Jste čas blokování kalendáře? Zde je důvod, proč byste měli začít.

V minulém týdnu jste pravděpodobně reproritovali své úkoly, přeplánoval jsem váš kalendář a možná dokonce pracoval pozdě, aby něco udělal. Nejsi sám. Podlenedávný výzkum87% znalostních pracovníků pracuje o dvě hodiny později každý den ve srovnání s rokem 2019.více než čtvrtinaDeadlines je každý týden vynechán. Každý den žonglujeme konkurenční požadavky na naší doby a v důsledku toho zkušenosti více chaosu než jasnost.

Naštěstí je tu řešení: blokování času.

S časem blokování můžete znovu získat kontrolu nad kalendářem, abyste se zaměřili na to, co skutečně záleží. Čas blokování vám může pomoci zarovnat svou pozornost s úmysly, takže vždy upřednostňujete správnou práci ve správný čas. SŠablony řízení času, Můžete také věnovat čas pro svůj osobní čas, prostoje, oběd a další základy, které často vynechají v naší "vždy na" pracovním světě.

Čas blokování jeStrategie řízení časuKde naplánujete každou část - a myslíme na každou část svého dne. S časem blokování budete účinně lámat pracovní týden na časové sloty velikosti kousnutí, kde zkontrolujete svůj e-mail, práce na projektech, praskněte si nebo dokonce cvičení.

Stejně jako většina strategií řízení času, čas blokování je způsob, jak získat váš den a získat lepší pocit, kde se váš čas skutečně jde. PodleAnatomie pracovního indexu, 71% znalostních pracovníků oznámilo pocit vyhoření alespoň jednou v roce 2020. Kromě toho, 32% těchto lidí citovalo, že nebude schopno vypnout nebo odpojit jako top faktor, který napodobuje svůj vyhoření. Sváděním bloků práce můžete nejen zajistit, že jste dokončili své důležité úkoly, ale také se ujistěte, že jste odložili časodpočinek a sebevědomí .

Jak čas blokování funguje

Chcete-li vytvořit časový blok, skupinu, jako jsou úkoly a naplánovat blok čas pracovat na těchto úkolech. Existují dva hlavní základy času blokování:

Vizuálně plánovací časové bloky v kalendáři, takže vaše práce nemůže být přerušena nebo naplánována.

Seskupení jako úkoly do jednoho koncentrovaného bloku času.

Můžete například začít tím, že vytvoříte hodinový časový čas na 9:00 odpovědět na e-maily. Poté vytvoříte časový limit od 10:00 do 11:30 do práce na svém hlavním projektu pro den-například, například přezkoumání a dokončení gtm paluby. V 11:30 hod.

Časem zablokováním kalendáře nejenže odložíte jen kousky času pro kritickou práci podobnou reakci na e-maily nebo dokončovací úlohy - také snížíte kontextový přepínání. Jak často dohnáváte e-maily mezi úkoly a pokuste se řešit větší projekt mezi jinou prací? Místo toho blokování času umožňuje nastavit konkrétní časy pro důležité úkoly, takže se můžete efektivně zaměřit na vaše vysoce dopadové práce.

Čas blokování vs. časový čas

Časový časJe další užitečná strategie řízení času, ale funguje mírně jinak než blokování času. Zde je způsob, jak se liší:

Chcete-li vytvořit časový blok, přiřadíte blok čas do sady úkolů, jako je kontrola e-mailu, mluvit se zákazníky nebo psaní.

Chcete-li vytvořit časový box, přidělíte každého úkolu individuální "pole" s časy start a konce pro každý úkol.

Pokud se podíváte na čas zablokovaného kalendáře, uvidíte velké bloky času věnovanéhoDávkované úkoly. Můžete například mít blok od 15:00 do 4:30 pm na "Review Design Feedback" přes více návrhů, které jste vytvořili. Kalendář časového boxu, na druhé straně by měl každý úkol naplánoval. Takže byste mohli mít úlohu od 15:00 do 15:15 PM na "recenze návrhu zpětné vazby na Facebooku Banner Image," a další úkol od 3:15 PM do 3:30 PM na "revize domovské stránky obraz na základě návrhu zpětné vazby," a tak dále.

TimeBoxing Váš kalendář může být obzvláště užitečné, pokud potřebujete dokončit práci v přednastavených časových omezeních, nebo pokud často bojujete s perfekcionismem a chcete zvýšit produktivitu.

