Czy czas blokujesz swój kalendarz? Oto dlatego powinieneś się teraz zacząć.

W ciągu ostatniego tygodnia prawdopodobnie zapowiadałeś swoje zadania, przełożyłeś kalendarz, a może nawet spóźnił się, żeby coś zrobić. Nie jesteś sam. WedługOstatnie badania87% pracowników wiedzy pracuje dwie godziny później każdego dnia w porównaniu do 2019 roku.ponad jedną czwartąterminów są przegapione każdego tygodnia. Codziennie żonujemy konkurencyjne wymagania w naszym czasie, a w rezultacie doświadcz więcej chaosu niż jasność.

Na szczęście jest rozwiązanie: blokowanie czasu.

Z blokowaniem czasu możesz odzyskać kontrolę nad kalendarzem, aby skupić się na tym, co naprawdę się liczy. Blokowanie czasu może pomóc Ci wyrównać swoją uwagę z intencjami, dzięki czemu zawsze priorytet właściwej pracy w odpowiednim czasie. ZSzablony zarządzania czasami, Możesz także poświęcić czas na osobisty czas, przestoje, obiad i inne podstawy, które często zostają pominięte w naszym świecie "zawsze".

Blokowanie czasu toStrategia zarządzania czasamigdzie zaplanujesz każdą część - i mamy na myśli każdy część dnia. Z blokowaniem czasu skutecznie przełamujesz tydzień pracy na szczeliny czasowe o rozmiarze ugryzienia, gdzie sprawdzasz swój e-mail, pracujesz nad projektami, przerwę, a nawet ćwiczenia.

Podobnie jak większość strategii zarządzania czasami, blokowanie czasu jest sposobem na odzyskanie dnia i uzyskanie lepszego poczucia, gdzie rzeczywiście trwa twój czas. WedługAnatomia indeksu pracy, 71% pracowników wiedzy zgłosiło odczuwanie wypalenia co najmniej raz w 2020 r. Dodatkowo 32% tych osób, które przywołało się, że nie jest w stanie wyłączyć ani odłączyć, jak górny czynnik napędzający wypalenia. W planowaniu bloków pracy można nie tylko upewnić się, że wykonasz swoje ważne zadania, ale także upewnij się, że na bokodpoczynek i samoopielenie .

Jak działa blokowanie

Aby utworzyć blok czasu, grupę jak zadania i zaplanować blok czasu na pracę nad tymi zadaniami. Istnieją dwa główne podstawy blokowania czasu:

Wzrocznie planowanie bloków czasowych w kalendarzu, więc twoja praca nie może zostać przerwana lub zaplanowana.

Grupowanie jak zadania w jednym skoncentrowanym bloku czasu.

Na przykład możesz zacząć od utworzenia jednokrotnego czasu na 9 rano, aby odpowiedzieć na wiadomości e-mail. Następnie utworzysz trawę od 10:00 do 11:30, aby pracować nad głównym projektem na przykład na przykład przeglądanie i sfinalizowanie pokładu GTM. O godzinie 11:30, stworzysz kolejną godzinę czasu na lunch - i tak dalej.

Z czasem blokując swój kalendarz, nie tylko odkładasz kawałki czasu na krytyczne, jak reagowanie na adres e-mail lub zadania wykończeniowe - redukujesz również przełączanie kontekstowe. Jak często dogonisz na e-maile między zadaniami i próbujesz rozwiązać większy projekt między inną pracą? Zamiast tego blokowanie czasu pozwala ustawić określone czasy dla ważnych zadań, dzięki czemu można skutecznie skupić się na pracy o wysokim uderzeniu.

Blokowanie czasu a streeting

Timeboxing.To kolejna pomocna strategia zarządzania czasem, ale działa nieco inaczej niż blokowanie czasu. Oto jak się różnią:

Aby utworzyć blok czasu, przypiszesz blok czasu do zestawu zadań - jak sprawdzanie wiadomości e-mail, mówienie z klientami lub pisaniem.

Aby utworzyć Time Time, przypisasz każde zadanie pojedynczy "pudełko" z czasami startowymi i końcowymi dla każdego zadania.

