Er du på tide å blokkere kalenderen din? Her er hvorfor du bør starte nå.

I den siste uken har du sikkert reprioritized dine oppgaver, omplassert kalenderen din, og kanskje til og med jobbet sent for å få noe gjort. Du er ikke alene. I følgenyere forskning, 87% av kunnskapsarbeidere jobber to timer senere hver dag sammenlignet med 2019. Likevelover en fjerdedelav tidsfrister blir savnet hver uke. Hver dag søker vi å konkurrere på krav til vår tid og, som et resultat, oppleve mer kaos enn klarhet.

Heldigvis er det en løsning: tid blokkering.

Med tiden blokkering kan du gjenvinne kontrollen over kalenderen din for å fokusere på hva som virkelig betyr noe. Tidsblokkering kan hjelpe deg med å justere oppmerksomheten din med dine intensjoner, slik at du alltid prioriterer det riktige arbeidet til rett tid. MedTime Management Templates, Du kan også dedikere tid til din personlige tid, nedetid, lunsj og andre nødvendigheter som ofte blir utelatt i vår "alltid-on" arbeidende verden.

Tidsblokkering er enTime Management StrategyHvor du planlegger ut hver del - og vi mener hver del av dagen din. Med tiden som blokkerer, bryter du effektivt arbeidsugen i bite-sized tidsluker hvor du sjekker e-posten din, jobber med prosjekter, ta en pause, eller til og med trene.

Som de fleste tidsstyringsstrategier, er tidens blokkering en måte for deg å gjenvinne dagen din og få en bedre følelse av hvor tiden din faktisk går. IfølgeAnatomi av arbeidsindeks, 71% av kunnskapsarbeidere rapporterte å føle seg burnout minst en gang i 2020. I tillegg nevnte 32% av de menneskene som ikke kunne slå av eller koble fra som den beste faktoren som brenner deres utbrenning. Ved å planlegge arbeidsblokker, kan du ikke bare sikre at du fullfører dine viktige oppgaver, men sørg også for at du setter til side tid forhvile og selvhjelp .

Hvordan tiden blokkerer fungerer

For å lage en tidsblokk, gruppe som oppgaver og planlegge en blokk av tid til å jobbe på disse oppgavene. Det er to hovedgrunnlag for tid blokkering:

Visuelt planleggingstidsblokker på kalenderen din, slik at arbeidet ditt ikke kan avbrytes eller planlegges over.

Gruppering som oppgaver i en konsentrert tid.

For eksempel kan du begynne med å lage en time timeblock klokken 9.00 for å svare på e-post. Deretter vil du opprette en tidsbjelke fra kl. 10.00 til 11.30 for å jobbe med hovedprosjektet for dagen - for eksempel, gjennomgå og fullføre en GTM-dekk. Klokka 11:30 vil du lage en annen time timeblock til lunsj og så videre.

Ved å blokkere kalenderen din, setter du ikke bare biter av tid for kritisk arbeid som svarer på e-post eller avsluttende oppgaver - du reduserer også kontekstbryteren. Hvor ofte tar du opp e-postmeldinger mellom oppgaver og prøver å takle et større prosjekt mellom annet arbeid? I stedet lar tid blokkering deg sette bestemte tider for viktige oppgaver, slik at du effektivt kan fokusere på ditt høyeffektive arbeid.

Tid blokkerer vs Timeboxing

Timeboxing.Er en annen nyttig tidsstyringsstrategi, men det fungerer litt annerledes enn å blokkere tid. Slik er de forskjellige:

For å opprette en tidsblokk vil du tildele en blokk med et sett med oppgaver som å sjekke e-posten din, snakke med kunder, eller skrive.

For å opprette en tidsboks, vil du tilordne hver oppgave en individuell "boks" med start og slutt ganger for hver oppgave.

Hvis du ser på en tid blokkert kalender, vil du se store blokker av tid dedikert tilbatched oppgaver. For eksempel kan du ha en blokk fra 3 pm til 4:30 til å "se gjennom design tilbakemelding" på tvers av flere design du har opprettet. En tidsbokset kalender, på den annen side, ville ha hver oppgave planlagt. Så du kan ha en oppgave fra kl. 15.00 til 3:15 PM for å "se gjennom design tilbakemelding på Facebook Banner Image," og en annen oppgave fra kl. 15.15 til 3:30 for å "revidere hjemmesiden bildet basert på design tilbakemelding," og så videre.

Timeboxing Kalenderen din kan være spesielt nyttig hvis du trenger å fullføre arbeidet i forhåndsinnstilte tidsbegrensninger, eller hvis du ofte sliter med perfeksjonisme og ønsker å øke produktiviteten.