Čas blokování vs. úkol dávkování

Dávkování úkolem je prvkem času blokování. Když dáváte úkoly, sbíráte a připojujete nějaké podobné úkoly, abyste na nich mohli pracovat najednou. Tyto úkoly často zabírají mnohem více času, než si myslíme, ale protože jsou tak rychlé dokončení, ve skutečnosti nesledujeme, kolik času na ně trávíme. Dávkování úloh vám může pomoci snížit čas, který utratíte na zblouditelné úkoly a ad hoc práci. Místo toho, úloha dávkování vás povzbuzuje k úmyslnému, kde se váš čas a pozornost jdou.

Řekněte například, že spravujete svou společnostKalendář obsahu sociálních médií. Každý pondělí potřebujete triage, které týdenní příspěvky, sdílejte rekapitulaci příspěvků minulého týdne a zkontrolujte se s designovým týmem, abyste se ujistili, že jsou v plánu příštího týdne práce. Typicky děláte tuto práci, kdykoliv můžete, a má tendenci být roztroušen kolem dne.

Držením těchto tří úkolů dohromady místo toho budete produktivnější a zaměřeni na dokončení práce na den. Posledním krokem je naplánovat, že práce v kalendáři, který se pak stane časovým blokem.

Čas blokování vs. čas sledování

Sledování času se týká procesu záznamu času, který utratíte na projekty, obvykle pro fakturační účely. Typicky je sledování času spíše obchodní funkcí než strategie řízení času. Sledování času je běžné pro týmy a organizace, jako jsou tvůrčí agentury, advokátní kanceláře a týmy s pracovníky na volné noze nebo smluvní pracovníci, tento účet byl časem strávenými na svých službách. Pokud se chcete začít s časovým sledováním, existuje spousta skvělých nástrojů aIntegrace, které pomáhají s časovým sledováním .

Čas blokování může pomoci s časem sledování, protože vám dává jasný pohled na to, jak dlouho jste strávili na každou iniciativu, jen se ujistěte, že jste přilepili do svých časových bloků, nebo je aktualizovat, pokud se něco změní.

Kdo by měl vyzkoušet čas blokování?

Čas blokování nebude účinný, pokud váš kalendář je většinou naplněn schůzkami, ale pokud máte často kousky otevřeného času v kalendáři, můžete použít tuto strategii lépe spravovat svou pozornost a zaostření. Tak jakoParkinsonův zákon"Práce se rozšiřuje tak, aby vyplnila čas, který je k dispozici pro jeho dokončení" -So čas blokování je skvělý způsob, jak vrátit kontrolu svého kalendáře a úmyslně plánovat práci.

Čas blokování je zvláště užitečné, pokud:

Často se snažíte multitask

Potřebujete pomoc zaměřit se na jeden úkol a snížit rozptýlení

Chceš být úmyslný o svém čase a energii v práci

Potřebujete jasnější pocit, kde se váš čas chodí každý den

Bojujete s přepracováním

Jak začnete s časovým blokováním, myslet na každý blok jako nepřerušovaný kus práce, kde můžete řešit kritické projekty a dostat se dohluboká práce .

Co je hluboká práce?

Termín "hluboká práce" byl vytvořenCal newport., jeden z největších moderních zastánců časového blokování. Ačkoli časový blokování byl skvěle použitýv celé historii- s Benjaminem Franklinem jako jeden z jeho nejčasnějších adoptérů-Newport byl první, kdo spojuje čas blokování pro hlubokou práci v digitálním věku. Podle Newportu, blokování času vám může pomoci naplánovat velké bloky deuška-volný čas, kde se můžete ponořit do hluboké, nepřerušované práce.

7 tipů pro zahájení času blokování vašeho plánu dnes

Čas blokování je jednoduché v praxi, ale může to být složitější strategie pro implementaci - a držet se důsledně. S těmito sedmi tipy, můžete si vzít svůj kalendář. Navíc, vhled do úskalí, které byste mohli běžet v každé fázi procesu.

1. Identifikujte, co potřebujete pracovat na den

Stejně jako většinu strategií řízení času, prvním krokem je identifikovat to, co vlastně musíte udělat v daném dni nebo týdnu. Pokud ještě nebudete, praktikovat a aktualizovatseznam úkolůse všemi důležitými prací.

Mějte na paměti, nemusíte jen vědět, co pracovat on-you musíte vědět, co je pro upřednostnění. Ujistěte se, že chápete, jaké jsou vaše nejdůležitější úkoly, takže je dostanete udělat ten den. V ideálním případě vyhledejte nástroj, který vám umožní přidávat podrobnosti a kontext s vaší prioritou specifického úkolu, jakákoliv důležitá příloha nebo dokumenty, příslušné spolupracovníky a další.

