Hai tempo a bloccare il tuo calendario? Ecco perché dovresti iniziare ora.

Nella scorsa settimana, probabilmente hai rimproverato i tuoi compiti, riprogrammare il tuo calendario, e forse ha anche funzionato in ritardo per ottenere qualcosa. Non sei solo. Secondoricerca recente, L'87% dei lavoratori della conoscenza lavora due ore dopo ogni giorno rispetto al 2019. Eppureoltre un quartodi scadenze sono persi ogni settimana. Ogni giorno, ci divertiamo alle richieste in competizione per il nostro tempo e, di conseguenza, sperimentano più caos della chiarezza.

Fortunatamente, c'è una soluzione: il blocco del tempo.

Con il blocco del tempo, è possibile riconquistare il controllo del tuo calendario per concentrarti su ciò che conta davvero. Il blocco del tempo può aiutarti allineare la tua attenzione con le tue intenzioni, quindi hai sempre dato la priorità al lavoro giusto al momento giusto. Insieme aModelli di gestione del tempo., puoi anche dedicare il tempo per il tuo tempo personale, i tempi di fermo, il pranzo e altri elementi essenziali che spesso escono nel nostro mondo di lavoro "sempre".

Il blocco del tempo è unStrategia di gestione del tempodove si intende ogni parte, e intendiamo ogni parte del tuo giorno. Con il blocco del tempo, stai effettivamente rompendo la settimana lavorativa in slot del tempo a forma di morso in cui controlli la tua email, lavorare su progetti, prendi una pausa o addirittura esercizio fisico.

Come la maggior parte delle strategie di gestione del tempo, il blocco del tempo è un modo per te per recuperare la giornata e ottenere un miglior senso di dove si sta effettivamente il tuo tempo. Secondo ilAnatomia dell'indice di lavoro, Il 71% dei lavoratori della conoscenza ha riferito di sentirsi burnout almeno una volta nel 2020. Inoltre, il 32% di quelle persone citato non è in grado di spegnere o disconnettersi come il fattore superiore che si alimenta il loro burnout. Schedulazione di blocchi di lavoro, non è solo possibile garantire che tu stia completando le tue attività importanti, ma assicurati anche di mettere da parte il temporiposo e auto-cura .

Come funziona il tempo di blocco

Per creare un blocco temporale, gruppo come le attività e pianificare un blocco di tempo per lavorare su tali attività. Ci sono due principali fondamentali del blocco del tempo:

Pianificazione visivamente i blocchi del tempo sul calendario, quindi il tuo lavoro non può essere interrotto o programmato.

Raggruppamento come compiti in un blocco di tempo concentrato.

Ad esempio, potresti iniziare creando un timeblock di un'ora alle 9:00 per rispondere alle e-mail. Quindi, creerai un timeblock dalle 10:00 alle 11:30 per lavorare sul tuo progetto principale per il giorno, ad esempio, rivedendo e finalizzare un ponte GTM. Alle 11:30, creeresti un altro timeblock di un'ora per il pranzo e così via.

Con il blocco del tempo che blocca il calendario, non solo sistemando i pezzi dei pezzi per il lavoro critico che rispondono alle e-mail o alle attività di finitura - stai anche riducendo il commutazione del contesto. Con quale frequenza recupera le e-mail tra i compiti e cerchi di affrontare un progetto più ampio tra altri lavori? Invece, il blocco del tempo consente di impostare tempi specifici per attività importanti in modo da poter concentrarti efficacemente sul tuo lavoro ad alto impatto.

Time Blocking vs. TimeBoxing

Timeboxing.È un'altra strategia di gestione del tempo utile, ma funziona leggermente diversamente dal tempo di blocco del tempo. Ecco come differiscono:

Per creare un blocco del tempo, assegnerà un blocco di tempo a un insieme di attività, come controllando la tua email, parlando con i clienti o la scrittura.

Per creare un timebox, assegnerà ogni attività una singola "casella" con orari di avvio e fine per ogni attività.

Se guardi un calendario bloccato tempo, vedresti grandi blocchi di tempo dedicato aAttività batched. Ad esempio, potresti avere un blocco dalle 15:00 alle 16:30 per "revisione del feedback di progettazione" su più disegni che hai creato. Un calendario a scatto a scatto, d'altra parte, avrebbe programmato ogni attività. Quindi potresti avere un compito dalle 15:00 alle 15:15 per "revisione del feedback di progettazione sull'immagine del banner di Facebook" e un altro compito dalle 15:15 alle 15:30 per "Rivedere l'immagine della home page basata sul feedback del design", e così via.

TimeBoxing Il tuo calendario può essere particolarmente utile se è necessario completare il lavoro all'interno dei vincoli temporali preimpostati, o se spesso lotta con il perfezionismo e desideri aumentare la produttività.

