هل حان الوقت في حظر التقويم الخاص بك؟ إليك السبب في أن تبدأ الآن.
في الأسبوع الماضي، ربما قمت بإعادة صياغة مهامك، وقم بإعادة تحديد تقويمك، وربما عملت في وقت متأخر للحصول على شيء ما. انت لست وحدك. وفقالبحث الحديث، 87٪ من عمال المعرفة يعملون بعد ساعتين كل يوم مقارنة بعام 2019. حتى الآنأكثر من ربعمن المواعيد النهائية تفويتها كل أسبوع. كل يوم، نحن نوفد مطالب متنافسة في عصرنا، ونتيجة لذلك، تواجه المزيد من الفوضى من الوضوح.
لحسن الحظ، هناك حل: حجب الوقت.
مع حظر الوقت، يمكنك استعادة السيطرة على التقويم الخاص بك من أجل التركيز على ما يهم حقا. يمكن أن يساعدك حظر الوقت في محاذاة اهتمامك بنواياك، لذلك تقوم دائما بعطلة العمل المناسب في الوقت المناسب. معقوالب إدارة الوقت، يمكنك أيضا تكريس الوقت لحالتك الشخصية، والتوقف عن التدخين، والغداء، وغيرها من الأساسيات التي غالبا ما يتم استبعادها في عالمنا "دائما".
حظر الوقت هواستراتيجية إدارة الوقتحيث تقوم بجدول كل جزء - نعني كل جزء من يومك. مع حظر الوقت، كنت تقطع بشكل فعال أسبوع العمل في فتحات وقت صغير الحجم حيث يمكنك التحقق من بريدك الإلكتروني أو العمل في المشاريع أو الاستراحة أو حتى ممارسة الرياضة.
مثل معظم استراتيجيات إدارة الوقت، فإن حظر الوقت هو وسيلة لك لاستعادة يومك والحصول على شعور أفضل حيث وقتك يحدث بالفعل. بحسب التشريح مؤشر العمل، ذكرت 71٪ من عمال المعرفة الشعور بالإرهاق مرة واحدة على الأقل في عام 2020. بالإضافة إلى ذلك، ذكر 32٪ من هؤلاء الأشخاص غير قادرين على إيقاف أو قطع الاتصال كأعامل أعلى بوقود الإرهاق. عن طريق جدولة كتل العمل، لا يمكنك فقط التأكد من أنك إكمال مهامك المهمة، ولكن أيضا تأكد من أنك تحري وقتاالراحة والرعاية الذاتيةوبعد
كيف يعمل حظر الوقت
لإنشاء كتلة زمنية ومجموعة مثل المهام وقم بجدولة كتلة من الوقت للعمل على هذه المهام. هناك نوعان من الأساسيات الرئيسية في حظر الوقت:
بصريا جدولة كتل الوقت على التقويم الخاص بك، لذلك لا يمكن مقاطعة عملك أو من المقرر.
تجميع مثل المهام في كتلة مركزة واحدة من الوقت.
على سبيل المثال، قد تبدأ من خلال إنشاء وقت ساعة واحدة في الساعة 9 صباحا للإجابة على رسائل البريد الإلكتروني. ثم، ستقوم بإنشاء قاطع من الساعة 10 صباحا إلى الساعة 11:30 صباحا للعمل في مشروعك الرئيسي لليوم - على سبيل المثال، مراجعة ووضع اللمسات الأخيرة على سطح السفينة GTM. في الساعة 11:30 صباحا، ستقوم بإنشاء وقت آخر ساعة واحدة لتناول طعام الغداء وهلم جرا.
من خلال حظر التقويم الخاص بك، فأنت لا تحدد جانبا قوادا من الوقت لعمل العمل الحرج، وردا على رسائل البريد الإلكتروني أو مهام الانتهاء - أنت أيضا تقليل تبديل السياق أيضا. كم مرة تقوم بالركب على رسائل البريد الإلكتروني بين المهام ومحاولة معالجة مشروع أكبر بين العمل الآخر؟ بدلا من ذلك، يتيح لك حظر الوقت تعيين أوقات محددة للمهام المهمة حتى تتمكن من التركيز بشكل فعال على عملك العالي الأثر.
حظر الوقت مقابل TimeBoxing
Timeboxing.هي استراتيجية أخرى لإدارة الوقت المفيدة، لكنها تعمل بشكل مختلف قليلا عن حجب الوقت. إليك كيف تختلف:
لإنشاء كتلة زمنية، ستقوم بتعيين كتلة من الوقت لمجموعة من المهام - مثل التحقق من بريدك الإلكتروني أو التحدث مع العملاء أو الكتابة.