Dokonce s časovým blokováním může být dny, kdy se nemůžete dostat do celé své práce. Pokud nevíte, co práce prioritize, nebudete mít jasný smysl pro které úkoly musíte dokončit dnes a co můžete odložit do zítřka.

2. Zjistěte, kdy jste nejproduktivnější

Když vytvoříte časový blok, plánujete časovou dobu řešit práci - ať už to odpovídá e-maily, navštěvují schůzky, kontrolují se do DO-DOS, nebo něco jiného. Časové bloky jsou užitečné samy o sobě, ale můžete zvýšit účinnost časového bloku přizpůsobením práce na vaše preference produktivity.

Pokud už nevíte, přemýšlejte o tom, kdy se cítítenejproduktivnější. Cítíte se pod napětím ráno? Pokud ano, zvažte plánování práce, která vyžaduje nejvíce energeticky, zda je to zaměřená práce nebo setkání - před obědem. Cítíte se ospalý v časných odpoledních hodinách? Naplánovat menší úkoly-jako odpovědi e-mailů - takže můžete udržovat produktivitu. Dostanete druhý vítr v pozdních odpoledních hodinách? Uložte své důležité úkoly na toto období a ujistěte se, že minimalizujete rozptýlení, které by mohly přerušit váš tok.

Poté, co jste několik dní zablokovali čas, vyhodnotit, jak se cítíte na konci dne. Cítíte se vyčerpaný? Pokud ano, můžete se zničit, když jste nejproduktivnější během dne. Snažte se změnit své pracovní bloky, abyste zjistili, zda to pomáhá.

3. Skupinová schůzka, pokud je to možné

Setkání jsou dalším místem, kde můžete dát své preferované časy produktivity do praxe. Můžete mít schůzky roztroušených po celý den, což by mohlo být bránit vaši produktivitu. VSprávce úloh UDN, nazýváme tento švýcarský sýrový plán! Rozptýlené schůzky mohou bránit vaší produktivitě a učinit vašedenní programopravdu těžko pracovat. Místo toho, aby měl čas pro zaměřenou práci a volný čas, jste neustále mentálně přerušeni schůzkami.

Stejně jako úkoly, můžete také časové schůzky. Namísto rozptyl je po celý den, zaměřte se na blok schůzek, které jsou relativně blízko jinému - s několika přestávkami mezi tím, abyste mohli odpočívat a dobít - takže máte více času na zaměřenou práci. Nebo zvážit investování do nástroje, který to bude automaticky monitorovat pro vás, jako jeVe směru hodinových ručiček .

Bude existovat případy, kdy jsou schůzky naplánovány mimo váš ideální časový blok setkání. To je v pořádku. Čas blokování je strategií, která vám pomůže být úmyslný o svém čase - ale nebude celý den zapadnout do dokonalého rozvrhu. Chcete-li uspět s časem blokování, zkuste být flexibilní s kalendářem a v případě potřeby přeplánte věci.

4. Naplánujte své časové bloky

Jakmile víte, kdy jste nejproduktivnější, a měli jste šanci na čas zablokovat plán schůzky, je čas naplánovat a nastavit zbytek časových bloků. Přemýšlejte prostřednictvím priorit, které máte na den, a naplánujte vyhrazený čas zaostření pro každou dávku úkolů v kalendáři. Je to v pořádku, pokud se chcete vrátit k úkolům více než jednou za den - například budete chtít naplánovat dva nebo tři časové bloky ke kontrole a odpovědi na zprávy.

Doporučujeme naplánovat své časové bloky, abyste je mohli vidět a držet se odpovědným tomuto závazku. Pokud je však celou dobu v kalendáři plně naplánován, může být obtížné pro členy týmu naplánovat minumější schůzky nebo získat vás pro důležité chaty.

Aby se tomu zabránilo, navrhujeme označení každého časového bloku v kalendáři. Například můžete mít "zaostřovací čas" v dopoledních hodinách, "osobní čas" během oběda, a "neplánujte blokový blok" v odpoledních hodinách pro nějakou hlubokou práci. Vyjasněním Jaký typ časového bloku, který jste naplánovali, se členové týmu mohou cítit více zmocněny k naplánování v případě potřeby přes určité bloky.

5. Blokujte osobní čas

Čas blokování není jen způsob, jak naplánovat své pracovní úkoly - měli byste také plánovat prostoje každý den. Stejně jako plánování vyhrazeného času pro práci, vytváření časového bloku pro osobní aktivity vám může pomoci držet se jim. Kromě plánování oběd, dát si rychlé přestávky na osobní čas, každodenní aktivity, nebo jakékoli jiné denní úkoly, které potřebujete udělat, jako vyzvednout své děti ze školy nebo pracovat v časném odpoledni.