Tidsblokkering vs Oppgave Batching

Oppgave Batching er et element av tid som blokkerer. Når du batch oppgaver, samler du og kobler til noen lignende oppgaver, slik at du kan jobbe på dem samtidig. Disse oppgavene tar ofte mye mer tid enn vi tror, ​​men fordi de er så raske til å fullføre, spore vi egentlig ikke hvor mye tid vi bruker på dem. Oppgavebatching kan hjelpe deg med å redusere hvor mye tid du bruker på svarte oppgaver og ad hoc-arbeid. I stedet oppfordrer oppgave-batching deg til å være forsettlig om hvor din tid og oppmerksomhet går.

For eksempel, si at du administrerer bedriftensSocial Media Content Calendar. Hver mandag må du triage den ukens innlegg, dele en omslag på de siste ukens innlegg, og sjekke inn med designteamet for å sikre at de er på plan for neste ukes arbeid. Vanligvis gjør du dette arbeidet når du kan, og det har en tendens til å bli spredt rundt dagen.

Ved å batching disse tre oppgavene sammen i stedet, vil du være mer produktiv og fokusert på å fullføre arbeidet ditt for dagen. Det siste trinnet er å planlegge det arbeidet i kalenderen din - som da blir en tidsblokk.

Tid blokkerer vs tidssporing

Tidssporing refererer til prosessen med å registrere tiden du bruker på prosjekter, vanligvis for faktureringsformål. Vanligvis er tidssporing mer av en forretningsfunksjon enn en tidsstyringsstrategi. Tidssporing er vanlig for lag og organisasjoner, for eksempel kreative byråer, advokatfirmaer og lag med freelance eller kontraktsarbeidere, som regningen etter tid brukt på sine tjenester. Hvis du ønsker å komme i gang med tidssporing, er det mange flotte verktøy ogIntegrasjoner for å hjelpe med Time Tracking .

Tidsblokkering kan hjelpe med tidssporing siden det gir deg tydelig innsikt i hvor lenge du brukte på hvert initiativ - bare sørg for at du holder deg til å holde deg til tid blokkerer, eller oppdaterer dem hvis noe endres.

Hvem skal prøve å blokkere tid?

Tidsblokkering vil ikke være effektiv hvis kalenderen din hovedsakelig er fylt med møter, men hvis du ofte har biter av åpen tid på kalenderen din, kan du bruke denne strategien til å bedre håndtere din oppmerksomhet og fokus. SomParkinsons lovStater, "Arbeid utvides for å fylle tiden som er tilgjengelig for ferdigstillelse" -Så tid blokkering er en fin måte å ta tilbake kontrollen over kalenderen din og forsettlig planlegge arbeid.

Tidsblokkering er spesielt nyttig hvis:

Du prøver ofte å multitask

Du trenger hjelp med å fokusere på en oppgave og redusere distraksjoner

Du vil være forsettlig om din tid og energi på jobben

Du trenger en klarere følelse av hvor tiden din går hver dag

Du sliter med overarbeidende

Når du kommer i gang med tid blokkering, tenk på hver blokk som en uavbrutt bit arbeid hvor du kan takle kritiske prosjekter og komme inn idyp arbeid .

Hva er dypt arbeid?

Begrepet "dypt arbeid" ble laget avCal Newport., en av de største moderne forutsetninger av tid som blokkerer. Selv om tiden blokkering har blitt kjentgjennom historien-With Benjamin Franklin som en av sine tidligste adopters-Newport var den første til å koble tidstiden som blokkerer til dypt arbeid i den digitale tidsalderen. Ifølge Newport kan tidsblokkering hjelpe deg med å planlegge store blokker av distraksjonsfri tid der du kan dykke i dypt, uavbrutt arbeid.

7 tips for å starte tiden som blokkerer tidsplanen din i dag

Tidsblokkering er enkel i praksis, men det kan være en vanskelig strategi for å implementere - og holde seg til konsekvent. Med disse syv tipsene kan du ta ansvar for kalenderen din. Plus, få innsikt i fallgruvene du kan løpe inn i hvert trinn i prosessen.

1. Identifiser hva du trenger for å jobbe på for dagen

Som de fleste tidsstyringsstrategier, er det første trinnet å identifisere hva du egentlig trenger å bli ferdig på en gitt dag eller uke. Hvis du ikke allerede, trener du og oppdaterer engjøremålslistemed alt ditt viktige arbeid.