Jeśli spojrzysz na zablokowany czas kalendarz, zobaczysz duże bloki poświęconezadania partii. Na przykład możesz mieć blok od 15:00 do 16:30 do "przeglądania opinii projektowej" w wielu utworzonych projektach. Z drugiej strony kalendarz czasowy miałby zaplanowane każde zadanie. Więc możesz mieć zadanie od 15:00 do 15:15 do "Review Design Informacje zwrotne na obrazie na Facebooku," i kolejne zadanie od 15:15 do 15:30 do "Popraw obraz strony głównej na podstawie informacji zwrotnej" i tak dalej.

Timeboxing Twój kalendarz może być szczególnie pomocny, jeśli trzeba wykonać pracę w przedstawowych ograniczeń czasowych, lub jeśli często walczysz z perfekcjonizmem i chcesz zwiększyć wydajność.

Blokowanie czasu vs. Batching zadań

Zespół zadań jest elementem blokowania czasu. Gdy zadania wsadowe zbierasz i podłączasz jakiekolwiek podobne zadania, dzięki czemu możesz pracować nad nimi natychmiast. Zadania te często zajmują znacznie więcej czasu niż myślemy, ale dlatego, że są tak szybkie, aby ukończyć, nie śledzimy, ile czasu na nich spędzamy. Partiację zadań może pomóc w zmniejszeniu czasu spędzenia na zadaniach bezpańskich i pracy ad hoc. Zamiast tego partia zadań zachęca do intencjonalnego, gdzie idzie twój czas i uwagę.

Na przykład, powiedz, że zarządzasz swoją firmąKalendarz treści mediów społecznościowych. W każdy poniedziałek, musisz wykonać w tym tygodniu posty, podziel się podsumowaniem postów z ostatniego tygodnia, i zamelduj się z zespołem projektowym, aby upewnić się, że są na harmonogramie na pracę w przyszłym tygodniu. Zazwyczaj robisz tę pracę, gdy tylko możesz, i ma tendencję do rozproszenia w ciągu dnia.

Zamiast tego dozował te trzy zadania, będziesz bardziej produktywny i koncentrujesz się na wykonaniu pracy na dzień. Ostatnim krokiem jest zaplanowanie tej pracy w kalendarzu - który następnie staje się blokiem czasu.

Blokowanie czasu a śledzenie czasu

Śledzenie czasu odnosi się do procesu nagrywania czasu wydawania na projekty - zwykle do celów rozliczeniowych. Zazwyczaj śledzenie czasu jest bardziej funkcją biznesową niż strategia zarządzania czasami. Śledzenie czasu jest powszechne dla zespołów i organizacji, takich jak agencje kreatywne, kancelarie prawnicze i zespoły z pracownikami niezależnymi lub umownymi, że rachunek za pośrednictwem czasu na ich usługi. Jeśli chcesz zacząć ze śledzeniem czasu, jest wiele świetnych narzędzi iIntegracja Aby pomóc w śledzeniu czasu .

Blokowanie czasu może pomóc w śledzeniu czasu, ponieważ daje ci oczywiste wgląd w jak długo wydałeś na każdej inicjatywie - po prostu upewnij się, że trzymasz się bloków czasowych lub aktualizowanie ich, jeśli coś się zmienia.

Kto powinien spróbować blokować czas?

Blokowanie czasu nie będzie skuteczne, jeśli kalendarz jest głównie wypełniony spotkań, ale jeśli często masz kawałki otwarcia czasu na kalendarzu, możesz użyć tej strategii, aby lepiej zarządzać twoją uwagę i ostrości. Tak jakPrawo ParkinsonaPaństwa "Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny do jego zakończenia" Blokowanie czasu jest doskonałym sposobem na zwrot kontroli kalendarza i celowo harmonogramu.

