Är du tid att blockera din kalender? Här är varför du borde börja nu.

Under den senaste veckan har du förmodligen reprioriterat dina uppgifter, omplacerade din kalender, och kanske till och med arbetat sent för att få något gjort. Du är inte ensam. EnligtNy forskning, 87% av kunskapsarbetarna arbetar två timmar senare varje dag jämfört med 2019. änöver ett kvartalav deadlines missas varje vecka. Varje dag jonglerar vi konkurrerande krav på vår tid och, som ett resultat, upplever mer kaos än tydlighet.

Lyckligtvis finns det en lösning: tidsblockering.

Med tidsblockering kan du återfå kontrollen över din kalender för att fokusera på vad som verkligen är viktiga. Tidsblockering kan hjälpa dig att anpassa din uppmärksamhet med dina intentioner, så du prioriterar alltid rätt arbete vid rätt tidpunkt. MedTidshanteringsmallar, Du kan också ägna tid för din personliga tid, stillestånd, lunch och andra väsentligheter som ofta blir utelämnade i vår "alltid-on" arbetsvärld.

Tidsblockering är enTidshanteringsstrategiDär du planerar ut varje del - och vi menar varje del av din dag. Med tiden blockerar du effektivt arbetsveckan i bettstorlekstider där du kontrollerar din e-post, jobb på projekt, ta en paus eller till och med motion.

Liksom de flesta tidshanteringsstrategier är tidsblockering ett sätt för dig att återkräva din dag och få en bättre känsla av var din tid faktiskt går. EnligtAnatomi av arbetsindex, 71% av kunskapsarbetarna rapporterade att känna sig utbrända åtminstone en gång år 2020. Dessutom citerade 32% av de personer som inte kunde stänga av eller koppla bort som den övre faktorn som bränner sin utbrändhet. Genom schemaläggningsblock kan du inte bara se till att du slutför dina viktiga uppgifter, men också se till att du skapar tid förvila och självvård .

Hur tiden blockerar verk

För att skapa ett tidsblock, grupp som uppgifter och schemalägga ett tidsblock för att arbeta på dessa uppgifter. Det finns två huvudsakliga fundament av tidsblockering:

Visuellt schemaläggning av tidsblock på din kalender, så ditt arbete kan inte avbrytas eller planeras över.

Gruppera som uppgifter i ett koncentrerat tidsblock.

Till exempel kan du börja med att skapa en timmes timblock vid 9:00 för att svara på e-postmeddelanden. Då skapar du ett tidsspärr från 10:00 till 11:30 för att arbeta på ditt huvudprojekt för dagen, till exempel, granska och slutföra ett GTM-däck. Klockan 11:30, skulle du skapa ytterligare en timmes timblock för lunch-och så vidare.

När du blockerar din kalender, ställer du inte bara åt sidan biter av tid för kritiskt arbete som att svara på e-post eller efterbehandlingsuppgifter - du minskar också kontextbrytningen. Hur ofta hämtar du på e-postmeddelanden mellan uppgifter och försöker ta itu med ett större projekt mellan andra arbeten? Istället gör det möjligt att ställa in specifika tider för viktiga uppgifter så att du effektivt kan fokusera på ditt högkvalitativa arbete.

Time Blocking vs Timeboxing

TidsboxningÄr en annan användbar tidshanteringsstrategi, men det fungerar lite annorlunda än att blockera tiden. Så här är de olika:

För att skapa ett tidsblock, kommer du att tilldela ett block av tid till en uppsättning uppgifter som kontrollerar din e-post, talar med kunder eller skriver.

För att skapa en tidslåda, kommer du tilldela varje uppgift en enskild "box" med start och sluttider för varje uppgift.

Om du tittar på en tidsblockerad kalender, skulle du se stora block av tid tillägnadBatched uppgifter. Till exempel kan du ha ett block från 3 pm till 4:30 till "Recension design feedback" över flera mönster du har skapat. En tidsboxad kalender, å andra sidan, skulle ha varje uppgift planerad. Så du kanske har en uppgift från 3 pm till 3:15 till "Recension design feedback på facebook banner image," och en annan uppgift från 15:15 till 3:30 till "revidera hemsida bild baserat på design feedback," och så vidare.

Timeboxing Din kalender kan vara särskilt användbart om du behöver slutföra arbetet inom förinställda tidsbegränsningar, eller om du ofta kämpar med perfektionism och vill öka produktiviteten.

