O guia final para modelagem de processos de negócios

Quer melhorar a produtividade geral da sua organização?

Antes de começar, leve algum tempo para analisar a lacuna entre o estado de desempenho existente e desejado. Se não houver nenhum, pau-se nas costas. Se houver, é hora de descobrir como fechá-lo e obter suas equipes mais perto dos seus padrões de desempenho ideais.

Para obter um crescimento empresarial consistente e estável, os funcionários precisam de uma imagem clara de como a organização funciona. Você sabia que usar ferramentas visuais pode levar a um aumento de23% -89%no desempenho humano? Utilizar uma ferramenta gráfica pode estimular nossa imaginação e melhorar os resultados individuais e de equipe.

Este artigo irá explorar como a modelagem do processo de negócios pode ajudar a ilustrar e melhorar os fluxos de trabalho internos da sua organização e, por sua vez, aumentar a produtividade da equipe.

O que é modelagem de processos de negócios?

Modelagem de processos de negócios (BPM) é umGestão de processos de negócios.Técnica que representa os fluxos de trabalho internos de uma organização para ajudar a identificar áreas para melhoria. Utiliza várias técnicas de representação gráfica, como diagramas de fluxo de dados, fluxogramas,Gráficos de gantt, etc.

A maioria das ferramentas de modelagem de processos de negócios ajudam no mapeamento de dois estados para cada processo:

Você pode usar caneta e papel ou planilhas antiquadas para o processo de modelagem, mas ter ferramentas de modelagem de processos de negócios especializados podem ajudar.

Por que usar a modelagem de processos de negócios?

Toda empresa quer alcançar os melhores resultados e operar consistentemente na eficiência máxima. Ao abraçar a modelagem do processo, as organizações têm a chance de dar uma olhada mais profunda em seus processos internos e fluxos de trabalho.

Mapeando os processos em uma equipe de benefícios do formato visual, pois elas são capazes de ver claramente a importância e a estrutura de cada fluxo de trabalho. Ele lhes dá uma posição melhor a partir da qual identificar as etapas necessárias para simplificar os processos. Aqui estão mais cinco razões pelas quais uma organização deve considerar o uso de modelagem de processos de negócios.

Alinhe estratégias com objetivos de negócios

Nenhuma estratégia pode funcionar bem a menos que esteja alinhada com os objetivos e objetivos gerais da empresa. A modelagem de processo garante que as equipes trabalhem dentro da estrutura organizacional mais ampla.

Técnicas de modelagem de processos exploram o motivo 'por que' qualquertarefaé realizado em um processo específico. Eles avaliam se a tarefa é necessária ou se puder ser feita para otimizar o processo de negócios mais amplo.

Melhorar eficiências do processo

Nos modelos de modelagem de processo, cada tarefa é representada passo a passo, permitindo que as equipes entendam como os recursos podem ser otimizados.

A conclusão desta simulação detalhada identifica quaisquer potenciais gargalos que possam ser removidos para melhorar os processos de negócios.

Impulsionar comunicações internas de equipe

Desde que o talento humano é um dosrecursos mais importantesPara o sucesso, você deve ajudar a equipe a se comunicar melhor para um ótimo desempenho e produtividade.

As comunicações internas da equipe são cruciais para atividades como:

Aumentar a competitividade do mercado

A inovação pode fazer ou quebrar um negócio.PesquisaProvou que organizações altamente inovadoras têm uma média de 11% de receita anual mais elevada e ganhos 22% maiores antes dos impostos, depreciação e amortização de juros (EBITDA) do que empresas que não inovam.

Ao abraçar a modelagem do processo, as empresas poderão ficar resilientes na paisagem de negócios dinâmicos e alçamudar a gestãomais efetivamente.

Promover as melhores práticas

Você está gerenciando uma empresa de tamanho médio ou grande? Você pode ter várias equipes realizando o mesmo processo de maneira diferente. A criação de um design de processo padronizado garante que toda a empresa segue as mesmas melhores práticas.

