange og igen øge holdproduktiviteten.
Hvad er Business Process Modeling?
Business Process Modeling (BPM) er enBusiness Process ManagementTeknik, der skildrer en organisations interne arbejdsgange for at hjælpe med at identificere områder til forbedring. Det anvender forskellige grafiske repræsentationsteknikker, såsom datablowdiagrammer, flowcharts,Gantt Charts., etc.
De fleste forretningsproces modelleringsværktøjer hjælper med at kortlægge to stater for hver proces:
Du kan bruge gammeldags pen og papir eller regneark til modelleringsprocessen, men at have specialiserede forretningsproces modelleringsværktøjer kan hjælpe.
Hvorfor bruge Business Process Modeling?
Hvert firma ønsker at opnå de bedste resultater og konsekvent opererer ved peak effektivitet. Ved at omfavne procesmodellering har organisationer en chance for at tage et dybere kig på deres interne processer og arbejdsgange.
Kortlægning af processerne i et visuelt format fordele hold som de er i stand til tydeligt at se betydningen og strukturen af hver workflow. Det giver dem en bedre position, hvorfra man kan identificere de trin, der kræves for at strømline processerne. Her er fem flere grunde til, at en organisation bør overveje at bruge Business Process Modeling.
Juster strategier med forretningsmål
Ingen strategi kan fungere godt, medmindre det er tilpasset de overordnede virksomhedsmål og mål. Procesmodellering sikrer, at hold arbejder inden for den bredere organisatoriske ramme.
Process modelleringsteknikker Udforsk årsagen til 'hvorfor' nogenopgaveudføres i en bestemt proces. De vurderer, om opgaven er påkrævet, eller hvis den kan gøres væk med for at optimere den bredere forretningsproces.
Forbedre processeffektiviteten
I procesmodelleringskabeloner er hver opgave repræsenteret trin for trin, så hold kan forstå, hvordan ressourcer kan optimeres.
Afslutningen af denne detaljerede simulering identificerer eventuelle potentielle flaskehalse, der derefter kan fjernes for at forbedre forretningsprocesserne.
Boost intern team kommunikation
Da humant talent er en af devigtigste ressourcer.For succes skal du hjælpe medarbejdere med at kommunikere bedre for optimal ydeevne og produktivitet.
Interne teamkommunikation er afgørende for aktiviteter som:
Øge markedets konkurrenceevne
Innovation kan gøre eller bryde en virksomhed.ForskningHar bevist, at meget innovative organisationer har et gennemsnit på 11% højere årlige indtægter og 22% højere indtjening før renteskat, afskrivninger og afskrivninger (EBITDA) end virksomheder, der ikke innoverer.
Ved at omfavne procesmodellering vil virksomheder være i stand til at forblive elastiske i det dynamiske forretningslandskab og håndtereforandringsledelsemere effektivt.
Fremme bedste praksis
Styrer du en mellemstore eller stor virksomhed? Du kan have flere hold, der udfører den samme proces forskelligt. Oprettelse af et standardiseret procesdesign sikrer, at hele virksomheden følger de samme bedste praksis.
Er der forskellige forretningsmodelleringsteknikker?
Der er mere end 12 forskellige slags BPM-teknikker. Mens nogle er blevet testet og testet i årtier, er andre relativt nye. Nedenfor kigger vi nærmere på nogle af de mest udbredte og accepterede procesmodelleringsteknikker.
FlowChart Technique.
FlowCharts skildrer en forretningsproces ved hjælp af forskellige former og symboler. Et flowchart viser typisk en uafhængig arbejdsgang i et detaljeret layout. Hvis dit hold ønsker at repræsentere den komplette forretningsproces, skal de konsolidere flere flowknapper i et design.
Hvert hold vil have sin egen metode til at designe flowcharts, men de kan oprettes ved hjælp af pen og papir, specialiserede forretningsproces modelleringsværktøjer eller alsidigeWorkflow Management Software. .
Data flow diagrammer
Dataflowdiagrammer (DFD) repræsenterer grafisk strømmen af information fra en proces til en anden, der skildrer indbyrdes afhængigheden mellem dem.
Udviklet afEdward Yourdon., DFDS er en data-fokuseret procesmodelleringsteknik med begrænset anvendelighed i komplekse forretningsprocesmodellering, der fokuserer mere på aktiviteter, der gøres eller skal gøres.
IPO model
En input-proces-output (IPO) teknik er en real-world-graf, der bruges til at kategorisere input og udgange af en bestemtbehandle. I denne metode er der tre hovedelementer:
SIPOC-diagrammer er en forretningsprocesmodelleringsramme, hvor de betydelige interessenter klassificerer de mest kritiske elementer i procesforbedringen i følgende kategorier:
SIPOC er et globalt accepteret synonym og en del afSix Sigma Framework. .