Husk, du trenger ikke bare å vite hva du skal jobbe med - du må også vite hva du skal prioritere. Pass på at du forstår hva dine viktigste oppgaver er slik at du får dem gjort den dagen. Ideelt sett, se etter et verktøy som lar deg legge til detaljer og kontekst til arbeidet ditt - som prioritet i en bestemt oppgave, viktige vedlegg eller dokumenter, relevante samarbeidspartnere og mer.

Selv med tiden som blokkerer, kan det være dager hvor du ikke kan komme til alt arbeidet ditt. Hvis du ikke vet hva som skal prioritere, vil du ikke ha en klar følelse av hvilke oppgaver du må fullføre i dag og hva du kan utsette til i morgen.

2. Finn ut når du er mest produktiv

Når du oppretter en tidsblokk, planlegger du en periode for å takle arbeid - om det svarer på e-post, deltar på møter, sjekker ut til DOS, eller noe annet. Tidsblokker er nyttige på egenhånd, men du kan øke effektiviteten av en tidsblokk ved å skreddersy arbeidet til produktivitetsinnstillingene dine.

Hvis du ikke allerede vet, tenk på når du føler degmest produktive. Føler du deg energi om morgenen? I så fall bør du vurdere å planlegge arbeidet som krever mest energi - om det er fokusert arbeid eller møter - før lunsj. Føler du deg søvnig tidlig på ettermiddagen? Planlegg mindre oppgaver-lignende svar på e-post - slik at du kan opprettholde produktiviteten. Får du en annen vind på sen ettermiddag? Lagre dine viktige oppgaver for den perioden, og sørg for å minimere distraksjoner som kan forstyrre strømmen din.

Etter at du har vært på tide blokkering i noen dager, kan du vurdere hvordan du føler på slutten av dagen. Føler du deg drenert? I så fall kan du ha misjudged når du er mest produktiv i løpet av dagen. Prøv å omarbeide arbeidsblokkene dine for å se om det hjelper.

3. Gruppemøter om mulig

Møter er et annet sted du kan sette dine foretrukne produktivitetstider i praksis. Du kan ha møter spredt hele dagen, noe som kan hindre produktiviteten din. PåUDN Task Manager, vi kaller dette en sveitsisk ostplan! Spredte møter kan hindre produktiviteten din og gjøre dindaglig tidsplanveldig vanskelig å jobbe rundt. I stedet for å ha tid til fokusert arbeid og fritid, blir du stadig mentalt avbrutt av møter.

Akkurat som oppgaver, kan du også klare møter. I stedet for å spore dem hele dagen, sikte du på en blokk med møter som er relativt nær hverandre - med noen få pauser i mellom, slik at du kan hvile og lade opp - så du har mer tid for fokusert arbeid. Eller vurder å investere i et verktøy som automatisk vil overvåke dette for deg, somMed urviseren .

Det vil være tilfeller når møter er planlagt utenfor din ideelle møtetidsblokk. Det er greit. Tidsblokkering er en strategi for å hjelpe deg med å være forsettlig om din tid - men det vil ikke gjøre hele dagen til en perfekt tidsplan. For å lykkes med tiden som blokkerer, prøv å være fleksibel med kalenderen din, og omplassere ting om nødvendig.

4. Planlegg tidsblokkene dine

Når du vet når du er mest produktiv, og du har hatt en sjanse til å blokkere møteplanen, er det på tide å planlegge og sette resten av tidblokkene. Tenk gjennom prioriteringene du har for dagen, og planlegg dedikert fokus tid for hver gruppe oppgaver i kalenderen din. Det er greit hvis du vil komme tilbake til oppgavene mer enn en gang i en dag - for eksempel, vil du kanskje planlegge to eller tre ganger blokker for å sjekke og svare på meldinger.

Vi anbefaler at du planlegger tidblokkene, slik at du kan se dem og holde deg ansvarlige for den aktuelle forpliktelsen. Men hvis hele tiden i kalenderen din er fullt planlagt, kan det være vanskelig for lagmedlemmene å planlegge siste øyeblikksmøter eller få tak i deg for viktige samtaler.

For å unngå dette, foreslår vi at merking hver gang blokk på kalenderen din. For eksempel kan du ha "fokus tid" om morgenen, "personlig tid" under lunsj, og "ikke planlegge arbeidsblokk" på ettermiddagen for noe dyp arbeid. Ved å avklare hvilken type tidblokk du har planlagt, kan lagmedlemmer føle seg mer bemyndiget til å planlegge over visse blokker om nødvendig.