Existem diferentes técnicas de modelagem de negócios?

Existem mais de 12 tipos diferentes de técnicas de BPM. Enquanto alguns foram tentados e testados por décadas, outros são relativamente novos. Abaixo, levamos uma olhada mais de perto algumas das técnicas de modelagem de processo mais usadas e aceitas.

Técnica de fluxograma

Os fluxogramas retratam um processo de negócios usando diferentes formas e símbolos. Um fluxograma geralmente apresenta um fluxo de trabalho independente em um layout detalhado. Se sua equipe deseja representar o processo de negócios completo, eles precisam consolidar vários fluxogramas em um design.

Cada equipe terá seu próprio método para projetar fluxogramas, mas eles podem ser criados usando caneta e papel, ferramentas de modelagem de processos de negócios especializados ou versáteisSoftware de gerenciamento de fluxo de trabalho .

Diagramas de fluxo de dados.

Diagramas de fluxo de dados (DFD) representam graficamente o fluxo de informações de um processo para outro, retratando as interdependências entre eles.

Desenvolvido porEdward Yourdon., DFDS é uma técnica de modelagem de processo focada por dados com aplicabilidade limitada na modelagem complexa do processo de negócios que se concentra mais em atividades feitas ou a serem feitas.

Modelo IPO.

Uma técnica de saída de entrada-processo (IPO) é um gráfico do mundo real usado para categorizar as entradas e saídas de um determinadoprocessar. Nesse método, existem três elementos principais:

Os diagramas SIPOC são uma estrutura de modelagem de processos de negócios em que as partes interessadas significativas classificam os elementos mais críticos da melhoria do processo nas seguintes categorias:

O SIPOC é uma sinônimo globalmente aceito e parte doSeis Sigma Framework. .

Gráficos de gantt

UMAgráfico de Gantté um procedimento de modelagem de processo no qual uma atividade complexa é subdividida em subtuções menores, ligadas por interdependências.

Gráficos de ganttsão perfeitos para representar atividades comerciais com prazos mais apertados à medida que eles rapidamente permitem que as equipes saibam as tarefas pendentes e o tempo estimado necessário para completá-los. Use-os para impedir que todas as tarefas vitais escorculem as rachaduras e mantenham sua modelagem de processoprojetona pista.

Diagramas Pert

Avaliação de avaliação e técnica de revisão (Pert) Os diagramas são uma das técnicas de modelagem de processo mais globalmente aceitas.

Os diagramas Pert são ilustrações simples que retratam uma linha do tempo precisa para concluir um processo de negócios. As equipes de modelagem de processo podem quantificar o tempo estimado necessário para concluir o processo de negócios e todas as suas tarefas consequentes.

Diagramas de linguagem de modelagem unificada (UML)

A linguagem de modelagem unificada (UML) foi projetada originalmente para processos de desenvolvimento de software, mas com suas facetas robustas e casos de uso dinâmico, agora é uma ferramenta de modelagem de processo altamente popular e global.

Diagramas UML são uma técnica de modelagem de processo multidimensional que ilustra a estreita relação entre os elementos e sistemas de um processo de negócios.

Com mais de 14 diagramas UML em circulação, interpretando-os requer experiência e práticas significativas. Esses diagramas incluem:

Apresentando modelo de processo de negócios e notação

Modelo de processo de negócios e notação (BPMN) é uma estrutura visual que usa elementos padronizados e símbolos para representar um processo de negócios.

A BPMN é uma das melhores maneiras de tornar mais fácil a modelagem de processos de negócios para todas as partes interessadas do projeto. Os símbolos predefinidos significam que todos os membros da equipe que trabalham no modelo de processo de negócios poderão entender os mapas do processo. Vamos dar uma olhada nos quatro elementos primários da BPMN:

Objetos de fluxo

Objetos de fluxo no BPMN referem-se às fundações visuais primárias que delineam a natureza ealcancede um processo de negócios: eventos, atividades e gateways.