Gantt Charts.
EN Gantt korter en procesmodelleringsprocedure, hvor en kompleks aktivitet er opdelt i mindre underaktiviteter, der er forbundet med indbyrdes afhængigheder.
Gantt Charts.er perfekte til at repræsentere forretningsaktiviteter med strammere deadlines, da de hurtigt lader hold kende de ventende opgaver og den forventede tid, der kræves for at fuldføre dem. Brug dem til at stoppe vigtige opgaver i at glide gennem revnerne og holde din procesmodelleringprojektpå sporet.
Pert diagrammer
Program evaluering og gennemgangsteknik (Pert.) Diagrammer er en af de mest globalt accepterede procesmodelleringsteknikker.
Pert diagrammer er enkle illustrationer, der skildrer en præcis tidslinje for at fuldføre en forretningsproces. Process Modeling Teams kan kvantificere den forventede tid, der er nødvendig for at afslutte forretningsprocessen og alle dens deraf følgende opgaver.
Unified Modeling Sprogdiagrammer (UML)
Unified Modeling Sprog (UML) blev oprindeligt designet til softwareudviklingsprocesser, men med sine robuste facetter og dynamiske brugssager, er det nu et meget populært og globalt accepteret procesmodelleringsværktøj.
UML-diagrammer er en multidimensionel procesmodelleringsteknik, der illustrerer det tætte forhold mellem elementerne og systemerne i en forretningsproces.
Med over 14 UML-diagrammer i omløb kræver fortolkning af dem betydelig ekspertise og praksis. Disse diagrammer omfatter:
Introduktion til forretningsproces model og notation
Business Process Model and Notation (BPMN) er en visuel ramme, der bruger standardiserede elementer og symboler til at repræsentere en forretningsproces.
BPMN er en af de bedste måder at gøre Business Process Modeling lettere for alle projektinteressenter. De foruddefinerede symboler betyder, at alle holdmedlemmer, der arbejder på Business Process-modellen, vil kunne forstå proceskortene. Lad os tage et kig de fire primære elementer i BPMN:
Flow objekter
Flow objekter i BPMN henviser til de primære visuelle fundamenter, der skitserer arten ogOmfangetaf en forretningsproces: Events, Aktiviteter og Gateways.
AKTIVITETER: Aktiviteter er flow objekter, der initierer, ændrer eller afslutte en forretningsproces. Forskellige aktivitetsudløsere kan være:
Begivenheder: Begivenheder er specifikke opgaver udført af et individ eller system og illustreret ved hjælp af et rektangel med buede kanter. Disse opgaver kan omfatte sløjfer, kompensationer, flere tilfælde og underprocesser.
Gateways.: Gateways er beslutningstagningspunkter baseret på tilstanden eller en begivenhed, der er repræsenteret i en diamantform. Disse strømningsgenstande kan baseres på flere hændelser eller forskellige datapunkter.
Artefakt objekter
Artefakt objekter er elementer, der giver detaljerede nuancer til at behandle modelleringsdiagrammer. Udviklere kan tilføje nogen af de tre slags artefakter, såsom dataobjekter, annotation eller grupper.
Dataobjekter.: Dataobjekter repræsenterer de mest væsentlige data, der kræves for at udføre en bestemt aktivitet.
Gruppe: Gruppe justerer opgaverne i forretningsprocessen på en rationel måde uden at ændre diagrammet.
Annotation: En annotation tilføjer forskellige facetter til et afsnit af diagrammet.
Tilslutninger.
Tilslutning af objekter Tilmeld dig primære data med andre relevante oplysninger for at styre den samlede processtrøm. Disse objekter kan regulere sekvensen af opgaver og kan være enten foreninger, meddelelsesstrømme eller sekvensstrømme.
Association.: Foreninger er afbildet ved hjælp af en stiplet linje og tilslut en tekst eller artefakt til en aktivitet, gateway eller begivenhed.
Sekvensstrøm: Sekvensstrøm forbinder objekter, der klassificerer de aktiviteter, der skal udføres. De er illustreret med en standard eller betinget strøm i en lige linje.
MESSAGE FLOW.: Message flow objekter Sammen med forskellige begivenheder eller opgaver i forskellige puljer. De omfatter meddelelser, der overskrider organisatoriske begrænsninger, hold eller afdelinger. Meddelelsesstrøm er trukket i en stiplet linje, der starter med en cirkel og slutter med en pil.
Swimlanes.
Swimlanes Group Business Modeling Essentials i puljer og baner.
Bane: Baner repræsenterer de opgaver, der er inkluderet i en bestemt pool for en individuel rolle eller bidragyder. Gør dette hjælper med at skitsere ansvar og ansvarlighed for den pågældende del af processen.