Tidsblockering vs. Uppgiftsbatching

Uppgiftsbatching är ett element av tidsblockering. När du batchar uppgifter samlar du och ansluter några liknande uppgifter så att du kan arbeta på dem på en gång. Dessa uppgifter tar ofta upp mycket mer tid än vi tror, ​​men för att de är så snabba att slutföra, spårar vi inte hur mycket tid vi spenderar på dem. Uppgiftsbaschning kan hjälpa dig att minska hur mycket tid du spenderar på stray-uppgifter och ad hoc-arbete. I stället uppmuntrar uppgiftsbatchen dig att vara avsiktlig om var din tid och uppmärksamhet går.

Till exempel, säg att du hanterar ditt företagsSocial Media Content Calendar. Varje måndag, du behöver triage den veckans inlägg, dela en recap av de senaste veckans inlägg och checka in med designteamet för att se till att de är på schema för nästa veckas arbete. Vanligtvis gör du det här arbetet när du kan, och det tenderar att bli utspridda runt dagen.

Genom att satsa dessa tre uppgifter tillsammans är du mer produktiv och fokuserad på att slutföra ditt arbete för dagen. Det sista steget är att schemalägga det som fungerar i din kalender - vilket då blir ett tidsblock.

Tidsblockering vs. Tidspårning

Tidspårning avser processen att spela in den tid du spenderar på projekt - vanligtvis för faktureringsändamål. Tidigare är tidspårning mer av en affärsfunktion än en tidshanteringsstrategi. Tidspårning är vanligt för lag och organisationer, som kreativa byråer, advokatbyråer och lag med frilans eller kontraktsarbetare, den faktura som tillbringas på sina tjänster. Om du vill komma igång med tidspårning, finns det många bra verktyg ochIntegrationer för att hjälpa till med tidsspårning .

Tidsblockering kan hjälpa till med tidspårning eftersom det ger dig tydlig inblick i hur länge du spenderade på varje initiativ - bara se till att du håller fast vid dina tidsblock eller uppdaterar dem om något ändras.

Vem ska försöka att blockera tiden?

Tidsblockering kommer inte att vara effektiv om din kalender är mestadels fylld med möten, men om du ofta har bitar av öppen tid på din kalender, kan du använda den här strategin för att bättre hantera din uppmärksamhet och fokus. SomParkinsons lagStater, "Arbete expanderar för att fylla den tid som är tillgänglig för slutförandet" -Så tidsblockering är ett utmärkt sätt att ta tillbaka kontrollen över din kalender och avsiktligt schemalägga arbete.

Tidsblockering är särskilt användbart om:

Du försöker ofta multitask

Du behöver hjälp med att fokusera på en uppgift och minska distraktioner

Du vill vara avsiktlig om din tid och energi på jobbet

Du behöver en tydligare känsla av var din tid går varje dag

Du kämpar med överarbetande

När du börjar med tidsblockering, tänk på varje block som en oavbruten bit av arbete där du kan ta itu med kritiska projekt och komma in idjupt arbete .

Vad är djupt arbete?

Termen "djupt arbete" var myntad avCal newport, en av de största moderna förespråkare av tidsblockering. Även om tiden blockeras har blivit berömdgenom historien-Med Benjamin Franklin som en av sina tidigaste adopters-Newport var den första som ansluta tiden att blockera till djupt arbete i den digitala tiden. Enligt Newport kan tidsblockering hjälpa dig att schemalägga stora block av distraktion fritid där du kan dyka in i djupt, oavbruten arbete.

7 tips för att börja tiden Blockera ditt schema idag

Tidsblockering är enkelt i praktiken, men det kan vara en knepig strategi att implementera - och hålla fast vid konsekvent. Med dessa sju tips kan du ta ansvar för din kalender. Plus, få insikt i fallgroparna du kan stoppa i varje steg i processen.

1. Identifiera vad du behöver jobba på för dagen

Liksom de flesta tidshanteringsstrategier är det första steget att identifiera vad du faktiskt behöver göra på en viss dag eller vecka. Om du inte redan, träna och uppdatera enatt göra listamed allt ditt viktiga arbete.