لإنشاء مربع قادم، ستقوم بتعيين كل مهمة "مربع" فردي مع أوقات البدء والنهاية لكل مهمة.
إذا نظرت إلى الوقت المحظور، فسترى كتلا كبيرة من الوقت مخصصة لالمهام المزدحةوبعد على سبيل المثال، قد يكون لديك كتلة من الساعة 3 مساء إلى 4:30 مساء إلى "مراجعة ملاحظات التصميم" عبر تصاميم متعددة قمت بإنشائها. يوفر تقويم DIGNBOXED، من ناحية أخرى، كل مهمة من المقرر بها. لذلك قد تواجه مهمة من الساعة 3 مساء إلى 3:15 مساء "مراجعة ملاحظات التصميم على صورة Facebook Banner،" ومهمة أخرى من 3:15 مساء إلى 3:30 مساء "مراجعة صورة الصفحة الرئيسية بناء على ملاحظات التصميم،" وهلم جرا.
يمكن أن يكون Timeboxing التقويم الخاص بك مفيدا بشكل خاص إذا كنت بحاجة إلى إكمال العمل ضمن قيود الوقت المحددة مسبقا، أو إذا كنت تكافح كثيرا من الكمال وترغب في زيادة الإنتاجية.
حظر الوقت مقابل الخلط
عمليات خلط المهام هي عنصر حظر الوقت. عندما تقوم بمهام دفعية، تقوم بجمع وتوصيل أي مهام مماثلة حتى تتمكن من العمل عليها في وقت واحد. غالبا ما تستغرق هذه المهام وقتا أكبر بكثير مما نعتقد، ولكن لأنها سريعة للغاية لإكمالها، لا نتبع ذلك بمقدار الوقت الذي ننفقه عليها. يمكن أن يساعدك خلط المهام في تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام الضالة والعمل المخصص. بدلا من ذلك، يشجعك خلط المهام على أن تكون مقصلا حول المكان الذي تذهب فيه وقتك واهتمامك.
على سبيل المثال، أقول إنك تدير شركتكمحتوى التواصل الاجتماعي التقويموبعد كل يوم إثنين، تحتاج إلى TRIGAGE من مشاركات الأسبوع، وشارك خلاصة من مشاركات الأسبوع الماضي، وتسجيل الوصول مع فريق التصميم للتأكد من أنهم في جدول أعمال الأسبوع المقبل. عادة ما تفعل هذا العمل كلما استطعت، وتميل إلى أن تكون منتشرة في جميع أنحاء اليوم.
من خلال خلع هذه المهام الثلاث معا بدلا من ذلك، ستكون أكثر إنتاجية ومركزة على إكمال عملك لهذا اليوم. الخطوة الأخيرة هي جدولة هذا العمل في التقويم الخاص بك - والذي يصبح بعد ذلك كتلة زمنية.
حظر الوقت مقابل تتبع الوقت
يشير تتبع الوقت إلى عملية تسجيل الوقت الذي تقضيه في مشاريع - عادة لأغراض الفواتير. عادة ما يكون تتبع الوقت أكثر وظيفة عمل أكثر من استراتيجية إدارة الوقت. تتبع الوقت شائع بالنسبة للفرق والمنظمات، مثل الوكالات الإبداعية، وشركات المحاماة، والفرق ذات العاملين المستقلين أو العقد، أن الفواتير التي تنفقها قانون الوقت على خدماتهم. إذا كنت تبحث عن البدء مع تتبع الوقت، فهناك الكثير من الأدوات العظيمة و تكاميل للمساعدة في تتبع الوقت وبعد
يمكن أن يساعد حظر الوقت في تتبع الوقت لأنه يمنحك نظرة صحة واضحة إلى المدة التي تقضيها في كل مبادرة - فقط تأكد من التمسك بالكتل الزمنية الخاصة بك، أو تحديثها إذا تغير شيء ما.
من يجب أن يحاول حظر الوقت؟
لن يكون حظر الوقت فعالا إذا تم ملء التقويم الخاص بك في الغالب مع الاجتماعات، ولكن إذا كان لديك الكثير من الوقت من الوقت المفتوح في التقويم الخاص بك، فيمكنك استخدام هذه الاستراتيجية لإدارة اهتمامك والتركيز بشكل أفضل. كماقانون باركنسونالدول، "يعمل العمل من أجل ملء الوقت المتاح لإكمال" - حظر الوقت "هو وسيلة رائعة لاستعادة السيطرة على التقويم الخاص بك وعمل الجدول الزمني المتعمد.