Atividades: As atividades são objetos de fluxo que iniciam, alteram ou terminam um processo de negócios. Diferentes acionadores de atividade podem ser:

Eventos: Eventos são tarefas específicas executadas por um indivíduo ou sistema e ilustrados usando um retângulo com bordas curvas. Essas tarefas podem incluir loops, compensações, várias instâncias e subprocessos.

Entradas: Os gateways são pontos de tomada de decisão com base na condição ou no evento que é representado em uma forma de diamante. Esses objetos de fluxo podem ser baseados em vários eventos ou diversos pontos de dados.

Objetos de artefatos

Os objetos de artefatos são elementos que adicionam nuances detalhadas para processar os diagramas de modelagem. Os desenvolvedores podem adicionar qualquer um dos três tipos de artefatos, como objetos de dados, anotação ou grupos.

Objetos de dados: Os objetos de dados representam os dados mais essenciais necessários para executar uma atividade específica.

Grupo: O grupo alinha as tarefas no processo de negócios de maneira racional sem alterar o fluxo do diagrama.

Anotação: Uma anotação adiciona diversas facetas a uma seção do diagrama.

Conexões

Conectar objetos Junte-se a dados primários com outras informações relevantes para gerenciar o fluxo geral do processo. Esses objetos podem regular a sequência de tarefas e podem ser associações, fluxos de mensagens ou fluxos de seqüência.

Associação: As associações são descritas usando uma linha pontilhada e conectam um texto ou artefato a uma atividade, gateway ou evento.

Fluxo de seqüência: O fluxo de seqüência conecta objetos que classificam as atividades a serem feitas. Eles são ilustrados com um fluxo padrão ou condicional em linha reta.

Fluxo de mensagem: Objetos de fluxo de mensagens unem diferentes eventos ou tarefas em diferentes pools. Eles incluem mensagens que transcendem limitações organizacionais, equipes ou departamentos. O fluxo de mensagens é desenhado em uma linha tracejada, começando com um círculo e terminando com uma seta.

Swimlanes.

Swimlanes Group Business Modeling Essentials em piscinas e faixas.

faixa: As faixas representam as tarefas incluídas em um pool específico para um papel ou colaborador individual. Isso ajuda a delinear responsabilidade e responsabilidade por essa parte específica do processo.

Piscina: Uma piscina refere-se aos membros primários de um processo de negócios. Um departamento diferente, equipe ou empresa pode ser ilustrado em uma piscina separada dentro do mesmo processo.

Mapeamento de processos vs. Modelagem de processo: Qual é a diferença?

Embora muitas equipes usem o mapeamento de processos de negócios e modelagem de processos de forma intercambiável, eles não são os mesmos.

Uma das maiores semelhanças é que a modelagem de processos e o mapeamento de processos fazem parte do mesmo conceito mais amplo de gerenciamento de processos de negócios. Ambos os termos também apoiam na definição de processos de negócios.

No entanto, o mapeamento de negócios é uma ferramenta que enfatiza documentar processos existentes, enquanto a modelagem de processo ilustra o que parece um processo de negócios ideal ou como deve ser feito. O mapeamento de processo é estático e não tem nenhum escopo para gerenciar agentes de mudança. Modelagem de processo permite que as equipes refletem e se adaptem às mudanças no processo ou no seu ambiente mais amplo.

Se você quiser mostrar diversospartes interessadasPerspectivas Em suas iniciativas de melhoria de negócios, ferramentas de modelagem de processo podem ajudar suas equipes a ilustrar diferentes pontos de vista. Equipes usando modelagem de processo normalmente centralizam a comunicação com umúnica fonte de verdade. Por outro lado, as equipes que selecionam o mapeamento de processo acabam com várias variações de um processo. Fazer isso é caro e desnecessário, e pode causar duplicação de trabalho.