Pool: En pulje refererer til de primære medlemmer af en forretningsproces. En anden afdeling, team eller firma kan illustreres i en separat pool inden for samme proces.
Process Mapping Vs. Process Modeling: Hvad er forskellen?
Selvom mange hold bruger Business Process Mapping og Process Modeling Interchangeably, er de ikke de samme.
En af de største ligheder er, at procesmodellering og proceskortlægning er en del af det samme bredere koncept for Business Process Management. Begge disse vilkår støtter også i at definere forretningsprocesser.
Men business mapping er et værktøj, der understreger dokumentation af eksisterende processer, mens procesmodellering illustrerer, hvad en ideel forretningsproces ser ud eller hvordan det skal gøres. Processkortlægning er statisk og har ingen mulighed for at styre forandringsagenter. Process Modeling lader teamre reflektere og tilpasse sig ændringer i processen eller dets bredere miljø.
Hvis du vil fremvise forskelligartetStakeholder.Perspektiver I dine forretningsforbedringsinitiativer kan procesmodelleringsværktøjer hjælpe dine hold med at illustrere forskellige synspunkter. Hold ved hjælp af procesmodellering centraliserer typisk kommunikation med aEnkelt kilde til sandhed. På den anden side ender hold, der vælger Process Mapping ender med flere variationer af en proces. Gør dette er både dyrt og unødvendigt, og kan forårsage dobbeltarbejde.
Processkortlægning ville være en god pasform, hvis en engangsevaluering af en forretningsproces er påkrævet. Men hvis dit hold ønsker et langsigtet genanvendeligt aktiv, der maksimerer proceslivscyklusen, vil plukning Business Process Modeling give et bedre ROI.
Sådan udfører du Business Process Modeling
Hvis du ønsker at strømline interne arbejdsgange og øge holdproduktiviteten, skal BPM være på din opgaveliste.
Der er ingen one-size-alle passer til modelleringsteknik - nøglen er i forståelse af de overordnede mål, som holdet ønsker at opnå ved at fuldføre denne øvelse.
Her er en simpel tre-trins plan, der kan hjælpe dit team med at udføre forretningsproces modellering med succes.
Dokument AS-IS-processen
Før du starter Business Process Modeling, skal du sørge for, at dit hold dokumenterer den komplette proces, som den står. De kan bruge alt, hvad de er komfortable med at gøre dette, såsom en simpel notesblok eller en robustBusiness Modeling Software. .
Identificer, hvad der kan forbedres
Når holdet har opført den nuværende proces, er det klart, det er på tide at identificere flaskehalse, problemer og ineffektivitet, der plager det. Hent dine teammedlemmer til at brainstorm ved at stille kritiske spørgsmål som:
Design det ideelle til at være proces
Når resultaterne af det foregående trin er på plads, sæt dem i gang. Udvikle den nyere, mere strømlinede version af processen ved at inkorporere alle resultaterne.
Ved hjælp af denne procesmodelleringsmetode i justering med Business Process Management (BPM) kan rammerne gøre din virksomheds forretningsprocesser mere effektiv.
Top tips til planlægning af et forretningsproces modelleringsprojekt
Er du alle indstillet til at starte et forretningsproces modelleringsprojekt? Der er mange små, men kritiske trin, der kan sikre, at dit hold er oprettet for BPM-succes.
Hold det enkelt men detaljeret
Selv de mest kvalificerede procesmodelleringspecialister har en tendens til at gøre denne almindelige fejl: Ved at forenkle en bestemt proces, ender de med at efterlade nogle af de mest vitale trin. Enkel er god, men sørg for, at dit hold ikke går glip af de finere detaljer.
Business Modeling er en samarbejdsindsats, der involverer mange interessenter, der har forskellige meninger, fortolkninger og forståelsesniveauer. Holdet, der opretter modelleringsdiagrammerne, kan antage, at disse mindre detaljer er ubetydelige og undlader at dokumentere dem.
For holdet, der vurderer modelleringsdiagrammerne, kan disse punkter imidlertid være afgørende for at forstå processen og foretage værdifulde anbefalinger til forbedringer.
Brug en passende BPM-software
Business Process Modeling er så meget mere end bare diagrammer. Hvert element, form og symbol i en forretningsproces model har en bestemt betydning. Hver af dem skitserer en bestemt proces eller handling.
Et robustBPM Software.såsomUDN Task ManagerStøtter den nye generation Avanceret Business Process Modeling Standard BPMN 2.0.UDN Task ManagerGiver alt, hvad dine hold har brug for et vellykket procesmodelleringsprojekt, herunder standardiseringsindtag, accelererende interne processer med automatisering og optimering af processer med brugerdefinerede dashboards.