Blokowanie czasu jest szczególnie przydatne, jeśli:

Często próbujesz multitask

Potrzebujesz pomocy skupiając się na jednym zadaniu i zmniejszając rozrywki

Chcesz zamienić swój czas i energię w pracy

Potrzebujesz jaśniejszego poczucia, gdzie twój czas idzie każdego dnia

Walczysz z przepracowaniem

Jak zacząć z blokowaniem czasu, pomyśl o każdym bloku jako nieprzerwany kawałek pracy, w którym można rozwiązać krytyczne projekty i wejdź dogłęboka praca .

Co to jest głęboka praca?

Termin "głęboka praca" była ukutaCAL Newport., jeden z największych nowoczesnych zwolenników blokujących czasu. Chociaż użyto blokowania czasuw całej historii-Z Benjamin Franklin jako jeden z jego najwcześniejszych-Newport był pierwszym, który połączył czas blokujący do głębokiej pracy w wieku cyfrowym. Według Newport, blokowanie czasu może pomóc w zaplanowaniu dużych bloków czasu wolnego od rozproszenia, w którym można nurkować w głębokie, nieprzerwane prace.

7 wskazówek, aby rozpocząć czas blokujący swój harmonogram

Blokowanie czasu jest proste w praktyce, ale może to być trudna strategia, aby wdrożyć i trzymać się konsekwentnie. Z tymi siedmioma wskazówkami możesz przejąć kontrolę nad swoim kalendarzem. Plus, zdobądź wgląd w pułapki, które możesz napotkać na każdym etapie procesu.

1. Określ, na co musisz pracować na cały dzień

Podobnie jak większość strategii zarządzania czasem, pierwszym krokiem jest określenie tego, co faktycznie musisz zrobić w danym dniu lub tygodniu. Jeśli jeszcze tego nie zrobisz, Ćwicz, trzymaj i aktualizującLista rzeczy do zrobieniaz całą ważną pracą.

Należy pamiętać, nie musisz tylko wiedzieć, co do pracy - musisz również wiedzieć, co priorytetyzować. Upewnij się, że rozumiesz, jakie są twoje najważniejsze zadania, więc dostaniesz je tego dnia. Idealnie poszukaj narzędzia, które pozwala na dodanie szczegółów i kontekstu do swojej pracy priorytetu określonego zadania, wszelkich ważnych załączników lub dokumentów, odpowiednich współpracowników i innych.

Nawet z blokowaniem czasu mogą być dni, w których nie możesz dostać się do całej swojej pracy. Jeśli nie wiesz, co działa priorytety, nie będziesz miał wyraźnego poczucia, które zadania musisz dokończyć dzisiaj i co możesz odroczyć do jutra.

2. Dowiedz się, kiedy jesteś najbardziej produktywny

Podczas tworzenia bloku czasu planujesz okres czasu, aby rozwiązać pracę - czy to odpowiadanie na e-maile, uczestnicząc w spotkaniach, sprawdzając do-dos lub coś innego. Bloki czasowe są na własną rękę, ale możesz zwiększyć skuteczność bloku czasu, dostosuj pracę do preferencji wydajności.

Jeśli jeszcze nie wiesz, pomyśl o tym, kiedy czujesznajbardziej produktywny. Czy czujesz się zasilany rano? Jeśli tak, rozważ harmonogramy pracy, która wymaga najbardziej energii - czy to skoncentrowana praca, czy spotkania - przed lunchem. Czy czujesz się śpiący we wczesnym popołudniu? Zaplanuj mniejsze zadania - jak odpowiedź na e-maile - dzięki czemu możesz zachować wydajność. Czy dostajesz drugi wiatr późnym popołudnia? Zapisz swoje ważne zadania w tym okresie i upewnij się, że zminimalizowanie zakłóceń, które mogłyby przerwać swój przepływ.

Po tym, jak byłeś blokujący przez kilka dni, oceń, jak się czujesz pod koniec dnia. Czy czujesz się osuszony? Jeśli tak, możesz źle zrozumieć, kiedy jesteś najbardziej produktywny w ciągu dnia. Spróbuj zmienić przemieszczanie bloków roboczych, aby sprawdzić, czy to pomaga.