حظر الوقت مفيد بشكل خاص إذا:
في كثير من الأحيان محاولة متعددة التعددية
تحتاج إلى مساعدة تركز على مهمة واحدة وتقليل الانحرافات
تريد أن تكون مقصودة حول وقتك والطاقة في العمل
تحتاج إلى إحساس أوضح من حيث وقتك يحدث كل يوم
أنت تكافح مع المنهج
كما بدأت مع حظر الوقت، فكر في كل كتلة كقطع غير متقطع من العمل حيث يمكنك معالجة المشاريع الهامة والدخولالعمل العميقوبعد
ما هو العمل العميق؟
تم صياغة مصطلح "العمل العميق"كال نيوبورت، واحدة من أكبر المؤيدين الحديثين لحظر الوقت. على الرغم من أن حجب الوقت المستخدمةعلى مر التاريخ- مع بنيامين فرانكلين كواحد من مبيعاتها الأولى - كان نيوبورت أول من يوصل حظر الوقت في العمل العميق في العصر الرقمي. وفقا لنيوبورت، يمكن أن يساعدك حظر الوقت في جدولة الكتل الكبيرة من وقت فراغ الهاء حيث يمكنك الغوص في عمل عميق غير متقطع.
7 نصائح لبدء الوقت في حظر الجدول الزمني الخاص بك اليوم
حظر الوقت بسيط في الممارسة العملية، ولكن يمكن أن يكون استراتيجية صعبة للتنفيذ - والتمسك باستمرار. مع هذه النصائح السبعة، يمكنك تحمل رسوم التقويم الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك، احصل على نظرة ثاقبة في المزالق التي قد تواجهها في كل مرحلة من مراحل العملية.
1. حدد ما تحتاجه للعمل في اليوم
مثل معظم استراتيجيات إدارة الوقت، فإن الخطوة الأولى هي تحديد ما تحتاجه فعليا إلى القيام به في يوم أو أسبوع معين. إذا لم تكن بالفعل، فتنت ممارسة وتحديثعمل قائمةمع كل عملك الهام.
ضع في اعتبارك، لا تحتاج فقط إلى معرفة ما يجب عمله، كما تحتاج أيضا إلى معرفة ما هي الأولوية. تأكد من أنك تفهم ما هي أهم مهامك الخاصة بك حتى تتمكن من القيام بذلك في ذلك اليوم. من الناحية المثالية، ابحث عن أداة تتيح لك إضافة التفاصيل والسياق إلى عملك - مثل أولوية مهمة محددة، أي مرفقات أو مستندات مهمة، والمتعاونين ذوي الصلة، وأكثر من ذلك.
حتى مع حظر الوقت، قد يكون هناك أيام لا يمكنك الوصول إليها طوال عملك. إذا كنت لا تعرف العمل الذي يعطي الأولوية، فلن يكون لديك شعور واضح بمهام يجب أن تنتهي اليوم وما يمكنك إرجاءه حتى يوم غد.
2. معرفة عندما تكون أكثر إنتاجية
عندما تقوم بإنشاء كتلة زمنية، تقوم بجدولة فترة من الوقت لمعالجة العمل - سواء كانت الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني أو حضور الاجتماعات أو التحقق من DOS أو شيء آخر. كتل الوقت مفيدة من تلقاء نفسها، ولكن يمكنك زيادة فعالية كتلة زمنية عن طريق تصميم العمل إلى تفضيلات الإنتاجية الخاصة بك.
إذا كنت لا تعرف بالفعل، فكر في عندما تشعرالأكثر إنتاجيةوبعد هل تشعر بنشاط في الصباح؟ إذا كان الأمر كذلك، ففكر في جدولة العمل الذي يتطلب معظم الطاقة - سواء كان ذلك العمل أو الاجتماعات - قبل الغداء. هل تشعر بالنعاس في وقت مبكر بعد الظهر؟ جدولة المهام الصغيرة مثل الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني - حتى تتمكن من الحفاظ على الإنتاجية. هل تحصل على ريح ثانية في أوتار بعد الظهر؟ احفظ مهامك المهمة لهذه الفترة، وتأكد من تقليل الانحرافات التي يمكن أن تقاطع تدفقك.
بعد حجب الوقت لبضعة أيام، قم بتقييم كيفية شعورك في نهاية اليوم. هل تشعر بالتنزيف؟ إذا كان الأمر كذلك، فقد تكون قد تحدثت عندما تكون أكثر إنتاجية خلال اليوم. حاول إعادة جدولة كتل عملك لمعرفة ما إذا كان ذلك يساعد.