Time Blocking vs. Attività Duty

Il batch di attività è un elemento del blocco del tempo. Quando si battono attività, raccogli e colleghi attività simili in modo da poterli lavorare su di loro contemporaneamente. Queste attività spesso occupano molto più tempo di quanto pensiamo, ma poiché sono così veloci da completare, non tracciamo davvero quanto tempo stiamo spendendo su di loro. Attività Il batching può aiutarti a ridurre la quantità di tempo che spendi su compiti randagi e lavoro ad hoc. Invece, il task dosaggio ti incoraggia a essere intenzionale su dove stanno andando il tuo tempo e attenzione.

Ad esempio, dì che gestisci la tua aziendaCalendario dei contenuti dei media sociali. Ogni lunedì, è necessario provare i post della settimana, condividere un ricapitolo dei post della settimana scorsa e check-in con il team di progettazione per assicurarsi che siano in programma per il lavoro della prossima settimana. Tipicamente, fai questo lavoro ogni volta che puoi, e tende ad essere disperso intorno al giorno.

Dichiarando questi tre compiti insieme, invece, sarai più produttivo e focalizzato nel completare il tuo lavoro per il giorno. Il passo finale è pianificare che funziona nel tuo calendario, che diventa quindi un blocco del tempo.

Time Blocking vs. Time Tracking

Il monitoraggio del tempo si riferisce al processo di registrazione del tempo che spendi sui progetti, di solito per scopi di fatturazione. In genere, il monitoraggio del tempo è più una funzione aziendale rispetto a una strategia di gestione del tempo. Il monitoraggio del tempo è comune per squadre e organizzazioni, come agenzie creative, studi legali e team con lavoratori freelance o contract, che Bill per tempo trascorso per i loro servizi. Se stai cercando di iniziare con il monitoraggio del tempo, ci sono molti grandi strumenti eIntegrazioni per aiutare con il monitoraggio del tempo .

Il blocco del tempo può aiutare con il monitoraggio del tempo poiché ti dà chiare intuizione di quanto tempo hai speso per ogni iniziativa, assicurati di attaccare ai tuoi blocchi temporali o aggiornandoli se qualcosa cambia.

Chi dovrebbe provare il blocco del tempo?

Il blocco del tempo non sarà efficace se il tuo calendario è per lo più pieno di riunioni, ma se hai frequentemente blocchi di tempo aperto sul tuo calendario, puoi usare questa strategia per gestire meglio la tua attenzione e attenzione. ComeLa legge di ParkinsonStati ", si espande il lavoro in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento" -Co il blocco del tempo è un ottimo modo per riprendere il controllo del calendario e intenzionalmente pianificare il lavoro.

Il blocco del tempo è particolarmente utile se:

Provi frequentemente a Multitask

Hai bisogno di aiuto per concentrarsi su un compito e riducendo le distrazioni

Vuoi essere intenzionale per il tuo tempo ed energia al lavoro

Hai bisogno di un senso più chiaro di dove il tuo tempo sta andando ogni giorno

Lotti con il sovraccarico

Mentre inizi con il blocco del tempo, pensa a ogni blocco come un pezzo ininterrotto di lavoro in cui puoi affrontare progetti critici e entrarelavoro profondo .

Qual è il lavoro profondo?

Il termine "lavoro profondo" è stato coniato daCal newport., uno dei più grandi proponenti moderni di blocco del tempo. Sebbene il blocco del tempo sia stato notoriamente usatoattraverso la storia-Con Benjamin Franklin come uno dei suoi primi adottanti-newport è stato il primo a collegare il tempo che bloccava il lavoro profondo nell'era digitale. Secondo Newport, il blocco del tempo può aiutarti a pianificare grandi blocchi di tempo libero in distazione in cui è possibile immergersi nel lavoro profondo e ininterrotto.

7 Suggerimenti per iniziare a bloccare il tuo programma oggi

Il blocco del tempo è semplice nella pratica, ma può essere una strategia difficile da implementare - e attenersi in modo coerente. Con questi sette suggerimenti, puoi prendere in carico il tuo calendario. Inoltre, ottenere informazioni sulle insidie ​​che potresti incontrare in ogni fase del processo.

1. Identifica ciò di cui hai bisogno per lavorare per il giorno

Come la maggior parte delle strategie di gestione del tempo, il primo passo è identificare ciò che è effettivamente necessario compilare in un dato giorno o settimana. Se non lo fai già, fai pratica di mantenere e aggiornare alista di cose da farecon tutto il tuo lavoro importante.