5. Blokker av personlig tid

Tidsblokkering er ikke bare en måte å planlegge arbeidsoppgavene - du bør også planlegge nedetid hver dag. Akkurat som å planlegge dedikert tid for arbeid, kan skape en tidsblokk for personlige aktiviteter hjelpe deg med å holde fast i dem. I tillegg til å planlegge lunsj, gi deg selv raske pauser for personlig tid, hverdagslige aktiviteter eller andre daglige oppgaver du trenger for å bli ferdig, som å plukke barna opp fra skolen eller trene tidlig på ettermiddagen.

Ikke alle personlige tidsblokker trenger en hensikt. Vurder å forlate en personlig tidblokk åpen slik at du kan bestemme deg for stedet hvis du vil ta en tur, sjekke sosiale medier, rengjør leiligheten din, eller ring din mor. Uten et bestemt formål for den personlige tidsblokken, kan du gjøre det som føles mest etterfylling i den tiden - det er ingen feil svar (vi vil ikke fortelle din mor).

5. Tillat for uventede avbrudd eller arbeid

Tidsblokkering mislykkes når du ikke har plass til å navigere noen overraskelser i dagen, som uventede oppgaver som må gjøres så snart som mulig eller siste øyeblikksmøter som blir planlagt under en viktig blokk med fokusid. Du vil være i stand til å engasjere seg med disse - men du vil heller ikke at de skal helt spore dagen din.

Hvis disse situasjonene ofte kommer opp på jobb, foreslår vi å dekke en ettermiddagstidsblokk til fleksibel tid. På den måten har du allerede en tidsblokk for eventuelle uventede oppgaver. Eller, hvis noe skjer for å forstyrre en av morgendagene dine, kan du flytte det avbrutt arbeidet til din fleksible ettermiddagsblokk.

Pass på at en ny oppgave som avlinger opp, er høyere prioritet enn hva du jobber med. Ofte føles uventet arbeid haster, men det betyr ikke at det er viktigere enn det du først jobbet med. Husk alltid hva dine arbeidsprioriteter er, og deretter omorganisere timeplanen din tilsvarende.

6. Planlegg for tapt tid

Selv den mest effektive tidblokkeren vil miste tid i løpet av dagen. Uunngåelig må du sjekke en slakkmelding eller e-post som virker høy prioritet. Du kan få en telefonsamtale du må svare på. Hvis du jobber hjemmefra, vil du definitivt bli distrahert av en romkamerat, barn eller kjæledyr. Dette er naturlig og ok!

Vurder å dedikere bestemte tidsblokker for fokusarbeid og andre for dypt arbeid. Når du sjekker e-posten din og går gjennom dine daglige oppgaver, kan du bli avbrutt uten at distraksjonen setter deg tilbake. Men hvis du planlegger en tidsblokk for dypt arbeid, bør du vurdere å snoozing alle varsler og slå på "Ikke forstyrr" -modus.

Det kan ta en stund å finne ut den beste strategien for å hjelpe deg med å minimere distraksjoner. Fortsett å justere og justere tidblokkene etter behov. Over tid kan du oppdage at du mister mindre tid med denne tidsstyringsteknikken.

7. Juster etter behov

Som alle tidsstyringsstrategier, bør du tweak og justere tidblokkene til de føler seg riktig for deg. Du vil ikke ha en perfekt dag første gang du prøver å blokkere tid. Gi det tid, og gjør det som føles riktig. Husk: Denne strategien er bare effektiv hvis den oppfyller dine mål og behov-så optimaliserer for hva som fungerer og kasserer noen strategier som ikke hjelper deg med å føle deg mer produktiv.

Hvis tid blokkering ikke er din stil, det er ok også. Prøv en annen tidsstyringsteknikk, som TimeBoxing, en målrettet tidsstyringsstrategi hvor du tilordner hver oppgave en start- og sluttdato. For å lære mer, les vårGuide til tidsboksing .

Tidsblokkering Eksempel

Hver persons kalender er annerledes, så hver gang blokkert kalender vil være litt annerledes også. Men hvis du implementerer de syv strategiene ovenfor, er det hva kalenderen din kan se ut som:

Neste trinn: Bestemme hva du skal gjøre med all ekstra tid

Tidsblokkering kan hjelpe deg med å være mer forsettlig om din tid. Ved å dedikere bestemte blokker av tid til viktig arbeid, kan du fokusere påfå ting gjorti stedet for å miste tid og energi tilmultitasking. og utsettelse. Men som alle tidsstyringsstrategier, er tidens blokkering bare effektiv hvis du har en klar følelse av hva du trenger å gjøre og når.

For flere tips om hvordan å organisere og administrere arbeidet ditt,Sjekk ut vår artikkel om å lage en oppgaveliste som faktisk fungerer .