Tänk på, du behöver inte bara veta vad du ska jobba på-du behöver också veta vad du ska prioritera. Se till att du förstår vad dina viktigaste uppgifter är så att du får dem gjort den dagen. Idealiskt leta efter ett verktyg som låter dig lägga till detaljer och kontext till din arbetsliknande prioriteringen av en specifik uppgift, eventuella viktiga bilagor eller dokument, relevanta medarbetare och mer.

Även med tiden blockerar kan det finnas dagar där du inte kan komma till allt ditt arbete. Om du inte vet vad som ska prioritera, har du inte en tydlig känsla av vilka uppgifter du måste avsluta idag och vad du kan skjuta upp till imorgon.

2. Ta reda på när du är mest produktiv

När du skapar ett tidsblock, planerar du en tidsperiod för att ta itu med arbetet - oavsett om det svarar på e-postmeddelanden, deltar i möten, checkar till-dos eller något annat. Tidsblock är till hjälp på egen hand, men du kan öka effektiviteten av ett tidsblock genom att skräddarsy arbetet med dina produktivitetsinställningar.

Om du inte redan vet, tänk på när du kännermest produktiva. Känner du dig att energiseras på morgonen? Om så är fallet, överväga att planera det arbete som kräver den mest energin - om det är fokuserat arbete eller möten innan lunchen. Känner du dig sömnig på början av eftermiddagen? Planera mindre uppgifter-som att svara på e-post - så att du kan behålla produktiviteten. Får du en andra vind i sena eftermiddagen? Spara dina viktiga uppgifter för den perioden, och se till att minimera distraktioner som kan avbryta ditt flöde.

När du har varit tid att blockera i några dagar, utvärdera hur du känner dig i slutet av dagen. Känner du dig dränerad? Om så är fallet kan du ha missbedömt när du är mest produktiv under dagen. Försök att omplacera dina arbetsblock för att se om det hjälper.

3. Gruppmöten om möjligt

Möten är en annan plats som du kan sätta dina föredragna produktivitetstider i praktiken. Du kan ha möten spridda hela dagen, vilket kan hindra din produktivitet. PåUDN Task Manager, vi kallar detta ett schweiziskt ostschema! Spridda möten kan hindra din produktivitet och göra dindagligt schemaverkligen svårt att arbeta runt. I stället för att ha tid för fokuserat arbete och fritid, är du ständigt mentalt avbruten av möten.

Precis som uppgifter kan du också ta bort möten. I stället för att sprida dem hela dagen, sikta på ett möte som är relativt nära varandra - med några raster mellan så att du kan vila och ladda-så du har mer tid för fokuserat arbete. Eller, överväga att investera i ett verktyg som automatiskt övervakar detta för dig, somMedurs .

Det kommer att finnas fall när möten är planerade utanför ditt idealiska mötesblock. Det är ok. Time Blocking är en strategi som hjälper dig att vara avsiktlig om din tid - men det kommer inte att göra hela dagen i ett perfekt schema. För att lyckas med tidsblockering, försök att vara flexibel med din kalender och omplacera saker om det behövs.

4. Planera dina tidsblock

När du väl vet när du är mest produktiv, och du har haft en chans att blockera ditt mötesplan, är det dags att schemalägga och ställa resten av dina tidsblock. Tänk igenom de prioriteringar du har för dagen, och schemalägga dedikerad fokus tid för varje sats av uppgifter i din kalender. Det är okej om du vill komma tillbaka till uppgifter mer än en gång i dag-till exempel, kanske du vill planera två eller tre tidsblock för att kontrollera och svara på meddelanden.

Vi rekommenderar att du planerar dina tidsblock så att du kan se dem och hålla dig ansvarig för det åtagandet. Men om hela tiden i din kalender är helt planerad, kan det vara svårt för lagmedlemmar att schemalägga sista minuten möten eller få tag på dig för viktiga chattar.

För att undvika detta föreslår vi att du märker varje gång block på din kalender. Till exempel kan du ha "fokus tid" på morgonen, "personlig tid" under lunchen, och "Schemalägga inte arbetsblock" på eftermiddagen för lite djupt arbete. Genom att klargöra vilken typ av tidsblock du har planerat kan lagmedlemmarna känna sig mer bemyndigade att schemalägga över vissa block om det behövs.