Tieni presente, non hai solo bisogno di sapere cosa lavorare su-hai anche bisogno di sapere cosa dare la priorità. Assicurati di capire quali sono i tuoi compiti più importanti, quindi li hai fatti quel giorno. Idealmente, cerca uno strumento che ti permette di aggiungere dettagli e contesto al tuo lavoro, come la priorità di un compito specifico, qualsiasi importante attaccamento o documenti, collaboratori pertinenti e altro ancora.

Anche con il blocco del tempo, ci possono essere giorni in cui non puoi raggiungere tutto il tuo lavoro. Se non sai cosa il lavoro da prioritizzare, non avrai un chiaro senso di quali compiti devi finire oggi e cosa puoi rimandare fino a domani.

2. Scopri quando sei più produttivo

Quando si crea un blocco del tempo, stai programmando un periodo di tempo per affrontare il lavoro, indipendentemente dal fatto che risponda alle e-mail, partecipando alle riunioni, controllando a-dos o qualcos'altro. I blocchi del tempo sono utili da soli, ma è possibile aumentare l'efficacia di un blocco temporale misurando il lavoro alle preferenze di produttività.

Se non lo sai già, pensa quando ti sentipiù produttivo. Ti senti eccitato al mattino? In tal caso, considera la programmazione del lavoro che richiede il maggior numero di energia, sia che sia il lavoro focalizzato o le riunioni, prima del pranzo. Ti senti assonnato nel primo pomeriggio? Pianifica le attività più piccole, come rispondere alle e-mail, in modo da poter mantenere la produttività. Hai un secondo vento nei tardo pomeriggio? Salva i tuoi compiti importanti per quel periodo e assicurati di minimizzare le distrazioni che potrebbero interrompere il flusso.

Dopo che hai avuto il tempo di blocco per alcuni giorni, valuta come ti senti alla fine della giornata. Ti senti drenato? Se è così, potresti aver giudicato male quando sei più produttivo durante il giorno. Prova a riprogrammare i tuoi blocchi di lavoro per vedere se questo aiuta.

3. Riunioni di gruppo se possibile

Le riunioni sono un altro luogo in cui puoi mettere in pratica i tempi di produttività preferiti. Potresti avere incontri sparsi per tutto il giorno, che potrebbero ostacolare la tua produttività. InUDN Task Manager., chiamiamo questo programma di formaggio svizzero! Le riunioni sparse possono impedire la tua produttività e fare il tuoprogramma giornalierodavvero difficile da lavorare. Invece di avere tempo per il lavoro focalizzato e il tempo libero, sei costantemente stato mentalmente interrotto dalle riunioni.

Proprio come i compiti, puoi anche bloccare le riunioni. Invece di disperdersi per tutto il giorno, mirare a un blocco di incontri relativamente vicini all'altro, con poche pause in mezzo in modo da poter riposare e ricaricare, così hai più tempo per il lavoro focalizzato. O, considerare investire in uno strumento che controllerà automaticamente questo per te, comeSenso orario .

Ci saranno casi in cui le riunioni sono pianificate al di fuori del tuo blocco orario di riunione ideale. Va bene. Il blocco del tempo è una strategia per aiutarti a essere intenzionale per il tuo tempo, ma non farà inserire l'intera giornata in un programma perfetto. Per riuscire con il blocco del tempo, cerca di essere flessibile con il tuo calendario e riprogrammare le cose se necessario.

4. Pianifica i tuoi blocchi temporali

Una volta che sai quando sei più produttivo, e hai avuto la possibilità di bloccare il tuo programma di riunione, è ora di programmare e impostare il resto dei tuoi blocchi di tempo. Pensa attraverso le priorità che hai per il giorno e programmare il tempo di messa a fuoco dedicato per ogni lotto di compiti nel tuo calendario. Va bene se vuoi tornare alle attività più di una volta al giorno, ad esempio, potresti programmare due o tre blocchi di tempo per controllare e rispondere ai messaggi.

Si consiglia di programmare i tuoi blocchi tempo in modo da poterli vedere e tenerti responsabile a quell'impegno. Ma se tutto il tempo del tuo calendario è pienamente programmato, può essere difficile per i membri del team programmare le riunioni dell'ultimo minuto o prendendosi a te per le chiacchiere importanti.

Per evitare questo, suggeriamo l'etichettatura ogni blocco temporale sul tuo calendario. Ad esempio, potresti avere "tempo di messa a fuoco" al mattino, "Tempo personale" durante il pranzo, e "Non pianificare il blocco di lavoro" nel pomeriggio per un lavoro profondo. Chiarificando quale tipo di blocco temporale hai programmato, i membri del team possono sentirsi più autorizzati a pianificare su determinati blocchi se necessario.