3. W razie potrzeby spotkania grupowe

Spotkania to inne miejsce, które można umieścić preferowane czasy wydajności w praktyce. Możesz mieć spotkania rozproszone przez cały dzień, co może utrudniać twoją wydajność. NaMenedżer zadań UDN., Nazywamy to szwajcarski harmonogram sera! Rozproszone spotkania mogą utrudniać wydajność i sprawićRozkład dnianaprawdę trudno pracować. Zamiast mieć czas na skoncentrowane prace i wolny czas, ciągle jesteś psychicznie przerywany przez spotkania.

Podobnie jak zadania, możesz również spotkań blokujących czas. Zamiast rozpraszać je przez cały dzień, dążyć do bloku spotkań, które są stosunkowo blisko siebie - z kilkoma przerwami pomiędzy, dzięki czemu możesz odpocząć i ładować - więc masz więcej czasu na skoncentrowaną pracę. Lub rozważ inwestowanie w narzędzie, które automatycznie monitoruje to dla CiebieZgodnie ze wskazówkami zegara .

Będą wystąpienia, gdy spotkania zaplanowano poza bloku czasowego spotkania. W porządku. Blokowanie czasu jest strategią, która pomoże Ci być zamierzona na swój czas - ale nie sprawi, że cały dzień pasuje do idealnego harmonogramu. Aby odnieść sukces z blokowaniem czasu, staraj się być elastyczny z kalendarzem i zmienia się w razie potrzeby.

4. Zaplanuj swoje bloki czasowe

Kiedy wiesz, kiedy jesteś najbardziej produktywny, i miałeś szansę zablokować harmonogram spotkań, nadszedł czas, aby zaplanować i ustawić resztę bloków czasowych. Pomyśl o priorytetach, które masz na ten dzień, i zaplanuj dedykowany czas ostrości dla każdej partii zadań w kalendarzu. W porządku, jeśli chcesz wrócić do zadań więcej niż raz na przykład, możesz zaplanować dwa lub trzy bloki, aby sprawdzić i odpowiedzieć na wiadomości.

Polecamy planowanie bloków czasowych, dzięki czemu można je zobaczyć i utrzymywać odpowiedzialne za to zobowiązanie. Ale jeśli cały czas w kalendarzu jest w pełni zaplanowany, może być trudny dla członków zespołu zaplanować spotkania last minute lub zdobyć Cię o ważne czaty.

Aby tego uniknąć, sugerujemy etykietę za każdym blokiem w kalendarzu. Na przykład możesz mieć "czas ostrości" rano, "czas osobisty" podczas lunchu, a "nie zaplanuj blokady pracy" po południu dla niektórych głębokich prac. Wyjaśniając, jaki rodzaj blokady czasu, które zaplanowałeś, członkowie zespołu mogą czuć się bardziej upoważnione do zaplanowania na niektórych blokach, jeśli to konieczne.

5. Zablokuj osobisty czas

Blokowanie czasu nie jest tylko sposobem na zaplanowanie zadań roboczych - powinieneś również zaplanować przestoje każdego dnia. Podobnie jak harmonogram dedykowany czas pracy, tworzenie bloku czasu dla działań osobistych może pomóc Ci przykleić. Oprócz planowania lunchu, daj szybkie przerwy dla osobistego czasu, codziennych czynności lub innych codziennych zadań, które musisz zrobić, jak zdobyć swoje dzieci ze szkoły lub pracy wczesnym popołudniem.

Nie każdy osobisty blok czasu potrzebuje celu. Rozważ opuszczenie osobistego bloku Czas otwarty, dzięki czemu możesz zdecydować na miejscu, jeśli chcesz wziąć spacer, sprawdzić media społecznościowe, wyczyścić mieszkanie lub zadzwonić do swojej mamy. Bez określonego celu dla tego osobistego bloku czasowego możesz zrobić wszystko, co czuje największe uzupełnianie w tym czasie - nie ma złego odpowiedzi (nie powiemy swojej mamy).

5. Pozwól na nieoczekiwane przerwy lub pracę

Blokowanie czasu zawiedzie, gdy nie masz miejsca na nawigację do niespodzianek w swoim dniu, jak nieoczekiwane zadania, które muszą zrobić jak najszybciej lub spotkań w ostatniej chwili, które są zaplanowane podczas ważnego bloku czasu ostrości. Chcesz być w stanie zaangażować się z tymi - ale nie chcesz, aby całkowicie wykolejeli twój dzień.

