Você está bloqueando seu calendário? Veja por que você deve começar agora.

Na semana passada, você provavelmente repreendeu suas tarefas, reprogramou seu calendário, e talvez até funcionasse até tarde para fazer algo. Você não está sozinho. De acordo compesquisa recente, 87% dos trabalhadores do conhecimento estão trabalhando duas horas depois todos os dias em relação a 2019. Aindamais de um quartode prazos são perdidos a cada semana. Todos os dias, administramos demandas competindo em nosso tempo e, como resultado, experimente mais caos do que clareza.

Felizmente, há uma solução: bloqueio de tempo.

Com o bloqueio de tempo, você pode recuperar o controle do seu calendário para se concentrar no que realmente importa. O bloqueio de tempo pode ajudá-lo a alinhar sua atenção com suas intenções, então você sempre prioriza o trabalho certo no momento certo. ComModelos de gerenciamento de tempo, você também pode dedicar tempo para seu tempo pessoal, tempo de inatividade, almoço e outros essenciais que, muitas vezes, deixem de fora em nosso mundo de trabalho "sempre em".

O bloqueio de tempo é umEstratégia de gerenciamento de tempoonde você agende cada parte - e queremos dizer cada parte do seu dia. Com o bloqueio de tempo, você está efetivamente quebrando a semana de trabalho em slots de tempo mordida, onde você verifica seu e-mail, trabalha em projetos, faça uma pausa ou mesmo exercícios.

Como a maioria das estratégias de gerenciamento de tempo, o bloqueio de tempo é uma maneira de recuperar seu dia e obter uma melhor sensação de onde sua hora está indo. De acordo comAnatomia do Índice de Trabalho, 71% dos trabalhadores do conhecimento relataram sentir queimação pelo menos uma vez em 2020. Além disso, 32% dessas pessoas citaram não ser capazes de desligar ou desconectar como o fator superior alimentando seu burnout. Ao agendar blocos de trabalho, você não pode apenas garantir que você esteja concluindo suas tarefas importantes, mas também certifique-se de reservar tempo paraDescanso e autocuidado .

Como funciona o bloqueio de tempo

Para criar um bloco de tempo, grupo como tarefas e agende um bloco de tempo para trabalhar nessas tarefas. Existem dois principais fundamentos do bloqueio de tempo:

Programando visualmente os blocos de tempo no seu calendário, para que seu trabalho não possa ser interrompido ou agendado.

Agrupar como tarefas em um bloco concentrado de tempo.

Por exemplo, você pode começar criando um timeblock de uma hora às 9h para responder e-mails. Em seguida, você criará um timeblock das 10h às 11h30 para trabalhar em seu projeto principal para o dia - por exemplo, revendo e finalizando um deck GTM. Às 11h30, você criaria outro timeblock de uma hora para o almoço - e assim por diante.

Por tempo, bloqueando seu calendário, você não está apenas ao lado de pedaços de tempo para o trabalho crítico - como responder a e-mails ou tarefas de acabamento - você também é reduzindo a mudança de contexto. Com que frequência você recebe e-mails entre tarefas e tenta enfrentar um projeto maior entre outro trabalho? Em vez disso, o bloqueio de tempo permite definir horários específicos para tarefas importantes para que você possa se concentrar efetivamente em seu trabalho de alto impacto.

Time Bloqueio vs. Horário

TimeBoxing.é outra estratégia de gerenciamento de tempo útil, mas funciona de forma ligeiramente diferente do que o bloqueio do tempo. Veja como eles diferem:

Para criar um bloco de tempo, você atribuirá um bloco de tempo para um conjunto de tarefas, como verificar seu e-mail, falando com clientes ou escrevendo.

Para criar um timebox, você atribuirá cada tarefa uma "caixa" individual com horários de início e término para cada tarefa.

Se você olhar para um calendário bloqueado, veria grandes blocos de tempo dedicados atarefas em lotes. Por exemplo, você pode ter um bloco das 15h às 16h30 para "revisar comentários de design" em vários desenhos que você criou. Um calendário fadado, por outro lado, teria cada tarefa programada. Então você pode ter uma tarefa das 15h às 15h15 para "revisar o feedback de design na imagem do Banner do Facebook," e outra tarefa das 15h15 às 15h30 para "Revisar a imagem da página inicial com base no feedback de design", e assim por diante.

O timeboxing seu calendário pode ser particularmente útil se você precisar completar o trabalho dentro das restrições de tempo pré-definidas, ou se você muda com freqüência com o perfeccionismo e quer aumentar a produtividade.