5. Blockera av personlig tid

Tidsblockering är inte bara ett sätt att schemalägga dina arbetsuppgifter-du bör också schemalägga nedetid varje dag. Precis som schemaläggning dedikerad tid för arbete, kan du skapa ett tidsblock för personliga aktiviteter hjälpa dig att hålla fast vid dem. Förutom schemaläggning av lunch, ge dig själv snabba pauser för personlig tid, vardagliga aktiviteter eller andra dagliga uppgifter du behöver göra, som att plocka dina barn upp från skolan eller träna i början av eftermiddagen.

Inte alla personliga tidsblock behöver ett syfte. Överväg att lämna ett personligt block öppet så att du kan bestämma på plats om du vill ta en promenad, kolla sociala medier, städa din lägenhet eller ring din mamma. Utan ett bestämt syfte för det personliga tidsblocket kan du göra vad som helst som är mest påfyllning under den tiden - det finns inga felaktiga svar (vi kommer inte att berätta för din mamma).

5. Tillåt för oväntade avbrott eller arbete

Tidsblockering misslyckas när du inte har utrymme för att navigera några överraskningar i din dag, som oväntade uppgifter som måste göras så snart som möjligt eller sista minuten möten som blir planerade under ett viktigt fokuseringstid. Du vill kunna engagera dig med dessa, men du vill inte ha dem att helt spåra din dag.

Om dessa situationer ofta kommer upp på jobbet, föreslår vi att dedikera ett eftermiddagsblock till flexibel tid. På det sättet har du redan ett tidsblock för eventuella oväntade uppgifter. Eller om något händer att avbryta en av dina morgontidsblock, kan du flytta det avbrutna arbetet till ditt flexibla eftermiddagsblock.

Se till att någon ny uppgift som gräver upp är högre prioritet än vad du jobbar med. Ofta känns oväntat arbete brådskande, men det betyder inte att det är viktigare än vad du ursprungligen arbetade med. Kom alltid ihåg vad dina arbetsprioriteringar är, omorganisera sedan ditt schema i enlighet med detta.

6. Planera för förlorad tid

Även den mest effektiva tidsblockeraren kommer att förlora tid under dagen. Oundvikligen måste du kontrollera ett slackmeddelande eller e-post som verkar hög prioritet. Du kan få ett telefonsamtal du måste svara. Om du arbetar hemifrån, kommer du definitivt att bli distraherad av en rumskompis, barn eller husdjur. Detta är naturligt och okej!

Överväg att dedikera vissa tidsblock för fokusarbete och andra för djupt arbete. När du kontrollerar ditt mail och går igenom dina dagliga uppgifter kan du avbrytas utan att distraktion ställer in dig. Men om du planerar ett tidsblock för djupt arbete, överväga att snoozing alla meddelanden och slå på "Stör inte" -läget.

Det kan ta ett tag att ta reda på den bästa strategin för att hjälpa dig att minimera distraktioner. Fortsätt justera och justera dina tidsblock efter behov. Med tiden kanske du tycker att du förlorar mindre tid med den här tidshanteringstekniken.

7. Justera efter behov

Liksom alla tidshanteringsstrategier, bör du tweak och justera dina tidsblock tills de känner rätt för dig. Du kommer inte ha en perfekt dag första gången du försöker att blockera tid. Ge det tid, och gör vad som känns rätt. Kom ihåg: Denna strategi är endast effektiv om den uppfyller dina mål och behov - så optimera för vad som fungerar och kassera alla strategier som inte hjälper dig att känna dig mer produktiv.

Om tiden blockerar är inte din stil, det är ok också. Prova en annan tidshanteringsteknik, som Timeboxing, en målorienterad tidshanteringsstrategi där du tilldelar varje uppgift ett start- och slutdatum. För att lära dig mer, läs vårGuide till timeboxing .

Tidsblockering Exempel

Varje persons kalender är annorlunda, så varje gång blockerad kalender kommer också att vara något annorlunda. Men om du implementerar de sju strategierna ovan, här är vad din kalender kan se ut:

Nästa steg: Besluta vad man ska göra med all din extra tid

Tidsblockering kan hjälpa dig att vara mer avsikt över din tid. Genom att dedikera specifika tidsblock till viktigt arbete kan du fokusera påfå saker gjordaistället för att förlora tid och energi tillgöra flera saker samtidigtochuppskjutande. Men som alla tidshanteringsstrategier är tidsblockering bara effektiv om du har en tydlig känsla av vad du behöver göra och när.

För fler tips om hur man organiserar och hanterar ditt arbete,Kolla in vår artikel om att göra en lista som faktiskt fungerar .