O mapeamento de processos seria um bom ajuste se uma avaliação única de um processo de negócios for necessária. Mas se sua equipe quiser um ativo reutilizável a longo prazo que maximiza o ciclo de vida do processo, a coleta de modelagem do processo de negócios daria um melhor ROI.

Como realizar modelagem de processos de negócios

Se você deseja simplificar fluxos de trabalho internos e aumentar a produtividade da equipe, a BPM deve estar na sua lista de tarefas.

Não há uma técnica de modelagem de tamanho único - a chave é entender os objetivos gerais que a equipe quer alcançar concluindo este exercício.

Aqui está um plano simples de três etapas que pode ajudar sua equipe a realizar a modelagem de processos de negócios com sucesso.

Documentar o processo como é

Antes de iniciar a modelagem do processo de negócios, certifique-se de que sua equipe documente o processo completo conforme ele é. Eles podem usar qualquer coisa que se sinta confortável com isso, como um simples bloco de notas ou um robustoSoftware de modelagem de negócios .

Identifique o que pode ser melhorado

Uma vez que a equipe tenha listado claramente o processo atual, é hora de identificar os gargalos, problemas e ineficiências a atormentando. Solicitar os membros da sua equipe para fazer um brainstorming fazendo perguntas críticas, como:

Projetar o processo ideal para ser

Uma vez que os resultados da etapa anterior estejam em vigor, coloque-os em ação. Desenvolva a versão mais nova e mais simplificada do processo, incorporando todas as descobertas.

Usando este método de modelagem de processo no alinhamento com a estrutura de gerenciamento de processos de negócios (BPM) pode tornar os processos de negócios mais eficientes da sua empresa.

Top dicas para planejar um projeto de modelagem de processos de negócios

Você está pronto para iniciar um projeto de modelagem de processos de negócios? Existem muitas etapas pequenas, mas críticas que podem garantir que sua equipe seja configurada para o sucesso do BPM.

Mantenha-o simples, mas detalhado

Mesmo os especialistas de modelagem de processo mais qualificados tendem a fazer este erro comum: na simplificação de um processo particular, eles acabam deixando de fora alguns dos passos mais vitais. Simples é bom, mas certifique-se de que sua equipe não perca os detalhes mais finos.

A modelagem de negócios é um esforço colaborativo envolvendo muitas partes interessadas que têm diferentes opiniões, interpretações e níveis de compreensão. A equipe que cria os gráficos de modelagem pode supor que esses detalhes menores sejam insignificantes e falham em documentá-los.

No entanto, para a equipe avaliando os diagramas de modelagem, esses pontos podem ser essenciais para entender o processo e fazer recomendações valiosas para melhoria.

Utilize um software BPM adequado

Modelagem de processo de negócios é muito mais do que apenas diagramas. Cada elemento, forma e símbolo em um modelo de processo de negócios tem um significado específico. Cada um deles descreve um determinado processo ou ação.

Um robustoSoftware BPM.tal comoGerenciador de tarefas UDN.Suporta a nova geração de modelagem de processos de negócios avançados padrão BPMN 2.0.Gerenciador de tarefas UDN.Fornece tudo que suas equipes precisam de um projeto de modelagem de processo bem-sucedido, incluindo a ingestão de padronização, acelerar processos internos com automação e otimização de processos com painéis personalizados.

Crie títulos precisos que esclarecem a intenção do usuário

Quando sua empresa possui um projeto de modelagem de processo em andamento, você deve garantir que seja simples e fácil de entender para todas as partes interessadas. Uma maneira de fazer isso é criando títulos precisos que esclarecem a intenção do usuário e levam à ação desejada.

Aqui está um exemplo de modelagem de processo que mostra como fazer isso. Para uma determinada ação que representa uma parte do dinheiro utilizada para um processo específico, o título pode ser "utilização orçamentária" para facilitar a compreensão para todas as partes interessadas.

Dê um conjunto diversificado de opções

Pode haver várias maneiras de simplificar um processo específico. Apenas adicionar um título à opção alternativa não ajudará - certifique-se de que suas equipes estejam delineando e descrevendo as rotas alternativas também para otimização.