Jeśli te sytuacje często pojawiają się w pracy, proponujemy poświęcenie popołudniowego bloku czasu do elastycznego czasu. W ten sposób masz już blok czasu dla nieoczekiwanych zadań. Lub, jeśli coś zdarza się przerwać jeden z twoich porannych bloków czasowych, możesz przenieść przerwaną pracę do elastycznego bloku popołudniowego.

Upewnij się, że nowe zadanie, które uprawiają, jest wyższym priorytetem niż obecnie pracujesz. Często, nieoczekiwana praca czuje się pilna, ale to nie znaczy, że jest ważniejsze niż początkowo pracowałeś. Zawsze pamiętaj, jakie są twoje priorytety pracy, a następnie odpowiednio zmienić swój harmonogram.

6. Zaplanuj stracony czas

Nawet najskuteczniejszy bloker czasu straci czas w ciągu dnia. Nieuchronnie musisz sprawdzić luźną wiadomość lub e-mail, która wydaje się wysoki priorytet. Możesz uzyskać telefon, musisz odpowiedzieć. Jeśli pracujesz w domu, na pewno rozpraszasz współlokator, dziecko lub zwierzaka. To jest naturalne - i OK!

Rozważ poświęcenie określonych bloków czasowych do pracy naciskowej i innych dla głębokiej pracy. Kiedy sprawdzasz wiadomość e-mail i przechodzisz przez codzienne zadania, możesz zostać przerwany bez tego rozproszenia, cofnij cię z powrotem. Ale jeśli zaplanujesz blok czasu dla głębokiej pracy, należy rozważyć drzemkę do wszystkich powiadomień i włączenie trybu "nie przeszkadzać".

Może to potrwać tę najlepszą strategię, aby pomóc Ci zminimalizować zakłócenia. Regulacja i dostosowanie bloków czasowych w razie potrzeby. Z czasem możesz stracisz mniej czasu dzięki tej technice zarządzania czasami.

7. Dostosuj w razie potrzeby

Podobnie jak wszystkie strategie zarządzania czasami, należy podkreślić i dostosować swoje bloki, dopóki nie poczują się do Ciebie. Po raz pierwszy nie będziesz miał idealnego dnia, aby zablokować czas. Daj jej czas i rób to, co czuje się dobrze. Pamiętaj: Ta strategia jest skuteczna tylko wtedy, gdy spełnia twoje cele i potrzeby - tak optymalizuj za jakie działa i wyrzucić wszelkie strategie, które nie pomagają poczuć się bardziej produktywne.

Jeśli blokowanie czasu nie jest twoim stylem, to też jest w porządku. Wypróbuj inną technikę zarządzania czasami, jak strefy Timeboxing, strategię zarządzania czasem zorientowanymi na cel, w którym przypisujesz każde zadanie data rozpoczęcia i zakończenia. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj naszePrzewodnik po Timeboxing. .

Przykład blokowania czasu

Kalendarz każdego człowieka jest inny, więc za każdym razem zablokowany kalendarz będzie nieco inny. Ale jeśli wdrażasz siedem strategii powyżej, oto to, jak twój kalendarz może wyglądać:

Następny krok: Decydując, co robić z całym swoim dodatkowym czasem

Blokowanie czasu może pomóc Ci być bardziej zamierzonym na Twój czas. Dilizywanie konkretnych bloków czasu na ważne prace, możesz się skupićDokonaj rzeczyZamiast utraty czasu i energiiwielozadaniowośćorazkunktatorstwo. Ale jak wszystkie strategie zarządzania czasami, blokowanie czasu jest skuteczne tylko wtedy, gdy masz wyraźne poczucie tego, co musisz zrobić, a kiedy.

Aby uzyskać więcej wskazówek o tym, jak organizować i zarządzać swoją pracą,Sprawdź nasz artykuł na temat wykonywania listy do zrobienia, która faktycznie działa .