Tempo bloqueando vs. lotching de tarefas

O lotes de tarefas é um elemento de bloqueio de tempo. Quando você receberá tarefas, você coleta e conecta quaisquer tarefas semelhantes para que você possa trabalhar nelas de uma só vez. Essas tarefas geralmente ocupam muito mais tempo do que pensamos, mas porque são tão rápidas em concluir, não rastreamos quanto tempo estamos gastando neles. O lotes de tarefas pode ajudá-lo a reduzir a quantidade de tempo gasto em tarefas perdidas e trabalho ad hoc. Em vez disso, o lotes de tarefas incentiva você a ser intencional sobre onde seu tempo e atenção estão indo.

Por exemplo, digamos que você gerencie sua empresaCalendário de conteúdo de mídia social. Todas as segundas-feiras, você precisa triar as postagens da semana, compartilhar uma recapitulação das postagens da semana passada e check-in com a equipe de design para se certificar de que eles estão em programação para o trabalho da próxima semana. Normalmente, você faz isso funciona sempre que puder, e tende a ser espalhado pelo dia.

Ao alugar essas três tarefas juntas, você será mais produtivo e focado em completar seu trabalho para o dia. O passo final é agendar esse trabalho em seu calendário - que se torna um bloco de tempo.

Tempo bloqueando vs. rastreamento de tempo

O rastreamento de tempo refere-se ao processo de gravação do tempo gasto em projetos - geralmente para fins de faturamento. Normalmente, o rastreamento de tempo é mais uma função de negócios do que uma estratégia de gerenciamento de tempo. O rastreamento de tempo é comum para equipes e organizações, como agências criativas, escritórios de advocacia e equipes com trabalhadores freelance ou contrato, que Bill pelo tempo gasto em seus serviços. Se você está olhando para começar com o rastreamento de tempo, há muitas ferramentas eIntegrações para ajudar no rastreamento de tempo .

O bloqueio de tempo pode ajudar com o rastreamento do tempo, pois lhe dá uma visão clara de quanto tempo você gastou em cada iniciativa - apenas certifique-se de ficar para o seu tempo blocos ou atualizando-os se algo mudar.

Quem deve tentar bloquear o tempo?

O bloqueio de tempo não será eficaz se o seu calendário for preenchido principalmente com as reuniões, mas se você freqüentemente tiver pedaços de tempo aberto no seu calendário, poderá usar essa estratégia para gerenciar melhor sua atenção e foco. ComoA lei de Parkinson.Os estados "o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão" - Bloqueio de tempo é uma ótima maneira de retomar o controle do seu calendário e intencionalmente agendar o trabalho.

O bloqueio de tempo é particularmente útil se:

Você freqüentemente tenta multitarefa

Você precisa de ajuda para se concentrar em uma tarefa e reduzindo as distrações

Você quer ser intencional sobre o seu tempo e energia no trabalho

Você precisa de um sentido mais claro de onde seu tempo está indo a cada dia

Você lutam com sobrecarregar

Como você começou com o bloqueio de tempo, pense em cada bloco como um pedaço ininterrupto de trabalho onde você pode enfrentar projetos críticos e entrar emtrabalho profundo .

O que é trabalho profundo?

O termo "trabalho profundo" foi cunhado porCal newport.um dos maiores proponentes modernos do bloqueio de tempo. Embora o bloqueio de tempo tenha sido famosamente usadoatravés da história- Com Benjamin Franklin como um dos seus primeiros adotantes - Newport foi o primeiro a conectar o bloqueio de tempo ao trabalho profundo na era digital. De acordo com Newport, o bloqueio de tempo pode ajudá-lo a agendar grandes blocos de tempo livre de distração, onde você pode mergulhar em um trabalho profundo e ininterrupto.

7 dicas para iniciar a hora bloqueando sua programação hoje

O bloqueio de tempo é simples na prática, mas pode ser uma estratégia complicada para implementar - e manter-se consistentemente. Com essas sete dicas, você pode se encarregar do seu calendário. Além disso, obtenha informações sobre as armadilhas que você pode se deparar em cada estágio do processo.

1. Identifique o que você precisa trabalhar para o dia

Como a maioria das estratégias de gerenciamento de tempo, o primeiro passo é identificar o que você realmente precisa ser feito em um determinado dia ou semana. Se você ainda não fizer, praticar e atualizar umlista de afazerescom todo o seu trabalho importante.