Lembre-se de que o objetivo de todo o exercício de modelagem de processos de negócios é melhorar o processo, mesmo que isso signifique escolher um caminho diferente.

Padronizar processos usando modelos premade

Começando comGerenciador de tarefas UDN.PremadeModelo de processo de negócios.Modelos podem salvar recursos da empresa, esforço e precioso tempo.

Suas equipes podem personalizar os modelos para cada projeto de transformação digital em vez de usar uma abordagem ad-hoc com base em experiências anteriores.

O que são ferramentas de modelagem de processo disponíveis para projetos de modelagem de processos de negócios?

As equipes podem criar seu modelo de processo inteiramente no papel ou até mesmo uma planilha.

No entanto, alavancar ferramentas de modelagem de processo de negócios automatizadas permite que suas equipes digitalizem os processos e os coloque para o sucesso.

Descobrir áreas para melhoria é mais fácil com o software de modelagem de processos de negócios.

Aqui estão algumas ferramentas de modelagem de processo que podem ajudar suas equipes se destacarem em projetos de modelagem de processos.

Tallyfy.

Se suas equipes lutam para encontrar a versão mais recente de um documento crítico ou gastar horas documentando processos, escolha uma ferramenta de gerenciamento de processos, comoTallyfy. .

Use Tallyfy para rastrear o progresso, automatizar tarefas monótonas e economizar horas de esforço manual. Ele usa uma plataforma móvel, dá um feed de inteligência de negócios em tempo real e possui recursos líderes do setor, como o logon único.

Bizagi.

Aumente a conformidade do processo e aprimore vantagens competitivas para sua empresa com uma ferramenta inteligente de automação de processo, como Bizagi.

A Bizagi reúne automação de processos robóticos, inteligência artificial e automação de processos digitais para organizar, automatizar e integrar processos de negócios.

Facilitar a automação de modelagem de processo de ponta a ponta, organizando pessoas, sistemas e processos para criar fluxos de trabalho mais otimizados, precisos e ágil.

Processador

Apoie suas equipes na criação e implementação de processos de negócios de baixo custo com o software BPM e o software de automação digital premiado do Processmaker.

O processador ajuda a eliminar silos departamentais, minimizar os esforços manuais e aumentar a visibilidade do progresso em toda a empresa.

Esta ferramenta de modelagem de processo compatível com BPMN 2.0 permite que os membros da equipe criem rapidamente pontos de decisão, arraste e descarte tarefas e adicionem usuários, formulários e mais específicos do projeto.

SmartDraw

Precisa de uma ferramenta de diagramação inteligente para sua equipe? Com o motor de formatação inteligente do SmartDraw, os membros da sua equipe poderão criar, editar e publicar diagramas em um flash com mais de 4500 modelos e 34.000 símbolos.

O SmartDraw também possui uma funcionalidade única e líder na indústria que pode redimensionar automaticamente as formas para corresponder à forma de um determinado diagrama. As equipes podem usá-lo para criar diagramas de classe, organogramas com extensões embutidas ou produzir manifestos e melhorar os diagramas.

Por queGerenciador de tarefas UDN.é o software de modelagem de processo que você precisa

As empresas não podem simplesmente "definir e esquecer" seus processos de negócios na paisagem de hoje em constante mudança. Eles precisam revisar constantemente as tarefas que trabalham enquanto cortam os que não.

Um software de modelagem de processos de negócios, comoGerenciador de tarefas UDN.poderia ser um ótimo ajuste para sua organização, seja qual for seu tamanho.

Minimizar os gargalos de processo e melhorar a otimização de recursos usandoGerenciador de tarefas UDN.para impulsionar a produtividade entre as equipes. Automatize aprovações internas, simplifique o processofluxos de trabalhoe dirigir melhores resultados comGerenciador de tarefas UDN.'S.Software de gerenciamento de processos de negócios .

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