Ne každý osobní blok potřebuje účel. Zvažte opuštění osobního časového bloku, takže se můžete rozhodnout na místě, pokud chcete, aby se procházel, zkontrolujte sociální média, vyčistěte svůj byt, nebo zavolejte svou mámu. Bez nastaveného účelu pro tento osobní časový blok můžete dělat, co cítí nejvíce doplňování během té doby - neexistují žádné špatné odpovědi (nebudeme říkat své mámě).

5. Nechte neočekávané přerušení nebo práce

Čas blokování se nezdaří, když nemáte prostor pro navigaci veškeré překvapení ve vašem dni, jako jsou neočekávané úkoly, které musí udělat co nejdříve, nebo miniminutové schůzky, které jsou naplánovány během důležitého bloku zaostřovacího času. Chcete se s nimi moci zapojit - ale také nechcete, aby zcela vykolejili svůj den.

Pokud tyto situace často přicházejí v práci, navrhujeme věnovat odpolední časový blok do flexibilního času. Tímto způsobem již máte časový blok pro všechny neočekávané úkoly. Nebo je-li něco, co se stane přerušit jeden z vašich ranních časových bloků, můžete přesunout přerušenou práci na flexibilní odpolední blok.

Ujistěte se, že každý nový úkol, který plodina nahoru je vyšší priorita než to, na čem pracujete. Často neočekávané práce cítí naléhavá, ale to neznamená, že je to důležitější než to, co jste zpočátku pracoval. Vždy si pamatujte, jaké jsou vaše pracovní priority, pak si přečtěte svůj plán.

6. Plán ztraceného času

Dokonce i nejúčinnější časový blok bude ztratit čas během dne. Nevyhnutelně budete muset zkontrolovat slack zprávu nebo e-mail, který se jeví jako vysoká priorita. Můžete získat telefonní hovor, který musíte odpovědět. Pokud pracujete z domova, určitě se dostanete rozptylovat spolubydlícím, dítěte nebo mazlíčkem. To je přirozené a OK!

Zvažte věnování určitých časových bloků pro zaměření práce a další pro hlubokou práci. Když kontrolujete svůj e-mail a procházíte svým každodenním úkolům, můžete být přerušeni bez toho, aby vás rozptýlení nastavilo zpět. Pokud však naplánujete časový blok pro hlubokou práci, zvažte snoozing všechna oznámení a zapnutí režimu "Nerušit".

To by mohlo trvat chvíli zjistit nejlepší strategii, která vám pomůže minimalizovat rozptýlení. Upravte se a upravte časové bloky podle potřeby. Postupem času můžete zjistit, že ztratíte méně času s touto technikou řízení času.

7. Podle potřeby upravte

Stejně jako všechny strategie řízení času, měli byste vyladit a upravit své časové bloky, dokud se necítí právo pro vás. Budete mít dokonalý den při prvním pokusu o blokování času. Dejte to čas, a dělat to, co je v pořádku. Nezapomeňte: Tato strategie je účinná pouze tehdy, pokud splňuje vaše cíle a potřeby - tak optimalizovat pro to, co funguje a zlikvidujte všechny strategie, které vám nepomohou cítit se více produktivní.

Pokud čas blokování není váš styl, to je také v pořádku. Vyzkoušejte jinou techniku ​​řízení času, jako je časový čas, cílově orientovanou strategii řízení času, kde přiřadíte každý úkol datum zahájení a ukončení. Chcete-li se dozvědět více, přečtěte si našePrůvodce timeBoxingem. .

Příklad blokování času

Kalendář každého člověka je jiný, takže pokaždé, když zablokovaný kalendář bude také mírně odlišný. Ale pokud implementujete sedm strategií výše, tady je to, co může váš kalendář vypadat jako:

Další krok: Rozhodování, co dělat se všemi časem

Čas blokování vám může pomoci být více úmyslný o vašem čase. Dodržováním konkrétních bloků času na důležitou práci se můžete zaměřitDodělávat věcimísto ztráty času a energieMultitasking. a procrastinace. Stejně jako všechny strategie pro řízení času je čas blokování pouze efektivní, pokud máte jasný smysl pro to, co potřebujete udělat, a kdy.

Pro více tipů o tom, jak organizovat a spravovat svou práci,Podívejte se na náš článek o provedení seznamu úkolů, který skutečně funguje .