5. Bloccare il tempo personale

Il blocco del tempo non è solo un modo per pianificare le attività di lavoro, dovresti anche pianificare i tempi di fermo ogni giorno. Proprio come la programmazione del tempo dedicato per il lavoro, la creazione di un blocco temporale per le attività personali può aiutarti a rispettare loro. Oltre a programmare il pranzo, darti una rapida pausa per il tempo personale, le attività quotidiane, o qualsiasi altro compito quotidiano che devi fare, come scegliere i tuoi bambini da scuola o allenarvi nel primo pomeriggio.

Non tutti i tempi personali hanno bisogno di uno scopo. Considera di lasciare un blocco temporale personale aperto in modo da poter decidere sul posto se vuoi fare una passeggiata, controllare i social media, pulisci il tuo appartamento o chiamare tua madre. Senza uno scopo impostato per quel blocco temporale personale, puoi fare ciò che sente il più rifornimento durante quel periodo, non ci sono risposte sbagliate (non diremo tua mamma).

5. Consentire interruzioni o lavori imprevisti

Il blocco del tempo non riesce quando non hai spazio per navigare in nessuna sorpresa nella tua giornata, come compiti inaspettati che devono essere fatti al più presto o riunioni dell'ultimo minuto che vengono programmati durante un importante periodo di messa a fuoco. Vuoi essere in grado di impegnarsi con questi, ma anche tu non vuoi che siano totalmente deragliati la tua giornata.

Se queste situazioni vengono frequentemente al lavoro, suggeriamo di dedicare un blocco del tempo pomeridiano a tempo flessibile. In questo modo, hai già un blocco del tempo per qualsiasi attività inaspettata. Oppure, se qualcosa accade per interrompere uno dei tuoi blocchi del tempo del mattino, puoi spostare il lavoro interrotto sul tuo blocco pomeridiano flessibile.

Assicurati che ogni nuovo compito che raccolga sia una priorità più alta di quello che stai lavorando attualmente. Spesso, il lavoro inaspettato si sente urgente, ma ciò non significa che sia più importante di quello che inizialmente stavi lavorando. Ricorda sempre quali sono le tue priorità di lavoro, riorganizza il tuo programma di conseguenza.

6. Piano per il tempo perso

Anche il blocco del tempo più efficace perderà il tempo durante il giorno. Inevitabilmente, dovrai controllare un messaggio allentato o un'e-mail che sembra alta priorità. Potresti ottenere una telefonata devi rispondere. Se lavori da casa, ti distrarti sicuramente da un compagno di stanza, un bambino o un animale domestico. Questo è naturale e ok!

Considera di dedicare determinati blocchi di tempo per il lavoro di messa a fuoco e altri per un lavoro profondo. Quando stai controllando la tua email e passando attraverso le tue attività quotidiane, puoi essere interrotto senza che la distrazione Ma se si pianifica un blocco del tempo per il lavoro profondo, considera di sbollire tutte le notifiche e accendo la modalità "Do not Disturb".

Potrebbe volerci un po 'di tempo per capire la migliore strategia per aiutarti a minimizzare le distrazioni. Continua a regolare e riaggiustare i tuoi blocchi temporali se necessario. Nel tempo, potresti scoprire che perdi meno tempo con questa tecnica di gestione del tempo.

7. Regolare se necessario

Come tutte le strategie di gestione del tempo, dovresti modificare e regolare i tuoi blocchi tempo finché non si sentano bene per te. Non avrai una giornata perfetta la prima volta che provi a bloccare il tempo. Dare il tempo e fai ciò che si sente giusto. Ricorda: questa strategia è efficace solo se soddisfa i tuoi obiettivi e i tuoi bisogni, così ottimizza per ciò che funziona e scarta le strategie che non ti aiutano a sentirti più produttivo.

Se il blocco del tempo non è il tuo stile, va bene anche lui. Prova un'altra tecnica di gestione del tempo, come TimeBoxing, una strategia di gestione del tempo orientata all'obiettivo in cui assegna a ogni compito una data di inizio e fine. Per saperne di più, leggi il nostroGuida alla casella di tempo .

Esempio di blocco del tempo

Il calendario di ogni persona è diverso, quindi ogni volta che il calendario bloccato sarà leggermente diverso. Ma se implemi le sette strategie sopra, ecco cosa potrebbe sembrare il tuo calendario:

Prossimo passo: decidere cosa fare con tutto il tuo tempo extra

Il blocco del tempo può aiutarti a essere più intenzionale per il tuo tempo. Dedicando blocchi specifici di tempo a lavoro importante, puoi concentrarti sufinire di fare le coseInvece di perdere tempo ed energia amultitasking e indugio. Ma come tutte le strategie di gestione del tempo, il blocco del tempo è efficace solo se hai un chiaro senso di ciò che devi fare e da quando.

Per ulteriori suggerimenti su come organizzare e gestire il tuo lavoro,Dai un'occhiata al nostro articolo per fare un'elenco da fare che funziona effettivamente .