3. اجتماعات المجموعة إن أمكن
الاجتماعات هي مكان آخر يمكنك وضع أوقات الإنتاجية المفضلة لديك موضع التنفيذ. قد تواجه اجتماعات منتشرة طوال اليوم، والتي يمكن أن تعيق إنتاجيتك. في UDN مدير المهام ، نسمي هذا جدول الجبن السويسري! الاجتماعات المنتشرة يمكن أن تعيق إنتاجيتك وجعلالجدول اليوميمن الصعب حقا أن تعمل حولها. بدلا من امتلاك وقت عمل مركزة ووقت الفراغ، فإنك تقطع مستمر عقليا عن طريق الاجتماعات.
تماما مثل المهام، يمكنك أيضا حظر اجتماعات الوقت. بدلا من انتشارها طوال اليوم، تهدف إلى كتلة من الاجتماعات القريبة نسبيا من بعضها البعض - مع عدد قليل من فترات راحة بينها حتى تتمكن من الراحة وإعادة الشحن - لذلك لديك المزيد من الوقت للعمل التركيز. أو، فكر في الاستثمار في أداة ستراقب هذا تلقائيا لك، مثلفي اتجاه عقارب الساعةوبعد
ستكون هناك حالات يتم فيها جدولة الاجتماعات خارج كتلة وقت الاجتماع المثالي. هذا حسن. حظر الوقت هو استراتيجية لمساعدتك على أن تكون مقصودة حول وقتك - لكنها لن تجعل يومك بأكمله يصلح إلى جدول مثالي. لتحقيق النجاح مع حجب الوقت، حاول أن تكون مرنا مع التقويم الخاص بك، وأشياء إعادة جدولة إذا لزم الأمر.
4. جدولة كتل الوقت الخاصة بك
بمجرد أن تعرف متى تكون أكثر إنتاجية، ولديك فرصة لحظر وقت اللقاء، فقد حان الوقت لجدولة وضبط بقية كتل وقتك. فكر من خلال الأولويات التي لديك لهذا اليوم، وقم بجدولة وقت التركيز المخصص لكل مجموعة من المهام في التقويم الخاص بك. كل شيء على مايرام إذا كنت ترغب في العودة إلى المهام أكثر من مرة في يوم واحد، فقد ترغب في جدولة كتل زمنية أو ثلاثية للتحقق والرد على الرسائل.
نوصي بجدولة كتلوقيتك حتى تتمكن من رؤيتها وعقد نفسك مسؤولا عن هذا الالتزام. ولكن إذا كان كل الوقت في التقويم الخاص بك مجددا بالكامل، فقد يكون من الصعب على أعضاء الفريق تحديد موعد اجتماعات اللحظة الأخيرة أو الحصول على عقد من أجل دردشات مهمة.
لتجنب ذلك، نقترح وضع العلامات في كل مرة كتلة على التقويم الخاص بك. على سبيل المثال، قد يكون لديك "وقت التركيز" في الصباح، "الوقت الشخصي" أثناء الغداء، و "لا جدولة كتلة العمل" في فترة ما بعد الظهر لبعض الأعمال العميقة. من خلال توضيح نوع كتلة الوقت التي حددتها، يمكن لأعضاء الفريق أن يشعروا أكثر تمكينهم في جدولة كتل معينة إذا لزم الأمر.
5. منع الوقت الشخصي
حظر الوقت ليس مجرد وسيلة لتحديد موعد مهام عملك - يجب عليك أيضا تحديد وقت التوقف كل يوم. تماما مثل جدولة وقت مخصص للعمل، فإن إنشاء كتلة زمنية للأنشطة الشخصية يمكن أن تساعدك على التمسك بها. بالإضافة إلى جدولة الغداء، امنح نفسك فترات استراحات سريعة للوقت الشخصي أو الأنشطة اليومية أو أي مهام يومية أخرى تحتاج إلى القيام به، مثل اختيار أطفالك من المدرسة أو العمل في وقت مبكر بعد الظهر.
ليس كل كتلة شخصية يحتاج إلى غرض. فكر في ترك كتلة وقت شخصي مفتوحة حتى تتمكن من اتخاذ قرار بشأن المكان إذا كنت ترغب في المشي، أو التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي، أو تنظيف شقتك، أو اتصل بأمك. بدون غرض محدد لهذا كتلة الوقت الشخصية، يمكنك أن تفعل كل ما يشعر بأنه الأكثر تجديدا خلال ذلك الوقت - لا توجد إجابات خاطئة (لن نخبر أمك).