Opret præcise titler, der præciserer brugerens hensigt
Når din virksomhed har et procesmodelleringsprojekt på vej, skal du sikre, at det er enkelt og nemt at forstå for alle interessenter. En måde at gøre dette på er at skabe præcise titler, der præciserer brugerens hensigt og fører til den ønskede handling.
Her er et procesmodelleringseksempel, der viser, hvordan man gør dette. For en bestemt handling, der repræsenterer en del af de penge, der anvendes til en bestemt proces, kan titlen være "budgetudnyttelse" for at gøre det nemt at forstå for alle interessenter.
Giv et varieret sæt af muligheder
Der kan være flere måder at strømline en bestemt proces på. Bare tilføjelsen af en titel til den alternative indstilling vil ikke hjælpe - sørg for, at dine hold er at skitsere og beskrive også de alternative ruter til optimering.
Husk, at målet med hele Business Process Modeling øvelse er at forbedre processen, selvom det betyder at vælge en anden vej.
Standardiser processer ved hjælp af premade skabeloner
Starter medUDN Task Managers Premade.Business Process Model.Skabeloner kan spare virksomhedens ressourcer, indsats og dyrebar tid.
Dine hold kan tilpasse skabelonerne til hvert digitalt transformationsprojekt i stedet for at bruge en ad hoc-tilgang baseret på tidligere erfaringer.
Hvad er procesmodelleringsværktøjer til rådighed for forretningsproces modelleringsprojekter?
Hold kan oprette deres procesmodel helt på papir eller endda et regneark.
Men udnyttelse af automatiserede Business Process Modeling Tools giver dine hold digitalisere processer og sætter dem op for succes.
At opdage områder til forbedring er lettere med Business Process Modeling Software.
Her er et par procesmodelleringsværktøjer, der kan hjælpe dine hold til at udmærke sig på procesmodelleringsprojekter.
Tallyfy.
Hvis dine hold kæmper for at finde den nyeste version af et kritisk dokument eller tilbringe timers dokumentationsprocesser, skal du vælge et processtyringsværktøj som f.eksTallyfy. .
Brug tallyfy til at spore fremskridt, automatisere monotone opgaver og spare timer med manuel indsats. Det bruger en mobil-første platform, giver en real-time business intelligence (BI) foder, og har branchens førende funktioner som enkelt tilmelding.
Bizagi.
Boost procesoverholdelse og forbedrer konkurrencefordele for din virksomhed med et intelligent procesautomatiseringsværktøj som Bizagi.
Bizagi bringer sammen robotprocesautomatisering, kunstig intelligens og digital procesautomatisering til at organisere, automatisere og integrere forretningsprocesser.
Tilrettelægge end-to-end proces modellering automatisering ved at organisere mennesker, systemer og processer for at skabe mere optimerede, præcise og fleksible arbejdsgange.
Processmaker.
Støtte dine hold til at oprette og implementere lavkode forretningsprocesser med procesmakers prisvindende BPM og Digital Process Automation Software.
ProcessMaker hjælper dig med at eliminere afdelingssiloer, minimere manuel indsats og øge fremskridt synlighed på tværs af hele virksomheden.
Dette BPMN 2.0-kompatible procesmodelleringsværktøj giver teammedlemmer mulighed for hurtigt at oprette beslutningspunkter, trække og slippe opgaver og tilføje projektspecifikke brugere, formularer og meget mere.
SmartDraw.
Har du brug for et smart diagrammer til dit hold? Med SmartDraws intelligente formateringsmotor vil dine holdmedlemmer kunne oprette, redigere og offentliggøre diagrammer i en flash med over 4500 skabeloner og 34.000 symboler.
SmartDraw har også en unik og branchens førende funktionalitet, der automatisk kan ændre størrelsen på former for at matche formen på et givet diagram. Hold kan bruge det til at oprette klassediagrammer, organisationsdiagrammer med indbyggede udvidelser eller producere manifester og forbedre diagrammer.
HvorforUDN Task Managerer procesmodelleringssoftwaren du har brug for
Virksomheder kan ikke bare "sætte og glemme" deres forretningsprocesser i dagens stadigt skiftende landskab. De skal konstant gennemgå de opgaver, der arbejder, mens de skærer dem, der ikke gør det.
En forretningsproces modelleringssoftware som f.eksUDN Task Managerkunne være en god pasform til din organisation, uanset størrelsen.
Minimere procesflaskehalse og forbedre ressourceoptimering ved hjælp afUDN Task Managerat øge produktiviteten på tværs af hold. Automatisere interne godkendelser, strømline processenarbejdsgange., og kør bedre resultater medUDN Task ManagerS. S.Business Process Management Software .
Styr dine hold med dynamiske integrationskapaciteter og brugerdefinerede rapporteringsværktøjer, der nemt kan nå deres procesmodelleringsmål. Start dit næste procesmodelleringsprojekt i dag med aGratis to-ugers prøveversion .