Tenha em mente, você não precisa saber o que trabalhar - você também precisa saber o que priorizar. Certifique-se de entender quais são suas tarefas mais importantes para que você faça naquele dia. Idealmente, procure uma ferramenta que permita adicionar detalhes e contexto ao seu trabalho - como a prioridade de uma tarefa específica, quaisquer anexos ou documentos importantes, colaboradores relevantes e muito mais.

Mesmo com o bloqueio de tempo, pode haver dias em que você não pode chegar a todo o seu trabalho. Se você não sabe o que o trabalho prioriza, você não terá um sentido claro de quais tarefas você deve terminar hoje e o que você pode adiar até amanhã.

2. Descobrir quando você é mais produtivo

Quando você cria um bloco de tempo, você está agendando um período de tempo para enfrentar o trabalho - seja respondendo e-mails, participando de reuniões, verificando para - Dos, ou algo mais. Os blocos de tempo são úteis por conta própria, mas você pode aumentar a eficácia de um bloqueio de tempo adaptando o trabalho para suas preferências de produtividade.

Se você ainda não sabe, pense em quando se sentemais produtivo. Você se sente energizado de manhã? Em caso afirmativo, considere o agendamento do trabalho que requer mais energia - seja focado trabalho ou reuniões - antes do almoço. Você se sente sonolento no início da tarde? Agende tarefas menores - como responder a e-mails - para que você possa manter a produtividade. Você recebe um segundo vento nos últimos tardes? Salve suas tarefas importantes para esse período e certifique-se de minimizar as distrações que poderiam interromper seu fluxo.

Depois de ter sido tempo bloqueando por alguns dias, avalie como você está se sentindo no final do dia. Você está se sentindo drenado? Se assim for, você pode ter julgado mal quando é mais produtivo durante o dia. Tente reprogramar seus blocos de trabalho para ver se isso ajuda.

3. reuniões de grupo, se possível

Reuniões são outro lugar que você pode colocar seus tempos de produtividade preferidos em prática. Você pode ter reuniões espalhadas ao longo do dia, o que pode prejudicar sua produtividade. NoGerenciador de tarefas UDN., nós chamamos isso de um cronograma de queijo suíço! Reuniões dispersas podem impedir sua produtividade e fazer o seuhorário diáriomuito difícil de contornar. Em vez de ter tempo para o trabalho focado e tempo livre, você está constantemente sendo mentalmente interrompido por reuniões.

Assim como tarefas, você também pode bloquear as reuniões de bloqueio. Em vez de espalhá-los ao longo do dia, aponte para um bloco de reuniões relativamente próximas umas às outras - com algumas pausas entre você pode descansar e recarregar - então você tem mais tempo para o trabalho focado. Ou, considere investir em uma ferramenta que monitorará automaticamente isso para você, comoSentido horário .

Haverá instâncias quando as reuniões estão programadas fora do seu bloco de tempo de reunião ideal. Isso está ok. O bloqueio de tempo é uma estratégia para ajudá-lo a ser intencional sobre o seu tempo - mas não fará o seu dia inteiro em uma agenda perfeita. Para ter sucesso com o bloqueio de tempo, tente ser flexível com o calendário e reprograme as coisas, se necessário.

4. Agende seus blocos de tempo

Depois de saber quando você é mais produtivo, e você teve uma chance de bloquear seu horário de reunião, é hora de agendar e definir o resto de seus blocos de tempo. Pense nas prioridades que você tem para o dia e agenda o tempo de foco dedicado para cada lote de tarefas em seu calendário. Tudo bem se você quiser voltar a tarefas mais de uma vez em um dia - por exemplo, você pode querer agendar dois ou três blocos de tempo para verificar e responder a mensagens.

Recomendamos Agendamento de seus blocos de tempo para que você possa vê-los e se manter responsável por esse compromisso. Mas se o tempo todo no seu calendário estiver totalmente programado, pode ser difícil para os membros da equipe agendarem reuniões de última hora ou ter um cumprimento de você para conversas importantes.

Para evitar isso, sugerimos rotulagem de cada bloco em seu calendário. Por exemplo, você pode ter "tempo de foco" de manhã, "tempo pessoal" durante o almoço e "não agendar-o bloco de trabalho" à tarde para algum trabalho profundo. Esclarecendo que tipo de bloqueio de tempo você agendou, os membros da equipe podem se sentir mais habilitados para agendar certos blocos, se necessário.

5. Bloqueie o tempo pessoal

O bloqueio de tempo não é apenas uma maneira de agendar suas tarefas de trabalho - você também deve agendar o tempo de inatividade todos os dias. Assim como a programação do tempo dedicado para o trabalho, criar um bloco de tempo para atividades pessoais pode ajudá-lo a se manter a eles. Além do agendamento do almoço, dê-se intervalos rápidos para tempo pessoal, atividades cotidianas ou quaisquer outras tarefas diárias que você precisa para ser feito, como escolher seus filhos da escola ou trabalhar no início da tarde.