5. السماح بانقطاعات غير متوقعة أو العمل
فشل حظر الوقت عندما لا يكون لديك مساحة للتنقل لأي مفاجآت في يومك، مثل المهام غير المتوقعة التي يجب القيام بها في أقرب وقت ممكن أو اجتماعات في اللحظة الأخيرة التي يتم جدولة أثناء كتلة مهمة من وقت التركيز. تريد أن تكون قادرا على الانخراط مع هذه - لكنك لا تريد أيضا عن إخراج يومك تماما.
إذا ظهرت هذه المواقف في كثير من الأحيان في العمل، نقترح تكريس كتلة وقت بعد الظهر إلى وقت مرن. بهذه الطريقة، لديك بالفعل كتلة زمنية لأي مهام غير متوقعة. أو، إذا حدث شيء ما لمقطع أحد كتل وقت الصباح، فيمكنك نقل العمل المقاطع إلى كتلة بعد الظهر المرنة.
تأكد من أن أي مهمة جديدة تصل إلى أعلى أولوية أعلى مما كنت تعمل حاليا. في كثير من الأحيان، يشعر العمل غير المتوقع عاجلا، لكن هذا لا يعني أنه أكثر أهمية مما كنت تعمل في البداية. تذكر دائما ما هي أولويات عملك، ثم إعادة ترتيب جدولك وفقا لذلك.
6. خطة للوقت الضائع
حتى حظر الوقت الأكثر فعالية سيفقد الوقت خلال اليوم. حتما، ستحتاج إلى التحقق من رسالة الركود أو البريد الإلكتروني الذي يبدو ذو أولوية عالية. قد تحصل على مكالمة هاتفية يجب عليك الإجابة عليها. إذا كنت تعمل من المنزل، فمن المؤكد أنك تشتت انتباهك عن طريق الغرفة أو الطفل أو الحيوانات الأليفة. هذا طبيعي وعصم!
النظر في تكريس كتل وقت معينة للعمل التركيز وغيرها للعمل العميق. عندما تقوم بالتحقق من بريدك الإلكتروني وتمرق مهامك اليومية، يمكنك إغلاقها دون أن يقوم بهذا الهاء. ولكن إذا قمت بجدولة كتلة زمنية للعمل العميق، فكر في خداع جميع الإخطارات وتشغيل وضع "عدم الإزعاج".
قد يستغرق الأمر بعض الوقت لمعرفة أفضل استراتيجية لمساعدتك على تقليل الانحرافات. استمر في ضبط وقراءة كتل الوقت الخاصة بك حسب الضرورة. بمرور الوقت، قد تجد أنك تفقد وقتا أقل مع تقنية إدارة الوقت هذه.
7. ضبط حسب الحاجة
مثل جميع استراتيجيات إدارة الوقت، يجب عليك تعديل وضبط كتل الوقت الخاصة بك حتى تشعر بالحق لك. لن يكون لديك يوم مثالي في المرة الأولى التي تجرب فيها حظر الوقت. اعطائها الوقت، والقيام بما هو صحيح. تذكر: هذه الاستراتيجية فعالة فقط إذا تلبي أهدافك واحتياجاتك - لتحسين ما يعمل وتجاهل أي استراتيجيات لا تساعدك على الشعور أكثر إنتاجية.
إذا كان حظر الوقت ليس أسلوبك، فهذه موافق أيضا. حاول تقنية إدارة زمنية أخرى، مثل TimeBoxing، واستراتيجية إدارة الوقت الموجهة نحو الأهداف حيث تقوم بتعيين كل مهمة تاريخ البداية والإنهاء. لمعرفة المزيد، اقرأ لدينادليل TimeBoxing.وبعد
حجب الوقت مثال
كل شخص تقويم مختلف، لذلك كل مرة منعت التقويم سيكون مختلفا قليلا أيضا. ولكن إذا قمت بتنفيذ الاستراتيجيات السبعة أعلاه، فأنت ما قد يبدو عليه التقويم الخاص بك:
الخطوة التالية: تحديد ما يجب القيام به مع كل وقت إضافي
يمكن أن يساعدك حظر الوقت في أن تكون أكثر متعمدة حول وقتك. من خلال تكريس كتل محددة من الوقت للعمل الهام، يمكنك التركيز علىإنجاز الأموربدلا من فقدان الوقت والطاقة ل تعدد المهام و تسويف وبعد ولكن مثل استراتيجيات إدارة الوقت، فإن حجب الوقت فعال فقط إذا كان لديك شعور واضح بما تحتاج إليه وماذا.
لمزيد من النصائح حول كيفية تنظيم وإدارة عملك، تحقق من مقالتنا حول إجراء قائمة مهام تعمل في الواقع وبعد