Nem todo bloco de tempo pessoal precisa de um propósito. Considere deixar um bloqueio de tempo pessoal aberto para que você possa decidir sobre o local se quiser dar uma volta, verifique a mídia social, limpe seu apartamento ou ligue para sua mãe. Sem um objetivo definido para esse bloco de tempo pessoal, você pode fazer o que sente o mais reabastecimento durante esse tempo - não há respostas erradas (não vamos dizer a sua mãe).

5. Permitir interrupções inesperadas ou trabalho

O bloqueio de tempo falha quando você não tem espaço para navegar por surpresas em seu dia, como tarefas inesperadas que precisam ser feitas o mais rápido possível ou reuniões de última hora que são agendadas durante um importante bloco de tempo de foco. Você quer ser capaz de se envolver com isso - mas você também não quer que eles desviem totalmente o seu dia.

Se essas situações freqüentemente aparecerem no trabalho, sugerimos dedicar um bloqueio de tempo da tarde a tempo flexível. Dessa forma, você já tem um bloco de tempo para quaisquer tarefas inesperadas. Ou, se algo acontecer para interromper um dos seus blocos de hora da manhã, você pode mover o trabalho interrompido para o seu bloco flexível da tarde.

Certifique-se de que qualquer nova tarefa que cultiva seja maior prioridade do que o que você está trabalhando no momento. Muitas vezes, o trabalho inesperado se sente urgente, mas isso não significa que seja mais importante do que o que você estava inicialmente trabalhando. Lembre-se sempre de quais são suas prioridades de trabalho, depois reorganizam sua agenda de acordo.

6. Planeje o tempo perdido

Mesmo o bloqueador de tempo mais eficaz perderá o tempo durante o dia. Inevitavelmente, você precisará verificar uma mensagem de folga ou e-mail que parece alta prioridade. Você pode receber um telefonema que você tem que responder. Se você está trabalhando em casa, você definitivamente se distrairá por um colega de quarto, criança ou animal de estimação. Isso é natural e ok!

Considere dedicar certos blocos de tempo para o trabalho de foco e outros para trabalho profundo. Quando você está verificando seu e-mail e passando por suas tarefas diárias, você pode ser interrompido sem essa distração colocando você de volta. Mas se você agendar um bloco de tempo para um trabalho profundo, considere o snoozing todas as notificações e ligar o modo "Não perturbe".

Pode demorar um pouco para descobrir a melhor estratégia para ajudá-lo a minimizar as distrações. Continue ajustando e reajustando seus blocos de tempo conforme necessário. Com o tempo, você pode achar que perde menos tempo com essa técnica de gerenciamento de tempo.

7. Ajuste conforme necessário

Como todas as estratégias de gerenciamento de tempo, você deve ajustar e ajustar seus blocos de tempo até que se sintam certos para você. Você não terá um dia perfeito na primeira vez que você tentará bloquear o tempo. Dê tempo e faça o que parece certo. Lembre-se: esta estratégia só é eficaz se atender às suas metas e necessidades - então otimize para o que funciona e descarte quaisquer estratégias que não ajudem você a se sentir mais produtivo.

Se o bloqueio do tempo não é seu estilo, tudo bem também. Tente outra técnica de gerenciamento de tempo, como o TimeBoxing, uma estratégia de gerenciamento de tempo orientada para objetivos, onde você atribui todas as tarefas uma data de início e término. Para saber mais, leia nossoGuia para o timeboxing. .

Exemplo de bloqueio de tempo

O calendário de cada pessoa é diferente, então toda vez que o calendário bloqueado será ligeiramente diferente também. Mas se você implementar as sete estratégias acima, aqui está o que seu calendário pode parecer:

Próximo passo: decidir o que fazer com todo o seu tempo extra

O bloqueio de tempo pode ajudá-lo a ser mais intencional sobre o seu tempo. Dedicando blocos específicos de tempo ao trabalho importante, você pode se concentrar emFazendo as coisasem vez de perder tempo e energia paramultitarefa e procrastinação. Mas, como todas as estratégias de gerenciamento de tempo, o bloqueio de tempo só é eficaz se você tiver um sentido claro do que precisa fazer e quando.

Para mais dicas sobre como organizar e gerenciar seu trabalho,Confira nosso artigo em fazer uma lista de tarefas que realmente funciona .